Cómo contratar y pagar a trabajadores por cuenta propia independientes en Canadá

Contratar a un trabajador por cuenta propia en Canadá puede asustar un poco. Hay mucho que aprender y comprender sobre el empleo de autónomos en un país distinto: leyes laborales, impuestos y cumplimiento normativo, por nombrar algunos aspectos importantes. Incluso tendrás que averiguar cómo gestionar las nóminas y hacer los pagos en la moneda local. 

Por suerte, estás en el lugar adecuado. En este artículo abordaremos todo lo que necesitas saber sobre la contratación y el pago a trabajadores por cuenta propia independientes en Canadá. Te daremos una visión general de la legislación laboral, los impuestos y las prácticas de cumplimiento normativo canadienses, y te explicaremos los riesgos que pueden surgir si clasificas mal a tus trabajadores.

¿Todo listo? Vamos allá.

¿Cómo contrato a trabajadores por cuenta propia independientes en Canadá?

El primer paso para contratar y pagar a un autónomo en Canadá es comprender los requisitos exclusivos de gestión de contratos del país. También tendrás que conocer las normativas fiscales y de cumplimiento normativo pertinentes.

Al contratar en Canadá, el empresario tiene que decidir si quiere contratar a trabajadores por cuenta ajena o a autónomos, ya que hay distintas definiciones para cada uno. Recuerda que no clasificar correctamente a los trabajadores puede conllevar multas, penalizaciones y responsabilidades legales para la empresa (más información al respecto más adelante).

Algunos consejos a tener en cuenta al contratar en Canadá:

• En Canadá, para distinguir entre trabajadores por cuenta ajena y autónomos, se analiza cómo, cuándo y quién realiza el trabajo.

• Generalmente, los trabajadores por cuenta propia independientes pagan sus propios impuestos y no reciben prestaciones.

• Las empresas con sede en EE. UU. no necesitan presentar un formulario 1099 para los autónomos canadienses. 

A continuación presentamos algunos de los criterios mencionados en la página web del Gobierno canadiense que sirven para diferenciar entre un empleado y un autónomo:

1. Control: grado de autoridad que tiene un empresario sobre un trabajador, incluido su control sobre el trabajo realizado.

2. Herramientas y equipos: si el trabajador se proporciona sus propias herramientas y equipos o si se los proporciona el empresario.

3. Riesgo financiero: los autónomos pueden obtener beneficios y sufrir pérdidas, mientras que los trabajadores por cuenta ajena tienen sus costes cubiertos.

4. Responsabilidad de la inversión y la gestión: si el trabajador por cuenta propia independiente está obligado a realizar una inversión para poder prestar sus servicios.

¿Cuáles son los riesgos de clasificar erróneamente a un trabajador por cuenta propia independiente?

Si clasificas mal a un trabajador por cuenta propia independiente, puedes enfrentarte a penalizaciones y multas, así como a problemas legales. Por supuesto, no todas las clasificaciones erróneas son intencionadas, pero tu empresa puede ser penalizada de todos modos. 

Pero ¿por qué es importante comprender la diferencia entre estos dos tipos de trabajadores? 

Pues porque Canadá aplica penalizaciones específicas, y a veces cuantiosas, por clasificación errónea de autónomos.Además de elevadas tasas, podrías ser objeto de vetos comerciales en el lugar donde se produjo la clasificación errónea. Esto puede ser un duro golpe para las empresas que quieren expandirse internacionalmente. 

Si a un trabajador que configuras como autónomo lo considera empleado la legislación canadiense, podrías arriesgarte a perder la titularidad de cualquier propiedad intelectual (PI) desarrollada por ese trabajador. La clasificación errónea puede plantear la cuestión de a quién pertenecen los derechos del trabajo producido, lo que puede dar lugar a largas y costosas disputas jurídicas que también podrían afectar a la reputación de tu empresa. 

