Vorlage für Lohnabrechnungen

Verwenden Sie diese Vorlage für Gehaltsabrechnungen, um genaue, konforme Gehaltsabrechnungsberichte für Ihre Mitarbeiter in den USA zu erstellen. Egal, ob Sie ein wachsendes Startup in den Staaten oder ein skalierendes globales Unternehmen sind, diese Struktur hilft Ihnen, den Überblick über Lohnsteuern, Gehaltsübersichten für Mitarbeiter und Berichtspflichten zu behalten.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Ein Lohnabrechnungsbericht ist eine umfassende Zusammenfassung von Löhnen, Steuerquellen und Beiträgen für einen bestimmten Zahlungszeitraum. Es hilft Ihnen:

• Sicherstellung der Einhaltung von Bundes- und Landesvorgaben
• Lohnkosten und Mitarbeitervergütung nachverfolgen
• Unterstützung von Jahresendberichten und Audits
• Zahlungen an Mitarbeiter und Behörden überprüfen
  
  

Beispiel-Gehaltsbericht für US-Arbeitgeber

Diese Vorlage kann für jeden Lohndurchlauf oder konsolidiert monatlich/vierteljährlich verwendet werden.

1. Lohnübersicht (pro Auszahlungszeitraum)

Stellen Sie immer sicher, dass diese Zusammenfassung auf Ihr Lohnbuch und Ihr Buchhaltungssystem abgestimmt ist.

2. Lohnbuch auf Mitarbeiterebene

Achten Sie bei jedem Mitarbeiter darauf:

• Ihre Bundeseinkommensteuer
• Ihre Beiträge zur Sozialversicherung und Medicare (FICA)
• Ihre staatlichen (und/oder lokalen) Steuern (falls zutreffend)
• Ihre Leistungen vor Steuern (z.B. Krankenversicherung, 401(k))
• Ihre Arbeitgeberbeiträge (z.B. FUTA, SUTA, FICA match)
  
  

3. Steuerpflichtbericht

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie diese Beträge gemäß Ihrem internen Einzahlungsplan (IRS) einzahlen (d. h. monatlich, halbwöchentlich oder am nächsten Tag).

4. Quellen- und Leistungsübersicht (YTD optional)

5. Dokumente zum Generieren und Ablegen

Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Dokumente und Formulare generieren und ablegen:

• Mitarbeiterlohn
• IRS-Formblatt 941 (vierteljährliche Bundessteuererklärung)
• IRS Formblatt 940 (Jährliche FUTA-Steuererklärung)
• Staatliche Arbeitslosensteuererklärung (variiert je nach Bundesland)
• Staatliche/lokale Einkommensteueranmeldungen
• W-2-Formulare (jährlich)

Falls erforderlich, überprüfen Sie Ihre staatliche Arbeitsabteilung für spezifische Ablagepläne.

Siehe auch: Der Arbeitgeberleitfaden für Lohnsteuerformulare in den USA

Häufige Fehler zu vermeiden

Zu den häufigsten Fehlern, die Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung machen, gehören:

• Fehlende SUTA-Registrierungen in entlegenen Mitarbeiterstaaten
• Anmeldeformular 941 verspätet (oder mit falschen Steuerbeträgen)
• Zu niedrige Abzüge vor Steuern wie 401(k) oder HSA
• Gehaltsberichte nach Mitarbeiterstatusänderungen nicht aktualisieren
  
  

Möchten Sie diesen Prozess vereinfachen und beschleunigen?

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