Ob es sich um eine verspätete Auszahlung oder eine unzureichende Gehaltsabrechnung handelt — fast jede:r kommt im Laufe der Karriere irgendwann mit einem Abrechnungsfehler in Berührung. Welche Folgen haben solche Fehler für die Betroffenen?
Für die Mitarbeiter:innen ist ein Abrechnungsproblem oft weit mehr als eine kleine Unannehmlichkeit — es kann Alltagssituationen wie das Begleichen von Rechnungen, familiäre Planungen oder die Teilnahme am sozialen Leben direkt beeinträchtigen. Neben den finanziellen Konsequenzen leidet dabei häufig auch die Motivation und die psychische Gesundheit.
Wie Jonathan Goldsmith, Remote’s VP of Payroll, darlegt, „Bezahlung betrifft nicht nur die Arbeit, sondern das Leben. Wenn falsch gezahlt wird, kann das verhindern, dass Sie für Ihre Familie und für sich selbst sorgen. Es kann Urlaubspläne zunichtemachen oder dazu führen, dass Sie nicht für künftige Ausgaben wie Schulgebühren oder sogar den Erwerb einer Immobilie sparen können.“
Unter Problemen in der Gehaltsabrechnung verstehen wir sämtliche Fehler oder Inkonsistenzen im Abrechnungsprozess — beispielsweise fehlerhafte Zahlungen, falsche Einstufungen oder Abweichungen bei steuerlichen Zuschüssen.
Bei Remote sehen wir Payroll nicht nur als administrative Aufgabe — sie ist ein zentrales HR-Werkzeug, das Vertrauen stiftet, die Stimmung stabilisiert und die Motivation fördert. Fehler sowie mangelnde Transparenz in der Abrechnung führen zu Unsicherheit, Sorge und belasten das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und ihrer Belegschaft.
Um den Zustand der globalen Gehaltsabrechnung zu erfassen und die greifbaren Folgen von Abrechnungsproblemen für Beschäftigte weltweit zu messen, haben wir über 2.500 Fachkräfte verschiedener Alters- und Berufsgruppen in Großbritannien, den USA und Deutschland befragt sowie mehr als 1.300 HR-Entscheidungsträger:innen, die für Payroll zuständig sind.
Wie wirken sich Abrechnungsprobleme tatsächlich auf Arbeitgeber und deren Mitarbeiter:innen aus? Ein Blick in die Daten schafft Klarheit.
Unsere Umfrage macht deutlich, wie wichtig Präzision und Transparenz sind: Abrechnungsfehler haben erhebliche Folgen für Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber. Unzulängliche Prozesse können nicht nur Vertrauen untergraben, sondern auch betriebliche Abläufe massiv ausbremsen.
„Payroll ist eine zentrale HR-Funktion, die in erster Linie personenbezogen gedacht werden muss. Das ist essenziell, um einen Vertrauensverlust zu verhindern und Unternehmen zu helfen, bei den Mitarbeiter:innen einen guten Ruf zu bewahren.“ - Jonathan Goldsmith, VP of Payroll at Remote
Mehr als die Hälfte der Beschäftigten hat bereits Abrechnungsprobleme erlebt
53% der befragten Mitarbeiter:innen gaben an, im Verlauf ihrer Karriere bereits mindestens ein Abrechnungsproblem gehabt zu haben; 50% davon traten innerhalb der zwei Jahre vor der Befragung auf. 40% berichteten von einem Fehler im letzten Jahr, und fast 11% waren allein im vergangenen Monat betroffen.
Bei denjenigen, die im vergangenen Jahr einen Abrechnungsfehler erlebt hatten, trat bei 43% nur ein Vorfall auf, während über 18% wenigstens drei Fehler innerhalb eines Jahres verzeichneten — die höchste Fehlerquote zeigte sich bei jüngeren Beschäftigten im Alter von 16 – 24 Jahren.
Unsere Befragung unter HR-Entscheidungsträger:innen ergab, dass 7 von 10 Organisationen (71%), die die Gehaltsabrechnung auslagern, eine Verbesserung der Genauigkeit beobachten. Arbeitgeber dürfen jedoch höchste Präzision nicht als gegeben voraussetzen — fast die Hälfte (49%) der HR-Teams verbringt monatlich fünf oder mehr Stunden damit, zahlungsbezogene Probleme zu lösen, besonders in größeren Unternehmen.
