Gestionar las nóminas internamente es complicado. Tardas semanas en hacerlo manualmente y, al mes siguiente, lo mismo otra vez. Esta presión puede provocar agotamiento y frustración, y es fácil que se cometan errores.
La startup británica Pento se dio cuenta de que había muchas empresas atrapadas en este círculo vicioso y creó un producto para rediseñar todo el proceso de gestión de nóminas. La idea fue un pelotazo y, a mediados de 2023, Pento había recaudado más de 54 millones de dólares en financiación serie B.
Además, como empresa que da prioridad al trabajo remoto, Pento estaba aprovechando ya la libertad que le daba la posibilidad de contratar al mejor talento del mundo, estuviera donde estuviera. Pero, para pasar de empresa emergente a líder mundial, le hacía falta un socio experto en empleo con:
Amplia cobertura en varios países.
Profundos conocimientos de la legislación laboral internacional y local.
Una plataforma robusta y fácil de usar.
Capacidad de autoabastecerse de información como y cuando sea necesario.
Teniendo en cuenta estos requisitos, vamos a ver por qué Pento eligió a Remote para que fuera su principal socio en materia de empleo internacional.
Pento en resumen
Sede: Reino Unido
Fundación: 2016
Empleados remotos en los siguientes países: Finlandia, India, Países Bajos, Polonia, Rumanía, Suecia, Suiza, Alemania, Grecia, Hungría, Portugal, Malta y España
Sector: RR. HH., finanzas y nóminas
Pento se crea para eliminar la carga administrativa de la gestión de las nóminas. Las empresas pueden gestionar las nóminas de principio a fin en la plataforma, desde automatizar los cálculos de las nóminas hasta pagar los impuestos y a los empleados.
«Pento es tan intuitivo que, aunque no tengas experiencia en nóminas, puedes dar tus primeros pasos con facilidad», explica Kayleigh Smart, responsable de Personal de Pento. «Aparte, su solidez permite que los expertos en gestión de nóminas configuren los procesos más complejos, sobre todo porque admitimos todos los planes de remuneración y todos los tipos de trabajadores del Reino Unido».
Este énfasis de Pento en la optimización y la eficacia no se limita al producto, sino que está profundamente arraigado en sus procesos internos, incluido su enfoque en relación con la contratación.
«En Pento, hay una cosa que se considera de suma importancia: hay que ser muy consciente de a qué dedica su tiempo el equipo e intentar eliminar los bloqueos internos», explica Smart. «Queremos asegurarnos de no acumular burocracia y trámites innecesarios».
Contratación global para mejorar la eficiencia operativa
Aunque la mayoría de sus empleados residen en el Reino Unido, Pento ha trabajado con talento internacional desde mucho antes de la pandemia y ha priorizado el trabajo a distancia desde el primer día, pero Smart, que fue la primera incorporación estratégica en Personal, supo que haría falta un enfoque de la contratación global más ampliable en cuanto entró.
«Hace varios años, mi hoja de ruta habría estado muy vinculada al número de empleados», confiesa Smart. «Ahora, en cambio, doy mucha más importancia a cómo optimizar las operaciones. Los equipos tienen que ser eficientes y mejorar el rendimiento: es decir, hacer lo máximo posible con lo menos posible».
Queríamos al mejor socio posible, uno con el que supiéramos que cumpliríamos la normativa en todos los países en los que contratamos, pero que también nos ofreciera el máximo autoservicio posible.
Smart había trabajado principalmente en oficina antes de incorporarse a Pento, así que era consciente de la magnitud de este reto. «Contratar internacionalmente puede dar miedo», bromea. «Por ejemplo, es imposible que yo esté al día de toda la legislación relevante de todos los países en los que contratamos».
Para blindar su estrategia de contratación de cara al futuro, Pento necesitaba un socio experto en empleo internacional líder y fiable.
La elección de Remote
Cuando Smart se incorporó a la empresa, Pento trabajaba con varios proveedores de servicios de empleador por cuenta ajena (EOR), pero repartir el proceso de contratación e integración entre varios proveedores resultaba muy poco eficaz y perjudicaba al nivel de satisfacción de sus empleados.
Smart decidió reducir el número de herramientas y socios de contratación, y centrarse en encontrar un único socio que compartiera la filosofía de Pento de «conseguir más con menos». Pronto se dio cuenta de que Remote era el socio perfecto.
«Está claro que Remote se ha dedicado en cuerpo y alma a crear una plataforma realmente sofisticada que nos permita ser lo más autosuficientes posible», afirma. «La verdad es que es un placer poder obtener las respuestas que necesitamos con unos pocos clics. Hay todo un equipo dispuesto a contestar rápidamente a un correo electrónico o un chat y a ofrecer más ayuda cuando la necesitamos».
«Remote no para de evolucionar, lo cual es un gran atractivo. Es la experiencia de producto ideal, y es justo como vemos las cosas en Pento».
Con un socio tan fiable, Pento puede ser más específico a la hora de contratar internacionalmente. La calculadora de costes integrada ayuda a Smart a organizar los costes de crecimiento de la empresa y el explorador de países contiene una gran cantidad de información valiosa.
«El explorador de países es una de las herramientas que más utilizo», comenta. «Y, con el tiempo, se ha vuelto aún más completo. Es mi fuente de información única para cuestiones como la prestación por maternidad, los períodos de aviso y todos los detalles específicos de cada país que no podemos controlar internamente. Es un recurso indispensable».
