Was ist ein EOR?

Viele Unternehmen möchten von Arbeitskräften im Ausland profitieren. Sie scheitern aber häufig an der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Personal in Ländern, in denen sie keine eigene Niederlassung haben. Die einfachste und risikoärmste Lösung ist in diesen Fällen meist ein Employer of Record (EOR). Aber was genau bedeutet das?

Was ist ein Employer of Record?

Ein EOR ist ein Dienstleister, der anderen Unternehmen bei der Einstellung von Arbeitskräften im Ausland hilft, indem er dort als offizieller Arbeitgeber agiert. Er übernimmt dabei üblicherweise die administrativen Aufgaben des Personalwesens, darunter die lokale Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Benefits sowie alle steuerrechtlichen Belange. Mit einem zuverlässigen EOR-Partner kannst du schnell und sicher Mitarbeiter:innen weltweit einstellen und bezahlen, ohne in jedem Land eine eigene Niederlassung gründen zu müssen.

Siehe auch: Das „Employer of Record“-Dienstleistungsangebot von Remote

Welche Vorteile bietet ein EOR?

Ein EOR bietet zahlreiche Vorteile, mit denen Unternehmen Kosten sparen, Risiken mindern und ihr Personalwesen vereinfachen können. Ein EOR kann vor allem für Unternehmen mit global verteilten Mitarbeiter:innen ein wertvoller Partner sein. Zu den größten Vorteilen zählen:

• Beschäftigung von Personal im Ausland auch ohne eigene lokale Niederlassung

• Beratung durch lokale Expert:innen in steuer- und arbeitsrechtlichen Fragen

• Genaue Kenntnis der lokalen Regelung zu gesetzlich vorgeschriebenen Zusatzleistungen

• Schnelles Onboarding neuer Arbeitskräfte

• Schutz von geistigem Eigentum

• Vermeidung von Scheinselbstständigkeit

• Geringerer Verwaltungsaufwand

• Rasche Umsetzung von weltweiten Expansionsplänen

Die fünf wichtigsten Schritte bei der Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen über einen EOR

1. Vergleiche mehrere EOR-Anbieter.

Auf dem Markt tummeln sich unzählige EOR-Anbieter. Du solltest daher zunächst einen finden, der deinen Anforderungen und Kostenvorstellungen am nächsten kommt. Prüfe sorgfältig mehrere Anbieter und vergleiche ihre Angebot und Preise genau.

Siehe auch: So vergleichst du unterschiedliche EOR-Anbieter

2. Lies Kundenbewertungen.

Niemand ist so ehrlich wie die Kunden eines Anbieters. Suche nach Bewertungen und Feedback von Kunden, die den betreffenden EOR bereits kennen. Achte dabei ganz besonders auf die Meinung von Unternehmen, die deinem ähnlich sind.

Siehe auch: Wie Swell mit stressfreier internationaler Beschäftigung Zeit spart

3. Analysiere die Erfahrung deiner Mitarbeiter:innen.

Da dein EOR sich um Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Benefits und andere Personalaufgaben kümmern wird, geht es um viel: Dein Partner muss nicht nur zuverlässig sein, sondern dein Team auch mit Respekt behandeln. Deine Mitarbeiter:innen sind beim Onboarding, der Gehaltsauszahlung und in Steuerangelegenheiten auf deinen EOR angewiesen.

Siehe auch: Welche Erfahrungen machen Mitarbeiter:innen mit Remote?

4. Bezahle deine Mitarbeiter:innen in angemessener Höhe.

Stelle sicher, dass du deinen Beschäftigten ein angemessenes Gehalt zahlst. Ziehe für die Berechnung ihre Rolle in deinem Unternehmen und die lokalen Verhältnissen heran. Falls du keine Erfahrung in einigen Regionen hast, hilft ein guter EOR dir, ein angemessenes Gehalt zu bestimmen.

Siehe auch: So kalkulierst du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte

5. Schütze das geistige Eigentum deines Unternehmens.

Dein geistiges Eigentum ist das Fundament, auf dem dein Unternehmen steht. Ohne wirksamen Schutz riskierst du langwierige Rechtsstreitigkeiten vor ausländischen Gerichten mit Gesetzen, die du nicht kennst. Gehe dieser Gefahr am besten gänzlich aus dem Weg, indem du mit einem EOR zusammenarbeitest, der weiß, wie er die Erfinder- und geistigen Eigentumsrechte deines Unternehmens schützt.