Wer ist am ehesten von Abrechnungsfehlern betroffen?
Jüngere Mitarbeiter:innen sind häufiger von Abrechnungsfehlern betroffen.Mehr als 70% der 16 – 24-Jährigen in unserer Umfrage berichteten von einem Abrechnungsfehler in den letzten zwei Jahren, während es bei den 55-Jährigen und Älteren nur etwa 30% waren. Dass Gen‑Z‑Beschäftigte ihre Abrechnungen seltener monatlich prüfen (47% tun dies nicht), dürfte zusammen mit einer geringeren beruflichen Stabilität zur höheren Fehlerhäufigkeit beitragen — jüngere Angestellte wechseln häufiger die Stelle.
Abrechnungsfehler treten in US-Unternehmen häufiger auf.US-amerikanische Beschäftigte haben eine 26% höhere Wahrscheinlichkeit, einen Abrechnungsfehler zu erleben als ihre Kolleg:innen im Vereinigten Königreich; ein Viertel der US‑Arbeitnehmenden berichtete, in den letzten drei Monaten ein Problem gehabt zu haben. Häufigere Zahlungsrhythmen (in den USA erfolgt die Auszahlung oft zweiwöchentlich) sowie das komplexe US‑Steuersystem gelten als mögliche Gründe.
Vollständig Remote arbeitende Personen erleben seltener Abrechnungsprobleme.Erstaunlicherweise gaben nur 17% der vollständig Remote Beschäftigten an, in den letzten drei Monaten einen Abrechnungsfehler erlebt zu haben, verglichen mit 22% bei Hybrid‑ und Präsenzkräften. Obwohl Remote‑Mitarbeiter:innen ihre Lohnabrechnungen seltener prüfen (41% prüfen nicht jeden Monat vs. 31% bei Präsenzkräften), verfügen vollständig remote arbeitende Unternehmen möglicherweise zwangsläufig über strengere und zuverlässigere Systeme.
Die Umfrage ergab zudem, dass Unterzahlungen die häufigste Form von Abrechnungsfehlern sind. Von den Betroffenen berichteten 42% von Unterzahlungen; fast ein Viertel (24%) nannte verspätete Auszahlungen. Überzahlungen traten in etwa einem von zehn Fällen auf.
Bei verzögerten Zahlungen werden die meisten Fälle innerhalb einer Woche behoben (60% derjenigen mit verspäteter Zahlung gaben an, dass der Lohn innerhalb von sieben Tagen eingegangen sei). Etwa 18% mussten länger als zwei Wochen warten, und fast 7% erlebten eine Verzögerung von einem Monat oder mehr.
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Stress und Angst sind die gravierendsten Folgen von Abrechnungsfehlern
Von den 53% der Beschäftigten, die mindestens einen Abrechnungsfehler erlebt hatten, nannten fast ein Viertel (24%) eine Zahlungsverzögerung als eines der aufgetretenen Probleme.
Die Befragten gaben an, dass die häufigste Folge einer verspäteten Zahlung „Stress und Angst“ sei (47%). Auf Platz drei stand „familiärer Druck“ (23%) — das zeigt, dass die emotionale Belastung durch verspätete Zahlungen oft genauso schwer wiegt wie die finanziellen Auswirkungen.
Gleichzeitig sind finanzielle Auswirkungen weit verbreitet: Fast zwei Drittel der Befragten gaben an, dass verspätete Gehaltszahlungen dazu geführt hätten, Rechnungen oder Mieten nicht fristgerecht zu begleichen oder das Konto zu überziehen.
„Payroll betrifft Menschen und ist emotional. Sie beeinflusst die Stimmung der Mitarbeiter:innen massiv. Wenn jemand nicht korrekt bezahlt wird oder die erwartete Vergütung ausbleibt, kann das dazu führen, dass wichtige Zahlungen — etwa medizinische Rechnungen — nicht beglichen werden.“ - Jonathan Goldsmith, VP of Payroll at Remote
Unsere Befragung unter HR-Entscheidungsträger:innen zeigt im Gegensatz dazu: Zwar erkennen 95% der Arbeitgeber, dass Abrechnungsabweichungen Mitarbeiter:innen betreffen, doch weniger als ein Viertel (24%) schätzt den Effekt als erheblich ein. Ein größerer Anteil (30%) sieht nur einen kleinen oder keinen Einfluss — ein Hinweis auf eine mögliche Wahrnehmungslücke zwischen Mitarbeiter:innen und HR‑Verantwortlichen.
