Global Payroll 17 min

Payrollkosten verlagen voor bedrijven

Geschreven door Jonathan Goldsmith
25 april 2024
Jonathan Goldsmith

Delen

share to linkedInshare to Twittershare to Facebook
Link copied
to clipboard

Hoe bedrijven kunnen besparen op hun payrollkosten

Payroll is een van de grootste kostenposten van bedrijven. Zonder mensen werkt je bedrijf niet. Maar payroll is niet zo eenvoudig als even gaan zitten en een paar cheques uitschrijven.

Welkom bij de payrollkosten: salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en payrollbelastingen zoals werkloosheid, medicare en sociale zekerheid. En dat zijn slechts de categorieën in de VS. En als je een global payroll beheert, kunnen er nog veel meer kosten zijn. En vergeet de tijd en mensen niet die nodig zijn om met alle mensen om te gaan, plus de tools en infrastructuur om het goed te doen.

Naarmate je bedrijf groeit, groeien de payrollkosten ook. Ondertussen sta jij onder druk om de kosten te drukken en prestaties te maximaliseren. Gelukkig heb je verschillende opties om je payrollkosten te verlagen zonder productiedaling.

Groeigerichte bedrijven hebben meerdere opties om de payrollkosten te verlagen. Ze kunnen bijvoorbeeld internationaal talent werven in het buitenland, internationale zzp'ers werven, de payroll uitbesteden en automatiseren om te kunnen schalen. En ze kunnen geld besparen door een prettige bedrijfscultuur op te bouwen met slimme en tevreden werknemers.

Maak je geen zorgen als dat overweldigend klinkt. We beginnen bij het begin en zorgen dat je aan de slag kunt.

Werk uitbesteden aan zzp'ers

Je kunt payrollkosten besparen door bepaalde taken uit te besteden aan lokale en internationale zzp'ers. Zo werkt dat.

  • Payrollbelastingen: De regels verschillen per land, maar in het algemeen hoeven bedrijven geen payrollbelastingen te betalen voor zzp'ers. Hier kun je dus flink veel geld mee besparen.

  • Betaald verlof en secundaire arbeidsvoorwaarden: Daarnaast hoeven bedrijven zzp'ers geen wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden, zoals betaald verlof, andere soorten verlof of een zorgverzekering.

  • Lonen: Je kunt een zzp'er aannemen voor een week of voor meerdere maanden volgens het tarief dat de zzp'er vraagt. In veel gevallen is het tarief van een zzp'er lager dan wat je een fulltime werknemer zou betalen.

  • Ontslagvergoeding en bonussen: Zzp'ers komen doorgaans niet in aanmerking voor ontslagvergoeding of bonussen. Als de samenwerking met een zzp'er niet werkt, kun je deze snel verbreken en op zoek naar iemand die beter bij je bedrijfsdoelen past.

Andere voordelen van internationale zzp'ers

Er zitten een aantal voordelen aan werken met internationale zzp'ers:

  • Snelheid: Het is veel sneller om zzp'ers te werven en onboarden dan werknemers. Ten eerste is er minder papierwerk. Zzp'ers weten al wat en hoe ze het moeten doen, dus je bespraart geld besparen op trainingen.

  • Een grotere talentenpool: Je kunt over de hele wereld mensen werven. Zo heb je niet alleen beschikking over lokaal talent, maar ook over mensen in andere culturen, met andere perspectieven en vaardigheden. Daarnaast kun je kiezen uit kandidaten met een gespecialiseerde expertise, die niet op zoek zijn naar een fulltime baan.

  • Regionale expertise: Met internationale zzp'ers heb je toegang tot lokale kennis, wat voornamelijk belangrijk is als je gaat uitbreiden naar nieuwe markten.

  • Eenvoudiger schalen: Je relatie met zzp'ers is tijdelijk, dus je kunt makkelijk op- en afschalen. Zo heeft je bedrijf meer flexibiliteit om trends te volgen en kortdurende kansen snel aan te grijpen.

  • Diversiteit: Verschillende vaardigheden en perspectieven kunnen je bedrijf uniek maken. Diversiteit kan zorgen voor meer innovatie en een hogere meerwaarde, vooral in een internationale context.

