¿Cuándo conviene convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado?

El empleo internacional puede ser complicado. Muchas empresas optan por la opción fácil y contratan a sus trabajadores internacionales como autónomos. Pero, por desgracia, la opción fácil no siempre es la mejor... ni la más segura.

Aunque contar con trabajadores por cuenta propia puede estar bien para algunas relaciones laborales, las empresas no pueden limitarse a trabajar con ellos solo porque sea más fácil.

Los trabajadores por cuenta propia y los empleados desempeñan funciones diferentes y tienen definiciones jurídicas distintas. Al convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado, una empresa puede evitar sanciones, ofrecerle una mejor experiencia a esa persona y simplificar la colaboración entre ambas partes.

Remote ayuda a las empresas a convertir a trabajadores por cuenta propia en empleados en todo el mundo. Si quieres que un trabajador por cuenta propia pase a ser empleado a tiempo completo o quieres saber más sobre las ventajas e inconvenientes de esta conversión, esta guía puede ayudarte a empezar.

¿Cuál es la diferencia entre trabajador por cuenta propia y empleado?

En primer lugar, es importante distinguir entre estos dos conceptos: un empleado es un representante de tu empresa y un miembro de tu equipo interno, mientras que un trabajador por cuenta propia presta sus servicios a tu empresa para hacer crecer su propio negocio.

A la hora de gestionar al personal y a los colaboradores, el control es un gran factor diferencial entre empleados y trabajadores por cuenta propia. Como empresa, tú controlas dónde y cómo realizan sus tareas tus empleados. Los trabajadores por cuenta propia, en cambio, pueden controlar más todo esto.

¿Se puede convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado?

Sí, en algunos casos se puede hacer legalmente. No suele ser un proceso difícil, pero sí que puede ser algo largo. En cualquier caso, es importante que te asegures de completar todos los pasos correctamente para evitar sanciones por clasificación errónea y de otro tipo.

Convertir a los trabajadores por cuenta propia en empleados puede complicarse más si tienes a varios autónomos trabajando en distintos países, cada uno con sus propias leyes y normativas. Puedes intentar enterarte bien de cada paso por tu cuenta, pero ¿por qué no simplificar el proceso con una plataforma de RR. HH. globales como Remote, que puede ayudarte a que la transición se haga de forma legal y eficaz?

¿En qué beneficia a las empresas convertir a los trabajadores por cuenta propia en empleados a tiempo completo?

Las empresas soportan una mayor carga de responsabilidad en las relaciones con los trabajadores por cuenta propia. Si se clasifica incorrectamente al trabajador por cuenta propia, la empresa acaba teniendo que hacer frente a sanciones o multas.

No obstante, la clasificación errónea no es el único problema. En la mayoría de los países, los trabajadores por cuenta propia tienen personalidad jurídica propia, lo que les confiere ciertos derechos en relación con el trabajo que realizan.

En algunos casos, cuando una empresa encarga un trabajo a un autónomo, podría darse el caso de que todos o parte de los derechos de propiedad intelectual del trabajo fueran suyos. Esto ya preocupa bastante si se trata de un proyecto, pero en las relaciones a largo plazo con los trabajadores por cuenta propia, los derechos de PI pueden convertirse en un asunto muy delicado si las empresas no están preparadas.

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En muchos casos, los empleados a tiempo completo también suponen menos costes operativos que los autónomos, ya que convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado permite a tu empresa controlar mejor su trabajo. El nuevo empleado pasa a someterse a los procesos y las políticas de la empresa, y sus tareas pueden supervisarse más de cerca.

Esto es más difícil de conseguir con un trabajador por cuenta propia, ya que tiene más independencia y suele trabajar a su manera. Por tanto, aunque las empresas no les deban prestaciones a los autónomos, sí que ahorran dinero a largo plazo al asegurarse a una persona valiosa y con experiencia en la empresa. Puede que cueste un poco ver estos ahorros, pero los beneficios en productividad y estabilidad de los empleados son reales.

