Sjabloon voor loonrapportage

Gebruik deze loonrapportagesjabloon om nauwkeurige, conforme loonrapportages te genereren voor uw Amerikaanse werknemers. Of u nu een groeiende startup in de VS bent of een wereldwijd bedrijf opschaalt, deze structuur helpt u op de hoogte te blijven van loonbelastingen, loonoverzichten van werknemers en rapportageverplichtingen.

Wat is een loonaangifte?

Een loonadministratierapport is een uitgebreid overzicht van lonen, belastinginhoudingen en premies voor een bepaalde loonperiode. Het helpt u:

• Zorgen voor naleving van federale en staatsvereisten
• Loonkosten en werknemersbeloning bijhouden
• Ondersteuning eindejaarsrapportage en audits
• Verifieer betalingen aan werknemers en overheidsinstanties
  
  

Voorbeeld van een salarisrapport voor Amerikaanse werkgevers

Dit sjabloon kan worden gebruikt voor elke salarisrun of maandelijks/kwartaal geconsolideerd.

1. Salarisoverzicht (per loonperiode)

Zorg er altijd voor dat dit overzicht is afgestemd op uw loonregister en boekhoudsysteem.

2. Salarisregister op werknemersniveau

Zorg ervoor dat u voor elke werknemer het volgende opneemt:

• Hun federale inkomstenbelasting
• Hun Sociale Zekerheid en Medicare (FICA) bijdragen
• Hun staats- (en/of lokale) belastingen (indien van toepassing)
• Hun voordelen vóór belastingen (bijv. ziektekostenverzekering, 401(k))
• Uw werkgeversbijdragen (bijv. FUTA, SUTA, FICA match)
  
  

3. Belastingplichtig rapport

Opmerking: Zorg ervoor dat u deze bedragen stort volgens het stortingsschema van uw Internal Revenue Service (IRS) (d.w.z. maandelijks, halfwekelijks of de volgende dag).

4. Inhoudings- en uitkeringsoverzicht (YTD facultatief)

5. Te genereren en te archiveren documenten

Zorg ervoor dat u de volgende documenten en formulieren genereert en indient:

• Betaalstrookjes werknemers
• IRS Form 941 (Kwartaalaangifte federale belasting)
• IRS Formulier 940 (Jaarlijkse FUTA Belastingaangifte)
• Staatsaangifte werkloosheidsbelasting (verschilt per staat)
• Indiening van staats-/lokale inkomstenbelasting
• W-2 formulieren (jaarlijks)

Controleer indien nodig uw staatsarbeidsafdeling voor specifieke indieningsschema's.

Zie ook: De werkgeversgids voor loonbelastingformulieren in de VS

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Enkele van de meest voorkomende fouten die werkgevers maken bij het rapporteren van salarisadministratie zijn:

• Ontbrekende SUTA-registraties in afgelegen werknemersstaten
• Formulier 941 te laat indienen (of met onjuiste belastingbedragen)
• Onderrapportage van aftrekposten vóór belastingen zoals 401(k) of HSA
• Het niet bijwerken van salarisrapporten na wijzigingen in de werknemersstatus
  
  

Wilt u dit proces vereenvoudigen en versnellen?

Payrollrapporten zijn essentieel, maar — zoals u kunt zien — ze zijn tijdrovend en gemakkelijk verkeerd te krijgen. Dus waarom laat Remote niet uw Amerikaanse loonrapportage afhandelen voor u?

Van belastingberekeningen en -declaraties tot loonoverzichten en eindejaarsformulieren, Remote helpt ervoor te zorgen dat elk loonrapport accuraat, tijdig en conform is. Of u nu één persoon in uw woonplaats inhuurt of hele teams in het hele land, Remote stelt u in staat om:

• Vermijd dure fiscale boetes of gemiste deadlines
• Zorg ervoor dat werknemers en aannemers correct worden betaald
• Ontvang auditklare rapporten zonder gedoe

Voor meer informatie over hoe Remote kan helpen, spreek met een van onze vriendelijke experts.