Siehe auch: Erfinder- und geistige Eigentumsrechte in Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften

Was sind die Aufgaben eines EOR?

Ein EOR übernimmt zahlreiche Aspekte des Personalwesens im Ausland, etwa die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung und Auszahlung von Zusatzleistungen und sämtliche Rechts- und Steuerbelange. Welche Aufgaben diese Bereiche genau umfassen und wie der EOR sie wahrnimmt, hängt vom Unternehmen und dem EOR ab. Die gängigsten Aufgaben, die ein Employer of Record für seinen Kunden übernimmt, sind:

• Bezahlung der Mitarbeiter:innen in lokaler Währung

• Verwaltung der Benefits-Pakete

• Steuerabzüge

• Einreichen von Steuerunterlagen

• Abfuhr von Sozialbeiträgen (z. B. Sozialversicherung)

• Onboarding von Mitarbeiter:innen

• Einhaltung und kontinuierliche Beobachtung der lokalen Arbeitsgesetzgebung

Lies unseren Leitfaden, um mehr darüber zu erfahren, was ein Employer of Record leisten kann.

Hol dir unsere Checkliste für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

Herunterladen

Wie richte ich meine globale Gehaltsabrechnung ein?

Die globale Gehaltsabrechnung ist ein komplexer Prozess mit großen länderspezifischen Unterschieden. Bei der Bezahlung von Arbeitskräften in anderen Ländern solltest du die folgenden Punkte beachten:

1. Identifizierte Person, die du einstellen möchtest (bzw. bestehende Mitarbeiter:innen, die umziehen möchten).

2. Lege fest, ob der oder die neue Mitarbeiter:in als selbstständige:r Auftragnehmer:in oder als Festangestellte:r beschäftigt werden soll.

3. Wähle einen Dienstleister für die globale Gehaltsabrechnung ab: einen Employer of Record (EOR).

4. Lege das Gehalts- und Benefits-Paket des oder der Mitarbeiter:in fest.

5. Übermittle die Daten der Person an den Dienstleister, damit er die Gehaltsabrechnung einrichtet.

6. Arbeite gemeinsam mit dem Dienstleister den Arbeitsvertrag aus.

7. Lege den Vertrag deine:r Mitarbeiter:in zur Unterzeichnung vor.

Auf den ersten Blick erscheint die Einrichtung der globalen Gehaltsabrechnung extrem komplex, aber mit dem richtigen Partner kannst du sie mit wenigen Mausklicks erledigen.

Siehe auch: Remotes Leitfaden zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen

Welche Arten von EOR-Anbietern gibt es?

Es gibt prinzipiell zwei Typen von EOR-Serviceanbietern: EOR mit eigenen Niederlassungen in den einzelnen Ländern und EOR, die mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Partnerabhängige EOR-Serviceanbieter

Wie der Name schon sagt, erbringen partnerabhängige EOR-Serviceanbieter ihre Leistungen nicht selbst. Stattdessen vermitteln sie lediglich die Dienste von Drittanbietern aus den Ländern, in denen sie tätig sind. Das kann für alle Länder in ihrem Angebot der Fall sein oder auch nur für einige wenige. Mit diesem Modell kann der EOR höhere Gebühren verlangen, gibt aber ein hohes Maß an Kontrolle an Dritte ab. Partnerabhängige EOR können ihre Gebühren nicht vollständig selbst gestalten, weshalb auch deine monatlichen Rechnungen nicht genau vorhersehbar sind. Zudem kannst du dich nicht 100 % darauf verlassen, dass der Service für deine Mitarbeiter:innen vor Ort wirklich funktioniert und dass bei Problemen schnell gehandelt wird. Du solltest partnerabhängige EOR unbedingt vermeiden.

EOR-Serviceanbieter mit eigenen Niederlassungen

EOR-Serviceanbieter, die in ihren Ländern mit eigenen Niederlassungen vertreten sind, benötigen keine Drittanbieter. Sie haben eine eigenständige juristische Person vor Ort, sodass sie die volle Kontrolle über ihre Gebührenstruktur und über den Service für deine Mitarbeiter:innen haben. Für welchen EOR auch immer du dich entscheidest, achte darauf, dass er eigene Strukturen besitzt in den Ländern, in denen Menschen für dich arbeiten. Remote arbeitet ausschließlich in Ländern, in denen wir auch eine Niederlassung haben. Das spart dir hohe Kosten, gewährleistet die hervorragende Betreuung deiner Mitarbeiter:innen und garantiert den maximalen Schutz des geistigen Eigentums deines Unternehmens.

