Globale HR — 5 min
Viele Unternehmen möchten von Arbeitskräften im Ausland profitieren. Sie scheitern aber häufig an der Einstellung, Bezahlung und Verwaltung von Personal in Ländern, in denen sie keine eigene Niederlassung haben. Die einfachste und risikoärmste Lösung ist in diesen Fällen meist ein Employer of Record (EOR). Aber was genau bedeutet das?
Ein EOR ist ein Dienstleister, der anderen Unternehmen bei der Einstellung von Arbeitskräften im Ausland hilft, indem er dort als offizieller Arbeitgeber agiert. Er übernimmt dabei üblicherweise die administrativen Aufgaben des Personalwesens, darunter die lokale Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Benefits sowie alle steuerrechtlichen Belange. Mit einem zuverlässigen EOR-Partner kannst du schnell und sicher Mitarbeiter:innen weltweit einstellen und bezahlen, ohne in jedem Land eine eigene Niederlassung gründen zu müssen.
Siehe auch: Das „Employer of Record“-Dienstleistungsangebot von Remote
Ein EOR bietet zahlreiche Vorteile, mit denen Unternehmen Kosten sparen, Risiken mindern und ihr Personalwesen vereinfachen können. Ein EOR kann vor allem für Unternehmen mit global verteilten Mitarbeiter:innen ein wertvoller Partner sein. Zu den größten Vorteilen zählen:
Beschäftigung von Personal im Ausland auch ohne eigene lokale Niederlassung
Beratung durch lokale Expert:innen in steuer- und arbeitsrechtlichen Fragen
Genaue Kenntnis der lokalen Regelung zu gesetzlich vorgeschriebenen Zusatzleistungen
Schnelles Onboarding neuer Arbeitskräfte
Schutz von geistigem Eigentum
Vermeidung von Scheinselbstständigkeit
Geringerer Verwaltungsaufwand
Rasche Umsetzung von weltweiten Expansionsplänen
Auf dem Markt tummeln sich unzählige EOR-Anbieter. Du solltest daher zunächst einen finden, der deinen Anforderungen und Kostenvorstellungen am nächsten kommt. Prüfe sorgfältig mehrere Anbieter und vergleiche ihre Angebot und Preise genau.
Siehe auch: So vergleichst du unterschiedliche EOR-Anbieter
Niemand ist so ehrlich wie die Kunden eines Anbieters. Suche nach Bewertungen und Feedback von Kunden, die den betreffenden EOR bereits kennen. Achte dabei ganz besonders auf die Meinung von Unternehmen, die deinem ähnlich sind.
Siehe auch: Wie Swell mit stressfreier internationaler Beschäftigung Zeit spart
Da dein EOR sich um Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Benefits und andere Personalaufgaben kümmern wird, geht es um viel: Dein Partner muss nicht nur zuverlässig sein, sondern dein Team auch mit Respekt behandeln. Deine Mitarbeiter:innen sind beim Onboarding, der Gehaltsauszahlung und in Steuerangelegenheiten auf deinen EOR angewiesen.
Siehe auch: Welche Erfahrungen machen Mitarbeiter:innen mit Remote?
Stelle sicher, dass du deinen Beschäftigten ein angemessenes Gehalt zahlst. Ziehe für die Berechnung ihre Rolle in deinem Unternehmen und die lokalen Verhältnissen heran. Falls du keine Erfahrung in einigen Regionen hast, hilft ein guter EOR dir, ein angemessenes Gehalt zu bestimmen.
Siehe auch: So kalkulierst du die Vergütung deiner Remote-Arbeitskräfte
Dein geistiges Eigentum ist das Fundament, auf dem dein Unternehmen steht. Ohne wirksamen Schutz riskierst du langwierige Rechtsstreitigkeiten vor ausländischen Gerichten mit Gesetzen, die du nicht kennst. Gehe dieser Gefahr am besten gänzlich aus dem Weg, indem du mit einem EOR zusammenarbeitest, der weiß, wie er die Erfinder- und geistigen Eigentumsrechte deines Unternehmens schützt.
