So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen

Remote-Arbeit eröffnet Unternehmen ungeahnte Möglichkeiten, Menschen rund um den Globus zu beschäftigen. Wer Angestellte im Ausland über einen Employer of Record (oder über eigene Niederlassungen im Zielland) beschäftigt, bereichert seine Unternehmenskultur, fördert Kreativität und Innovation und verbessert das Kundenerlebnis.

Doch jede Neueinstellung im Ausland geht auch mit eigenen arbeitsrechtlichen Bestimmungen einher. Und die wirken sich auf die Zahlungsabwicklung aus und bergen diverse Konformitätsrisiken. Der richtige Ansatz bei der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen im Ausland spart Zeit, gewährleistet die Rechtskonformität im Zielland und sorgt für Zufriedenheit in deiner Belegschaft.

5 Schritte, um deine ausländischen Mitarbeiter:innen zu bezahlen

Hier erfährst du, was du bei der Bezahlung deiner internationalen Arbeitskräfte beachten solltest.

• Eigene Niederlassung, Employer of Record oder Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen? Triff eine Entscheidung. Du kannst im Wohnsitzland deiner Arbeitskräfte eine eigene Niederlassung gründen und sie direkt anstellen. Du kannst aber auch einen Employer of Record beauftragen, der sie in deinem Namen einstellt. Oder du begibst dich auf die Suche nach Auftragnehmer:innen. Jede dieser Varianten hat ihre Vor- und Nachteile. Wenn du dich für die Arbeit mit einem Employer of Record (EOR) entscheidest, solltest du wissen, was du bei der Auswahl beachten solltest.

• Klassifiziere deine Arbeitskräfte richtig. Sind sie Vollzeitangestellte, Auftragnehmer:innen oder etwas anderes? Im Vereinigten Königreich wird beispielsweise zwischen „employees“ (Angestellten) und „self-employed contractors“ (selbständigen Auftragnehmer:innen) unterschieden. Die Unterschiede zwischen den jeweiligen Kategorien solltest du genau kennen.

• Bestimme, welche Tools und Fachkenntnisse du benötigst. Welche internationale Gehaltssoftware wirst du verwenden? Benötigst du neue Mitarbeiter:innen, die sich um die zusätzlichen HR-Aufgaben kümmern? Oder kann dir ein Employer of Record unter die Arme greifen?

• Halte dich an die lokalen Gesetze und Vorschriften. Wer Arbeitskräfte im Ausland hat, muss sich mit zahlreichen lokalen Arbeitsgesetzen auseinandersetzen. Um dich in diesem Dickicht zurechtzufinden, benötigst du ein Team aus Rechtsexpert:innen.

• Lege dein Budget fest. Eine eigene Niederlassung im Ausland zu gründen, kann je nach Land viel Zeit und Geld kosten. Deshalb ist ein EOR meist die bessere Wahl, wenn du schnell und gesetzeskonform Vollzeitbeschäftigte einstellen möchtest. Wenn deine Belegschaft in einem Land irgendwann aber eine bestimmte Größe übersteigt (>25 Personen), empfiehlt sich die Gründung einer eigenen Niederlassung. Die Arbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen ist zwar meist eine kostengünstige Option, geht aber mit dem Risiko der Scheinselbstständigkeit einher. Und das kann dich in ernsthafte Schwierigkeiten bringen.

So viel zum Überblick. Im restlichen Leitfaden beschäftigen wir uns mit den Herausforderungen, die die weltweite Beschäftigung mit sich bringt. Wir stellen dir aber auch einfache Lösungen vor, mit denen du dein Team problemlos vergrößern kannst.

Weiterführende Ressourcen zur internationalen Beschäftigung

Du möchtest mehr über die Tücken der internationalen Gehaltsabrechnung erfahren? Dann haben wir hier ein paar hilfreiche Ressourcen für dich:

• Leitfaden zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen − Hier findest du alles, was du zur globale Gehaltsabrechnung wissen musst.