Las empresas que optimizan su personal de esta forma también se benefician de un mejor ánimo, una cultura empresarial sólida y una mayor probabilidad de que el cliente esté satisfecho. Los trabajadores por cuenta propia son mercenarios por antonomasia y van de un proyecto a otro, mientras que los empleados que perciben una remuneración justa por su tiempo pueden dedicar todas sus energías a una sola misión.

¿En qué se benefician los trabajadores al pasar de ser autónomos a empleados?

Algunos trabajadores prefieren ser autónomos, pero la mayoría considera que las ventajas de trabajar por cuenta ajena superan con creces los inconvenientes de las estrategias de optimización del personal.

1. Pasan a tener derecho a prestaciones

Los empleados por cuenta ajena tienen derecho a una serie de prestaciones que no corresponden a los trabajadores por cuenta propia. En la mayoría de los países, los empleados disfrutan de tiempo libre remunerado, prestación por desempleo, acceso a mejores opciones de asistencia médica, ventajas fiscales para ahorrar de cara a la jubilación y otras prestaciones.

2. Saben que su empresa valora sus aportaciones

Los trabajadores por cuenta propia que pasan a ser empleados también tienen la oportunidad de desarrollar sus capacidades como parte de un equipo que los apoya. Las empresas que cuentan con un equipo internacional deben ser proactivas para garantizar que los empleados que viven lejos de la sede no se sientan ciudadanos de segunda. Al convertir a los trabajadores eventuales en fijos, las empresas demuestran a las personas que componen su equipo que las valoran como miembros de pleno derecho de cara al futuro de la empresa.

¿Cuáles son las desventajas de convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado?

La conversión de autónomos en trabajadores por cuenta ajena tiene sus pros, pero también sus contras. Aquí van algunos:

Mayor carga de trabajo de RR. HH.

Convertir a un autónomo en empleado es una inversión importante en tu enfoque de la gestión del personal. Tendrás que ocuparte de sus impuestos, impartirle formación y asegurarte de que cumples las leyes laborales locales, entre otras cosas.

Por ejemplo, si un trabajador por cuenta propia pasa a ser empleado, tu equipo de RR. HH. tendrá que ofrecerle lo siguiente:

• Prestaciones de asistencia médica.

• Seguridad social.

• Impuestos de desempleo.

• Permisos retribuidos, como vacaciones o permiso parental.

Necesidad de enviar material y equipo de oficina al extranjero

Las empresas suelen proporcionar a los empleados todas las herramientas que necesitan para poder hacer bien su trabajo. En caso de que tu enfoque de optimización del personal incluya contratar a empleados internacionales, puede que tengas que hacerlo también, pero teniendo que enviarlo todo al extranjero. Sea como sea, hacer llegar los suministros al nuevo miembro de tu equipo puede acarrear problemas logísticos.

Compromiso a largo plazo

Convertir a un trabajador por cuenta propia en tu empleado es una inversión a largo plazo. Tendrás que transmitirles la cultura de tu empresa, formarlos continuamente para asegurarte de que sus aptitudes están al día, controlar su rendimiento y asegurarte de que mantienen su compromiso con la empresa.

Cambios en la remuneración del trabajador

Esto es completamente ineludible. Al convertir a un autónomo en empleado a tiempo completo, tendrás que cambiar tu estructura de pagos y la forma de remunerarlo. También tendrás que pensar en los ascensos y los consiguientes aumentos de salario con el tiempo.

Señales de que debes convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado

Cada caso es un mundo. Algunos acuerdos con trabajadores por cuenta propia a largo plazo se pueden considerar una optimización eficaz del personal, mientras que otros están condenados a acabar siendo disputas jurídicas interminables.

Analiza bien la relación que tienes con los autónomos con los que colaboras y presta atención a estos detalles, que suelen indicar que ya va siendo hora de convertirlos en empleados a tiempo completo.

1. No cumples las normas en el país del trabajador por cuenta propia

¿Conoces las leyes relativas al trabajo por contrato en el país donde vive el trabajador por cuenta propia? ¿Seguro? Las leyes varían mucho de un país a otro y de una región a otra. Lo que se considera un trabajador por cuenta propia en EE. UU. puede no serlo en el Reino Unido. Muchos países han promulgado leyes nuevas que regulan a los trabajadores por cuenta propia en respuesta al crecimiento de empresas que practican la economía de pequeños encargos. Si descubres que tu empresa no cumple la normativa, convierte a la persona en cuestión lo antes posible para evitar fuertes sanciones.

