Steuerliche Gegenseitigkeitsabkommen in den Vereinigten Staaten

In den Vereinigten Staaten gelten die Bundessteuern für Arbeitnehmer:innen unabhängig davon, wo sie leben. Die Steuern des jeweiligen Bundesstaats können jedoch variieren – vor allem für Arbeitnehmer:innen, die in verschiedenen Staaten leben und arbeiten. In diesem Leitfaden findest du Informationen darüber, wie steuerliche Gegenseitigkeitsabkommen zwischen US-Bundesstaaten funktionieren und welche Staaten derzeit Abkommen abgeschlossen haben.

Was ist ein steuerliches Gegenseitigkeitsabkommen?

In Bundesstaaten mit Gegenseitigkeitsabkommen zahlen Arbeitnehmer:innen nur in dem Staat Steuern, in dem sie leben, nicht in dem Staat, in dem sie die Arbeit verrichten. Ein Beispiel: Eine Person, die in Arizona lebt, aber in Kalifornien arbeitet, muss in Kalifornien keine Steuern zahlen, weil die beiden Staaten ein steuerliches Gegenseitigkeitsabkommen abgeschlossen haben.

Die Beschäftigten müssen nur in dem Staat eine Steuererklärung abgeben, in dem sie besteuert werden. Sie müssen in den Staaten, in denen sie arbeiten, keine Steuererklärung für Nichtansässige abgeben, auch nicht, um ihr Einkommen als steuerfrei zu melden. Arbeitnehmer:innen müssen nur dann eine Einkommensteuererklärung in einem anderen Staat abgeben, wenn mit diesem Staat kein Gegenseitigkeitsabkommen besteht. Die Beschäftigten sollten ihren Arbeitgebern jedoch die entsprechenden Steuerformulare aushändigen, um zu vermeiden, dass unberechtigterweise Steuern auf Ebene des Bundesstaats einbehalten werden.

Für Arbeitgeber machen steuerliche Gegenseitigkeitsabkommen zwischen den Staaten die Einbehaltung von Steuern einfach. Das Unternehmen muss nur in dem Bundesstaat Steuern einbehalten (Bundessteuern und Steuern des jeweiligen Bundesstaats), in dem die Arbeitnehmer:innen leben.

Bilaterale Vereinbarungen

Eine bilaterale Vereinbarung liegt vor, wenn zwei Bundesstaaten festlegen, wie sie die Einkommenssteuern von Grenzgänger:innen behandeln. Meist wird vereinbart, dass Einwohner:innen eines Bundesstaates, die in einem anderen arbeiten, nur in ihrem Heimatstaat einkommensteuerpflichtig sind.

Nehmen wir z. B. Pennsylvania und New Jersey. Da die beiden Staaten eine bilaterale Vereinbarung getroffen haben, zahlen Einwohner:innen von Pennsylvania, die in New Jersey arbeiten, nur Einkommenssteuern in Pennsylvania und umgekehrt.

Die meisten steuerlichen Gegenseitigkeitsabkommen in den Vereinigten Staaten sind bilaterale Vereinbarungen.

Unilaterale Vereinbarungen

Bei einer unilateralen Vereinbarung entscheidet ein Staat für sich, wie er das Einkommen, das seine Einwohner:innen in anderen Staaten verdienen, besteuern möchte. Die Zustimmung anderer Bundesstaaten braucht er dafür nicht.

Der District of Columbia (Washington, D.C.) hat zwar bilaterale Vereinbarungen mit anderen Staaten, seine großzügigen Regelungen für Nicht-Einwohner:innen können aber als unilateraler Ansatz betrachtet werden. Andere Bundesstaaten wiederum, insbesondere Indiana, gewähren allen Staaten ein Gegenseitigkeitsabkommen, die ihnen ebenfalls eines anbieten.

Egal ob bilaterale oder unilaterale Vereinbarungen, der Hauptzweck besteht darin, eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

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Bundesstaaten mit Gegenseitigkeitsabkommen

Die folgenden US-Bundesstaaten haben mit mindestens einem anderen Bundesstaat Abkommen über die Gegenseitigkeit bei der Besteuerung geschlossen:

Bundesstaaten ohne Einkommensteuer

Neun Staaten erheben keine staatlichen Steuern. Arbeitnehmer:innen, die in diesen Staaten arbeiten, aber in einem anderen Staat leben, müssen keine Unterlagen für die Arbeit außerhalb ihres Heimatstaates einreichen. Aber sie müssen in dem Staat, in dem sie leben, ihre Steuererklärung abgeben und Steuern zahlen.

In folgenden Bundesstaaten werden keine staatlichen Einkommensteuern erhoben:

• Alaska

• Florida

• Nevada

• New Hampshire

• South Dakota

• Tennessee

• Texas

• Washington

• Wyoming

Was tun, wenn dein Bundesstaat keine steuerlichen Gegenseitigkeitsabkommen geschlossen hat?

Arbeitnehmer:innen, die in Staaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen arbeiten, müssen nicht alle Steuern in beiden Staaten entrichten. Das Bundesrecht der Vereinigten Staaten verbietet es, dass mehrere Bundesstaaten Steuern auf dasselbe Einkommen erheben.