• Wann ist ein Employer of Record die beste Wahl? − Hier erfährst du, wie ein EOR funktioniert und was du bei der Auswahl beachten solltest.

• Was genau macht ein Employer of Record? − Entdecke die grundlegenden Dienstleistungen von EORs.

• Employer of Record mit Partnern oder eigenen Niederlassungen − Einige EOR wie Remote haben eigene lokale Niederlassungen. Andere lagern Dienstleistungen an Drittanbieter aus, wodurch dir rechtliche Risiken und zusätzliche Kosten entstehen.

• Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen – Expertenleitfaden − Expertenleitfaden zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland.

Welche Möglichkeiten gibt es, Mitarbeiter:innen im Ausland zu bezahlen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, deine internationalen Mitarbeiter:innen zu bezahlen. Eine davon ist die Gründung einer eigenen Niederlassung im Zielland.

Gründung einer Niederlassung im Ausland

Eine eigene Niederlassung ist zu empfehlen, wenn du im jeweiligen Land mindestens 25 Personen beschäftigst und genug Zeit und Geld für die Einrichtung einer eigenen Infrastruktur hast.

Schritt 1: Arbeite dich in die rechtlichen Rahmenbedingungen im Zielland ein.

In jedem Land gelten andere Regeln. Du hast also einiges zu beachten − wie gesetzliche Vorgaben und Behördenprozesse. Zu den relevanten Faktoren zählen zum Beispiel die Mindestzahl an Anteilseignern, Kapitalanforderungen, Zulassungsfragen, Bankkonten, Steuern sowie arbeitsrechtliche Vorschriften.

Schritt 2: Entscheide dich für eine Rechtsform.

Drei Rechtsformen kommen infrage: Repräsentanz, Zweigstelle und ausländische Tochtergesellschaft. Jede davon hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Eine Repräsentanz lässt sich schnell und ohne großen Aufwand gründen. Du kannst allerdings niemanden einstellen, der für dich Umsätze erwirtschaftet − etwa für Vertrieb, Management oder die Softwareentwicklung. Mehr Flexibilität bietet dir eine Zweigniederlassung, deren Etablierung aber teurer und langwieriger ist. Mit einer ausländischen Tochtergesellschaft profitierst du zwar von lokalen Steuernachlässen, musst aber mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand für den Betrieb rechnen. Welche Variante für dich die richtige ist, hängt von deiner globalen Expansionsstrategie.

Schritt 3: Melde dein Unternehmen an und eröffne Bankkonten.

Je nach der Rechtsform deiner lokalen Niederlassung musst du einige weitere Schritte ergreifen, darunter:

• Einen Standort suchen und anmelden

• Ale erforderlichen Unterlagen zusammenstellen

• Geschäftsführer:innen einstellen

• Lokale Bank- und Steuerkonten eröffnen

• Ein System zur Gehaltsabrechnung etablieren

• Dich beim zuständigen Finanzamt anmelden

• Personal einstellen und onboarden

Wie genau das alles abläuft, richtet sich nach dem jeweiligen Land und den dortigen rechtlichen Rahmenbedingungen. Auch der Kostenaufwand ist unterschiedlich. Gewisse Kosten entstehen immer, etwa für Anmeldungen, Anfangskapital, Rechtsberatung und Urkunden.

Beauftragung eines Employer of Record (EOR) mit der Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen im Ausland

Ein Employer of Record (EOR) stellt in deinem Auftrag Mitarbeiter:innen im Ausland ein. Er kümmert sich um die alltäglichen Personalangelegenheiten wie Gehaltsabrechnungen, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie die Verwaltung von Zusatzleistungen. Außerdem stellt er sicher, dass dein Unternehmen die örtlichen Gesetze befolgt.

Ein Employer of Record ist die schnellste und kostengünstigste Option für die weltweite Beschäftigung. Mit einem Employer of Record brauchst du keine eigenen Niederlassungen in deinen Einstellungsländern und du schützt dein Unternehmen vor möglichen Rechtsrisiken. Der EOR stellt deine Mitarbeiter:innen für dich ein und schließt einen Vertrag mit deinem Unternehmen ab zur Übertragung etwaigen geistigen Eigentums an dich.