Wer ist am stärksten von Abrechnungsfehlern betroffen?
Frauen leiden häufiger unter abrechnungsbedingter Angst.Die emotionale Belastung durch Abrechnungsfehler trifft weibliche Mitarbeiter:innen stärker als männliche: Über die Hälfte (52%) der Frauen berichtete, infolge einer verspäteten Zahlung Stress oder Angst empfunden zu haben, gegenüber 42% der Männer.
Jüngere Generationen reagieren stärker mit Stress auf verspätete Zahlungen.Beschäftigte ab 55 Jahren erleben am wenigsten Stress bei einem Abrechnungsfehler (nur 25% fühlen sich belastet), während über die Hälfte (53%) der 35 – 44-Jährigen Stress oder Angst angibt — vermutlich wegen höherer finanzieller und familiärer Verpflichtungen.
Beschäftigte in den USA berichten stärker von Ängsten durch Abrechnungsfehler.US‑Arbeitnehmer:innen erleben nicht nur häufiger Fehler, sie geben auch öfter an, durch solche Fehler Stress oder Angst zu empfinden: 56% der US‑Beschäftigten berichteten von hohen Stresswerten infolge einer verspäteten Zahlung, gegenüber 35% in Großbritannien.
Remote‑Mitarbeiter:innen haben höhere Stresswerte bei verzögerten Zahlungen.Möglicherweise fühlen sie sich isolierter, wenn Probleme auftreten: Zwei Drittel (66%) der Remote‑Beschäftigten geben an, dass verspätete Zahlungen bei ihnen Stress ausgelöst haben. Zum Vergleich berichteten 51% der Hybrid‑ und 44% der in‑house Beschäftigten Ähnliches.
Abrechnungsfehler können das Verhältnis zwischen Mitarbeiter:in und Arbeitgeber belasten
Ein weiterer gewichtiger Effekt von Abrechnungsfehlern ist die mögliche Verschlechterung der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:in — eine Abrechnungsdiskrepanz führt häufig zu Vertrauensverlust. Während mehr als die Hälfte angab, ihr Verhältnis zum Arbeitgeber sei unverändert geblieben, berichteten 42% von einer Verschlechterung.
Gleichzeitig besteht das Risiko, dass ein Unternehmen an Reputation verliert, wenn Abrechnungsfehler auftreten. Auf die Frage, wie sie reagieren würden, wenn eine Unterzahlung vorkäme, sagten über ein Fünftel der Mitarbeiter:innen (21%), sie würden entweder „eine Beschwerde einreichen“ oder „in den sozialen Medien darüber berichten“ — was für das Unternehmen weitere negative Folgen haben könnte.
„Es gibt Funktionen im Unternehmen wie die Payroll, die für die Mitarbeiter:innen arbeiten — und das muss man anerkennen und verantworten. Die Nachwirkungen einer schlecht funktionierenden Abrechnung betreffen Aspekte wie Mitarbeiter:innenbindung, Stimmung und Motivation — das sind wirklich bedeutsame Faktoren.“ - Jonathan Goldsmith, VP of Payroll at Remote
Unsere Umfrage unter HR‑Entscheidungsträger:innen zeigt eine mögliche Diskrepanz: Fast ein Viertel (24%) nennt schnellere Zahlungen als wichtigste Funktion, die eine Payroll‑Lösung bieten sollte. Eine niedrigere Fehlerquote (21%) liegt nur auf Rang sechs der gewünschten Funktionen — ein Zeichen dafür, dass Arbeitgeber die Folgen von Abrechnungsfehlern womöglich nicht vollumfänglich einschätzen.
Wie beeinflussen Abrechnungsprobleme das Verhältnis zwischen Mitarbeiter:in und Arbeitgeber?