Download Remote's expertgids over internationale zzp'ers werven voor meer informatie.

De verschillen tussen werknemers en zzp'ers

Werknemers en zzp'ers worden anders gedefinieerd en elk land heeft zijn eigen definities voor elke categorie medewerker. Je bent wellicht bekend met de wetgeving in je eigen land, maar misschien weet je minder van de internationale regelgeving. Door de opkomst van remote medewerkers en internationale zzp'ers is dit een rechtsgebied dat snel aan het veranderen is.

In het algemeen worden werknemers direct in dienst genomen bij bedrijven voor een specifieke rol. Zzp'ers worden aangenomen om specifieke taken uit te voeren. Vaak zijn dat taken waar het bedrijf geen interne capaciteit voor heeft. Voor zzp'ers zijn bedrijven een cliënt, geen werkgever.

Werkgevers hebben veel meer controle over werknemers dan over zzp'ers. Dit zijn een paar andere factoren waaruit je kunt bepalen of er sprake is van een werknemersrelatie.

  1. De werkgever bepaalt waar, wanneer en hoe het werk wordt uitgevoerd.

  2. De werkgever is verantwoordelijk voor het trainen van de medewerker.

  3. De medewerker ontvangt een vast salaris.

  4. De medewerker voert essentiële bedrijfstaken uit.

  5. De relatie duurt langere tijd voort.

Let op: Deze lijst is niet volledig. Ga zelf na welke regels op jou van toepassing zijn. Lees onze expertgids voor meer informatie over de regels voor het verkeerd classificateren van internationale zzp'ers voor meer informatie.

De risico's van verkeerd classificeren

Een werknemer verkeerd classificeren kan serieuze gevolgen hebben, vooral nu meer landen in de groeiende gig-economie dit strenger aanpakken.

Boetes

Voor elke verkeerde classificatie kun je een boete verwachten. Deze boetes kunnen hoog zijn. Als de verkeerde classificatie wordt gezien als een keuze die expres is gemaakt, kun je nog hogere boetes krijgen.

Achterstallige belastingen en sancties

Als je een werknemer verkeerd hebt geclassificeerd als zzp'er, heb je geen wettelijke payrollbelastingen voor die werknemer betaald. In de meeste landen ben je dan achterstallige belastingen verschuldigd. Deze kunnen aanzienlijk zijn. Naast de belastingen kun je ook aansprakelijk worden gesteld voor sancties en extra kosten, omdat je niet hebt betaald. De kosten kunnen nog meer oplopen als je ze vermenigvuldigd met het aantal overtredingen en het aantal jaar dat de medewerker verkeerd is geclassificeerd.

Achterstallig loon en secundaire arbeidsvoorwaarden

Je kunt ook verplicht worden de werknemer te compenseren voor verschillen in uitbetaling die het gevolg zijn van de verkeerde classificatie en voor secundaire arbeidsvoorwaarden die ze door de verkeerde classificatie niet hebben gekregen.

Juridische problemen

Door verkeerde classificatie kun je voor juridische risico's komen te staan, vanuit de overheid en vanuit werknemers. Dit kan snel kostbaar worden en leiden tot aantasting van het publiek vertrouwen. Daarnaast kan de overheid je bedrijf verbieden werkzaamheden te verrichten in een bepaald gebied als de overtredingen omtrent verkeerde classificatie als ernstig worden beschouwd.

Schade aan je merk

Het kan veel schade berokkenen aan je merk als je de reputatie hebt dat je je medewerkers niet eerlijk betaalt en geen eerlijke secundaire arbeidsvoorwaarden aanbiedt. Dit kan ervoor zorgen dat het lastiger is om nieuw talent te werven en invloed hebben op je bedrijf, als klanten je niet vertrouwen.

Download onze gids over sancties bij verkeerde classificatie van internationale zzp'ers voor meer informatie.

Het risico op verkeerde classificatie minimaliseren

De gevolgen van verkeerd classificeren kunnen duidelijk zwaarder wegen dan de voordelen of kostenbesparing ervan. Het is in je eigen belang om te zorgen dat je je medewerkers op de juiste manier classificeert.