Hier noch der Hinweis, dass die Arbeit mit einem EOR nicht auf Co-Beschäftigung beruht. Auf dem Papier ist er der alleinige Arbeitgeber. In der Praxis hält er sich aber aus der Führung deiner Arbeitskräfte vollständig heraus. Du kannst dir einen EOR wie deine eigene Personalabteilung im Ausland vorstellen.

Bezahlung von arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen

Möglicherweise kannst du auf Angestellte verzichten und stattdessen Freelancer:innen beauftragen. Dabei musst du allerdings auf deren korrekte Einstufung achten, um Strafen und Geldbußen aufgrund von Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

Vor der Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen solltest du immer genau prüfen, ob eure Geschäftsbeziehung die Kriterien für eine Selbständigkeit auch tatsächlich erfüllt. Denke daran, dass sie sich von Land zu Land unterscheiden. So kann es durchaus passieren, dass du Auftragnehmer:innen aufgrund der geltenden Gesetze in Vollzeitangestellte umwandeln musst. Und dann solltest du eine lokale Niederlassung gründen oder einen EOR hinzuziehen.

Die eigentliche Bezahlung ist dagegen ganz einfach. Je nach Vertrag erfolgt sie entweder stundenweise oder projektgebunden. Steuern und Versicherungen sind dabei meist Sache deiner Auftragnehmer:innen. Sie haben zudem meist keinen Anspruch auf Zusatzleistungen (wie etwa Lohnfortzahlung bei Krankheit), sofern ihr nichts anderes vereinbart habt. Du bist lediglich verpflichtet, ihre Rechnungen zu bezahlen. Dabei hast du die Wahl zwischen diversen Verfahren, darunter:

• Plattformen zur Verwaltung von internationalen Remote-Auftragnehmer:innen

• Auslandsüberweisungen

• Internationaler Geldtransfer

• Online-Zahlungsdienste

Wähle eine Option, die für beide Seiten funktioniert. Denke daran, das Geschäftsverhältnis mit deinen Auftragnehmer:innen regelmäßig zu überprüfen, um Falschklassifizierungen zu vermeiden. In einigen Ländern können langfristige Geschäftsbeziehungen nämlich als Anstellungsverhältnis gelten.

Was ist bei der Bezahlung von Arbeitskräften im Ausland zu beachten?

Du kennst nun deinen Optionen für die Beschäftigung von Arbeitskräften im Ausland. Sehen wir uns jetzt die Herausforderungen bei der Beschäftigung internationaler Arbeitskräfte.

Betriebsstättenrisiko

Als Betriebsstätte oder ständige Niederlassung wird in steuerlicher Hinsicht die dauerhafte Präsenz eines ausländischen Unternehmens in einem Land bezeichnet. Grundsätzlich achten die Finanzämter genau darauf, ob ein Unternehmen die Kriterien zur Etablierung einer Betriebsstätte erfüllt und somit körperschaftsteuerpflichtig wird. Sollte das der Fall sein, ändert sich dein Steuerstatus und damit auch die Steuern, die du zahlen musst. Im schlimmsten Fall werden deine Einkünfte sowohl in deinem Heimatland als auch im Einstellungsland besteuert – die so genannte Doppelbesteuerung.

Jedes Land hat andere Kriterien für die Etablierung von Betriebsstätten. Das hier sind aber einige allgemeine Hinweise darauf, dass du diese Kriterien eventuell erfüllst:

• Du hast eine ortsfeste Niederlassung (nicht nur eine Meldeadresse, sondern auch eine Betriebs- und Verkaufsstelle).

• Du generierst Einnahmen im Zielland.

• Du übst Kontrolle über Personal bzw. Auftragnehmer:innen vor Ort aus.

