What is business process outsourcing (BPO)?

Wat is business process outsourcing?

In wezen is business process outsourcing (BPO) de praktijk van het uitbesteden van belangrijke zakelijke taken aan een derde partij. Bedrijven kunnen een reeks belangrijke functies uitbesteden, van klantenondersteuning tot IT management. Zo ontlasten bedrijven hun eigen administratieve lasten, stroomlijnen ze hun activiteiten en besparen ze zelfs geld. Business process outsourcing diensten worden gebruikt door bedrijven in verschillende sectoren. De secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen bedrijven in elke groeifase ten goede komen. Door vitale bedrijfsprocessen uit te besteden aan een extern bedrijf, kunnen zowel grote wereldwijde merken als kleine bedrijven kosten besparen en efficiënter zakendoen. 

Bedrijven die BPO-diensten verlenen, zijn uitgerust om een reeks dagelijkse functies af te handelen die integraal deel uitmaken van het runnen van een modern bedrijf. Dit kunnen "backoffice"-functies zijn, of functies die voornamelijk ondersteunende en administratieve taken omvatten, of "frontoffice"-functies, die verwijzen naar bedrijfsactiviteiten die over het algemeen klant- of publiekgericht zijn. Het is begrijpelijk dat de verdeling tussen backoffice- en frontofficefuncties waarschijnlijk van bedrijf tot bedrijf verschilt. 

• Gemeenschappelijke back-office BPO diensten:  Business process outsourcing diensten die onder de back-office aanduiding vallen omvatten administratieve taken zoals Payroll, boekhouding, human resources, informatietechnologie en inkoop. 
• Gemeenschappelijke frontoffice BPO-diensten:  Processen die onder de front-office benaming vallen zijn onder andere klantenservice en ondersteuning, receptie, verkoop en marketing. In bedrijven die actief zijn in de financiële sector, kunnen front-office verantwoordelijkheden ook adviserende taken omvatten zoals vermogens management en beleggingsdiensten.

Sommige bedrijven die gebruik maken van derden BPO kiezen ervoor om het geheel van hun administratieve programma's uitbesteden, terwijl anderen ervoor kiezen om slechts een enkel proces uitbesteden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld zijn Payroll verantwoordelijkheden uitbesteden aan een bedrijf dat BPO diensten levert terwijl het andere processen — bijvoorbeeld HR of IT — intern houdt. Ook kan een bedrijf meerdere functies uitbesteden met behoud van anderen.

Wat zijn de voordelen van BPO?

Er zijn verschillende voordelen aan het uitbesteden van bedrijfsprocessen aan een derde partij, of u nu een groot of klein bedrijf runt. Voor kleine bedrijven is het een kans om belangrijke taken over te hevelen naar experts, waardoor het werk van het leren van nieuwe vaardigheden wordt geëlimineerd of werknemers worden ingehuurd om geheimzinnig administratief werk uit te voeren. Voor grotere bedrijven kan het een snelkoppeling zijn naar het coördineren van activiteiten in een al expansief bedrijf met meerdere bewegende onderdelen. 

Telkens wanneer een bedrijf aspecten van zijn werklast uitbesteedt aan een derde partij – vooral wanneer die werklast verplichte functies omvat die worden verwijderd uit of totaal niet relevant zijn voor de functies die het bedrijf winstgevend houden – is het gebonden de vruchten te plukken van het verminderen van de werklast van welke afdelingen typisch verantwoordelijk zouden zijn voor de uitbestede taken. 

Daardoor hebben die medewerkers meer tijd om zich te concentreren op de taken die de kerncompetenties van de business direct ondersteunen. Dit geldt met name voor afdelingen zoals Payroll of Human Resources, die vaak monotone en tijdrovende administratieve taken hebben die niet meteen ten goede komen aan het bedrijfsresultaat.

Of u nu een Fortune 500 bedrijf runt of een lokaal mom-and-pop verwarmings- en koelingsbedrijf, de voordelen van business process outsourcing zijn onder meer: 

• Verbetert flexibiliteit en efficiëntie: Outsourcingprocessen kunnen uw bedrijf flexibeler maken als het gaat om het beheren van belangrijke dagelijkse activiteiten. In de eerste plaats betekent outsourcing dat processen niet meer intern afgehandeld hoeven te worden. Hiermee kunt u de manier waarop taken over personeel worden verdeeld herzien, waardoor tijd vrijkomt die kan worden herverdeeld over andere afdelingen in uw bedrijf. Bovendien worden bedrijven die zakelijke outsourcingdiensten verlenen bemand door experts die een diepgaand inzicht hebben in de best practices voor het beheren van bedrijfsprocessen en toegang hebben tot nieuwere tools en technologieën om dit te doen. Dit kan uw activiteiten voorzien van innovatieve methoden voor het afhandelen van de processen die u hebt uitbesteed, waardoor uw bedrijf efficiënter wordt.
• Besnoeiingskosten: Door veelvoorkomende bedrijfsprocessen uit te besteden aan een derde partij, elimineert u de noodzaak om die taken intern uit te voeren. Het is begrijpelijk dat er dan geen personeel meer hoeft te worden aangenomen om die taken uit te voeren. Bedrijven kunnen geld besparen op de salarissen en voordelen van werknemers, maar ook op het aannemen, onboarding en trainen van nieuwe werknemers, omdat BPO-bedrijven hun eigen personeel aannemen en de bijbehorende kosten afhandelen.
• Vermindert interne werklast:  Of u nu BPO-diensten gebruikt voor alle of slechts een deel van uw zakelijke behoeften, de vermindering van backoffice- en frontofficewerk dat intern moet worden afgehandeld, is een enorme secundaire arbeidsvoorwaarde voor de verlichting die het kan bieden aan belegerde afdelingen. Door bijvoorbeeld samen te werken met een BPO-bedrijf om uw internationale aanwervingspraktijken te beheren, kan de werkdruk voor uw HR-afdeling worden verlicht, wat het mogelijk maakt zich te concentreren op uw binnenlandse aanwervingsprocessen. Daarnaast zijn BPO-bedrijven up-to-date en goed thuis in relevante wet- en regelgeving met betrekking tot internationale inhuur (om hetzelfde voorbeeld te gebruiken), waardoor de tijd en middelen die uw interne HR-afdeling normaal gesproken aan die zaken zou moeten besteden, worden verlicht.

Maar wat zijn de grootste secundaire arbeidsvoorwaarden? Kortom, business process outsourcing helpt bedrijven efficiënter te worden zodat ze hun belangrijkste bedrijfsdoelen kunnen bereiken. Om die reden, als u overweegt een bedrijf in te schakelen voor business process outsourcing, is het belangrijk om er een te kiezen die diensten biedt die aansluiten bij de behoeften van uw bedrijf. Als boekhouden het enige proces is dat u moet uitbesteden, zoek dan een BPO-bedrijf dat gespecialiseerd is in boekhouding. Als u van plan bent om meerdere processen uit te besteden, is een groter bedrijf met een uitgebreider aanbod de juiste keuze.