Cómo configurar el ingreso en cuenta de la nómina para tus empleados en EE. UU.

El día de cobro no debería ser un quebradero de cabeza ni para ti ni para tu equipo. Si todavía utilizas cheques, mandas transferencias manuales o pides a tus empleados que reclamen los pagos, quizá haya llegado el momento de modernizarse.

El ingreso en cuenta es la mejor manera de pagar a los empleados de forma moderna, fiable y sin problemas, y configurarlo es más fácil de lo que parece.

En este artículo, te explicamos cómo configurar este método para tus empleados en EE. UU. y te mostramos cómo una plataforma de nóminas automatizada puede hacer que el proceso sea más rápido, más seguro y totalmente conforme desde el primer día. Venga, empezamos.

¿Cómo funciona el ingreso en cuenta de la nómina en EE. UU.?

En EE. UU., los ingresos en cuenta se tramitan a través de una cámara de compensación de pagos (ACH, por sus siglas en inglés). Es un sistema electrónico que permite transferir dinero entre entidades financieras y que las empresas ingresen los salarios directamente en la cuenta bancaria de sus empleados.

Según la National Automated Clearing House Association (Nacha, por sus siglas en inglés), más del 90 % de los trabajadores en EE. UU. cobran ya de esta forma, y la cifra no deja de crecer.

Consulta también: ¿Puede una empresa obligar a cobrar por ingreso en cuenta?

Cómo configurar el ingreso en cuenta en EE. UU. paso a paso

Si cuentas con un proveedor de nóminas tradicional o gestionas las nóminas a mano, el proceso de configuración suele ser así:

1. Elegir un proveedor de nóminas o un banco compatible con cámara de compensación de pagos

Para hacer ingresos en cuenta, necesitas acceso a la cámara de compensación de pagos. Puedes conseguirlo de varias formas:

• A través de un proveedor de nóminas local.
• A través del banco de tu empresa, si ofrece servicios de cámara de compensación de pagos para nóminas.
• A través de una plataforma de nóminas globales como Remote.

Consejo práctico: si tienes previsto crecer o contratar en varios estados (o incluso en otros países), lo más recomendable es usar un proveedor como Remote, que también se encarga del cumplimiento fiscal, las declaraciones y toda la logística de los pagos.

2. Recopilar los datos bancarios de tus empleados

Como empresa, eres responsable de recopilar y proteger la información sensible de tu personal. Para ser más exactos, necesitarás:

• Nombre completo (tal y como figura en el banco).
• Nombre del banco.
• Número de ruta (código ABA de 9 dígitos).
• Número de cuenta.
• Tipo de cuenta (corriente o de ahorro).
• Formulario de autorización de ingreso en cuenta firmado.

Es conveniente pedir un cheque anulado o un documento bancario para confirmar los datos. Y, por supuesto, es vital almacenar toda esta información de forma segura y llevar a cabo unas buenas prácticas de protección de datos.

3. Añadir la información del personal al sistema de las nóminas

Una vez que tengas los datos, tendrás que meterlos en tu plataforma de nóminas. Normalmente, hay dos métodos de verificación:

• Verificación instantánea con herramientas externas (como Plaid o Trustly).
• Prueba previa, es decir, una transacción de 0 USD unos días antes del primer pago para comprobar que la cuenta funciona.

Revisa bien los datos: si te equivocas en un solo número, el pago puede retrasarse o igual lo envías a otra cuenta.

4. Programar y tramitar la nómina

Envía la nómina según la frecuencia que hayas elegido: semanal, bisemanal, quincenal o mensual. En la mayoría de los sistemas, la nómina debe aprobarse entre dos y tres días laborables antes del día de cobro para que las transferencias se procesen a tiempo.

Te llegará una confirmación cuando los pagos se hayan enviado y completado. Además, deberás conservar un comprobante de cada nómina por motivos legales y de auditoría.

5. Cumplir con la normativa estatal

50 estados permiten el ingreso en cuenta, pero algunos imponen límites a que las empresas puedan exigirlo. Aquí van algunos ejemplos:

• En California, los empleados deben aceptar el ingreso en cuenta de forma voluntaria.
• En algunos estados, la empresa debe ofrecer al menos una alternativa de pago.

Revisa siempre la legislación local y asegúrate de que tu sistema de nóminas cumple tanto la normativa federal como la estatal.

Simplifícalo todo con las Nóminas de Remote

Si gestionas los ingresos en cuenta internamente o con un proveedor local, el proceso puede ser demasiado lento y manual.

Con una plataforma automatizada como la de Nóminas de Remote, todo se simplifica y se agiliza.

Remote trabaja con débito directo de cámara de compensación de pagos, lo que permite retirar automáticamente los fondos de la cuenta de tu empresa y transferírselos a tus empleados. Sin tener que subir nada a mano y sin complicaciones bancarias.

Para que te hagas una idea, el proceso es así de sencillo:

1. Accede a tu cuenta de Remote y ve a «Añadir método de pago» para tu entidad en EE. UU. Selecciona «Débito directo de cámara de compensación de pagos», el método estándar para el ingreso en cuenta en EE. UU.
2. Verifica la cuenta bancaria de tu empresa al instante con Trustly o hazlo manualmente introduciendo el número de ruta y de cuenta. Ten en cuenta que la verificación manual puede tardar hasta dos días.
3. Cuando hayas verificado la cuenta, tendrás que autorizar a Remote para que cargue los importes de las nóminas desde tu cuenta. A partir de ese momento, los ingresos en cuenta se realizan de forma automática y siempre a tiempo.

¡Así de fácil! Con el ingreso en cuenta activo, tus empleados cobran directamente en su cuenta, sin retrasos ni gestiones extra.

Para ver el proceso completo de Remote en detalle, consulta nuestra guía paso a paso.

¿Cuánto tarda un ingreso en cuenta en EE. UU.?

Durante la tramitación de las nóminas, los pagos mediante cámara de compensación de pagos suelen tardar entre uno y dos días laborables en completarse. Para evitar retrasos, Remote programa los pagos con antelación para que tu equipo cobre siempre en la fecha prevista.

¿Se puede usar el ingreso en cuenta para trabajadores por cuenta propia en EE. UU.?

Claro. Eso sí, los pagos a autónomos se gestionan de forma distinta a nivel fiscal (no hay retenciones ni formularios W-2). Con Remote, puedes pagar a empleados y autónomos desde un único panel.

¿Qué pasa si un empleado cambia de banco?

Los empleados pueden actualizar sus datos bancarios de forma segura directamente en la plataforma de Remote. Te llegará una notificación y Remote verificará la nueva cuenta antes de tramitar el siguiente pago.

¿Qué más puede hacer Remote por ti?

Un sistema de ingresos en cuenta sencillo es solo una de las muchas ventajas que ofrece una plataforma de nóminas centralizadas como Remote. 

Otros beneficios son los siguientes:

• Cálculos automáticos que reducen el riesgo de errores humanos y garantizan que tus trabajadores cobren lo que les corresponde.
• Cumplimiento total de las normativas fiscales locales, estatales y federales, incluso cuando cambian.
• Expansibilidad sencilla y conforme a la legalidad entre estados y países sin mayor complejidad.
• Seguridad de nivel bancario para tus datos financieros y los de tus empleados.

Si quieres olvidarte de las complicaciones que entrañan las nóminas y ofrecer una experiencia fluida y moderna, habla con uno de nuestros expertos hoy mismo.