• Deine geschäftlichen Präsenz im jeweiligen Markt besteht seit einer längeren Zeit.

• Deine lokalen Mitarbeiter:innen haben bestimmte Entscheidungsbefugnisse.

Wenn dir bei der Einstellung und Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen Fehler unterlaufen, erhöhst du damit möglicherweise ebenfalls dein Betriebsstättenrisiko.

Du kannst das Betriebsstättenrisiko nur vermeiden, indem du dich gut informierst. Auch die Kooperation mit einem EOR mindert nicht unbedingt das Betriebsstättenrisiko. Allerdings hast du mit einem guten EOR die nötige Kompetenz an der Hand, um dich in der Gesetzeslage vor Ort zurechtzufinden und deine Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Das Arbeitsrecht im Zielland verstehen

Wenn du Mitarbeiter:innen im Ausland hast, sollte es eine deiner höchsten Prioritäten sein, alle geltenden Gesetze einzuhalten. Du musst dich im Arbeits- und Steuerrecht des jeweiligen Landes gut zurechtfinden. Und das ist nicht nur komplex, sondern auch noch ständigen Änderungen unterworfen.

HR-Expert:innen wissen, dass die Rechtskonformität zu den größten Herausforderungen der internationalen Gehaltsabrechnung gehört. Es gibt viele Dinge zu beachten:

• Steuerliche Einreichungsfristen, die von Land zu Land unterschiedlich sind

• Unterschiedliche Unterlagen, Formulare, Meldepflichten etc.

• Steuern für Angestellte

Außerdem müssen Unternehmen wissen, auf welche Zusatzleistungen die Mitarbeiter:innen in jedem Land gesetzlichen Anspruch haben, welche Angaben auf den Lohnzettel gehören, wie genau Gehälter berechnet und wie Steuern einbehalten und abgeführt werden. Ohne Partner vor Ort kann das eine echte Herkulesaufgabe sein.

Und als ob das allein noch nicht kompliziert genug wäre, musst du auch noch internationale Richtlinien wie die DSGVO in der EU kennen und einhalten. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent deines Jahresumsatzes. Im günstigsten Fall bleibt es bei Geldbußen. Im schlimmsten musst du den Betrieb einstellen und verlierst den Zugang zu lokalen Talenten und Märkten. Mache dich also immer mit allen einschlägigen lokalen Gesetzen vertraut.

Das solltest du bei der internationalen Gehaltsabrechnung beachten

Diese Dingen solltest du bei der internationalen Gehaltsabrechnung beachten:

• Lokale Rechtskonformität – Das Arbeitsrecht unterscheidet sich von Land zu Land mitunter deutlich – selbst innerhalb der EU. Da den Durchblick zu behalten, ist nicht immer einfach. Am besten arbeitest du mit einem EOR zusammen oder beauftragst Expert:innen für Rechts-, Gehalts- und Personalfragen vor Ort.

• Gehaltsabrechnungen − Nur zufriedene Mitarbeiter:innen sind auch produktiv: Bezahle sie pünktlich und in voller Höhe. Berechne sorgfältig geleistete Überstunden, Steuerabzüge, Zusatzleistungen und Sozialversicherungsbeiträge im jeweiligen Land. Wer hier Fehler macht, verstößt nicht nur gegen Gesetze, sondern riskiert auch, Mitarbeiter:innen zu verlieren.

• Genaues Reporting – In je mehr Ländern dein Unternehmen aktiv ist, desto komplexer wird auch das Reporting. Themen wie Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Wechselkurse wirken sich allesamt auf das Reporting aus.

• Menschen machen Fehler – Wenn du sie aber schnell korrigierst, kannst du den Schaden begrenzen. Bei schweren Verstößen können die Behörden allerdings Bußgelder verhängen und werden dich in Zukunft vermutlich besonders genau im Blick behalten. Ausländische Unternehmen kontrollieren viele Behörden besonders streng.

