What is off-cycle payroll?

Qu'est-ce que la paie hors cycle ?

La paie hors cycle désigne tout processus de paie qui se déroule en dehors des cycles de paie réguliers et planifiés de votre entreprise. Son objectif principal est d'assurer des paiements rapides dans des situations qui requièrent une attention immédiate, telles que les paiements urgents, les corrections ou les paiements uniques.

Les raisons de la mise en place d'une paie hors cycle peuvent être les suivantes :

• Erreurs de paie : Correction des erreurs commises lors d'une précédente paie, telles que les paiements insuffisants ou les paiements excessifs.
• Paiements de fin de carrière : L'émission du dernier salaire aux employés qui ont quitté l'entreprise avant la prochaine date de paie régulière.
• Primes et commissions : Distribuer des primes de performance, des commissions ou d'autres paiements incitatifs en dehors du calendrier de paie régulier.
• Remboursements : Traitement des remboursements de frais qui doivent être payés d'urgence.
• Ajustements : Effectuer des ajustements pour les heures manquées, les augmentations de salaire rétroactives ou d'autres divergences.

Comment fonctionne généralement la paie hors cycle ?

La procédure peut varier d'une entreprise à l'autre, mais elle suit généralement les étapes suivantes :

1. Initiation. Le processus est généralement initié par votre service des ressources humaines ou de la paie lorsqu'il identifie le besoin d'un cycle hors-cycle.
2. Approbation. Les exécutions hors cycle requièrent souvent l'approbation de la direction pour garantir la nécessité du paiement.
3. Calcul. Votre équipe de paie doit calculer le montant exact à payer, y compris les impôts et les déductions (comme pour une paie normale).
4. Distribution. Vous devez effectuer le paiement par le biais de la méthode que vous avez choisie, par exemple un partenaire de paie, un dépôt direct, un chèque ou une carte de paie.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la paie hors cycle ?

Pour une entreprise, il n'est pas idéal de lancer un cycle de paie hors cycle. Si vous ne travaillez pas avec un partenaire de paie qui vous offre une certaine flexibilité, vous risquez de créer plusieurs problèmes, notamment

• Augmentation de la charge de travail (et de la complexité) administrative
• Frais de traitement supplémentaires et frais bancaires éventuels
• Problèmes de conformité potentiels, en particulier si vous avez des employés dans différents endroits où les lois sur l'emploi sont différentes

Toutefois, les avantages peuvent l'emporter sur les inconvénients. Si vous résolvez les problèmes de paiement rapidement et avec précision, vous pouvez améliorer considérablement le moral et la confiance des employés concernés et éviter des problèmes potentiels avec votre équipe.

Meilleures pratiques pour la paie hors cycle

Pour vous assurer que vous traitez les paies hors cycle de manière efficace et efficiente, tenez compte des éléments suivants :

• Document. Tenir des registres détaillés de toutes les transactions salariales hors cycle à des fins d'audit et de conformité.
• Communiquer. Expliquez ouvertement aux employés les raisons et le calendrier des paiements hors cycle afin de gérer les attentes et de réduire la confusion.
• Clarifier. Établissez des politiques et des procédures claires pour le traitement des salaires hors cycle afin de garantir la cohérence et la conformité.