Siehe auch: EORs mit eigenen Niederlassungen oder Partnernetzwerk? Das sind die Unterschiede

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Eine Professional Employer Organization (PEO) unterscheidet sich grundlegend von einem EOR, auch wenn die beiden Begriffe recht häufig als Synonym zur Bezeichnung von globalen Payroll-Anbietern verwendet werden. Das ist verständlich, denn die Unterschiede fallen nicht sofort ins Auge. Beide kümmern sich um Personalangelegenheiten wie die weltweite Gehaltsabrechnung, die Bereitstellung und Abrechnung von Zusatzleistungen sowie steuerliche Belange.

Es gibt aber auch einige wichtige Unterschiede:

• Um eine PEO beauftragen zu können, musst du selber eine juristische Person im jeweiligen Land besitzen.

• Durch die Zusammenarbeit mit einer PEO gehst du ein Co-Beschäftigungsverhältnis ein.

• Bei einer PEO liegt die endgültige Verantwortung für die Einhaltung der lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen bei dir.

• Eine PEO kann günstiger als ein EOR sein, sofern dein Unternehmen bereits eine lokale Niederlassung besitzt.

• Falls nicht, empfiehlt sich auch in finanzieller Hinsicht meist die Zusammenarbeit mit einem EOR.

Siehe auch: Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Globale Lohnabrechnung —

19 min

So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen

Der richtige Ansatz bei der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen im Ausland spart Zeit, gewährleistet die Rechtskonformität im Zielland und sorgt für Zufriedenheit in deiner Belegschaft.

Wann solltest du mit einem EOR zusammenarbeiten?

Es gibt einige Szenarien, in denen die Beauftragung eines Employer of Record sinnvoll ist:

• Wenn du in einem Land Mitarbeiter:innen beschäftigen, aber keine Niederlassung vor Ort eröffnen möchtest. Der Aufbau einer rechtskonformen lokalen Präsenz ist kostspielig und zeitintensiv. Sie kann mehrere Monate dauern und über 100.000 US-Dollar kosten. Natürlich gibt es Situationen, in denen so eine Investition sinnvoll ist. Wenn nicht, ist ein EOR aber eine einfache und kosteneffiziente Lösung zur Beschäftigung von Mitarbeiter:innen im Ausland. Für einen simplen Pauschalpreis pro Kopf sind deine neuen Mitarbeiter:innen in wenigen Tagen bereit, für dich zu arbeiten.

• Wenn du Projekte im Ausland durchführen lassen möchtest, die nicht als selbstständige Arbeit eingestuft werden können. Meistens kannst du im Ausland problemlos mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten. Allerdings gibt es Umstände, unter denen du sie besser einstellen solltest. Scheinselbstständigkeit ist eine ständig präsente Gefahr, die hohe Bußgelder und andere Strafen nach sich ziehen kann. In diesem Fall ist ein EOR die ideale Lösung.

• Wenn bestehende Mitarbeiter:innen ins Ausland ziehen. Mit der zunehmenden Beliebtheit von Remote-Arbeit sind selbst Angestellte immer häufiger nicht lokal gebunden. In vielen Fällen können sie völlig ungebunden durch die Welt reisen, ohne ihren Job aufgeben zu müssen. Ein EOR bietet schnelle und einfache Möglichkeiten zur Bindung umzugswilliger Angestellter, ohne in verschiedenen Zielländern gleich neue Niederlassungen eröffnen zu müssen. Du kannst sogar mühelos digitale Nomad:innen beschäftigen, die kontinuierlich das Land wechseln.

• Wenn du Zweifel zur korrekten Klassifizierung deiner Auftragnehmer:innen hast. Viele Länder gehen immer entschiedener gegen die Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen vor. Arbeitgeber haben eine rechtliche und auch eine moralische Verpflichtung, ihre Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß anzumelden. Wo allerdings die Grenzen zwischen Freiberufler:innen und Angestellten verlaufen, kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Ein zuverlässiger EOR-Partner hat das nötige lokale Fachwissen, um dir bei der korrekten Klassifizierung deiner Arbeitskräfte zu helfen und Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

• Wenn du deine geistigen Eigentumsrechte weltweit schützen musst. Internationale Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen können die Sicherheit deiner geistigen Eigentumsrechte gefährden. Ein EOR mit eigener Präsenz vor Ort ist deutlich besser in der Lage, dir geeignete Schutzmaßnahmen zu bieten, sodass du dich unbesorgt auf den Aufbau deines Teams konzentrieren kannst.