Mehr Vorsicht und geringeres Vertrauen sind die wahrscheinlichsten negativen Folgen.Fast ein Drittel (32%) derjenigen, die einen Abrechnungsfehler erlebt hatten, gab an, dadurch vorsichtiger gegenüber dem Arbeitgeber geworden zu sein oder weniger Vertrauen zu haben. Etwas mehr als 1 von 10 würde künftig zurückhaltender sein, Probleme anzusprechen.
Jüngere Mitarbeiter:innen entwickeln eher eine negative Meinung über ihren Arbeitgeber infolge eines Abrechnungsfehlers.71% der 16 – 24-Jährigen berichteten von einer negativen Veränderung ihres Verhältnisses zum Arbeitgeber nach einem Abrechnungsfehler. Dagegen sagten fast zwei Drittel (65%) der 45 – 54-Jährigen, es habe keine Veränderung gegeben.
Remote‑Mitarbeiter:innen ändern ihre Meinung über den Arbeitgeber seltener nach einem Abrechnungsfehler.60% der Remote‑Beschäftigten berichteten, dass sich ihr Verhältnis zum Arbeitgeber nicht verändert habe — möglicherweise weil sie mehr Vertrauen in eingesetzte Payroll‑Tools zur Fehlerkorrektur haben oder seltener direkten Kontakt zu Führungskräften und Abrechner:innen pflegen.
Beschäftigte im Vereinigten Königreich ändern eher ihre Meinung über den Arbeitgeber wegen eines Abrechnungsfehlers.Knapp 50% der Befragten im Vereinigten Königreich sagten, ihr Verhältnis zum Arbeitgeber sei gleich geblieben, verglichen mit 53% in den USA und 64% in Deutschland — dort entwickeln Beschäftigte seltener eine negative Meinung über das Unternehmen.
Überzahlungen stellen ein Risiko für Unternehmen dar
Obwohl Unterzahlungen am häufigsten vorkommen, führen in rund 10% der Fälle Fehler zu Überzahlungen. Das stellt ein erhebliches finanzielles Risiko dar, vor allem wenn solche Fehler regelmäßig unentdeckt bleiben.
In der Umfrage wurde gefragt, wie Beschäftigte reagieren würden, wenn sie je nach Betrag überbezahlt würden. In den meisten Fällen würden die Befragten den Arbeitgeber informieren (im Schnitt würden 61% dies tun, unabhängig von der Höhe der Überzahlung), doch 5% würden das Geld ohne Weiteres ausgeben.
Mehr als 1 von 10 (11%) gab an, eine Überzahlung von 100 US‑Dollar oder weniger nicht zu bemerken; dieser Anteil sinkt mit zunehmendem Betrag. Dies hängt auch damit zusammen, dass über ein Drittel (34%) der Mitarbeiter:innen ihre Abrechnung nicht bei jeder Auszahlung prüft. Obwohl selten böswillig, weist dies auf ein verborgenes finanzielles Risiko für Unternehmen durch unentdeckte Fehler hin.
„Manche Beschäftigte haben die falsche Vorstellung, eine Überzahlung im Gehalt sei ‚geschenktes‘ Geld“, erklärt Jonathan Goldsmith. „Arbeitgeber haben jedoch das Recht, zu viel gezahlte Löhne zurückzufordern. Unternehmen müssen solche Fehler rasch identifizieren und korrigieren — Wachsamkeit und Genauigkeit in der Payroll sind entscheidend.“
Wie würden Mitarbeiter:innen reagieren, wenn sie überbezahlt würden?
Frauen würden eine Überzahlung eher melden als Männer.58% der Frauen würden ihren Arbeitgeber informieren, falls eine Überzahlung bis zu 100 US‑Dollar auftritt, gegenüber 55% der Männer. Gleichzeitig gaben mehr Frauen als Männer (13% vs. 9%) an, eine solche Überzahlung nicht zu bemerken.
Jüngere Personen melden Überzahlungen am seltensten.Nur etwas mehr als ein Drittel (35%) der 16 – 24-Jährigen würde eine Überzahlung bis 100 US‑Dollar melden; 23% würden das Geld nur auf Aufforderung zurückgeben. Ältere Altersgruppen verhalten sich ehrlicher: 67% der über 55‑Jährigen würden den Arbeitgeber informieren.
