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Plantilla de informe de nómina
Utilice esta plantilla de informes de nómina para generar informes de nómina precisos y conformes para sus empleados con sede en Estados Unidos. Ya sea que sea una startup en crecimiento en los Estados Unidos o un negocio global en escala, esta estructura le ayuda a mantenerse al tanto de los impuestos sobre la nómina, los resúmenes de pago de los empleados y las obligaciones de informar.
¿Qué es un informe de nómina?
Un informe de nómina es un resumen completo de salarios, retenciones de impuestos y contribuciones para un período de pago específico. Te ayuda a:
Garantizar el cumplimiento de los requisitos federales y estatales
Realizar un seguimiento de los costos de nómina y compensación de empleados
Apoyo a la presentación de informes y auditorías de final de año
Verificar pagos a empleados y agencias gubernamentales
Ejemplo de informe de nómina para empleadores estadounidenses
Esta plantilla se puede utilizar para cada ejecución de nómina o consolidar mensual/trimestralmente.
1. Resumen de la nómina (por período de pago)
Tema | Cantidad (USD) |
Inicio del período de pago | 1 de julio de 2025 |
Fin del período de pago | 15 de julio de 2025 |
Fecha de pago | 16 de julio de 2025 |
Total de empleados pagados | 12 |
Total de salarios brutos | $84,000 |
Total de deducciones antes de impuestos | $6,000 |
Total de salarios imponibles | $78,000 |
Total de obligaciones fiscales patronales | $7,250 |
Salario neto total desembolsado | $62,750 |
Asegúrese siempre de que este resumen coincida con su registro de nómina y su sistema de contabilidad.
2. Registro de nóminas a nivel de empleados
Empleado | Sueldo bruto | Deducciones antes de impuestos | Impuesto retenido | Remuneración neta | Impuestos patronales | Notas |
Jane Doe | $7,000 | $500 (401k) | $1,200 | $5,300 | $535 (SS + Medicare) | FT, CA, exento de SUI |
John Smith | $6,000 | $400 (HSA) | $1,050 | $4,550 | $459 | Trabajador remoto en TX |
Para cada empleado, asegúrese de incluir:
Su impuesto federal sobre la renta
Sus contribuciones al Seguro Social y Medicare (FICA)
Sus impuestos estatales (y/o locales) (si aplica)
Sus beneficios antes de impuestos (por ejemplo, seguro médico, 401(k))
Las contribuciones de su empleador (por ejemplo, FUTA, SUTA, FICA match)
3. Informe de obligaciones tributarias
Tipo de impuesto | Importe | Fecha de vencimiento | Status |
Impuesto federal sobre la renta | $9,000 | 20 de julio de 2025 | Pendiente |
Seguridad Social (EE) | $5,208 | 20 de julio de 2025 | Pagado |
Medicare (EE) | $1,218 | 20 de julio de 2025 | Pagado |
Seguridad Social (ER) | $5,208 | 20 de julio de 2025 | Pagado |
Medicare (ER) | $1,218 | 20 de julio de 2025 | Pagado |
Desempleo federal (FUTA) | $432 | 31 de julio de 2025 | Programado |
Desempleo estatal (SUTA) | $543 | 31 de julio de 2025 | Programado |
Nota: Asegúrate de depositar estos montos de acuerdo con tu programa de depósito del Servicio de Impuestos Internos (IRS) (es decir, mensual, semestral o al día siguiente).
4. Resumen de retención y beneficios (YTD opcional)
Categoría | Total retenido YTD |
Impuesto federal sobre la renta | $62,000 |
Impuesto estatal sobre la renta | $13,400 |
Seguridad Social (empleado) | $40,508 |
Medicare (empleado) | $9,450 |
401(k) contribuciones | $22,000 |
Contribuciones de la HSA | $9,800 |
5. Documentos para generar y archivar
Asegúrese de generar y archivar los siguientes documentos y formularios:
Tunes de pago de empleados
Formulario 941 del IRS (declaración trimestral de impuestos federales)
Formulario 940 del IRS (declaración anual de impuestos de la FUTA)
Declaraciones de impuestos estatales por desempleo (varía según el estado)
Presentaciones de impuestos estatales/locales
Formularios W-2 (anuales)
Si es necesario, revise su departamento de trabajo estatal para ver los horarios de presentación específicos.
Véase también: La guía del empleador para los formularios de impuestos sobre nómina en los EE.
Errores comunes a evitar
Algunos de los errores más comunes que cometen los empleadores al declarar la nómina incluyen:
Registros SUTA perdidos en estados de empleados remotos
Presentar el Formulario 941 con retraso (o con cantidades de impuestos incorrectas)
Deducciones antes de impuestos como 401(k) o HSA
No actualizar los informes de nómina después de los cambios de estado de los empleados
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