• Wenn dein Unternehmen das Steuer- und Arbeitsrecht in einem Land nicht kennt. Die Einstellung von Mitarbeiter:innen in einem neuen Land setzt voraus, dass der Arbeitgeber die steuer- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen vor Ort kennt. Leider sind diese in vielen Fällen äußerst komplex, sodass Unternehmen auf externe Hilfe angewiesen sind. Ein EOR kennt die Gesetzeslage genau und kann dich bei der Erschließung neuer Arbeitsmärkte beraten.

Was ist in einer EOR-Vereinbarung enthalten?

Eine EOR-Vereinbarung umfasst üblicherweise folgende Punkte:

• Beauftragung des EOR mit der legalen Einstellung von Mitarbeiter:innen

• Übertragung der Rechte an dem von Mitarbeiter:innen erschaffenen geistigen Eigentum vom EOR an dein Unternehmen

• Das Gehalt der Mitarbeiter:innen

• Die Zusatzleistungen für die Mitarbeiter:innen

• Eventuelle Sozialabgaben, die lokal abgeführt werden müssen

• Zahlungsbedingungen

• Vertragsdauer

Einige EORs verlangen auch die Unterzeichnung einer Ausschließlichkeitsklausel, die dich exklusiv an sie bindet, manchmal sogar für mehrere Jahre. Solche Klauseln sind eine Gefahr für dein Unternehmen, da du nicht einfach zu einem anderen Anbieter wechseln kannst, solltest du mit der Leistung nicht zufrieden sein. Bei Remote gibt es weder Ausschließlichkeitsklauseln noch jahrelange Knebelverträge, sodass du jederzeit frei bist, die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.

Übernimmt ein EOR auch die Gehaltsabrechnung?

Ja, ein EOR kümmert sich auch um die Gehaltsabrechnung deiner internationalen Mitarbeiter:innen. Das umfasst nicht nur die Gehaltsabrechnung an sich, sondern auch Lohnsteuer und Sozialabgaben sowie Zusatzleistungen wie private Altersvorsorge. Ein EOR zahlt also nicht nur die Gehälter, sondern kümmert sich auch um Zusatzleistungen, Steuern und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften vor Ort.

Was kostet ein EOR?

Die meisten EORs rechnen entweder pauschal oder variabel ab.

Pauschalpreise

Ein Pauschalpreis ist eine feste monatliche oder jährliche Gebühr, die pro Mitarbeiter:in berechnet wird. Jahresgebühren sind meist etwas günstiger, während die monatliche Abrechnung mehr Flexibilität bietet.

Pauschalpreise bieten verschiedene Vorteile. So ist der Pauschalpreis beispielsweise vollkommen unabhängig von der Höhe des Gehalts und der Zusatzleistungen, die du deinen Mitarbeiter:innen zahlst. Die meisten Unternehmen bevorzugen diese Form der Preisgestaltung.

Bei Remote berechnen wir in allen Ländern, in denen wir tätig sind, einen Pauschalpreis. Da wir sehr großen Wert auf Transparenz legen, berechnen wir niemals versteckte Gebühren oder Provisionen. Mehr dazu erfährst du im Leitfaden zu unserer Fair-Preis-Garantie.

Variable Preise

Beim variablen Preismodell berechnet der EOR einen gewissen Prozentsatz des Gehalts, das du deinen Mitarbeiter:innen zahlst. Das bedeutet, dass deine Kosten für den EOR-Service davon abhängen, wie viel deine Mitarbeiter:innen verdienen. Wenn du ausschließlich im Niedriglohnsegment tätig bist, kann dieses Modell günstiger sein als Pauschalpreise. Mit steigenden Gehaltskosten steigt aber auch der Preis für den EOR. In der Folge hast du nur wenig Anreiz, gute Gehälter zu bezahlen. Und das schmälert deine Attraktivität als Arbeitgeber im entsprechenden Land.