Mitarbeiter:innen behalten eher eine Überzahlung, wenn sie ihren Arbeitgeber nicht mögen.23% würden irrtümlich erhaltenes Geld behalten, wenn sie das Unternehmen nicht mögen; 13% der Zufriedenen würden ebenso handeln — ein Indiz dafür, wie stark die Unternehmenskultur das Verhalten beeinflusst.
Mitarbeiter:innen geben Überzahlungen eher zurück, wenn der Arbeitgeber darum bittet.Im Mittel würden 13% der Befragten eine Überzahlung zurückerstatten, wenn der Arbeitgeber darum bittet, gegenüber durchschnittlich 9%, die dies ohne Aufforderung tun würden. Das betont die Verantwortung der Arbeitgeber, Überzahlungen aktiv zu erkennen.
Erkenntnisse zur Gehaltsabrechnung nach Ländern und Branchen
Unsere umfangreiche Studie zum Stand der globalen Gehaltsabrechnung 2024 berücksichtigt Meinungen von Mitarbeiter:innen und HR‑Entscheidungsträger:innen in verschiedenen Ländern und Branchen und zeigt, wie Betroffene die aktuellen Abrechnungsprozesse einschätzen.
Wir befragten 2.539 berufstätige Personen in Großbritannien, Deutschland und den Vereinigten Staaten.
Zudem erhoben wir die Einschätzungen von 1.352 HR‑Entscheidungsträger:innen, die in Großbritannien, Deutschland, Frankreich, den Niederlanden und den USA für die Gehaltsabrechnung verantwortlich sind.
Die Umfrage liefert zentrale Erkenntnisse — etwa zur Häufigkeit von Abrechnungsfehlern, zu deren Auswirkungen auf Mitarbeiter:innen sowie zu Massnahmen, die Arbeitgeber ergreifen, um diese zu vermindern.
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Arbeitgeber müssen die Gehaltsabrechnung als mehr als eine reine Back‑Office‑Aufgabe ansehen
Unsere Untersuchung beleuchtet die realen Folgen, wenn die Payroll nicht stimmt. Die finanziellen Konsequenzen für Mitarbeiter:innen können erheblich sein — etwa durch verspätete Miet‑ oder Rechnungszahlungen —, doch Arbeitgeber dürfen den emotionalen
Die beiden Aspekte hängen oft zusammen — die Aussicht, eine Zahlung zu verpassen oder lebensnotwendige Dinge nicht bezahlen zu können, löst zwangsläufig Stress aus, insbesondere bei jüngeren Generationen mit geringerer finanzieller Absicherung und mehr familiären Verpflichtungen. Das ändert nichts daran, dass verspätete Lohnzahlungen die psychische Gesundheit der Mitarbeiter:innen schädigen können.
Deshalb stellt Jonathan Goldsmith klar, dass Arbeitgeber erkennen müssen, dass Payroll mehr ist als eine administrative Aufgabe:
„Payroll ist ein höchst strategisches Asset. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung als Back‑Office‑Funktion behandeln, sind Sie bereits hinten dran. Payroll hilft bei der Gewinnung von Mitarbeiter:innen und sorgt für eine positive Erfahrung. Wenn Sie nicht transparent darlegen, was wie und warum bezahlt wird, tun Sie Ihren Mitarbeiter:innen keinen Gefallen.“
Wir haben den Vertrauensverlust als mögliche Folge eines Abrechnungsfehlers beschrieben (mehr als 15% der Mitarbeiter:innen nannten einen geminderten Vertrauensgrad), doch die Auswirkungen auf Unternehmen sind weitreichender: Eine ineffiziente und fehleranfällige Payroll kann Motivation schwächen, Produktivität mindern und selbst die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, talentierte Mitarbeiter:innen anzuziehen und zu behalten.
„Viele Unternehmen sagen: ‚Wir bezahlen unsere Mitarbeiter:innen gut‘ — doch das nützt wenig, wenn am Ende des Monats nicht korrekt ausgezahlt wird. Das gerät oft in Vergessenheit.“
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Mitarbeiter:innen und HR‑Entscheidungsträger:innen die Bedeutung der Payroll einschätzen?Laden Sie den vollständigen State of Payroll Report herunter, um ausführliche Einblicke in die Hauptursachen von Abrechnungsproblemen, deren Auswirkungen auf Mitarbeiter:innen und Betriebsabläufe sowie die Vorteile der Auslagerung der Payroll zu erhalten.
