Global payrollbeheer: expertgids

Global payroll brengt een hele reeks uitdagingen met zich mee.

Je moet op de hoogte blijven van verschillende regels in verschillende landen en van talloze variaties in belastingwetgeving, verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden, administratieve processen en betalingen. Je moet er ook voor zorgen dat alles up-to-date is en dat je gegevens veilig en beschermd blijven.

Daarom is effectief payrollbeheer van cruciaal belang.

In dit artikel gaan we in op een aantal belangrijke uitdagingen van global payrollbeheer en bespreken we hoe je het hele proces soepel, efficiënt en compliant kunt inrichten.

Laten we aan de slag gaan.

Wat is global payroll?

Onder payrollbeheer valt het proces van werknemers betalen, belastinginhoudingen regelen en dossiers bijhouden, plus compliance met lokale arbeidswetten in verschillende landen.

Dit omvat verschillende taken, waarvan de belangrijkste is dat het loon van werknemers nauwkeurig en tijdig wordt betaald. Maar onder payrollbeheer vallen ook verantwoordelijkheden zoals belastingen inhouden en nauwkeurige dossiers bijhouden.

Hierbij kun je denken aan het volgende:

Als je deze taken en verantwoordelijkheden niet goed uitvoert, kan je bedrijf te maken krijgen met hoge boetes en straffen vanwege niet-naleving. Het kan ook leiden tot vertraging in uitbetalingen. Dit kan weer leiden tot een hoog personeelsverloop, reputatieschade en negatieve financiële gevolgen voor je bedrijf.

Om je global payroll effectief te beheren, moet je eerst weten wat de grootste uitdagingen ervan zijn.

• Salarissen berekenen
• Zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan
• Betalingen bijhouden en rapporteren
• Loonstrookjes uitgeven
• Belasting inhouden en betalen
• Voldoen aan lokale arbeidswetten

Zorg dat je je richt op deze belangrijke struikelblokken:

Wat zijn de grootste uitdagingen van global payrollbeheer? 

Bij goed payrollbeheer worden werknemers tijdig en nauwkeurig betaald, en is er sprake van compliance, risicovermindering en support voor de werknemerstevredenheid en het personeelsbehoud.

De grootste uitdaging van global payroll is bekend zijn met en inzicht hebben in de verschillende belasting- en arbeidswetten van de landen waarin je mensen aanneemt. Als je dat niet doet, loopt je bedrijf aanzienlijk risico op boetes, straffen, reputatieschade en mogelijke juridische procedures.

Afhankelijk van de complexiteit van de regelgeving, moet je mogelijk een lokale belastingexpert of -adviseur in de arm nemen. Dit kan een duur en tijdrovend proces zijn.

Internationale belastingcodes en arbeidswetten

Payrollcompliance zorgt dat organisaties de lokale betalingsrichtlijnen volgen, waarmee ze de risico's op boetes, juridische problemen en administratieve last in verschillende landen verlagen.
Als je niet zorgvuldig aan de directe storingen aan werknemers voldoet, kunnen dat dure misstappen voor je organisatie worden. Denk hierbij aan sancties, rechtszaken en de tijd die je HR- en finance teams kwijt zijn.

Het is al lastig genoeg om op de hoogte te zijn van de belasting- en arbeidswetten in verschillende landen. Als je je dan bedenkt dat deze wetten steeds veranderen, wordt het alleen nog maar lastiger.

Wetswijzigingen

Een nauwkeurige en tijdige payroll is essentieel voor de werknemerstevredenheid en -betrokkenheid en het personeelsbehoud. Als werknemers niet op tijd of correct worden betaald, daalt het vertrouwen snel, wat kan leiden tot minder motivatie en slechtere prestaties.

Als je een klein bedrijf hebt, is het niet realistisch om hier veel tijd, energie en geld in te steken.

Om global payroll effectief te beheren, moet je ook rekening houden met de interne bedrijfskosten van het aannemen en trainen van werknemers, het instellen van verschillende betaalsystemen in meerdere landen en het effectief en nauwkeurig beheren van gegevens.

Interne financiële, juridische en HR-kosten

Efficiënt payrollbeheer zorgt voor lagere operationele kosten, minder fouten en een gestroomlijnd HR- en finance team binnen meerdere systemen en landen. Als je werkt met onhandige payrollsoftware, moet je misschien wel meer werknemers voor deze teams aannemen om alles op tijd te regelen. Daarnaast kan het moeilijk zijn om vanuit een inefficiënt systeem gegevens te extraheren.