2. Quieres que tu trabajador por cuenta propia desempeñe un papel más importante en tu empresa

Los autónomos trabajan en proyectos concretos, pero no suelen desempeñar un papel activo de cara al futuro de una empresa. Incluso un trabajador por cuenta propia con un acuerdo de anticipo está vinculado a la empresa por un tiempo o presupuesto concreto. Si tienes un trabajador por cuenta propia extraordinario que puede ayudarte a hacer crecer tu negocio, ¿por qué no vas a aprovecharlo? Convierte al trabajador por cuenta propia en empleado y haz que tu organización cuente con el mejor talento con una gestión de integración mínima.

3. Quieres ofrecer prestaciones al trabajador por cuenta propia

Como los trabajadores por cuenta propia no suelen tener derecho a prestaciones, su remuneración se limita al dinero. Para ofrecer a un autónomo ventajas como seguro médico, opciones de ahorro para la jubilación y tiempo libre remunerado, primero debes convertir a ese trabajador por cuenta propia en empleado. Nada ayuda tanto a las empresas a retener a los mejores talentos como un buen paquete de prestaciones.

4. Quieres ofrecer la mejor experiencia posible a los trabajadores

Cuando los trabajadores por cuenta propia trabajan con equipos de empleados a tiempo completo, pueden sentirse discriminados. Los empleados comparten la cultura de la empresa de una forma de la que los trabajadores por cuenta propia no pueden disfrutar. Al convertir a los autónomos en trabajadores por cuenta ajena, los invitas a formar parte del equipo y haces que la experiencia de los miembros de todo el mundo sea inmejorable.

5. Quieres proteger más la propiedad intelectual de tu empresa

Como ya se ha mencionado en esta guía, los trabajadores por cuenta propia tienen ciertos derechos respecto al trabajo que realizan. Con un contrato bien redactado puede valerte para proteger tu propiedad intelectual, pero defiendes más tus derechos si la persona que realiza el trabajo es tu empleado en vez de un autónomo. Algunos países conceden los derechos de propiedad intelectual por defecto a los creadores independientes en lugar de a las empresas, así que, si tienes trabajadores por cuenta propia, asegúrate de que tus contratos blindan la propiedad intelectual.

6. Quieres ahorrar dinero a largo plazo

Los trabajadores por cuenta propia suelen cobrar más que los empleados. Cuanto más tiempo trabajes con autónomos, más dinero te gastarás que podrías haber invertido en talento interno. Los empleados requieren prestaciones y otras obligaciones, pero, una vez que conviertes a un trabajador por cuenta propia en empleado, esa persona pasa a ser inmediatamente un activo a largo plazo más productivo de tu equipo.

7. Tu contrato con el trabajador ha vencido

¿Cuánto hace que firmaste el acuerdo para trabajar con el autónomo? Muchos autónomos a tiempo completo trabajan para la misma empresa durante meses o años sin renovar el contrato. Estos contratos pueden no estar actualizados a los cambios en la legislación laboral, que suele evolucionar para evitar los abusos en el trabajo basado en pequeños encargos. Al integrar al autónomo como empleado, este problema desaparece, siempre que esta persona quiera llevar a cabo esa transición.

8. No quieres que la competencia contrate al trabajador por cuenta propia antes que tu empresa

Un trabajador por cuenta propia que te encante puede haber firmado un acuerdo de confidencialidad, pero la mayoría de los países no impiden que pueda trabajar para la competencia. ¿Qué ocurre si alguien que te ayuda a mantener tu negocio en marcha de repente pone su talento al servicio de otra empresa? Si tienes un buen trabajador por cuenta propia que podría ser ideal para la competencia, hazle una oferta de empleo antes de que lo haga otra empresa.

9. No dejas nunca de contratar al trabajador por cuenta propia

Normalmente, los trabajadores por cuenta propia solo trabajan por proyecto. Si sueles contratar a menudo a un trabajador por cuenta propia para tus proyectos, puedes convertirlo en empleado y ofrecerle un salario para reducir el coste de la mano de obra.