Wenn du jedoch in Staaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen arbeitest, musst du ein paar Dinge beachten. Erstens musst du wahrscheinlich zwei (oder mehrere) Steuererklärungen abgeben:

• Eine in dem Staat, in dem du arbeitest (Nicht-Einwohner:in)

• Eine an deinem Wohnort (Einwohner:in)

Ganz wichtig ist auch: Lass dich von der Aussicht auf Doppelbesteuerung nicht entmutigen. Informiere dich, ob du dir anderswo gezahlte Steuern in deinem Heimatstaat anrechnen lassen kannst, und bewahre alle damit verbundenen Unterlagen auf – nur so kannst du etwaige Steuergutschriften einfordern.

Schätze deine mögliche Steuerlast zur Sicherheit ungefähr ein und lege Geld zur Seite, damit du am Jahresende keine böse Überraschung erlebst. Reiche deine Steuererklärung immer rechtzeitig ein, um Strafen zu vermeiden. Steuergesetze sind nicht nur äußerst komplex, sie ändern sich auch häufig. Deshalb kann es sinnvoll sein, eine:n Steuerexpert:in zu Rate zu ziehen.

Wenn du dich über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden hältst und Ordnung in deine Steuerunterlagen bringst, wird dir die Steuererklärung viel weniger Kopfzerbrechen bereiten.

Was musst du als Unternehmer:in wissen?

Unternehmen mit Beschäftigten, die in Staaten mit Gegenseitigkeitsabkommen arbeiten, sollten sicherstellen, dass ihre Beschäftigten das richtige Formular für ihren Staat einreichen (siehe vorstehende Tabelle). 

Unternehmen sind verpflichtet, für alle Arbeitnehmer:innen staatliche Steuern einzubehalten, natürlich in der richtigen Höhe. Das gilt auch für internationale Arbeitgeber, die Arbeitnehmer:innen in den Vereinigten Staaten beschäftigen.

Außerdem musst du dein Unternehmen eventuell sowohl im Arbeits- als auch im Heimatstaat deiner Mitarbeiter:innen registrieren lassen. In so einem Fall ist es äußerst wichtig, genaue Aufzeichnungen zu führen.

Staaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen sind möglicherweise trotzdem interessant für Arbeitgeber und ihre Arbeitnehmer:innen, da sie unter Umständen zum Beispiel Einkommensteuergutschriften anbieten. Prüfe deine steuerliche Situation sorgfältig, um sicherzustellen, dass sowohl das Unternehmen als auch deine Arbeitnehmer:innen den richtigen Betrag zahlen.

Und lass dich im Zweifelsfall am besten von lokalen Steuerexpert:innen wie jenen von Remote beraten.

So gehst du vor, wenn in deinem Bundesstaat keine Steuergegenseitigkeit gilt

Arbeitnehmer:innen, die in Bundesstaaten ohne solch ein Abkommen beschäftigt sind, müssen nicht alle Steuern in beiden Bundesstaaten zahlen. Es ist den Staaten sogar per Bundesgesetz verboten, mehrmals bundesstaatliche Steuern auf dasselbe Einkommen zu erheben.

Ganz ohne Aufwand geht es aber nicht: Arbeitnehmer:innen in Bundesstaaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen müssen ein wenig Aufwand betreiben. Erstens musst du wahrscheinlich zwei (oder mehrere) Steuererklärungen einreichen:

• eine für den Bundesstaat, in dem du arbeitest (aber nicht lebst)

• eine für den Bundesstaat, in dem du lebst (aber nicht arbeitest)

Lass dich nicht unterkriegen, wenn du befürchtest, dein Einkommen doppelt versteuern zu müssen. Finde heraus, ob dein Wohnsitzstaat dir die Steuern erstattet, die in anderen Bundesstaaten abgeführt hast, und bewahre alle Unterlagen sorgfältig auf, damit du die Rückzahlung auch einfordern kannst.

Lege das Geld für eventuell anfallende Steuern zur Seite, damit du am Jahresende keine böse Überraschung erlebst. Reiche deine Steuererklärung immer rechtzeitig ein, um Strafen zu vermeiden. Da Steuergesetze äußerst kompliziert sind und sich regelmäßig ändern, kann es sinnvoll sein, eine:n Steuerberater:in zu Rate zu ziehen.

Halte dich auch über Änderungen an Steuergesetzen auf dem Laufenden und bringe Ordnung in deine Steuerunterlagen. So hast du deine Steuererklärung(en) schneller erledigt.

Das müssen Unternehmen wissen

Wenn du Mitarbeiter:innen in einem Bundesstaat mit Gegenseitigkeitsabkommen beschäftigst, stelle sicher, dass sie das richtige Formular einreichen (siehe Tabelle oben). 

Unternehmen sind verpflichtet, für all ihre Mitarbeiter:innen bundesstaatliche Steuern einzubehalten – und zwar in der richtigen Höhe. Dies gilt auch für Arbeitgeber aus dem Ausland, die Mitarbeiter:innen in den USA beschäftigen.

Außerdem musst du dein Unternehmen möglicherweise sowohl im Wohnsitz- als auch im Arbeitsstaat deiner Mitarbeiter:innen registrieren. Dabei ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich.

Doch auch in Bundesstaaten ohne Gegenseitigkeitsabkommen bieten sich Möglichkeiten, die Steuerlast zu reduzieren, darunter z. B. Rückzahlungen von Lohnsteuern. Vergewissere dich, dass sowohl dein Unternehmen als auch deine Mitarbeiter:innen Steuern in der richtigen Höhe zahlen.

Falls du Hilfe bei der Beurteilung deiner steuerlichen Situation brauchst, wende dich an lokale Expert:innen wie zum Beispiel Remote.

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