Kosten für internationale Gehaltszahlungen senken

Wie lassen sich bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter:innen Kosten sparen? Hier einige Tipps:

• Informiere dich über geltende Steuerabkommen , die zwischen dem Wohnsitzland deiner Angestellten und deinem Land gelten. Vielleicht wirst du von bestimmten Steuern befreit, weil du ein ausländisches Unternehmen bist. Im International Center for Tax and Development findest du eine Übersicht über diverse Steuerabkommen, die du als Ausgangspunkt nutzen kannst.

• Lerne die lokalen Kriterien zur Etablierung von Betriebsstätten kennen. Wie bereits erwähnt unterliegst du womöglich einer Doppelbesteuerung, wenn die Behörden der Ansicht sind, dass du in ihrem Land eine Betriebsstätte unterhältst. Kümmere dich also darum, das Betriebsstättenrisiko.

• Suche eine Plattform mit niedrigen Überweisungsgebühren. Falls du in der EU ansässig bist, mit Auftragnehmer:innen in anderen EU-Staaten arbeitest und beide Länder den Euro als offizielle Währung verwenden, sparst du hohe Transaktions- und Umrechnungsgebühren. In allen anderen Fällen werden zusätzlich zu den üblichen Transaktionsgebühren unter Umständen weitere Gebühren berechnet. Informiere dich daher über Online-Zahlungsplattformen wie Remote , die keine Zusatzgebühren für Auslandsüberweisungen berechnen.

• Vereinfache die Gehaltsabrechnung und spare Betriebskosten. Wie viel dich deine Mitarbeiter:innen im Ausland kosten, hängt auch davon ab, wie viel zusätzliche Arbeit sie für deine Personalabteilung bedeuten. Suche nach einer Lösung, die Zahlungen, Rechnungsstellung und Auszahlungen mit einem Klick unterstützt.

Verwende führende Gehaltsabrechnungssysteme und Software

Du fragst dich, welche Tools du für internationale Gehaltszahlungen verwenden sollst? Die Antwort: eine internationale Gehaltssoftware. Je nachdem, ob du eine lokale Niederlassung unterhältst, kannst du mit einem Employer of Record oder einer Professional Employer Organization (PEO).

Eine Gehaltssoftware bietet dir verschiedene Vorteile:

• Geringe Fehleranfälligkeit – Eine Software für die Gehaltsabrechnung verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit, da weniger manuelle Eingaben erforderlich sind.

• Zeitersparnis – Gehaltsabrechnungen nehmen viel Zeit und Personal in Anspruch. Mit einer zuverlässigen Software kann sich deine Personalabteilung dagegen auf andere Themen konzentrieren und muss weniger Dokumente händisch bearbeiten.

• Datensicherheit – Für die Gehaltsabrechnung benötigst du viele vertrauliche Daten wie Kontoverbindungen, Geburtsdaten oder Sozialversicherungsnummern, die umsichtigen Schutz erfordern. Mit der richtigen Software speicherst du diese Daten sicher und verhinderst, dass unternehmensfremde Personen darauf zugreifen können.

• Einfachere Verwaltung – Je größer dein Unternehmen wird, desto komplizierter wird auch die Gehaltsabrechnung. Doch mit einer guten Software kannst du deine ausländischen Arbeitskräfte mit wenigen Klicks bezahlen.

Korrekte Steuererklärungen und -zahlungen

Steuererklärungen und -zahlungen gehören zweifelsohne zu den größten Herausforderungen bei der Beschäftigung internationaler Arbeitskräfte.

Hier einige Bespiele: In Kanada musst du ein Bußgeld von bis zu 1.000 Kanadischen Dollar zahlen, wenn du nicht die Personalunterlagen der letzten 36 Monaten einreichst. In den USA werden bei Zahlungsversäumnissen oder -verspätungen ebenfalls Bußgelder fällig. Dort kann dir die IRS für jeden säumigen Monat eine Geldbuße in Höhe von 0,5 % des ausstehenden Betrags berechnen. Und sie kann diesen Betrag schrittweise auf bis zu 25 % des geschuldeten Betrags anheben.