Bekend zijn met de lokale wet- en regelgeving

Zorg dat je de classificatieregels kent in de landen waar je zzp'ers wonen. Deze kunnen per land verschillen en zonder enige waarschuwing veranderen. Als je juridische team geen gespecialiseerde middelen heeft om op de hoogte te blijven van de regelgeving voor internationale zzp'ers, heb je misschien externe hulp nodig van een bedrijf in internationaal contractormanagement voor meer informatie.

Zzp'ers aannemen voor het juiste werk

Zorg dat het werk dat zzp'ers uitvoeren binnen acceptabele grenzen valt. Werk dat doorgaans wordt uitbesteed aan zzp'ers is onder meer klantenservice, gegevensopslag, marketing, engineering en design. Werk dat essentieel is voor de bedrijfsomzet of de bedrijfsfunctie, zoals strategie- of productontwikkeling, moet worden uitgevoerd door werknemers. Dit omvat sales en contractbeheer, belangrijke besluitvorming, managementrollen en meer.

Werken met een global HR-partner

De regelgeving en handhaving omtrent classificatie zijn continu aan verandering onderhevig. Dit komt onder andere door de opkomst van de gig-economie waarin steeds meer mensen hun primaire of aanvullende inkomen verdienen. Steeds meer medewerkers zijn remote en altijd onderweg, dus het kan zijn dat je op de hoogte moeten blijven van de regels in verschillende landen.

Door samen te werken met een global HR-expert zoals Remote kun je op een zorgeloze manier compliant blijven. Meld je nu aan en begin binnen een paar seconden met het onboarden van je internationale zzp'ers.

Andere aandachtspunten bij het werven van internationale zzp'ers

Je intellectueel eigendom (IP) beschermen

IP-wetgeving verschilt per land, dus werken met internationale zzp'ers betekent ook werken met onbekende wetgeving. Als je niet voorzichtig bent, kun je terechtkomen in een kostbaar en ingewikkeld juridisch gevecht over het eigendom van de uitvindingsrechten van je bedrijf in een ander land. Bekijk onze gids over IP- en uitvindingsrechten voor verspreide teams voor meer informatie.

Het risico op permanente vestiging

Permanente vestiging is een belastingaanduiding voor bedrijven die worden beschouwd als voldoende gevestigd om zakelijke belasting te betalen in een ander land. Zelfs als je in het land geen fulltime werknemers hebt, kunnen je zzp'ers permanente vestiging triggeren door het type werk dat ze doen en de verantwoordelijk die je ze geeft. Lees meer over het risico op permanente vestiging in ons artikel over dit onderwerp.

Internationale zzp'ers werven, managen en betalen

Er zijn meer dan een miljard zzp'ers in de wereld. Doordat je nu makkelijk internationale zzp'ers kunt werven, heb je meer dan een miljard opties om uit te kiezen. Dat kan overweldigend zijn, maar de extra boost die zzp'ers je bedrijf kunnen geven, is de investering en voorbereiding waard. Lees deze tips voordat je aan de slag gaat.

Betalingsmethoden en buitenlandse wisselkoersen

Net als bij werknemers zijn er verschillende manieren om je internationale zzp'ers te betalen, waaronder via Remote, met een cheque, via een bankoverschrijving, PayPal of Venmo. Wees duidelijk over hoe je medewerkers gaat betalen voordat ze van start gaan.

Met global payroll moet je ook rekening houden met zaken als valuta en wisselkoersen. In sommige landen ben je verplicht om medewerkers in de lokale valuta te betalen via een lokale bank, maar deze vereiste is soms niet van toepassing op zzp'ers.

Lees meer over internationale zzp'ers betalen in de gids van Remote.

Betalingsstructuur voor internationale zzp'ers

In tegenstelling tot werknemers, krijgen zzp'ers geen vast salaris. Ze sturen je een factuur voor hun werk en hanteren hun eigen tarieven. Dit systeem biedt een beschermingslaag tegen het risico op verkeerde classificatie.

Er zijn verschillende betalingsstructuren voor freelance overeenkomsten:

  • Op uurbasis: Je betaalt zzp'ers voor de tijd die ze hebben besteed aan een taak of project, doorgaans per uur.

