Wat is een operationele begroting

Een operationele begroting is een financieel plan voor de verwachte uitgaven en inkomsten van een bedrijf over een bepaalde periode. Over het algemeen worden operationele budgetten voor één jaar geprojecteerd. Ze worden aan het eind van een jaar opgesteld om de financiën voor het bedrijf voor het volgende jaar te plannen.

Bedrijfsbegrotingen zijn essentiële onderdelen van het algemene bedrijfsplan van een bedrijf. Als projecties van wat een bedrijf verwacht dat zijn inkomsten zullen zijn in vergelijking met zijn uitgaven, zijn ze nodig om realistische bedrijfsdoelen te stellen en plannen te maken om die doelen te bereiken. 

Bedrijfsmanagers gebruiken bedrijfsbudgetten om het succes van bedrijfsprocessen te meten. Ze kunnen de prognoses in een bedrijfsbudget vergelijken met realtime bedrijfsresultaten om inefficiënties op te sporen en noodzakelijke verbeteringen aan te brengen. 

Als managers bijvoorbeeld ontdekken dat hun wervingskosten niet in lijn zijn met hun verwachte uitgaven volgens het bedrijfsbudget, kunnen ze hun wervingsprocessen herzien, bijvoorbeeld door samen te werken met een extern bedrijf dat gespecialiseerd is in wervingspraktijken.

Een operationele begroting bestaat over het algemeen uit verschillende onderdelen, zoals:

• Verwachte inkomsten. Dit verwijst naar de hoeveelheid geld die een bedrijf schat dat het zal verdienen in een bepaalde periode. Opbrengsten worden geprojecteerd door de cijfers van de afgelopen jaren te analyseren of door de hoeveelheid voorraad te analyseren in verhouding tot de prijspunten waartegen de voorraad wordt verkocht.

• Vaste kosten. Dit zijn vaste bedrijfskosten die niet al te veel schommelen van jaar tot jaar. Tot de vaste kosten behoren huur, nutsvoorzieningen en bedrijfsverzekeringen, maar ook de kosten voor het kopen, huren of onderhouden van apparatuur.

• Variabele kosten. Variabele kosten hebben daarentegen de neiging om mee te bewegen met het bedrijfsvolume. De kosten van arbeid, of dat nu binnenlands of grondstoffen zijn, en transportkosten zijn een paar voorbeelden.

• Niet-operationele uitgaven. Uitgaven die niet direct verband houden met de dagelijkse bedrijfsactiviteiten worden beschouwd als niet-operationele kosten. Hieronder vallen zaken als afschrijvingen op voorraden, rentebetalingen en kosten voor het afstoten van activa. 

• Niet-kasuitgaven. Dit zijn uitgaven waar geen betaling mee gemoeid is. Ze beïnvloeden de inkomsten van een bedrijf, maar niet de kasstroom. Bedrijven kunnen verschillende niet-geldelijke kosten maken, waaronder afschrijvingen, vergoedingen voor aandelen, uitputting en afschrijving. 

Managementteams en andere leidinggevenden van het bedrijf stellen meestal het operationele budget op. Prognosticeren wat het zou moeten omvatten gaat grotendeels over het inschatten hoe het bedrijf zal presteren in de komende periode, jaarlijks of per kwartaal. Om deze schatting te maken, analyseren managers de prestaties van het bedrijf in voorgaande jaren en houden vervolgens rekening met andere factoren die de toekomstige prestaties waarschijnlijk zullen beïnvloeden. Deze factoren staan bekend als marktvariabelen en omvatten zaken als:

• Nieuwe producten en initiatieven van het bedrijf

• Economische omstandigheden

• Trends in de sector

• Schommelingen in de verkoop

• Concurrentie op de markt

Dat gezegd hebbende, is het duidelijk dat operationele budgetten niet alleen over inkomsten gaan. Het gaat om de kosten die een bedrijf waarschijnlijk zal maken. Daarom moeten leidinggevenden een schatting maken van de waarschijnlijke totale uitgaven binnen elke bedrijfsafdeling. Het is vaak aan afdelingsmanagers om prognoses te maken van de uitgaven voor hun afdeling. Hogere leidinggevenden maken over het algemeen prognoses voor inkomstenuitgaven die van toepassing zijn op de algemene bedrijfsactiviteiten.