What is Form W-3?

Wat is Formulier W-3?

Formulier W-3 (Transmittal of Income and Tax Statements) is een belasting formulier dat werkgevers in de Verenigde Staten moeten indienen bij de Sociale Zekerheid Association (SSA) en de IRS. Het rapporteert de totale inkomsten en belasting inhoudingen van maximaal 50 individuele werknemers. Werkgevers dienen het formulier doorgaans jaarlijks in samen met een of meerdere W-2 (Loon en Belasting Verklaring) formulieren. 

Werkgevers dienen formulier W-2 in om loon van $ 600 of meer te detailleren dat wordt betaald aan werknemers waarvan ze belastingen hebben ingehouden. Elke werkgever die een Formulier W-2 indient, moet ook een Formulier W-3 indienen. Terwijl een formulier W-2 de verdiensten voor een individuele werknemer rapporteert, combineert de W-3 alle verdiensten van werknemers op één plaats. Ook als u slechts één W-2 hoeft in te dienen, is het noodzakelijk om een W-3 in te dienen. Een W-3 kan maximaal 50 W-2's tegelijk uitzenden.

Voordat u de formulieren indient, moet u controleren of de nummers op uw W-3 overeenkomen met die op de W-2's. Eventuele afwijkingen kunnen ertoe leiden dat de IRS en SSA contact met u opnemen.

Secties van Formulier W-3

Formulier W-3 bestaat uit meerdere in te vullen secties. Het eerste deel omvat de vakken A tot en met H en het tweede deel de vakken 1 tot en met 19. De meeste vakken spreken voor zich, maar vakken A en B kunnen verwarring veroorzaken bij werkgevers. 

Box A 

Vak A verwijst naar een controlenummer. Dit is een nummer dat een werkgever kan toekennen aan individuele W-2’s om verschillende werknemers te onderscheiden. Dit nummer is optioneel.

Box B 

In vak B moeten werkgevers "Soort betaler" vermelden. Als u uw federale driemaandelijkse belasting aangifte indient met Formulier 941 (zoals de meeste particuliere bedrijven), zult u waarschijnlijk het vakje 941 aanvinken. Overleg echter met de boekhouding als u onzeker bent. In vak B is er ook een sectie met de titel “Soort werkgever”. Behalve voor non-profitbedrijven, moeten de meeste werkgevers hier “geen toepassing” aanvinken.

Formulier W-3 invullen

Er zijn verschillende stappen om Formulier W-3 correct in te dienen. 

1. Toegang tot het W-3-formulier - Download het formulier van de IRS-website of log in op Business Services Online (zie hieronder voor meer informatie) om het elektronisch in te vullen.
2. Werkgeversgegevens invullen - Bereid de formulieren voor, inclusief uw werkgeversidentificatienummer (EIN), naam, adres en andere identificatiegegevens. 
3. Bereken W-2 totalen - Bekijk alle W-2's de formulierenaggregaten en bereken de totalen van lonen, fooien en andere vergoedingen samen met ingehouden belasting, Medicare lonen en Medicare belastingen.
4. Vul werknemers inkomsten en belasting informatie - Dit zal gedetailleerde werknemers informatie bevatten, zoals namen, sociale zekerheid nummers, inkomsten en ingehouden belastingen.
5. Formulieren indienen bij de SSA - U kunt Formulier W-3 elektronisch, per post of via een wereldwijd HR-platform indienen.

Er zijn verschillende manieren om de W-3 te vijlen, waaronder:

• Elektronisch met Business Services Online (BSO)
• Per post 
• Payroll software gebruiken

Online 

Om Formulier W-3 elektronisch in te dienen, moet u een account aanmaken bij Business Services Online . Zodra u inlogt, selecteert u "Loon Rapportage" in het menu en selecteer vervolgens "Bestand W-3/W-2s Online." U moet uw EIN, naam en adres opgeven en de W-2's invullen met de vereiste werknemers informatie. De W-3 vult zich dan automatisch met de gegevens van uw W-2's. Controleer de informatie en volg de instructies om het formulier online in te dienen.

Post

Om de formulieren per post in te dienen, moet u een fysieke kopie van het formulier downloaden en afdrukken, invullen en per post indienen. Voeg kopie A van de W-2 van elke werknemer toe aan Formulier W-3. Stuur de papieren formulieren naar de Sociale Zekerheid Administratie, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (of 18769-0002 als u aangetekende post gebruikt ). Nadat de formulieren bij de SSA zijn aangekomen, sturen ze ze door naar de belastingdienst.

Loonlijst software

Loonlijst software kan bedrijven helpen bij het invullen en indienen van belasting formulieren compliant. Dit is vooral handig als u meer dan 50 werknemers W-2 formulieren heeft, omdat dat het maximum is voor één W-3.

Wanneer Formulier W-3 indienen

Werkgevers moeten de W-3 elk jaar voor 31 januari indienen, samen met de bijbehorende W-2's. Kopieën van formulier W-2 moeten ook vóór deze datum aan de werknemers worden toegezonden. Het is niet nodig om kopieën van de W-3 naar medewerkers te sturen.

Verschil tussen W-3 en W-2

Formulieren W-3 en W-2 melden vergelijkbare informatie, zodat de formulieren gemakkelijk door elkaar worden gehaald. Elke werkgever die een W-2 indient, moet ook een W-3 indienen om informatie over de inkomsten en belasting inhoudingen van zijn werknemers door te geven. 

Het Formulier W-3 onderbouwt de informatie die over de W-2’s wordt gerapporteerd. Terwijl elke werknemer een W-2 ontvangt die zijn verdiensten en inhoudingen documenteert, aggregeert de W-3 de gegevens voor alle werknemers en biedt een totaal op één formulier. 

Informatie op het formulier omvat werknemers lonen, informatie over federale belastingen, inkomen belasting details, Medicare en sociale zekerheid bijdragen, werkgever identificatienummer, en contactgegevens.

Correctieformulieren

Als u een fout maakt op Formulier W-3 of er is een verschil tussen de ingediende formulieren W-3 en W-2, moet u afzonderlijke correctieformulieren indienen, namelijk formulier W-3c en formulier W-2c .