Siehe auch: Erfinder- und geistige Eigentumsrechte in Unternehmen mit Remote-Arbeitskräften
Ein EOR übernimmt zahlreiche Aspekte des Personalwesens im Ausland, etwa die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung und Auszahlung von Zusatzleistungen und sämtliche Rechts- und Steuerbelange. Welche Aufgaben diese Bereiche genau umfassen und wie der EOR sie wahrnimmt, hängt vom Unternehmen und dem EOR ab. Die gängigsten Aufgaben, die ein Employer of Record für seinen Kunden übernimmt, sind:
Bezahlung der Mitarbeiter:innen in lokaler Währung
Verwaltung der Benefits-Pakete
Steuerabzüge
Einreichen von Steuerunterlagen
Abfuhr von Sozialbeiträgen (z. B. Sozialversicherung)
Onboarding von Mitarbeiter:innen
Einhaltung und kontinuierliche Beobachtung der lokalen Arbeitsgesetzgebung
Lies unseren Leitfaden, um mehr darüber zu erfahren, was ein Employer of Record leisten kann.
Es gibt einige Szenarien, in denen die Beauftragung eines Employer of Record sinnvoll ist:
Wenn du in einem Land Mitarbeiter:innen beschäftigen, aber keine Niederlassung vor Ort eröffnen möchtest. Der Aufbau einer rechtskonformen lokalen Präsenz ist kostspielig und zeitintensiv. Sie kann mehrere Monate dauern und über 100.000 US-Dollar kosten. Natürlich gibt es Situationen, in denen so eine Investition sinnvoll ist. Wenn nicht, ist ein EOR aber eine einfache und kosteneffiziente Lösung zur Beschäftigung von Mitarbeiter:innen im Ausland. Für einen simplen Pauschalpreis pro Kopf sind deine neuen Mitarbeiter:innen in wenigen Tagen bereit, für dich zu arbeiten.
Wenn du Projekte im Ausland durchführen lassen möchtest, die nicht als selbstständige Arbeit eingestuft werden können. Meistens kannst du im Ausland problemlos mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten. Allerdings gibt es Umstände, unter denen du sie besser einstellen solltest. Scheinselbstständigkeit ist eine ständig präsente Gefahr, die hohe Bußgelder und andere Strafen nach sich ziehen kann. In diesem Fall ist ein EOR die ideale Lösung.
Wenn bestehende Mitarbeiter:innen ins Ausland ziehen. Mit der zunehmenden Beliebtheit von Remote-Arbeit sind selbst Angestellte immer häufiger nicht lokal gebunden. In vielen Fällen können sie völlig ungebunden durch die Welt reisen, ohne ihren Job aufgeben zu müssen. Ein EOR bietet schnelle und einfache Möglichkeiten zur Bindung umzugswilliger Angestellter, ohne in verschiedenen Zielländern gleich neue Niederlassungen eröffnen zu müssen. Du kannst sogar mühelos digitale Nomad:innen beschäftigen, die kontinuierlich das Land wechseln.
Wenn du Zweifel zur korrekten Klassifizierung deiner Auftragnehmer:innen hast. Viele Länder gehen immer entschiedener gegen die Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen vor. Arbeitgeber haben eine rechtliche und auch eine moralische Verpflichtung, ihre Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß anzumelden. Wo allerdings die Grenzen zwischen Freiberufler:innen und Angestellten verlaufen, kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Ein zuverlässiger EOR-Partner hat das nötige lokale Fachwissen, um dir bei der korrekten Klassifizierung deiner Arbeitskräfte zu helfen und Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.
Wenn du deine geistigen Eigentumsrechte weltweit schützen musst. Internationale Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen können die Sicherheit deiner geistigen Eigentumsrechte gefährden. Ein EOR mit eigener Präsenz vor Ort ist deutlich besser in der Lage, dir geeignete Schutzmaßnahmen zu bieten, sodass du dich unbesorgt auf den Aufbau deines Teams konzentrieren kannst.
