Plantilla de informe de nómina

Utilice esta plantilla de informes de nómina para generar informes de nómina precisos y conformes para sus empleados con sede en Estados Unidos. Ya sea que sea una startup en crecimiento en los Estados Unidos o un negocio global en escala, esta estructura le ayuda a mantenerse al tanto de los impuestos sobre la nómina, los resúmenes de pago de los empleados y las obligaciones de informar.

¿Qué es un informe de nómina?

Un informe de nómina es un resumen completo de salarios, retenciones de impuestos y contribuciones para un período de pago específico. Te ayuda a:

• Garantizar el cumplimiento de los requisitos federales y estatales
• Realizar un seguimiento de los costos de nómina y compensación de empleados
• Apoyo a la presentación de informes y auditorías de final de año
• Verificar pagos a empleados y agencias gubernamentales
  
  

Ejemplo de informe de nómina para empleadores estadounidenses

Esta plantilla se puede utilizar para cada ejecución de nómina o consolidar mensual/trimestralmente.

1. Resumen de la nómina (por período de pago)

Asegúrese siempre de que este resumen coincida con su registro de nómina y su sistema de contabilidad.

2. Registro de nóminas a nivel de empleados

Para cada empleado, asegúrese de incluir:

• Su impuesto federal sobre la renta
• Sus contribuciones al Seguro Social y Medicare (FICA)
• Sus impuestos estatales (y/o locales) (si aplica)
• Sus beneficios antes de impuestos (por ejemplo, seguro médico, 401(k))
• Las contribuciones de su empleador (por ejemplo, FUTA, SUTA, FICA match)
  
  

3. Informe de obligaciones tributarias

Nota: Asegúrate de depositar estos montos de acuerdo con tu programa de depósito del Servicio de Impuestos Internos (IRS) (es decir, mensual, semestral o al día siguiente).

4. Resumen de retención y beneficios (YTD opcional)

5. Documentos para generar y archivar

Asegúrese de generar y archivar los siguientes documentos y formularios:

• Tunes de pago de empleados
• Formulario 941 del IRS (declaración trimestral de impuestos federales)
• Formulario 940 del IRS (declaración anual de impuestos de la FUTA)
• Declaraciones de impuestos estatales por desempleo (varía según el estado)
• Presentaciones de impuestos estatales/locales
• Formularios W-2 (anuales)

Si es necesario, revise su departamento de trabajo estatal para ver los horarios de presentación específicos.

Véase también: La guía del empleador para los formularios de impuestos sobre nómina en los EE.

Errores comunes a evitar

Algunos de los errores más comunes que cometen los empleadores al declarar la nómina incluyen:

• Registros SUTA perdidos en estados de empleados remotos
• Presentar el Formulario 941 con retraso (o con cantidades de impuestos incorrectas)
• Deducciones antes de impuestos como 401(k) o HSA
• No actualizar los informes de nómina después de los cambios de estado de los empleados
  
  

¿Quieres simplificar y acelerar este proceso?

Los informes de nómina son esenciales, pero —como puedes ver— consumen mucho tiempo y son fáciles de equivocar. Entonces, ¿por qué no dejar que Remote maneje sus informes de nómina de EE.UU. por usted?

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• Evite costosas sanciones fiscales o plazos incumplidos
• Garantizar que los empleados y contratistas reciban una remuneración correcta
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