Functiebeschrijving Executive Assistant

Een executive assistant speelt een belangrijke rol in administratieve ondersteuning en uitvoerende activiteiten en helpt bedrijven activiteiten op hoog niveau te coördineren, planningen te beheren en ervoor te zorgen dat leiderschapstaken soepel worden uitgevoerd. Bedrijven nemen leidinggevende assistenten aan om efficiënt te opereren, hun leiderschap te versterken en een productieve organisatiestroom te behouden.

• Een leidinggevende assistent aannemen? Post deze vacature vandaag nog!
• Op zoek naar een executive assistant functie? Vind nu je droombaan.

Ga meteen aan de slag met het aannemen van personeel met onze aanpasbare sjabloon voor functiebeschrijvingen voor executive assistants. Dit overzicht is perfect voor vacaturebanken of je carrièrepagina en helpt je om de kernverantwoordelijkheden en gewenste kwalificaties duidelijk te definiëren. Stem het af op de bedrijfscultuur, tools en projectworkflows en trek internationaal toptalent naar je team.

Functietemplate voor executive assistant

[Bedrijf] is een dynamische organisatie die zich inzet voor [missie/doelen]. We bouwen aan een globaal team dat gedijt op [waarden], en we zijn op zoek naar een executive assistant om ons senior leiderschap te ondersteunen. Geef samen met ons vorm aan een kantoorcultuur die efficiënt, gastvrij en gebouwd is op succes.

Over de functie

Als executive assistant bij [Company] ben je verantwoordelijk voor het verlenen van administratieve ondersteuning aan leidinggevenden, waaronder agendabeheer, vergadercoördinatie en communicatieafhandeling. Je werkt samen met interne teams om de uitvoerende activiteiten te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat de organisatorische prioriteiten worden gehaald. Deze functie is ideaal voor sollicitanten die proactief, gedetailleerd, georganiseerd en discreet zijn.

Verantwoordelijkheden als uitvoerend assistent

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Agenda's, vergaderingen en reisarrangementen voor leidinggevenden beheren  
• Opstellen en proeflezen van interne en externe communicatie
• Virtuele vergaderingen, agenda's en follow-ups coördineren
• Het organiseren en onderhouden van vertrouwelijke bestanden en gegevens
• Relaties tussen leidinggevenden en interne/externe belanghebbenden
• Ondersteuning van projectmanagement en operationele initiatieven 
  
  

Kwalificaties als uitvoerend assistent

Voor deze functie heeft de ideale kandidaat:

• Een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring in kantooradministratie of bedrijfsondersteuning
• Bewezen ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden in een snelle omgeving
• Vaardigheid met tools zoals Google Workspace, Microsoft Office en Zoom
• Uitstekende communicatieve, organisatorische en multitaskingvaardigheden  
• Een hoge mate van discretie en vertrouwelijkheid 
  
  

vaardigheden als uitvoerend assistent;

Veelvoorkomende vaardigheden voor deze functie zijn: 

• Kalender- en tijdbeheer
• Schriftelijke en mondelinge communicatie
• Coördinatie remote vergaderingen
• Documentorganisatie en -afhandeling
• Beheer van belanghebbenden
• Vertrouwelijkheid en professionaliteit
• Sterke communicatieve vaardigheden

Paden naar een executive assistant

Succesvolle sollicitanten beginnen vaak in functies als administratief medewerker of kantoorcoördinator. Een achtergrond in kantoorbeheer of projectcoördinatie, samen met ervaring met productiviteitstools, is nuttig. Remote en/of internationale werkervaring is een pluspunt.

Typische loopbaanontwikkeling voor een leidinggevende assistent

Executive assistants kunnen vaak doorgroeien naar een of meerdere van de volgende functies:

• Senior executive assistant
• Stafchef
• Operations manager
• Bureau of administratief directeur
  
  

Andere mogelijke titels voor deze functie

• Uitvoerend coördinator
• Senior administratief assistent
• Virtuele uitvoerendxecutive assistentssistant  
• Specialistpecialist uitvoerende werkzaamhedenperations