  • Op projectbasis: Je betaalt zzp'ers voor afzonderlijke projecten.

  • Voorschot: Je betaalt een forfaitaire som, vaak aan het begin van de maand of het kwartaal, voor een specifieke hoeveelheid werk die moet worden uitgevoerd. Zzp'ers sturen vervolgens een factuur voor de hoeveelheid werk die nog extra is uitgevoerd.

  • Van tevoren: Je betaalt zzp'ers van tevoren voor het werk. Het komt vaak voor dat zzp'ers van tevoren vragen om een percentage van de betaling.

  • Bij aflevering: Je betaalt zzp'ers nadat het werk is afgerond.

Als je twijfelt over waar je moet beginnen: Remote kan het je makkelijk maken om internationale zzp'ers te betalen en managen in landen over de hele wereld.

Structuur aanbrengen in de planning om overuren te verminderen of te voorkomen

Het is duurder voor bedrijven wanneer werknemers meer werken dan hun ingeplande uren. Tarieven voor overuren zijn vaak zeer hoog en verschillende landen hebben verschillende drempels voor wanneer overuren beginnen. Daarnaast kunnen lange en onverwachte werkuren de productiviteit en moraal van werknemers verlagen. Sommige landen hebben wetten die bedrijven verplichten om werknemers extra verlof te geven nadat ze overuren hebben gemaakt, wat tot een onvoorspelbare situatie kan leiden.

Stel werkschema's op en bepaal de scope om overuren te verminderen en de dure gevolgen ervan te voorkomen. Het kan lastig zijn, maar meestal is het beter om een paar extra medewerkers aan te nemen of een projectdeadline uit te stellen dan dat je werknemers regelmatig moeten overwerken.

Hier zijn een paar tips om het aantal overuren dat je team maakt te verminderen:

  • Bied flexibele werkuren. Zo krijgen werknemers de mogelijkheid om te werken wanneer ze het meest productief zijn.

  • Plan en scope projecten goed zodat medewerkers de deadline kunnen halen zonder overuren te hoeven maken.

  • Zorg voor een werkwijze met asynchroon werkenvoor meer informatie. Ga aan de slag met async werken om de productiviteit te verhogen en flexibiliteit te maximaliseren.

  • Werk met zzp'ers om eenvoudig en snel op en af te schalen zonder dat het kostbare overuren kost. Houd er echter rekening mee dat veel landen een limiet hebben gesteld aan het aantal werkuren van zzp'ers.

Je payrollsystemen integreren

Als je je payroll integreert met andere systemen die je gebruikt voor het volgen van kandidaten, werven, onboarden, offboarden en andere HR-processen, kan je bedrijf geld besparen door:

  • Trainings- en uitvaltijd te verminderen.

  • De verwerking van HR-taken te versnellen.

  • Problemen rondom naleving te voorkomen.

  • Menselijke fouten te verminderen.

Remote werkt samen met een aantal toonaangevende HR-oplossingen, zoals Greenhouse en BambooHR, om het bedrijven makkelijker te maken de kracht van meerdere HR-tools te combineren. Zo kunnen bedrijven tijd en geld besparen bij het uitbreiden van hun internationale teams. Ga naar de Remote API-pagina voor meer informatie.

De leerstofverwerking automatiseren

Hoe handmatiger je payrollverwerking is, hoe duurder hij wordt op de lange termijn (en hoe meer kansen op menselijke fouten er ontstaan). Door je payrollverwerking te automatiseren kun je de kosten verlagen en het aantal fouten reduceren. Dit zorgt voor een prettigere ervaring voor je team.

Hoe werkt het automatiseren van payrollverwerking?

Global payrollmanagement is ingewikkeld om zelf af te handelen. Gelukkig maakt Remote het voor alle soorten bedrijven eenvoudig om hun internationale teams te betalen en beheren. Of je nu één persoon in dienst hebt of een team van duizend mensen verspreid over de hele wereld, Remote kan je helpen bij het automatiseren van je payroll.