Zuletzt besteht auch noch ein Betriebsstättenrisiko. Wenn die Steuerbehörde eines Landes feststellt, dass du dort steuerpflichtig geworden bist, hast du plötzlich ganz neue und unliebsame Steuerverpflichtungen. Und wenn du denen nicht nachkommst, kannst du in viel größere Schwierigkeiten geraten.

Hol dir unsere Checkliste für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

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Leitfaden zur Bezahlung von Mitarbeiter:innen im Ausland

Das ist deine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen im Ausland.

Entscheide zunächst, ob du die internationale Gehaltsabrechnung intern oder über einen externen Anbieter abwickeln möchtest.

Bevor du dich für eines der beiden Verfahren entscheidest, lohnt ein genauer Blick auf die Vor- und Nachteile beider Varianten. Du kannst so ermitteln, ob du über ausreichend finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen für deine gewünschte Option verfügst.

Eigene Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen im Ausland

Schritt 1: Gründe eine Niederlassung im Zielland.

Wenn du deine Mitarbeiter:innen im Ausland selber bezahlen willst, brauchst du eine Betriebserlaubnis im jeweiligen Zielland. Dazu musst du dort zunächst eine Niederlassung gründen. Im Vorfeld solltest du dich dabei unbedingt von kompetenten Rechtsexpert:innen beraten lassen.

Schritt 2: Arbeite dich in die arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Ziellands ein.

Nach der Unternehmensgründung musst du dich mit den Details des lokalen Arbeitsrechts vertraut machen. In jedem Land gelten andere Regeln und Gesetze, die du einhalten musst, wenn du Fehler bei der Gehaltsabrechnung und mögliche Bußgelder vermeiden möchtest. Wenn du beispielsweise Mitarbeiter:innen im Vereinigten Königreich einstellst, gelten vor dem Beschäftigungsantritt bestimmte steuerliche Meldefristen und weitere Regelungen für den darauffolgenden Steuermonat. Wenn du nicht alle Anforderungen erfüllst, musst du unter Umständen sogar das Einstellungsverfahren abbrechen.

Schritt 3: Hole alle erforderlichen Daten ein und schütze sie mit geeigneten Maßnahmen.

Hier gilt es zwei Dinge zu beachten. Zunächst musst du Personaldaten wie Name, Anschrift, Steuernummer und Kontonummer erfassen. Und dann musst du sie auch sicher unter Einhaltung der entsprechenden Vorschriften verwalten.

Welche Daten deiner Mitarbeiter:innen du für die Gehaltsabrechnung benötigst, hängt wieder vom jeweiligen Land ab. Hast du die erforderlichen Daten in dein Gehaltsabrechnungsprogramm eingepflegt, trägst du die Verantwortung für diese Daten. Und das bedeutet, dass dein Programm alle geltenden Datenschutzgesetze erfüllen muss. Stelle immer sicher, dass die Datensicherheit bei deinen Personaldienstleistern gewährleistet ist.

Schritt 4: Prüfe, ob dein:e Bewerber:in eine Arbeitserlaubnis im jeweiligen Land hat.

Hast du alle Daten beisammen, musst du prüfen, dass dein:e Wunschkandidat:in auch wirklich in dem Land arbeiten darf, in dem er:sie lebst. Ein Visum oder Aufenthaltstitel ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit einer Arbeitserlaubnis. Ohne Arbeitserlaubnis kann eine Einstellung rechtliche Probleme nach sich ziehen und mit Bußgeldern belegt werden. Hier ist also besondere Sorgfalt geboten.

Schritt 5: Sorge für die korrekte Zahlungsabwicklung.

Du hast jetzt alle Daten, weißt, dass du dein:e Kandidat:in einstellen darfst und hast alle zuständigen Stellen ordnungsgemäß informiert. Jetzt kannst du dich um die Zahlungsabwicklung kümmern.