Voor een klein bedrijf kunnen deze kosten aanzienlijk oplopen.

Wat zijn de best practices voor global payrollbeheer?

Onder uitdagingen bij global payroll vallen compliancebeheer, werken met meerdere systemen, je weg vinden in belastingwetgeving en in verschillende landen voor nauwkeurige betalingen zorgen.

Global payroll betekent vaak dat je meerdere verouderde payrollsystemen moet beheren. Als deze systemen niet correct zijn geïmplementeerd (of als gegevens onjuist zijn ingevoerd) kan dat verwarring en inefficiëntie opleveren.

Beperkte verouderde systemen

Voor global payroll is een bepaald inzicht nodig in landspecifieke belastingwetgeving en arbeidsregelgeving, om compliant te blijven en sancties of juridische risico's te vermijden.

Verouderde payrollsystemen kunnen ook problemen veroorzaken als het gaat om gegevensprivacy en -veiligheid, financiën en reputatie.

Net als bij verouderde systemen, moet je ook uitvogelen hoe gegevens worden uitgewisseld met je andere HR-tools werkt. Verschillen en ontbrekende gegevens op meerdere platforms kunnen leiden tot een onduidelijk beeld en eventuele nalevingsproblemen die je werkzaamheden negatief kunnen beïnvloeden.

Dit kan ook invloed hebben op je rapportage- en analyseprocessen, waardoor de besluitvormingsprocessen van je bedrijf zwakker kunnen worden.

Problemen met andere HR-systemen

De wetgeving voor payroll wijzigt vaak, waardoor bedrijven hun systemen en processen voortdurend moeten bijwerken om compliant te blijven in alle landen waar ze actief zijn.

Je bedrijf kan hierdoor te maken krijgen met allerlei soorten problemen. Net als mogelijke juridische en nalevingsproblemen kan het bij je werknemers leiden tot veel ontevredenheid. Zij willen natuurlijk geen late of onjuiste betalingen ontvangen. Als fouten bij betalingen vaker voorkomen, kunnen werknemers zelfs beslissen weg te gaan bij je bedrijf.

Fouten bij betalingen

Global payroll-beheer leidt tot hogere interne kosten vanwege het personeel, de juridische support en de systeemvereisten die nodig zijn om payroll operations in meerdere landen te regelen.
Bedrijven moeten rekening houden met de kosten voor het aannemen en trainen van personeel, het opzetten van betalingssystemen in meerdere landen en het beheren van de payroll-infrastructuur.
Het maandelijkse payrollproces omvat meestal:

• arbeidskosten voor je interne payrollspecialisten
• buitenlandse wissel- en overschrijvingskosten
• zakelijke bankkosten
• juridische kosten in meerdere landen
• kosten voor gegevensbeveiliging en -bescherming

Gegevensbeveiliging

Verouderde payrollsystemen kunnen zorgen voor inefficiënties, meer handmatig werk en compliance- en gegevensnauwkeurigheidsrisico's in processen van de global payroll.

Met deze uitdagingen in het achterhoofd, zijn er verschillende best practices die je kunt toepassen om je global payroll efficiënt en effectief te beheren.

Het is belangrijk dat je deze belangrijke stappen volgt.

Bekend zijn met internationale salarisverschillen

Ontkoppelde HR-systemen kunnen leiden tot tegenstrijdigheden in gegevens, rapportageproblemen en compliancerisico's in het global payroll-beheer.

Je moet buitenlandse salarissen afstemmen op de verschillen tussen landen, zoals de woonlasten, de arbeidsmarkt en belastingwetgeving. Het is belangrijk dat je begrijpt hoe deze factoren van invloed zijn op je global payroll.

Je moet bijvoorbeeld rekening houden met wisselkoersschommelingen als je je internationale werknemers vergoedingen aanbiedt. Dit kan een aanzienlijk verschil zijn in vergelijking met lokale salarissen, afhankelijk van de valuta.

Ervoor zorgen dat je beveiligingssystemen solide zijn

Complexiteit in de global payroll verhoogt het risico op betalingsproblemen door handmatige processen, verkeerde belastingberekeningen en valutaschommelingen.

Als je van tevoren op de hoogte bent van al deze verschillen, kun je eerlijke en concurrerende salarissen aanbieden in het buitenland én voldoen aan de belasting- en juridische verplichtingen.

