Einfache Kommunikationsregeln für Remote-Teams

Egal, was du davon halten magst, aber Remote-Arbeit ist gekommen, um zu bleiben. Schon heute arbeiten 58 % der Arbeitnehmer:innen in den USA zumindest teilweise von zu Hause.

Ohne die direkte Anwesenheit von Kolleg:innen fällt es aber oft schwer, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Entscheidungen zu treffen. Einige Teammitglieder können sich alleingelassen fühlen und beginnen, sich zurückzuziehen. Die gemeinsame Arbeit im Team leidet.

Deshalb ist wirksame Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg eines Remote-Unternehmens. Kein Wunder also, dass 72 % der Führungskräfte sich in ihren Unternehmen bessere und effektivere Kommunikationstools wünschen.

Ganz egal, ob dein Team aus fünf oder 500 Leuten besteht: In den nächsten Absätzen erfährst du, was zu guter Remote-Kommunikation gehört und welche Best Practices für die Remote-Arbeit du umsetzen solltest.

Was ist Remote-Kommunikation?

Noch nie war es wichtiger als heute, gut funktionierende und effektive Kommunikationsmethoden für Remote-Teams einzurichten, die nicht selten über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

Der Kommunikationsstil in einem Unternehmen wird maßgeblich davon bestimmt, ob es „remote-first“ oder „remote-friendly“ ist: Remote-first bedeutet, dass alle Mitarbeiter:innen remote arbeiten und das Unternehmen nur wenige oder gar keine Büros hat. Remote-friendly hingegen sind Unternehmen, die ihren Mitarbeiter:innen hohe Flexibilität bieten, aber einige Tage Anwesenheit im Büro erfordern.

Wer Remote-Teams in unterschiedlichen Zeitzonen hat, sollte ein System für die asynchrone Kommunikation einführen. In einer Umfrage gaben 57 % der Unternehmensinhaber:innen an, dass auch ihre Kunden die asynchrone Kommunikation bevorzugen. Diese Kommunikationsmethoden sind asynchron bzw. zeitversetzt:

• E-Mail

• Chat

• Aufgezeichnete Videonachrichten

• Projektmanagement-Tools

• Gemeinsame Online-Dokumente

6 Tipps für bessere Remote-Kommunikation

Wir haben sechs Tipps für dich zusammengestellt, damit die Kommunikation in deinem Remote-Team reibungslos funktioniert:

1. Eigenverantwortung (zulassen)

Das Ziel jedes Managers und jeder Managerin sollte es sein, dass ihre Remote-Mitarbeiter:innen eigenständig, alltägliche Entscheidungen treffen. Mit Micromanagement erreicht man nur, dass sie ganz schnell nach einem anderen Arbeitgeber suchen.

Schränke die Nutzung von Kommunikationstools wie Slack gezielt ein, damit niemand abhängig von anderen Kolleg:innen wird. Gelegentliche Nachrichten sind natürlich okay, um eine schnelle Antwort zu bekommen oder ein paar freundliche Worte mit Kolleg:innen zu wechseln. Aber wenn du dich dabei ertappst, ständig auf das Input anderer zu warten, um deine Arbeit zu erledigen, solltest dich fragen, warum das so ist. Es ist wichtig, Eigenverantwortung zu übernehmen, damit du deine Aufgaben erledigen, sie dokumentieren und am Ende mit dem Team teilen kannst.

2. Benachrichtigungen einschränken

Laut einer Studie des Harvard Business Review wechseln Benutzer:innen rund 1200-mal am Tag von einer App zur anderen. Wenn deine Teammitglieder zu viele Kommunikationskanäle und Apps im Auge behalten müssen, können sie schnell überfordert sein.

Sage ihnen daher, dass sie ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen sollen, um nicht ständig abgelenkt zu werden. Chat-Tools wie Slack erlauben beispielsweise die Deaktivierung von Benachrichtigungen für einen bestimmten Zeitraum – praktisch, wenn konzentriertes Arbeiten erforderlich ist.

Schaffe eine Kultur, in der nicht sofort auf alles geantwortet werden muss. Damit gibst du deinen Remote-Mitarbeiter:innen die Chance, ihre Arbeit in Ruhe zu erledigen, ohne Dauerstress und das ständige Gefühl, immer verfügbar sein zu müssen.

3. Abläufe dokumentieren

Die schrittweise Definition von Abläufen für gängige Tasks und Aktivitäten kann deine Workflows erheblich vereinfachen, die Produktivität steigern und deinem Team viele Arbeitsstunden sparen.

Vor jedem Meeting – von denen es nicht allzu viele geben sollte – bestellst du eine Person als Schriftführer:in, die entweder ein schriftliches Protokoll anfertigt oder ein Video aufnimmt, sodass später alle sehen können, was besprochen und beschlossen wurde.

Mache deine Teammitglieder möglichst schnell (und freundlich) darauf aufmerksam, wenn sie beginnen, von den etablierten Best Practices für die Dokumentation abzuweichen. Erinnere sie daran, wo dein Unternehmen sämtliche Informationen speichert, sodass sie dort Antworten auf ihre Fragen finden können. Wenn ein E-Mail- oder Slack-Thread zu lang wird, ist das ein Indiz dafür, dass ein Thema einer strukturierten Dokumentation bedarf. Entscheide in diesem Fall, wer es wo es dokumentieren soll.