Die Häufigkeit der Gehaltszahlungen hängt einerseits vom Arbeitsvertrag und andererseits von den geltenden gesetzlichen Regelungen ab. So ist es in einigen Ländern üblich, Gehälter alle 14 Tage auszuzahlen. In anderen erfolgen Gehaltszahlungen dagegen grundsätzlich erst zum Monatsende. In jedem Fall musst du darauf achten, dass dein Zahlungsintervall den Gesetzen im Land deiner Angestellten entspricht. Das kann auch bedeuten, dass du jeden Monat mehrere Gehaltsläufe durchführen musst.

Schritt 6: Reiche Steuer- und Sozialabgabenerklärungen bei den zuständigen Behörden ein.

Dein Unternehmen muss Steuern und Arbeitgeberbeiträge zahlen und dafür bei den zuständigen Behörden die entsprechenden Unterlagen einreichen. Grundsätzlich gilt: Je mehr Personen du in verschiedenen Ländern beschäftigst, desto mehr Einreichungs- und Zahlungsfristen musst du einhalten.

Beauftragung eines globalen Payroll-Anbieters

Wie sieht das Ganze aus, wenn du mit einem globalen Payroll-Anbieter wie z. B. einem EOR zusammenarbeitest?

Schritt 1: Wähle einen globalen Payroll-Anbieter aus.

Anbieter für die internationale Gehaltsabrechnung gibt es wie Sand am Meer. Prüfe sie also sorgfältig und entscheide dich für den, der am besten zu deinem Unternehmen passt. Diese Fragen solltest du dir stellen:

• Unterhält der Anbieter eigene Niederlassungen in sämtlichen Ländern, in denen du Mitarbeiter:innen einstellen möchtest?

• Verfügt er über die nötigen Rechtskenntnisse?

• Eignet er sich sowohl für Anstellungs- als auch für Auftragsverhältnisse?

• Welche Gebühren erhebt er und wie werden sie berechnet?

Einige Anbieter berechnen verschiedene Gebühren und Zusatzkosten, über die du dir gar nicht von Anfang an im Klaren bist. Entscheide dich für einen Anbieter mit einer fairen und transparenten Preisgestaltung, um deine Kosten gering zu halten und dir Stress zu ersparen.

Schritt 2: Priorisiere die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.

Die korrekte und pünktliche Bezahlung wirkt sich unmittelbar auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen aus. Nur globale Payroll-Anbieter mit eigener Infrastruktur können schnelle und korrekte Gehaltszahlungen garantieren, weil sie nicht auf externe Anbieter angewiesen sind, die die eigentliche Arbeit vor Ort übernehmen. Deine Mitarbeiter:innen sollten sich niemals fragen müssen, ob ihr Gehalt und Zusatzleistungen tatsächlich pünktlich und in der richtigen Höhe bei ihnen ankommen.

Schritt 3: Zahle ein angemessenes Gehalt für die jeweilige Funktion und den Standort.

Erstelle eine globale Vergütungsrichtlinie, um dein Team angemessen zu bezahlen. Wir empfehlen dir, deine Vergütungsrichtlinie direkt ganz neu zu bewerten, damit du alle Mitarbeiter:innen von Anfang an fair bezahlst. Berücksichtige dabei Aufgabenbereich, Standort und andere relevante Faktoren. Dein Payroll-Anbieter kann dir bei der Einrichtung einer Vergütungsstruktur behilflich sein.

Schritt 4: Prüfe die zukünftige Gründung eigener Niederlassungen.

Wenn du mit einem EOR zusammenarbeitest, kannst du deine internationalen Mitarbeiter:innen schnell, unkompliziert und gesetzeskonform bezahlen. Falls du irgendwann eine eigene Niederlassung brauchst − etwa weil du mehr als 25 Personen im Land beschäftigst oder die Dinge doch lieber intern regeln möchtest −, kann dich dein EOR auch dabei unterstützen.