Zo werkt het:

  • Bepaal of je medewerkers als werknemers of als zzp'ers gaat betalen. Zzp'ers zijn eenvoudiger te onboarden, maar werknemers bieden op de lange termijn meerdere voordelen. Welke optie je kiest is aan jou.

  • Bepaal of je entiteiten hebt in de landen waar je medewerkers wonen. Als je geen juridische entiteit hebt in de landen waar je wilt werven, moet je werken met een employer of record voor meer informatie.

  • Zorg voor een competitief vergoedingenpakket. Als je in andere landen werft, moet je rekening houden met de verwachtingen van lokale werknemers in je sector.

  • Bescherm je intellectueel eigendom. Niet alle global payroll solutions bieden de bescherming van intellectueel eigendom die jij nodig hebt. Met Remote IP Guard kun je ervan uitgaan dat je IP over de hele wereld beschermd is.

Wat zijn programma's voor payrollverwerking?

Een programma voor payrollverwerking kan namens jou het globale payrollproces automatiseren en uitvoeren. Het is een algemene term die verwijst naar global payroll-leveranciers, employers of record, payrollbeheerders en andere typen HR-partners. Voordat je gaat werken met een uitbestede payroll solution is het handig om precies te weten wat wel en niet onder je partnerschapsovereenkomst valt.

Hoe bespaar je geld met een geautomatiseerde payrollverwerking?

  • Lagere payrollkosten: Met een geautomatiseerd systeem hoef je medewerkers niet te betalen om repetitieve taken uit te voeren. Geautomatiseerde payrollsoftware verlicht de werkdruk voor je team, waardoor ze meer tijd hebben voor andere taken.

  • Een sneller proces: Computers zijn veel sneller dan mensen in berekeningen doen en repetitieve taken uitvoeren.

  • Minder fouten: Mensen zijn in veel dingen goed, maar we maken ook fouten. Vooral als er details en cijfers mee gemoeid zijn. Door repetitieve taken te automatiseren is er geen risico meer op menselijke fouten.

  • Alle informatie op één plek: Met een geautomatiseerd systeem staat alles op dezelfde plek, waardoor je medewerkers niet hoeft te trainen in verschillende systemen.

Door je internationale payroll uit te besteden aan een partner zoals Remote, kun je geld besparen en je global payroll beter beheren. Bekijk hoe makkelijk het is om je payroll uit te voeren in meerdere landen met Remote.

Overstappen naar remote werken

Niet elke baan bij elk bedrijf kan op afstand worden uitgevoerd. Maar als het wel kan, biedt remote werken enorme besparingen voor werkgevers. En het kan ook een positieve impact hebben op de werk-privébalans van je werknemers.

Wat zijn de voordelen van remote werken?

Met remote werken kunnen bedrijven op de volgende manieren geld besparen op de payroll:

  • Een grotere medewerkerstevredenheid. Uit onderzoek blijkt dat mensen die remote kunnen werken gelukkiger zijn, waardoor ze beter presteren op het werk en er minder verloop is.

  • Een grotere productiviteit. Iedereen heeft momenten op de dag of in de week dat ze meer of minder productief zijn. Door remote te werken kunnen werknemers werken waar en wanneer ze dat het beste uitkomt.

  • Minder verzuim. Medewerkers die hun werk kunnen doen in hun eigen tijd en ruimte kunnen hun werk plannen rondom andere onderdelen van hun leven, waardoor ze niet afwezig hoeven te zijn voor elke kleine onderbreking.

  • Minder kantoorkosten. Als er minder medewerkers op kantoor zijn, heb je ook minder kantoorruimte nodig. Je kunt zelfs proberen om volledig remote te gaan, zonder kantoor.

Je bedrijf internationaliseren is een goede manier om geld te besparen terwijl je het beste talent vindt. Lees meer over de voordelen van globalisering in onze handige gids.

Remote-first werkvormen inzetten

De meeste bedrijven hebben wel met wat vormen van remote werken geëxperimenteerd. Maar om een echte remote-first omgeving te creëren, moet je ook remote-first gaan werken. Remote-first gaan werken betekent niet dat je je kantoor hoeft te sluiten, maar wel dat je je meer bewust wordt van de ervaring van je remote medewerkers. In onze gids over het creëren van een inclusievere werkplek voor remote medewerkers vind je meer informatie.