Zoals besproken, moet cybersecurity de hoogste prioriteit zijn voor organisaties die gevoelige gegevens verwerken, zoals salarisgegevens. Zo doe je dit op een effectieve manier:

• in sommige landen leiden tot straffen, boetes en rentebetalingen.
• schade berokkenen aan de reputatie van je bedrijf bij nieuwe starters, klanten en andere stakeholders.
• zorgen voor extra kosten, zoals de tijd die het kost om ze te herstellen.
• je schaalmogelijkheden aanzienlijk belemmeren.

Zoveel mogelijk automatiseren

Bij global payroll zijn sterke maatregelen voor gegevensbescherming nodig, om gevoelige werknemersgegevens te beschermen en aan internationale gegevensbeschermingswetten te voldoen.

Door je payrollproces te automatiseren kun je je werkzaamheden stroomlijnen en wordt de kans op fouten kleiner. Je bespaart hiermee ook veel tijd op administratieve taken.

Hoe kan de leverancier van global payroll helpen?

Best practices voor global payroll-beheer zijn onder meer het verbeteren van de beveiliging, processen automatiseren en inzicht krijgen in salarisverschillen buiten de grenzen.

Er zijn echter een paar dingen waar je rekening mee moet houden voordat je met automatiseren begint. Dit zijn drie belangrijke stappen:

Welk model is het beste?

Een sterk beveiligingssysteem voor payroll beschermt gevoelige gegevens met encryptie, toegangsbeheer en trainingen voor werknemers in de best practices voor cyberbeveiliging.

• Gebruik sterke wachtwoorden, encryptie en tweestapsverificatie bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens.
• Gebruik vastgestelde beveiligingsnormen.
• Zorg ervoor dat de teams die omgaan met persoonlijke gegevens regelmatig trainingen krijgen over protocollen voor cybersecurity.
• Ontwikkel een uitgebreid beleid voor toegangscontrole en acceptabel gebruik van IT-apparatuur van het bedrijf.

In het algemeen vallen payroll providers onder twee categorieën: volledig in eigendom en samengevoegd.

2. Zoveel mogelijk automatiseren

Met de automatisering van global payroll verminder je handmatige fouten, bespaar je tijd en verbeter je de efficiënte door herhalende administratieve taken te automatiseren.

• Directe toegang tot onze eigen lokale belastingspecialisten in de landen waar je mensen aanneemt.
• Regelmatige updates van de payrollprocessen na wetswijzigingen.
• Eén centraal payrollsysteem (met de mogelijkheid om in meerdere valuta te betalen).

3. Bekend zijn met internationale salarisverschillen

Global payroll beheren vereist salarisaanpassingen op basis van de kosten van levensonderhoud, belastingtarieven en valutaverschillen in meerdere landen.

Met dit model heeft je bedrijf één vaste contactpersoon en ontvang je in alle landen dezelfde service. Ze hebben meestal een gecentraliseerd platform, waar je betalingen en nalevingsverplichtingen in verschillende markten makkelijk kunt bijhouden. Je kunt daar ook andere HR-processen stroomlijnen, zoals werknemersgegevens of salarisgegevens updaten.

Deze leveranciers hebben een goed ontwikkelde infrastructuur, waarmee alle technische en veiligheidsgerelateerde aspecten worden geregeld.

Het samengevoegde model

Global payroll beheren met Remote

Een systeem voor global payrollbeheer verbetert de compliance, automatiseert de processen en vereenvoudigt de payroll in meerdere landen met één centraal platform.

Samengevoegde global payroll providers gebruiken lokale partners om in verschillende landen hun diensten aan te bieden.

Met deze aanpak kunnen ze gebruikmaken van de deskundigheid en bronnen van hun partners, en tegelijk zorgen dat jij één contactpersoon hebt. Doorgaans hebben deze leveranciers een uitgebreid netwerk van partners die vertrouwd zijn met de lokale regelgeving en nalevingsverplichtingen.

Gegevensbeveiliging garanderen

Global payroll-systemen verbeteren de gegevensbeveiliging door gevoelige gegevens te centraliseren en de risico's die ontstaan door handmatige gegevensverwerking te verminderen.

Maar, omdat deze diensten worden uitbesteed, zijn de kosten vaak hoger. Veel van het werk wordt uitgevoerd door derde partijen die jij niet kent.

Het model van volledige eigendom wordt vaak gebruikt door global payroll providers zoals Remote, omdat hierbij al het werk intern wordt uitgevoerd en niet wordt uitbesteed aan derde partijen. Deze aanpak is voor klanten kosteneffectiever zonder dat wordt afgedaan aan het niveau van lokale kennis en expertise in het land.