Es importante destacar que no basta con una declaración o un acuerdo contractual que afirme que un trabajador es un autónomo. Tienes que asegurarte de que los hechos de la relación laboral se ajustan a la definición de trabajador por cuenta propia independiente.

En los últimos años, Canadá ha endurecido sus normas sobre la diferencia entre empleados y trabajadores por cuenta propia independientes. El cumplimiento normativo continuo es un reto para cualquier empresa que quiera crear un equipo distribuido por todo el mundo. 

La guía de Remote sobre la clasificación errónea de empleados y autónomos abarca todos los aspectos de la relación empresa-autónomo y ofrece consejos de expertos sobre cómo evitar la clasificación errónea o rectificar los problemas de clasificación errónea si surgen. 

Nuestros expertos en empleo pueden protegeros a ti y a tus trabajadores contratados de multas y penalizaciones como consecuencia directa de una clasificación errónea. Echa un vistazo a nuestra lista de comprobación del cumplimiento normativo del trabajador por cuenta propia para evitar errores de cálculo y proteger tu negocio.

¿Cuál es la legislación laboral en Canadá?

La legislación laboral es diferente para los trabajadores por cuenta ajena y para los autónomos en Canadá. Las consideraciones más importantes son las siguientes:

Impuestos: con los autónomos, las empresas no están obligadas a retener impuestos ni fondos adicionales para los programas de seguridad social canadienses. El trabajador por cuenta propia independiente es responsable de pagar sus propios impuestos.

Planes de pensiones: los trabajadores por cuenta propia independientes que ganan más de 3500 CAD están obligados a cotizar al plan de pensiones canadiense (CPP). En cambio, los trabajadores por cuenta propia que viven en Quebec deben cotizar al plan de pensiones de Quebec (QPP).

Prestaciones: los trabajadores por cuenta propia independientes no suelen recibir prestaciones, como permisos retribuidos, bajas por enfermedad o vacaciones pagadas, por ejemplo. Además, no tienen derecho a las prestaciones del seguro de empleo (EI) si se quedan en paro.

Para obtener información específica sobre cómo hacer crecer tu equipo en Canadá, visita la sección de Canadá en nuestro explorador de países.

¿Cuáles son las prácticas fiscales y de cumplimiento normativo para contratar a trabajadores por cuenta propia independientes de Canadá?

Las leyes sobre impuestos y las prácticas de cumplimiento normativo pueden complicarse al contratar en Canadá, pero es imprescindible estar al tanto de los requisitos de fiscalidad para evitar multas o penalizaciones.

Si tu empresa está radicada en EE. UU., hay unos cuantos formularios fiscales que tendrás que tener en cuenta y posiblemente presentar al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Por ejemplo, los trabajadores por cuenta propia residentes en Canadá deben cumplimentar y enviar un formulario W-8BEN o W-8BEN-E (si prestan servicios como entidad empresarial) si la empresa para la que trabajan tiene su sede en EE. UU. Si tu autónomo establecido en Canadá es empleado o residente en EE. UU., tendrás que solicitarle que rellene el formulario 1099-NEC.

Además, la empresa debe enviar al autónomo internacional un formulario 1042-S para que resuma los ingresos que se le han pagado y declarar si se le ha retenido algún impuesto. Nuestro artículo sobre el cumplimiento normativo en materia fiscal para las empresas de EE. UU. aborda las preguntas más habituales sobre el cumplimiento normativo dentro y fuera de EE. UU.

Las empresas con sede en EE. UU. también deben tener en cuenta el formulario 1096, que sirve de copia impresa de los pagos efectuados al autónomo durante el ejercicio fiscal. El formulario 1096 es responsabilidad de la empresa y no del autónomo, ya que está relacionado con las finanzas de la empresa. Se utiliza tanto en Estados Unidos como en otros países, aunque cada país puede tener sus normas y reglamentos adicionales. 

Generar uno o dos formularios de impuestos para tus autónomos puede parecer factible, pero recopilar y generar formularios de impuestos se te puede ir de las manos si contratas a varios autónomos en todo el mundo.