Gute Dokumentation beantwortet die folgenden Fragen:

• Um welchen Prozess geht es?

• Wer führt ihn aus?

• Wann wird er ausgeführt?

• Welche Schritte umfasst er?

• Wie und wo wird er dokumentiert?

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4. Namenskonventionen einhalten

Teams wachsen und Bedürfnisse ändern sich. Damit deine zentrale Informationsquelle brauchbar bleibt, muss sie mit den Veränderungen Schritt halten können. Wenn Dokumentationsunterlagen wahllos benannt werden, kann man sich den Aufwand auch sparen, weil sie ohnehin niemand finden wird. Und wenn Antworten nicht schnell gefunden werden, fallen deine Teammitglieder unweigerlich darauf zurück, sie ihren Kolleg:innen zu stellen. Formuliere klare Regeln zur Speicherung und Benennung von Dokumenten. So wissen alle in deinem Team nicht nur, wo sie suchen, sondern auch wo und wie sie ihre Informationen speichern müssen.

Aber übe dich in Geduld, denn deine neue Dokumentationsstrategie wird nicht sofort reibungslos klappen. Du selbst weißt natürlich genau, wo du in Notion oder GitLab nach den gewünschten Informationen suchen musst, aber wenn jemand neu ins Team kommt und die Tools noch nicht so gut kennt, braucht es einfach eine gewisse Zeit.

5. Online-Meetings zielgerichtet nutzen

Um Zeit zu sparen und keine Produktivitätseinbußen zu riskieren, sollten Online-Meetings auf das absolute Minimum reduziert werden. In einer Umfrage gaben 78 % der Angestellten an, dass viele ihrer Meetings durch eine einfache E-Mail ersetzt werden könnten.

Prüfe den Inhalt deiner Meetings und überlege, ob nicht eine andere Form der Kommunikation besser geeignet wäre. Ein Bildschirmvideo oder Sprachnachrichten sind beispielsweise sehr praktisch und effizient, um zusätzlichen Kontext oder Feedback zu kommunizieren.

Allerdings: Beim Management von Remote-Teams ist die regelmäßige Kontaktaufnahme enorm wichtig. Wenn das menschliche Element in der physischen Arbeitsumgebung fehlt, brauchen Mitarbeiter:innen einen Kanal, in dem sie zwanglos Fragen stellen, Bedenken äußern und sich ganz allgemein als Teil des Teams fühlen können. Denn eines der größten Risiken der Remote-Arbeit ist Einsamkeit.

6. Die richtigen digitalen Tools finden

Die Arbeit in Remote-Teams steht und fällt mit den richtigen Kommunikationstools. In einer Umfrage gaben 87 % der Arbeitnehmer:innen an, dass Remote-Arbeit und digitale Kommunikation ihre Arbeit leichter gemacht haben.

Hier sind einige Tools, die dein Remote-Team hilfreich finden könnte:

• Taskmanagement-Software: Tools wie Asana, ClickUp oder Monday.com helfen bei der Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben und Projekten im Team.

• Videokonferenz-Software: Meeting-Tools wie Zoom oder Google Meet sind gute Plattformen für Online-Meetings.

• Chat- und Kommunikationstools: Messaging-Apps wie Slack und Microsoft Teams bieten Direktnachrichten, Videoanrufe und Dokument-Sharing.

• Anrufaufzeichnungs- und Notizen-Software: KI-gestützte Notizaufzeichner wie Sybill oder Fireflies.ai zeichnen Anrufe auf, machen Notizen und erstellen Transkriptionen.

• Screen-Recording-Software: Video- und Screen-Recording-Tools wie Loom und Quicktime helfen dabei, Feedback zu geben oder zusätzlichen Kontext bereitzustellen.

Weit mehr als Kommunikation: Standortunabhängiges Team-Management mit Remote

Remote-Arbeitsplätze wandeln sich rasend schnell, ganz besonders seit der Coronapandemie. Unternehmen haben alle Hände voll zu tun, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Am Anfang stehen viele vor einer grundlegenden Frage: Wie kommuniziere ich am besten? Kommuniziere ich zu wenig? Oder zu viel? Aber wenn es im Unternehmen klare Dokumentationsrichtlinien und eine gute Kultur der Zusammenarbeit gibt, fühlen sich deine Mitarbeiter:innen ausreichend informiert und können ihre Aufgaben gut erledigen.

Dasselbe gilt, wenn du dein Team mit neuen Mitgliedern im Ausland erweitern möchtest: Das Wichtigste ist, von Anfang an solide Systeme und Prozesse für die Zusammenarbeit und die Kommunikation zu definieren. Als führender Anbieter von Komplettlösungen für die globale HR hilft dir Remote, sämtliche Personalprozesse vom Onboarding bis zur Gehaltsabrechnung zu rationalisieren und deinen Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, ein vollwertiger Teil des Teams zu sein. Registriere dich und überzeuge dich selbst.

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