Remote is de perfecte partner om je global payroll te beheren. We bieden oplossingen voor alle uitdagingen die we hierboven hebben genoemd, zoals:

Payrollprocessen automatiseren

Payrollsystemen automatiseren taken als betalingen en rapportage, waardoor HR-teams minder werkdruk ervaren en de nauwkeurigheid verbetert.

Praat met een van onze experts voor meer informatie over de voordelen van een betrouwbare global payroll solution voor jouw bedrijf.

Met een effectief systeem voor payrollbeheer voert de software nu automatisch handmatige taken uit, zoals automatische uitbetalingen aan werknemers nadat een betaalschema is opgezet.

Met Remote kun je al je payroll-invoer efficiënt bijhouden, registreren en goedkeuren, zonder dat gegevensduplicatie nodig is. Daarnaast zie je eenvoudig een totaaloverzicht van je payrollkosten, zodat je bedrijf de kasstroombehoeften kan voorspellen.

Eenvoudig payroll beheren buiten de grenzen

Global payroll-systemen maken payroll buiten de grenzen eenvoudiger door processen te standaardiseren en te zorgen voor nauwkeurige, compliant betalingen in meerdere valuta.

Een hoogwaardig systeem voor global payroll-beheer kan een gestandaardiseerde manier zijn om al je gegevens te bekijken. Het wordt zo een stuk eenvoudiger om in de landen van je werknemers rechtsgeldig te zijn. Het zorgt dat je medewerkers op tijd, nauwkeurig en in de juiste valuta worden betaald. En, wat nog beter is, met een payrollsysteem blijf je compliant – voor je eigen gemoedsrust.

In het algemeen vallen payroll providers onder twee categorieën: volledig in eigendom en samengevoegd.

Het model van volledige eigendom

Het payrollmodel van volledige eigendom maakt gebruik van een enkele aanbieder om payroll in meerdere landen te beheren, en zorgt zo voor regelmaat, controle en gecentraliseerde operations.

Met dit model heeft je bedrijf één vaste contactpersoon en ontvang je in alle landen dezelfde service. Er is meestal een gecentraliseerd platform, waar je betalingen en nalevingsverplichtingen in verschillende markten makkelijk kunt bijhouden. Je kunt daar ook andere HR-processen stroomlijnen, zoals werknemersgegevens of salarisgegevens updaten.

Deze leveranciers hebben een goed ontwikkelde infrastructuur, waarmee alle technische en veiligheidsgerelateerde aspecten worden geregeld.

Het samengevoegde model

Het samengevoegde payrollmodel is in elk land afhankelijk van lokale partners, waardoor je een lokaal relevante ervaring hebt maar vaak ook hogere kosten en meer complexiteit.

Met deze aanpak wordt gebruikgemaakt van de deskundigheid en bronnen van partners, en tegelijk gezorgd dat jij één contactpersoon hebt. Doorgaans hebben deze leveranciers een uitgebreid netwerk van partners die vertrouwd zijn met de lokale regelgeving en nalevingsverplichtingen.

Maar, omdat deze diensten worden uitbesteed, zijn de kosten vaak hoger. Veel van het werk wordt uitgevoerd door derde partijen die jij niet kent.

Welk model is het beste?

Het model in volledige eigendom is vaak kosteneffectiever en consistent, omdat het niet afhankelijk is van derden maar wel lokale expertise heeft.

Global payroll beheren met Remote

Met Remote kunnen bedrijven global payroll beheren met compliance, automatiseringen en een centraal platform dat door lokale experts in elk land wordt ondersteund.

Remote is de perfecte partner om je global payroll te beheren. We bieden oplossingen voor alle uitdagingen die we hierboven hebben genoemd, zoals:

• Directe toegang tot onze eigen lokale belastingspecialisten in de landen waar je mensen aanneemt.
• Regelmatige updates van de payrollprocessen na wetswijzigingen.
• Eén centraal payrollsysteem (met de mogelijkheid om in meerdere valuta te betalen).
• Naadloze integraties met meerdere HR-platforms (en API-toegang).
• Een solide en veilige infrastructuur.
• Automatisering van administratieve taken, waarmee jij en je team talloze werkuren kunnen besparen.

Praat vandaag nog met een van onze experts voor meer informatie over de voordelen van een betrouwbare global payroll solution voor jouw bedrijf.