Beter personeelsbehoud

Een beter personeelsbehoud brengt ook aanzienlijke kostenbesparingen met zich mee. Het is goedkoper om een huidige werknemer te behouden dan om een nieuwe werknemer te werven (en trainen). Gemiddeld kost het 33% van het jaarsalaris van een werknemer om iemand te vervangen. Voor duurdere werknemers, zoals engineers of senior leidinggevenden, is dit percentage nog hoger.

De kosten van personeelsverloop

Overweeg alle factoren die bijdragen aan de kosten van personeelsverloop:

  • Tijd en geld dat je besteedt aan recruitment, sollicitatiegesprekken en referenties natrekken;

  • Bonussen en andere betaalde secundaire arbeidsvoorwaarden;

  • Periodes van training en onboarding;

  • Drukke periodes voor werknemers om hun functie volledig afhankelijk te kunnen uitvoeren;

  • Een lagere moraal en meer overuren naarmate mensen het werk van hun vertrokken collega's moeten overnemen;

  • Institutionele kennis die verdwijnt;

  • Verstoringen voor klanten;

Strategieën voor personeelsbehoud

Met de volgende strategieën kun je je personeelsbehoud verbeteren en geld besparen op je payrollkosten.

  • Betaal werknemers goed, nauwkeurig en op tijd. Niemand wil zich zorgen maken over wanneer de rekeningen worden betaald. Als je samenwerkt met een partner zoals Remote kun je je medewerkers eenvoudig en betrouwbaar op tijd betalen, waar in de wereld ze zich ook bevinden.

  • Bied aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Stel een pakket samen van secundaire arbeidsvoorwaarden dat past bij de markt waarin je werft. Als je internationaal werft, kun je advies inwinnen bij een partner met lokale expertise. Secundaire arbeidsvoorwaarden verschillen sterk per land en het kan lastig zijn om met je lokale pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden compliant te blijven. Dit is nog een gebied waarop Remote je kan helpen.

  • Zet remote-first werkvormen in. Betere remote werkvormen zorgen ervoor dat remote medewerkers zich onderdeel voelen van het team. Als mensen zich verbonden voelen, zullen ze liever blijven. Dat gevoel van saamhorigheid begint al op de eerste dag, dus bekijk onze gids voor meer informatie over onboarding van internationale medewerkers.

De snelste en veiligste manier om je payrollverwerkingen samen te voegen

Er zijn veel manieren om je payrollkosten te verlagen. Voor de meeste bedrijven is het uitbesteden van de internationale payroll de beste manier om geld te besparen.

De global payroll solutions van Remote bieden ondersteuning bij veel verschillende kostenbesparende strategieën:

  • We integreren wereldwijde betalingen voor zzp'ers, employer of record services en payrollmanagement voor je internationale entiteiten in één platform.

  • We voegen de payrollverwerking samen met verschillende tools waarmee je je internationale medewerkers kunt beheren en betalen.

  • Lokaal compliant blijven is goed voor gemoedsrust. Onze lokale experts zorgen ervoor dat je bedrijf altijd op de hoogte is van lokale wetgeving en zich houdt aan alle toepasselijke regelgeving.

  • We verminderen je payrollkosten en stroomlijnen je betaalprocessen.

  • Met de Eerlijke prijsgarantie is je factuur van Remote nooit een verrassing. Geen verborgen kosten, geen percentages en geen kleine lettertjes. Wél eersteklasservice voor je team van wereldklasse.

Meld je nu aan om binnen een paar minuten te beginnen met de onboarding van werknemers en zzp'ers.

Wil je meer informatie? Neem vandaag nog contact met ons op en ons team reageert snel, zodat jij je bedrijf kunt laten groeien.

Vertrouw op de leider op het gebied van payroll in meerdere landen volgens G2 om overal ter wereld je team te betalen

Je hebt minder kosten, beheert belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en voldoet overal ter wereld aan de regels als je je payroll consolideert met Remote.

Aan de slag

Abonneer je en ontvang de laatste blogposts en updates van Remote in je inbox.