Fiscale gevolgen voor remote werken vanuit een andere staat

Remote medewerkers kunnen overal ter wereld werken. Deze vrijheid komt echter wel met verantwoordelijkheden.

Hoewel belastingen voor remote medewerkers doorgaans niet ingewikkelder zijn dan de belastingen voor traditionele kantoormedewerkers, zijn de meeste informatiebronnen over belastingen gericht op mensen in een traditionele werkomgeving. Mensen die remote werken (of als digital nomad), hebben niet altijd toegang tot de informatie die ze nodig hebben. Als je remote werkt of remote medewerkers, kun je deze handleiding gebruiken om compliant te blijven, waar je hoofdkantoor ook is.

Belastingen voor remote medewerkers in de Verenigde Staten

Medewerkers in de Verenigde Staten moeten doorgaans op twee niveaus belastingaangifte doen: op staatsniveau en federaal niveau. Op federaal niveau betalen Amerikaanse medewerkers belastingen op basis van hun fysieke werklocatie, niet op basis van waar hun werkgever is gevestigd.

Staatsbelastingen zijn ingewikkelder. Iemand die vanuit Washington remote werkt voor een bedrijf in Californië hoeft bijvoorbeeld geen belasting te betalen aan de staat Californië. Maar remote medewerkers die naar andere staten reizen om daar te werken, moeten mogelijk wel een belastingaangifte indienen als niet-ingezetene van de staat. Remote medewerkers moeten alleen een belastingaangifte voor niet-ingezetenen van de staat indienen als ze naar een andere staat reizen en tijdens hun verblijf in die staat werken. In bepaalde gevallen kan een wederkerigheidsovereenkomst medewerkers beschermen tegen belastingen in verschillende staten.

Niet alle staten heffen inkomstenbelasting. In 2020 waren medewerkers vrijgesteld van staatsbelastingen in Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington en Wyoming. De grondwet van de staat Texas verbiedt de overheid van de staat zelfs om inkomstenbelasting in te voeren. Remote medewerkers in deze staten die niet in andere staten werken, hoeven alleen op federaal niveau belastingaangifte te doen.

Medewerkers in New Hampshire en Tennessee moeten mogelijk wel staatsbelastingen over beleggingen en andere inkomsten betalen, maar deze staten heffen geen loonbelasting. In tegenstelling tot fulltime en parttime medewerkers moeten zelfstandigen en contractanten in New Hampshire in bepaalde situaties inkomstenbelasting betalen.

Voor remote medewerkers in de VS blijft de fysieke locatie de bepalende factor voor de belastingen die moeten worden betaald. Werkgevers die medewerkers buiten hun eigen staat in dienst nemen, moeten per staat voldoen aan hun verplichtingen om staatsbelastingen in te houden.

Belastingen voor remote medewerkers buiten de Verenigde Staten

Elk land heeft zijn eigen belastingwetgeving. Het is onbegonnen werk om te proberen de internationale belastingwetgeving in een paar alinea's samen te vatten. We beperken ons voor nu tot belastingverplichtingen voor remote medewerkers die buiten de Verenigde Staten wonen, maar werken voor bedrijven die in de VS zijn gevestigd.

De Verenigde Staten heffen geen belastingen van niet-Amerikaanse burgers die in het buitenland wonen en voor bedrijven werken die in de VS zijn gevestigd. Als je een Amerikaans staatsburger bent en remote werkt vanuit een ander land, moet je mogelijk enkele formulieren invullen, maar in de meeste gevallen hoef je alleen belasting te betalen in het land waar je woont en werkt. Amerikaanse staatsburgers met een hoog jaarsalaris van meer dan 100.000 dollar moeten mogelijk wel belastingen in de VS betalen, ondanks dat ze in het buitenland werken. Hoe dan ook, Amerikanen die in het buitenland werken, moeten sowieso belastingaangifte doen, ook als zij niets verschuldigd zijn.

Bedrijven in de VS kunnen medewerkers in andere landen niet rechtstreeks in dienst nemen. Als een Amerikaans bedrijf iemand in het buitenland in dienst wil nemen, moet het bedrijf het lange en complexe proces van het openen van een eigen lokale rechtspersoon doorlopen (wat maanden kan duren en duizenden dollars kan kosten) of de medewerker in dienst nemen via een EOR (Employer of Record), zoals Remote.

