What is off-cycle payroll?

Wat is off-cycle payroll?

Off-cycle payroll verwijst naar elk payrollproces dat plaatsvindt buiten de reguliere, geplande payrollruns van je bedrijf. Het belangrijkste doel is om tijdige betalingen te doen in situaties die onmiddellijke aandacht vereisen, zoals dringende betalingen, correcties of eenmalige betalingen.

Redenen om buiten de cyclus om te betalen kunnen zijn:

• Loonstrookfouten: Het corrigeren van fouten uit een vorige loonlijst, zoals te lage of te hoge betalingen.
• Laatste loonstroken: Het uitbetalen van het laatste loon aan werknemers die het bedrijf hebben verlaten vóór de volgende reguliere loondatum.
• Bonussen en commissies: Het uitdelen van prestatiebonussen, commissies of andere aanmoedigingspremies buiten het reguliere loonschema om.
• Vergoedingen: Verwerken van onkostenvergoedingen die dringend betaald moeten worden.
• Aanpassingen: Aanpassingen maken voor gemiste uren, loonsverhogingen met terugwerkende kracht of andere afwijkingen.

Hoe werkt off-cycle payroll meestal?

Het proces kan per bedrijf verschillen, maar over het algemeen worden de volgende stappen gevolgd:

1. Inwijding. Het proces wordt meestal in gang gezet door je HR- of salarisadministratieafdeling als de noodzaak voor een off-cycle run wordt vastgesteld.
2. Goedkeuring. Voor niet-cyclische runs is vaak goedkeuring van de manager nodig om de noodzaak van de betaling te garanderen.
3. Berekening. Je payrollteam moet het exacte bedrag berekenen dat betaald moet worden, inclusief belastingen en inhoudingen (vergelijkbaar met gewone payroll).
4. Distributie. Je moet de betaling uitvoeren via de door jou gekozen methode, zoals payrollpartner, directe storting, cheque of loonkaart.

Wat zijn de voor- en nadelen van off-cycle payroll?

Voor een bedrijf is het niet ideaal om de loonlijst buiten de cyclus om te laten lopen. Tenzij je werkt met een payrollpartner die flexibiliteit biedt, kun je verschillende problemen veroorzaken, waaronder:

• Toegenomen administratieve werklast (en complexiteit)
• Extra verwerkingskosten en mogelijke bankkosten
• Potentiële nalevingsproblemen, vooral als je werknemers hebt op verschillende locaties met verschillende arbeidswetten

De voordelen kunnen echter opwegen tegen de nadelen. Als je betalingsproblemen snel en accuraat oplost, kun je het moreel en het vertrouwen van je betrokken werknemers aanzienlijk verbeteren en mogelijke problemen met je team voorkomen.

Best practices voor off-cycle payroll

Overweeg het volgende om ervoor te zorgen dat je effectief en efficiënt omgaat met loonlijsten die buiten de cyclus vallen:

• Documenteren. Gedetailleerde dossiers bijhouden van alle loontransacties buiten de cyclus om voor controle- en nalevingsdoeleinden.
• Communiceer. Wees open met werknemers over de redenen en timing van betalingen buiten de cyclus om verwachtingen te managen en verwarring te voorkomen.
• Verduidelijken. Stel duidelijke beleidsregels en procedures op voor het afhandelen van salarisbetalingen buiten de cyclus om om consistentie en naleving te garanderen.