Zusätzlich bedeuten variable Preise, dass dein EOR seine Gebühren jederzeit ändern kann. Du hast also ganz allgemein weniger Planungssicherheit als bei Pauschalpreisen.

Welche Alternativen zu einem EOR gibt es?

Wenn du deine Belegschaft im Ausland nicht über einen Employer of Record einstellen willst, hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst mit selbstständigen Auftragnehmer:innen arbeiten oder du kannst eine eigene juristische Person vor Ort gründen.

Arbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland

Wenn du weder eine eigene juristische Person im Land hast noch EOR-Services in Anspruch nehmen möchtest, kannst du mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten. Du solltest aber auf jeden Fall vermeiden, deine Angestellten einfach als „selbstständige Auftragnehmer:innen“ zu deklarieren. Das ist extrem riskant, denn Scheinselbstständigkeit wird hart bestraft. Wenn jedoch die Auftragnehmer:innen im Geschäftsverhältnis mit dir ihre Unabhängigkeit bewahren können, ist das eine großartige Möglichkeit, dein Unternehmen zu vergrößern oder kurzfristige Aufträge schnell abzuwickeln, ohne gleich Mitarbeiter:innen einstellen und einarbeiten zu müssen.

Siehe auch: So beauftragst du arbeitnehmerähnliche Selbständige

Gründung einer juristischen Person vor Ort

Wenn du ohne einen EOR Personal im Ausland fest anstellen möchtest, bleibt als einzige andere Option die Gründung einer eigenen juristischen Person, also die Eröffnung einer Niederlassung. Dazu musst du alle erforderlichen Unterlagen bei den zuständigen Behörden einreichen und belegen, dass du als eingetragenes Unternehmen tatsächlich Geschäftstätigkeiten nachgehst. Dazu braucht es häufig eine physische Präsenz oder eine gewisse Anzahl von Angestellten.

Die Gründung einer juristischen Person kann viele Monate oder noch länger dauern und schnell Zehntausende Dollar oder Euro kosten. Trotzdem kann dieses Strategie durchaus sinnvoll sein, wenn du ohnehin planst, im entsprechenden Land aktiv zu werden und mehrere hundert Mitarbeiter:innen einzustellen. Wenn du aber nur eine Handvoll Angestellte beschäftigen möchtest, lohnt sich der Aufwand wahrscheinlich nicht.

Aber auch wenn du dich für die Gründung einer juristischen Person entscheidest, kann ein EOR eine große Hilfe sein, weil du über ihn sofort Mitarbeiter:innen einstellen kannst. Du kannst dein Team zunächst über den EOR beschäftigen und dann die Arbeitsverträge übertragen, sobald du eine juristische Person gegründet hat.

Remotes Employer-of-Record-Service

Remote hat bereits in vielen Ländern auf der ganzen Welt ein umfangreiches EOR-Serviceangebot. Und es kommen jeden Monat neue Länder dazu.

Remotes EOR-Service umfasst das Onboarding von Arbeitskräften, die Gehaltsabrechnung, sämtliche Steuerangelegenheiten einschließlich Abzüge und Erklärungen sowie die Zusammenstellung und Verwaltung von rechtskonformen Benefits-Paketen. Über unsere benutzerfreundliche Software behältst du jederzeit den Überblick über deine Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen. Außerdem bieten wir mit Remote IP Guard den branchenweit stärksten Schutz der geistigen Eigentumsrechte unserer Kunden. Wenn du Fragen hast, stehen dir unsere lokalen Rechts- und Steuerexpert:innen jederzeit gerne zur Verfügung.

Du planst, mit Remotes EOR-Service Arbeitskräfte im Ausland einzustellen? Registriere dich jetzt und beginne in wenigen Minuten mit dem Onboarding von Angestellten und selbstständigen Auftragnehmer:innen!

Du zweifelst noch, ob Remote tatsächlich der richtige Partner für dich ist? Kontaktiere uns und sprich mit unseren Expert:innen für weltweite Beschäftigung. Sie unterstützen dich gerne dabei, die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Baue dein internationales Team schnell und sicher auf und bezahle es

Nutze unseren Employer-of-Record-Service mit eigenen Niederlassungen und vermeide die Zeit, Kosten und Risiken beim Aufbau eigener Strukturen.

Jetzt ausprobierenDemo-Termin vereinbaren