10. Te arriesgas a incurrir en clasificación errónea

Cada país tiene sus propias normas y reglamentos sobre la figura de empleado.

La clasificación errónea de la situación laboral puede hacer que tu empresa afronte consecuencias legales y multas cuantiosas. También es posible que tengas que pagar un recargo por prestaciones no percibidas.

Más vale prevenir que curar. Si te preocupa cometer un error que pueda salirte caro, plantéate convertir a tu trabajador por cuenta propia en empleado o consulta a un experto que pueda ayudarte a evitar la clasificación errónea.

11. Tu trabajador por cuenta propia quiere pasar a ser empleado

La razón más sencilla para convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado es, a su vez, una de las mejores. ¿Qué quiere esa persona?

Hay quienes prefieren la vida del autónomo por mucho que les ofrezcan un gran puesto muy bien remunerado. A otros les gustaría dejar atrás la incertidumbre del trabajo por contrato en favor de la seguridad y la protección que ofrece un empleo fijo.

Pregunta a tus mejores trabajadores por cuenta propia si les gustaría trabajar para ti como empleados a tiempo completo y, si te dicen que sí, ya sabes qué hacer.

Cómo convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado en 5 pasos

Ahora que has decidido que ya es hora de convertir al trabajador por cuenta propia en empleado a tiempo completo, quizá te preguntes cómo es el proceso real para tu empresa.

Normalmente, esto va a ser lo que tengas que hacer:

1. Garantiza una clasificación precisa de los empleados

Es importante que te asegures de que puedes convertir legalmente a tu trabajador por cuenta propia en empleado. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU. contempla algunos factores que pueden ayudarte a determinarlo, por ejemplo:

• El control del comportamiento: si una empresa tiene derecho a dirigir y controlar el trabajo que realiza el trabajador, este se considera un empleado.

• El control financiero: si una empresa tiene derecho a dirigir y controlar los aspectos financieros y empresariales del trabajo de una persona, esta se considera empleada. Esto puede consistir en reembolsarle los gastos al trabajador, invertir en el equipo que necesita para hacer su trabajo o pagarle un salario constante.

• La relación: ciertos aspectos de la relación entre la empresa y el trabajador pueden ayudar a determinar su clasificación, como el tipo de prestaciones que percibe, la duración de esta relación y la repercusión de su trabajo en la empresa.

También puedes consultar la resolución final de enero de 2024 (en inglés) del Departamento de Trabajo de EE. UU., que quizá te ayude a tomar una decisión. Esta sentencia expone seis factores que deben analizarse para determinar cómo clasificar a un empleado y subraya que deben tenerse en cuenta todos.

2. Crea una entidad local en el país en el que vas a contratar o utiliza un EOR

Si conviertes a un trabajador por cuenta propia en empleado, tendrás que familiarizarte con los impuestos locales y las leyes laborales de su país, lo cual puede que no conozcas. Aparte, necesitarás una entidad local para contratarlo.

Si aún no tienes una entidad local, puedes contar con un empleador por cuenta ajena (EOR). Un EOR contrata a la persona en tu nombre y se ocupa de todos los aspectos legales de la contratación y la gestión del personal. Eso sí, quien manda sigues siendo tú: tu empresa lo controla todo, desde el horario hasta la carga de trabajo del empleado.

3. Hazle una oferta salarial y de prestaciones al trabajador por cuenta propia que cumpla la normativa

Hazle una oferta de empleo al autónomo que cumpla las leyes que rigen las prestaciones en su país. Para asegurarte de que el contrato se ajuste a la legalidad del lugar en el que vive esta persona, investiga la normativa local en cuanto al tiempo libre remunerado, el seguro médico, la baja por maternidad y otras prestaciones.

En Costa Rica, por ejemplo, las leyes laborales dictan que todos los empleados, tanto del sector público como del privado, deben recibir una paga extraordinaria que consiste en un decimotercer mes de salario.

4. Añade al trabajador por cuenta propia a tu nómina

En cuanto el trabajador por cuenta propia firme el contrato como empleado, toca añadirlo a la nómina de la empresa.