Vor der Gründung einer eigenen Niederlassung solltest du die Unterschiede zwischen einer PEO und einem EOR verstehen. PEOs und EORs erbringen fast die gleichen Leistungen. Eine PEO beschäftigt deine Angestellten aber nicht selbst. Das spart dir Geld, sobald du eine eigene Niederlassung im jeweiligen Zielland gründest.

Employer of Record und PEO —

13 min

Wann du einen Employer of Record brauchst und welchen du wählen solltest

Wenn dein Unternehmen Arbeitskräfte in einem anderen Land einstellen will, braucht es wahrscheinlich einen Employer of Record. Aber wie wählst du den richtigen aus? Und was macht ein Employer of Record eigentlich? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du in diesem Leitfaden.

Welche Vorteile bieten globale Payroll-Anbieter für die Bezahlung von Mitarbeiter:innen?

Ein Partner, der sich um deine internationalen Gehaltsabrechnungen kümmert, bietet mehrere Vorteile:

Geringere Kosten für die Gehaltsabrechnung

Ein internationaler Payroll-Anbieter spart dir bares Geld. Du benötigst weniger eigenes Personal, das sich um Gehaltsabrechnungen, Steuer- und Gehaltsangelegenheiten, Zusatzleistungen, juristische Fragen und die Zahlungsabwicklung kümmert. Wenn du also einen EOR mit deiner Lohnbuchhaltung betraust, kann sich deine eigene Personalabteilung ganz darauf konzentrieren, ideale Arbeitsbedingungen für deine Teams im Ausland zu schaffen.

Weltweite Rechtskonformität

Sich in das Arbeitsrecht anderer Länder einzuarbeiten, kann ganz schön schwierig sein. Und in je mehr Ländern du Mitarbeiter:innen beschäftigst, desto komplizierter wird die Sache. Mit einem guten EOR kannst du dagegen Menschen in beliebig vielen Ländern einstellen, ohne dass dir dadurch viel Mehraufwand entsteht. Der EOR sorgt dafür, dass du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst und weist dich auf etwaige Gesetzesänderungen hin. Wenn du dir keine Sorgen um die Rechtskonformität machen musst, geht die weltweite Personalsuche gleich viel leichter von der Hand.

Datensicherheit

Etwa 27 % aller Unternehmen haben schon Betrug in der Gehaltsabrechnung erlebt. Wenn Gehälter intern abgerechnet werden, haben mehr Personen Zugang zu den entsprechenden Daten. Und das steigert die Betrugswahrscheinlichkeit. Wer die Gehaltsabrechnung auslagert, erhöht damit die Datensicherheit und profitiert von einem Team aus Expert:innen, dessen Erfolg von der Sicherheit deiner Daten abhängt.

Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen

Ein externer Payroll-Anbieter stellt die Richtigkeit deiner Gehaltsabrechnungen sicher. Es kümmert sich darum, dass die Gehälter korrekt abgerechnet werden und alle Zahlungen pünktlich erfolgen. Und die schnelle und zuverlässige Gehaltsabrechnung steigert die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter:innen.

Arbeitskräfte im Ausland bezahlen − schnell, sicher und unkompliziert

Wenn dir deine Arbeitskräfte im Ausland schlaflose Nächte bereiten, brauchst du einen zuverlässigen Payroll-Anbieter. Denn mit dem richtigen internationalen Partner an deiner Seite kannst du dein globales Team unbesorgt vergrößern.

Remote ist ein führender Payroll-Anbieter für internationale Gehaltsabrechnungen und die Verwaltung von Auftragnehmer:innen in zahlreichen Ländern weltweit. Dabei können wir dir helfen:

• Internationale Personalziele schneller erreichen

• Unkomplizierte Bezahlung deiner Vollzeitangestellten und Auftragnehmer:innen mit unserer anwenderfreundlichen Plattform

• Garantierte Einhaltung lokaler arbeitsrechtlicher Bestimmungen mit unseren Rechtsexpert:innen

• Geringere Kosten für die Gehaltsabrechnung und einfachere Zahlungsabwicklung

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