Wenn dein Unternehmen das Steuer- und Arbeitsrecht in einem Land nicht kennt. Die Einstellung von Mitarbeiter:innen in einem neuen Land setzt voraus, dass der Arbeitgeber die steuer- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen vor Ort kennt. Leider sind diese in vielen Fällen äußerst komplex, sodass Unternehmen auf externe Hilfe angewiesen sind. Ein EOR kennt die Gesetzeslage genau und kann dich bei der Erschließung neuer Arbeitsmärkte beraten.
Eine EOR-Vereinbarung umfasst üblicherweise folgende Punkte:
Beauftragung des EOR mit der legalen Einstellung von Mitarbeiter:innen
Übertragung der Rechte an dem von Mitarbeiter:innen erschaffenen geistigen Eigentum vom EOR an dein Unternehmen
Das Gehalt der Mitarbeiter:innen
Die Zusatzleistungen für die Mitarbeiter:innen
Eventuelle Sozialabgaben, die lokal abgeführt werden müssen
Zahlungsbedingungen
Vertragsdauer
Einige EORs verlangen auch die Unterzeichnung einer Ausschließlichkeitsklausel, die dich exklusiv an sie bindet, manchmal sogar für mehrere Jahre. Solche Klauseln sind eine Gefahr für dein Unternehmen, da du nicht einfach zu einem anderen Anbieter wechseln kannst, solltest du mit der Leistung nicht zufrieden sein. Bei Remote gibt es weder Ausschließlichkeitsklauseln noch jahrelange Knebelverträge, sodass du jederzeit frei bist, die richtige Entscheidung für dein Unternehmen zu treffen.
Ja, ein EOR kümmert sich auch um die Gehaltsabrechnung deiner internationalen Mitarbeiter:innen. Das umfasst nicht nur die Gehaltsabrechnung an sich, sondern auch Lohnsteuer und Sozialabgaben sowie Zusatzleistungen wie private Altersvorsorge. Ein EOR zahlt also nicht nur die Gehälter, sondern kümmert sich auch um Zusatzleistungen, Steuern und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften vor Ort.
Die meisten EORs rechnen entweder pauschal oder variabel ab.
Ein Pauschalpreis ist eine feste monatliche oder jährliche Gebühr, die pro Mitarbeiter:in berechnet wird. Jahresgebühren sind meist etwas günstiger, während die monatliche Abrechnung mehr Flexibilität bietet.
Pauschalpreise bieten verschiedene Vorteile. So ist der Pauschalpreis beispielsweise vollkommen unabhängig von der Höhe des Gehalts und der Zusatzleistungen, die du deinen Mitarbeiter:innen zahlst. Die meisten Unternehmen bevorzugen diese Form der Preisgestaltung.
Bei Remote berechnen wir in allen Ländern, in denen wir tätig sind, einen Pauschalpreis. Da wir sehr großen Wert auf Transparenz legen, berechnen wir niemals versteckte Gebühren oder Provisionen. Mehr dazu erfährst du im Leitfaden zu unserer Fair-Preis-Garantie.
Beim variablen Preismodell berechnet der EOR einen gewissen Prozentsatz des Gehalts, das du deinen Mitarbeiter:innen zahlst. Das bedeutet, dass deine Kosten für den EOR-Service davon abhängen, wie viel deine Mitarbeiter:innen verdienen. Wenn du ausschließlich im Niedriglohnsegment tätig bist, kann dieses Modell günstiger sein als Pauschalpreise. Mit steigenden Gehaltskosten steigt aber auch der Preis für den EOR. In der Folge hast du nur wenig Anreiz, gute Gehälter zu bezahlen. Und das schmälert deine Attraktivität als Arbeitgeber im entsprechenden Land.