5. Mantente al corriente de la legislación laboral local

Al contratar a personas en distintos países, el cumplimiento de las normas no termina cuando envías la oferta. Mientras el empleado esté en tu empresa, es importante que estés al día de los constantes cambios de las leyes locales en relación con las nóminas, las prestaciones, los impuestos y otras cuestiones laborales.

Remote te alivia esta carga y garantiza que te ajustes siempre a la legalidad, independientemente del país en el que se encuentren tus trabajadores. Con Remote, puedes integrar a empleados nuevos en cuestión de unos pocos clics y obtener asistencia 24 horas al día, los 7 días de la semana, de expertos locales en RR. HH., asuntos legales y finanzas.

Cómo ayuda Remote a convertir a los trabajadores por cuenta propia en empleados

Aunque la conversión de trabajador por cuenta propia a empleado fijo beneficia a ambas partes, también conlleva algunos retos. Pagar a un trabajador por cuenta propia internacional es más fácil que integrar a un empleado internacional, sobre todo en el caso de empresas con poca experiencia.

Por suerte, Remote facilita la conversión de trabajadores por cuenta propia en empleados en países de todo el mundo. Nuestros servicios de empleo global y nuestra plataforma de autónomos globales te permiten decidir qué es lo mejor para tu empresa. Remote puede ayudarte a pagar y gestionar a los trabajadores por cuenta propia en cuestión de minutos y, si decides convertirlos en empleados más adelante, también te ayudamos a que el cambio sea fácil y rápido. Remote lo simplifica todo, desde las nóminas hasta las prestaciones, pasando por los impuestos y el cumplimiento internacional.

Obtén más información sobre la conversión de trabajadores por cuenta propia en nuestra guía para la gestión de autónomos.

Preguntas frecuentes sobre la conversión de trabajadores por cuenta propia en empleados

¿La conversión es frecuente?

Sí, convertir a los autónomos en trabajadores por cuenta ajena es una práctica habitual. En algunos casos, es una transición necesaria para seguir cumpliendo la normativa local, pero también tiene ventajas para las empresas y los trabajadores: los empleados pueden recibir prestaciones y, en general, tener una mejor experiencia en la empresa, y los empresarios pueden ahorrar dinero a largo plazo.

¿Hay empleados que decidan convertirse en trabajadores por cuenta propia?

Sí, a veces pasa. En general, los trabajadores por cuenta propia tienen más libertad de horario, controlan más su carga de trabajo y sus clientes, y pueden administrarse a sí mismos. Es posible convertir a un empleado en trabajador por cuenta propia, pero tendrás que asegurarte de que el empleado cumple los requisitos legales para realizar la transición.

¿Cuándo no conviene convertir a un trabajador por cuenta propia en empleado?

Si no quieres que el autónomo con el que colaboras pase a ser un miembro fijo de tu empresa, no lo conviertas en empleado. La transición suele requerir mucho trabajo por parte de tu equipo de RR. HH. y un compromiso a largo plazo para formar al nuevo empleado e integrarlo en la cultura de la empresa.

Desde un punto de vista legal, hay trabajadores por cuenta propia que no pueden convertirse en empleados. Si quieres seguir pagando al autónomo por proyecto, por ejemplo, seguramente no te convenga hacerlo empleado.

¿Cómo afectan las leyes de empleo al proceso de conversión?

Es fundamental que solo conviertas a un trabajador por cuenta propia en empleado si cumple todos los requisitos. Si incurres en clasificación errónea, pueden imponerte multas y sanciones importantes. Si el autónomo trabaja en un país distinto al tuyo, también es importante que sigas todas las leyes laborales de su país al convertirlo en empleado.

¿Cuáles son las consecuencias de la clasificación errónea en EE. UU.?

En EE. UU., una clasificación errónea supone multas, sobre todo si se va a juicio. Además, las empresas podrían tener que devolver los impuestos que han pagado sus trabajadores mal clasificados o concederles las prestaciones que les correspondan.

Aparte de la normativa federal, los estados pueden imponer sus propias sanciones por clasificación errónea; en Washington D. C., por ejemplo, se considera un tipo de fraude de nómina.

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