What is business process outsourcing (BPO)?

Qu’est-ce que l’Externalisation des processus d'entreprise ?

Essentiellement, l'Externalisation des processus d'entreprise (BPO) est la pratique consistant à externaliser des tâches commerciales clés à un tiers. Les entreprises peuvent sous-traiter un éventail de fonctions importantes, du support client à la gestion informatique. Ce faisant, les entreprises allègent leur propre fardeau administratif, rationalisent leurs opérations, et font même des économies. Les services d'Externalisation des processus d'entreprise sont utilisés par les entreprises de tous les secteurs. La pratique peut profiter aux entreprises à n'importe quel stade de croissance. En sous-traitant des processus commerciaux vitaux à une entreprise extérieure, les grandes marques mondiales et les petites entreprises peuvent réduire leurs coûts et mettre en place des pratiques commerciales plus efficaces. 

Les entreprises qui fournissent des services BPO sont équipées pour gérer une gamme de fonctions quotidiennes qui font partie intégrante de l'exploitation d'une entreprise moderne. Il peut s'agir de fonctions de « back office », ou de fonctions qui comprennent principalement des tâches de soutien et administratives, ou de fonctions de « front office », qui désignent des opérations commerciales qui, en règle générale, sont orientées vers le client ou le public. Il est compréhensible que la division entre les fonctions de back-office et de front-office varie d'une entreprise à l'autre. 

• Services communs de back-office BPO: Les services d'Externalisation des processus d'entreprise qui relèvent de la désignation back-office comprennent des tâches administratives comme Paie, comptabilité, ressources humaines, technologie de l'information et achats. 
• Services communs de BPO front-office: Les processus de qui relèvent de la désignation front-office comprennent le service à la clientèle et l'assistance, réception, opérations commerciales et marketing. Dans les entreprises qui opèrent dans le secteur financier, les responsabilités de front-office peuvent également inclure des tâches de conseil telles que la gestion de patrimoine et les services d'investissement.

Certaines entreprises qui utilisent le BPO tiers choisissent de sous-traiter l'intégralité de leurs programmes administratifs, tandis que d'autres choisissent de sous-traiter un seul processus. Par exemple, une entreprise peut sous-traiter ses responsabilités en matière de Paie à une entreprise qui fournit des services de BPO tout en conservant d’autres processus internes – par exemple, les RH ou les TI. De même, une entreprise peut sous-traiter plusieurs fonctions tout en en conservant d'autres.

Quels sont les avantages du BPO?

L'externalisation des processus d'affaires à un tiers, que vous gériez une grande ou une petite entreprise, présente plusieurs avantages. Pour les petites entreprises, c'est l'occasion de confier des tâches importantes à des experts, éliminant ainsi le travail d'acquisition de nouvelles compétences ou d'embauche d'employés pour effectuer des tâches administratives insolites. Pour les grandes entreprises, il peut être un raccourci pour coordonner les opérations dans une entreprise déjà en expansion avec plusieurs pièces mobiles. 

Chaque fois qu'une entreprise sous-traite certains aspects de sa charge de travail à un tiers — en particulier lorsque cette charge de travail implique des fonctions obligatoires qui sont supprimées ou totalement sans rapport avec les fonctions qui assurent la rentabilité de l'entreprise —, elle est liée aux avantages de la réduction de la charge de travail des départements qui seraient généralement responsables des tâches externalisées. 

Ainsi, ces employés ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches qui soutiennent directement les compétences de base de l'entreprise. Cela est particulièrement vrai dans des départements comme la Paie ou les ressources humaines, qui comportent souvent des tâches administratives monotones et fastidieuses qui ne servent pas immédiatement les résultats de votre entreprise.

Que vous gériez une entreprise Fortune 500 ou une entreprise locale de chauffage et de refroidissement maman-papa, les avantages de l'Externalisation des processus d'entreprise comprennent: 

• Améliore la flexibilité et l'efficacité: Les processus d'externalisation peuvent rendre votre entreprise plus flexible lorsqu'il s'agit de gérer des opérations quotidiennes importantes. Principalement, l'externalisation signifie que les processus n'ont plus besoin d'être traités en interne. Cela vous permet de réviser la répartition des tâches entre personnel, ce qui peut libérer du temps qui peut être redistribué à d'autres départements dans votre entreprise. De plus, les entreprises qui fournissent des services d'externalisation d'entreprise sont dotées d'experts qui ont une compréhension approfondie des meilleures pratiques de gestion des processus d'entreprise et l'accès à de nouveaux outils et technologies pour ce faire. Cela peut insuffler à vos opérations des méthodes innovantes pour gérer les processus que vous avez externalisés, rendant votre entreprise plus efficace.
• Réduit les coûts : En sous-traitant des processus métier communs à un tiers, vous éliminez la nécessité d'effectuer ces tâches internes. On comprend que cela élimine la nécessité d'embaucher du personnel pour remplir ces fonctions. Les entreprises peuvent économiser sur les salaires et les avantages sociaux des employés, ainsi que sur l'embauche, l'intégration et la formation des nouveaux employés, car les entreprises BPO embauchent leur propre personnel et gèrent les coûts associés.
• Réduction de la charge de travail interne :  Que vous utilisiez les services de BPO pour tous vos besoins professionnels ou seulement pour certains d'entre eux, la réduction du travail de back-office et de front-office qui doit être géré en interne est un avantage énorme pour le soulagement qu'elle peut apporter aux départements aux abois. Par exemple, un partenariat avec une entreprise BPO pour gérer vos pratiques d'embauche à l'international peut alléger la charge de travail de votre département RH, lui mise en place de se concentrer sur vos processus d'embauche nationaux. En outre, les entreprises BPO seront à jour et bien au fait des lois et règlements pertinents concernant l'embauche internationale (pour reprendre le même exemple), ce qui atténuera le temps et les ressources que votre département RH interne devrait généralement consacrer à ces questions.

Mais quel est le plus grand bénéfice de BPO ? En bref, l'Externalisation des processus d'entreprise aide les entreprises à devenir plus efficaces afin qu'elles puissent atteindre leurs objectifs commerciaux les plus importants. Pour cette raison, si vous envisagez de faire appel à une entreprise pour l'Externalisation des processus d'entreprise, il est important d'en choisir une qui offre des services qui correspondent aux besoins de votre entreprise. Si la tenue de livres est le seul processus que vous devez sous-traiter, recherchez une société BPO spécialisée dans la comptabilité. Si vous prévoyez d'externaliser plusieurs processus, une entreprise plus grande avec des offres plus étendues est la voie à suivre.