Zusätzlich bedeuten variable Preise, dass dein EOR seine Gebühren jederzeit ändern kann. Du hast also ganz allgemein weniger Planungssicherheit als bei Pauschalpreisen.
Wenn du deine Belegschaft im Ausland nicht über einen Employer of Record einstellen willst, hast du zwei Möglichkeiten: Du kannst mit selbstständigen Auftragnehmer:innen arbeiten oder du kannst eine eigene juristische Person vor Ort gründen.
Wenn du weder eine eigene juristische Person im Land hast noch EOR-Services in Anspruch nehmen möchtest, kannst du mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten. Du solltest aber auf jeden Fall vermeiden, deine Angestellten einfach als „selbstständige Auftragnehmer:innen“ zu deklarieren. Das ist extrem riskant, denn Scheinselbstständigkeit wird hart bestraft. Wenn jedoch die Auftragnehmer:innen im Geschäftsverhältnis mit dir ihre Unabhängigkeit bewahren können, ist das eine großartige Möglichkeit, dein Unternehmen zu vergrößern oder kurzfristige Aufträge schnell abzuwickeln, ohne gleich Mitarbeiter:innen einstellen und einarbeiten zu müssen.
Siehe auch: So beauftragst du arbeitnehmerähnliche Selbständige
Wenn du ohne einen EOR Personal im Ausland fest anstellen möchtest, bleibt als einzige andere Option die Gründung einer eigenen juristischen Person, also die Eröffnung einer Niederlassung. Dazu musst du alle erforderlichen Unterlagen bei den zuständigen Behörden einreichen und belegen, dass du als eingetragenes Unternehmen tatsächlich Geschäftstätigkeiten nachgehst. Dazu braucht es häufig eine physische Präsenz oder eine gewisse Anzahl von Angestellten.
Die Gründung einer juristischen Person kann viele Monate oder noch länger dauern und schnell Zehntausende Dollar oder Euro kosten. Trotzdem kann dieses Strategie durchaus sinnvoll sein, wenn du ohnehin planst, im entsprechenden Land aktiv zu werden und mehrere hundert Mitarbeiter:innen einzustellen. Wenn du aber nur eine Handvoll Angestellte beschäftigen möchtest, lohnt sich der Aufwand wahrscheinlich nicht.
Aber auch wenn du dich für die Gründung einer juristischen Person entscheidest, kann ein EOR eine große Hilfe sein, weil du über ihn sofort Mitarbeiter:innen einstellen kannst. Du kannst dein Team zunächst über den EOR beschäftigen und dann die Arbeitsverträge übertragen, sobald du eine juristische Person gegründet hat.
Remote hat bereits in vielen Ländern auf der ganzen Welt ein umfangreiches EOR-Serviceangebot. Und es kommen jeden Monat neue Länder dazu.
Remotes EOR-Service umfasst das Onboarding von Arbeitskräften, die Gehaltsabrechnung, sämtliche Steuerangelegenheiten einschließlich Abzüge und Erklärungen sowie die Zusammenstellung und Verwaltung von rechtskonformen Benefits-Paketen. Über unsere benutzerfreundliche Software behältst du jederzeit den Überblick über deine Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen. Außerdem bieten wir mit Remote IP Guard den branchenweit stärksten Schutz der geistigen Eigentumsrechte unserer Kunden. Wenn du Fragen hast, stehen dir unsere lokalen Rechts- und Steuerexpert:innen jederzeit gerne zur Verfügung.
Du planst, mit Remotes EOR-Service Arbeitskräfte im Ausland einzustellen? Registriere dich jetzt und beginne in wenigen Minuten mit dem Onboarding von Angestellten und selbstständigen Auftragnehmer:innen!
Du zweifelst noch, ob Remote tatsächlich der richtige Partner für dich ist? Kontaktiere uns und sprich mit unseren Expert:innen für weltweite Beschäftigung. Sie unterstützen dich gerne dabei, die richtige Lösung für dein Unternehmen zu finden.
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