Zonder een EOR kiezen de meeste Amerikaanse bedrijven ervoor om internationale medewerkers als onafhankelijke contractanten te behandelen. Als ze niet voorzichtig zijn, kan dit echter tot allerlei problemen leiden voor medewerkers en bedrijven. Aan mensen die als contractant werken, mogen over het algemeen geen beperkingen worden opgelegd met betrekking tot werktijden, de manier waarop zij worden betaald, de tarieven die zij in rekening brengen en de vraag of zij voor meerdere bedrijven mogen werken. Medewerkers die niet aan de definitie van een contractant voldoen, kunnen op grond van lokale wetgeving als werknemers worden beschouwd.

Bij een onjuiste classificatie van medewerkers riskeren overtredende bedrijven, zowel binnen als buiten de VS, enorme boetes. Beide partijen moeten een document ondertekenen waarin de aard van de relatie duidelijk wordt uiteengezet. Daarnaast moeten beide partijen de relatie regelmatig evalueren om er zeker van te zijn dat er niets is veranderd.

Mensen die buiten de VS wonen en als onafhankelijke contractant werken, moeten eraan denken om geld opzij te zetten voor hun eigen belastingen. Werkgevers houden over het algemeen geen belastingen in van contractanten en doen ook geen betalingen aan overheidsinstanties namens hen. Omdat belastingtarieven voor contractanten per land verschillen, moeten contractanten lokale richtlijnen raadplegen voor specifieke belastingtarieven en belastingtips.

Hoe remote medewerkers minder belasting kunnen betalen

Remote medewerkers binnen en buiten de VS kunnen hun belastingplicht op verschillende manieren beperken. Hier vind je enkele suggesties:

• Ken je status als contractant of medewerker. Ga niet uit van de aard van een relatie als je deze niet schriftelijk hebt verduidelijkt. Zoek in lokale wetgeving op wat contractanten onderscheidt van medewerkers en vraag je werkgever hoe je bent geclassificeerd. Als een werkgever erachter komt dat iemand onjuist is geclassificeerd, moeten ze dit zo snel mogelijk herstellen.

• Maak jezelf vertrouwd met de lokale belastingwetgeving. Landen, staten, regio's en plaatsen hanteren allemaal hun eigen wetten en vereisten met betrekking tot inkomstenbelasting. Win informatie in over lokale wetgeving voordat je naar een andere plaats verhuist en daar belastingaangifte doet. Meestal is het voor medewerkers goedkoper en makkelijker om de hulp van een belastingexpert in te roepen dan te proberen er zelf wijs uit te worden. Werkgevers met internationale medewerkers en contractanten moeten meestal externe hulp inschakelen van een PEO of EOR om compliant te blijven.

• Vraag je werkgever om je in dienst te nemen via een EOR. Mensen die buiten de VS werken als contractant of medewerker, krijgen niet altijd de steun die ze nodig hebben. Door zaken op het gebied van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en compliance uit te besteden aan een EOR, zoals Remote, kunnen bedrijven naleving van lokale arbeids- en belastingvoorschriften garanderen en het hun internationale teams een stuk makkelijker maken.

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

Het gaat niet alleen om financiën

Belastingen zijn slechts een onderdeel van de zeer complexe combinatie van internationaal werken en werven. Medewerkers moeten bijvoorbeeld soms ook een visum regelen en een cultuurschok en taalbarrière zien te overwinnen. Ondertussen moeten bedrijven zich bezighouden met de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en compliance.

Mensen verdienen het om bij geweldige bedrijven te werken, waar ze ook wonen. Daarom bestaat Remote: met onze hulp kunnen bedrijven overal ter wereld medewerkers werven, omdat wij de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, belastingen en lokale naleving voor onze rekening nemen. Bekijk onze landenpagina om erachter te komen waar we bedrijven de mogelijkheid te bieden met toptalent uit de hele wereld te werken.

Vertrouw op het beste internationale payrollbedrijf om compliant te blijven

Werf en betaal je wereldwijde team met Remote en werk samen met ons team van wereldwijde belastingexperts.

Aan de slagEen demo plannen