Simplificación de la planificación presupuestaria internacional
Tras transferir a todos sus empleados internacionales a Remote, Pento empezó a centrarse en sus costes de contratación internacional futuros.
«Trabajamos en ciclos muy cortos, pero eso va unido a una visión del producto a un plazo mucho más largo», explica Smart. «Por eso siempre estamos a caballo entre esos dos mundos, con lo cual puede que nos olvidemos de mirar hacia delante».
«Nos pusimos en contacto con el equipo de Remote, que nos guio por un ejercicio de planificación y fijación de precios para que pudiéramos presupuestar el año que teníamos por delante con la máxima precisión».
La garantía de precio justo de Remote hacía que Pento no tuviera que preocuparse de márgenes de terceros, depósitos por adelantado ni comisiones ocultas, lo cual era clave para Smart. De hecho, este alto nivel de transparencia era especialmente importante, ya que Pento está considerada una de las 10 empresas más transparentes del mundo desde hace poco.
«El nivel de confianza y transparencia que he tenido con Remote ha sido muy diferente del de otras conversaciones sobre precios que he tenido antes», asegura Smart. «A veces, inicias este tipo de conversaciones con la sensación de que te van a dorar la píldora , pero se nota que a Remote le interesa de verdad optimizar nuestro negocio y ofrecernos los mejores modelos de precios y planes para nuestras necesidades».
Remote ofrece una transparencia impecable, la información está a la vista de todo el mundo.
Esta claridad y apertura hicieron que a Pento le fuera muy fácil planificar el presupuesto de contratación internacional.
«Fue estupendo que nos llevaran de la mano en ese ejercicio, nos ayudó a centrarnos en las contrataciones que íbamos a hacer en el futuro», reconoce Smart. «Dimos con un paquete de Remote que nos permitió presupuestar en consecuencia».
«Los precios se ajustaron al dedillo a lo que habíamos previsto durante el ejercicio, así que no hubo grandes sorpresas».
Captar el mejor talento del mundo
Smart cree que la relación también ha ayudado a Pento a crear una estrategia de contratación más eficaz, algo vital para una empresa que evoluciona tan rápidamente.
«En Pento las cosas van muy deprisa», explica. «Estamos empezando a perfilar una estrategia de contratación verdaderamente global y, con la cobertura de Remote, podemos empezar a desarrollar estrategias de contratación específicas para cada país a medida que crecemos».
«Por ejemplo, ha empezado a surgir talento por toda Europa. Ahora podemos responder a este fenómeno y contratar a las mejores personas, residan donde residan».
Pento no tiene que preocuparse de montar sus propias entidades en toda Europa y fuera. Confía en la infraestructura global propia de Remote y puede expandir su huella global con seguridad, centrando el tiempo y el esfuerzo del equipo en captar a los mejores talentos del mundo.
Una vez conseguido ese talento, Pento puede autogestionar muchas tareas de RR. HH. a través de la plataforma, como la contratación, la integración y las nóminas.
«Siempre intentamos optimizar el tiempo dedicado a las cuestiones administrativas», dice Smart. «Ahora, ya no tenemos que pensar en los detalles. Gracias a Remote, podemos centrar nuestro tiempo en lo que beneficia al negocio».
La experiencia de gestión de integración de empleados es perfecta y los plazos se han acelerado muchísimo. No deja de sorprenderme la rapidez con la que pasa todo. Me quita un gran peso de encima.
Dos socios en sintonía
Pero no se trata solo de agilizar las operaciones y automatizar las tareas. Smart es plenamente consciente de la necesidad de establecer relaciones más profundas con sus empleados remotos y cree que Remote es la capa intermedia perfecta.
«Nuestra relación con Remote se basa en una sólida confianza», afirma. «Lo que siempre nos preguntamos a medida que crecemos es cómo podemos hacer por mejorar la experiencia de nuestros empleados en las cosas importantes».
«Por ejemplo, queremos implantar prestaciones equitativas a escala mundial. El objetivo no es que todo el mundo tenga lo mismo en cada país, sino que lo que ofrezcamos sea justo. Es reconfortante ver que Remote nos apoya en esa misión».
Para Smart, otra sinergia clave es el enfoque de ambos socios, centrado en las personas.
«El éxito de Pento no se basa totalmente en el producto», explica. «Si le preguntas a cualquiera de nuestros clientes, seguro que lo mencionan, pero también hablarán del equipo sin duda, y esa es la experiencia que he tenido yo también con Remote».
El futuro inmediato de Pento
A medida que Pento sigue ampliando su plantilla, la necesidad de ser ágil y flexible es más importante que nunca, y Smart confía en poder mantenerse a la vanguardia con la ayuda de Remote.
Como responsable de RR. HH. con experiencia, también le entusiasma el potencial que supone la contratación internacional.
«Es fascinante ver cómo la función de las personas cambia con el tiempo y pasa de la administración de RR. HH. a una parte muy estratégica de la empresa», afirma. «Y es emocionante vivir esta transición y aprender de tantos compañeros, líderes empresariales y socios increíbles como Remote».
Dicho todo esto, ¿qué consejo daría a los demás?
«En los departamentos de personal, hay un debate abierto sobre la contratación internacional, y el auge de los EOR es tremendo. La clave es no cerrarse al cambio».
«Siempre hablo de mi experiencia con Remote, de cómo se ha convertido en un socio nuestro de referencia que satisface todas nuestras necesidades. Ha sido un gran trayecto personal y me enorgullece profundamente lo que hemos conseguido».
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