Remote puede ayudarte a gestionar el cumplimiento normativo y asegurarte de que estás al tanto de las leyes de cada país con nuestro eficaz sistema de gestión de autónomos.

¿Cómo convierto en empleado a un trabajador por cuenta propia independiente en Canadá?

Contratar a un autónomo tiene ciertas ventajas, si lo comparamos con contratar a un trabajador por cuenta ajena a tiempo completo. Hacer los pagos suele resultar más sencillo, ya que los autónomos son responsables de declarar sus propios impuestos. Probablemente no necesitarás someter a tus autónomos a un proceso de gestión de integración de empleados, por lo que podrás conseguir que empiecen a trabajar para ti rápidamente.

Aunque trabajar con autónomos puede ser lo más adecuado para algunas empresas, hay varias razones por las que una empresa puede plantearse convertir a un autónomo en empleado. 

Aquí van algunos ejemplos:

• La posibilidad de ofrecer prestaciones de trabajador por cuenta propia independiente, como tiempo libre remunerado y seguro médico.

• Mayor ahorro que ofrece un autónomo a largo plazo, ya que los autónomos suelen cobrar más por su trabajo.

• Un control más estricto de los derechos de propiedad intelectual, ya que tienes un mayor control sobre el trabajo de un empleado.

• La seguridad de que cumples las leyes y normativas locales.

Sin embargo, no es fácil convertir a tus autónomos en empleados, porque tendrás que conocer los requisitos de cumplimiento normativo, ofrecer prestaciones a los empleados e implementar procedimientos de integración.

Si quieres hacer ese tipo de cambio, Remote puede ayudarte a convertir sin problemas a los autónomos en empleados, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento normativo de las leyes canadienses. 

¿Cómo se les paga a los trabajadores por cuenta propia independientes en Canadá?

Puedes hacer pagos directos a un trabajador por cuenta propia independiente en Canadá mediante transferencia bancaria, cheque o giro postal internacional, u otros métodos de pago digitales. 

A los autónomos se les suele pagar cuando presentan una factura al final de un proyecto, por horas o en momentos acordados contractualmente a lo largo de la relación laboral. La empresa no está obligada a retener impuestos ni cotizaciones a la seguridad social de sus pagos. 

Cuando trabajas con un equipo distribuido por todo el mundo, puede ser una molestia estar al tanto de este proceso. Desde la gestión de facturas y nóminas hasta el pago de salarios en la moneda local, la gestión de nóminas requiere tiempo y recursos.

Hay una solución alternativa que se debe considerar: una plataforma global de gestión de autónomos como Remote. Remote puede ocuparse de todas tus necesidades de procesamiento de nóminas y ayudarte a minimizar riesgos y reducir costes cuando quieras contratar y pagar a trabajadores por cuenta propia independientes en Canadá.

Tu empresa no solo cumplirá la legislación pertinente en materia de nóminas al contratar desde Canadá, sino que el propio tratamiento de las nóminas será más fácil. Remote te permite gestionar pagos y facturas con un solo clic y ofrece métodos de pago en más de 100 monedas diferentes.

¿Lo tienes todo listo para contratar a autónomos internacionales en Canadá?

Hay varias normas, reglamentos y prácticas de cumplimiento normativo que tendrás que tener en cuenta al contratar a un autónomo en Canadá. Si no cumples las leyes de empleo o clasificas mal a tus trabajadores, puedes enfrentarte a elevadas multas, penalizaciones o complicaciones legales. 

Afortunadamente, la plataforma global de gestión de autónomos de Remote puede ayudarte a ocuparte de todos los aspectos de la contratación y el pago a los trabajadores por cuenta propia, como la incorporación, los pagos y los impuestos.

Si lo tienes todo listo para dar el paso, ¡regístrate ahora y empieza a gestionar la integración de trabajadores autónomos en Canadá en cuestión de minutos!