Guía sobre la contratación en el Reino Unido

¿Quieres contratar a alguien en el Reino Unido? ¿Alguno de los miembros de tu equipo tiene previsto irse a vivir allí? Sea cual sea la situación, esta guía sobre la contratación de empleados en el Reino Unido puede darte las claves de la ley de empleo, las cuestiones relacionadas con las nóminas, las prestaciones más comunes y mucho más de dicho país.

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La legislación laboral del Reino Unido puede resultar complicada, sobre todo para las empresas con pocos empleados. Las diferencias entre «trabajadores» y «empleados», por ejemplo, pueden no ser intuitivas para alguien que no haya dirigido nunca un equipo allí. Remote es el mejor empleador por cuenta ajena para el talento internacional y ayuda a empresas de todos los tamaños a contratar a trabajadores en el Reino Unido cumpliendo la legislación laboral aplicable sin fisuras.

¿Quieres que tu empresa se ajuste siempre a la legalidad? Pues para eso está nuestra útil guía sobre la contratación de empleados en el Reino Unido.

¿Cuál es la legislación laboral en el Reino Unido?

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Empleados, trabajadores y autónomos

El Reino Unido aplica normas distintas a los «trabajadores», los «empleados» y los «trabajadores por cuenta propia».

Los trabajadores por cuenta propia son exactamente lo que parecen: al igual que en Estados Unidos, los autónomos trabajan independientemente de las empresas que solicitan sus servicios. Las empresas del Reino Unido no están obligadas a proporcionarles prestaciones. Sin embargo, para evitar problemas de clasificación errónea, los empresarios deben tener cuidado de no sobrepasar ciertos límites: decirle a un autónomo cuándo o cómo tiene que trabajar o proporcionarle equipo u oficina, entre otras cosas, pueden indicar una relación laboral regular que puede ser peligrosa para las empresas.

Para convertir a un autónomo en trabajador por cuenta ajena, las empresas británicas deben redactar un contrato de trabajo que especifique las condiciones laborales.

Por su parte, el término «trabajador» incluye a los asalariados y a una serie de personas que se sitúan entre la definición de autónomos y la de asalariados. Los conductores de Uber, por ejemplo, ganaron un caso en el Tribunal Supremo del Reino Unido en 2018 para que los clasificaran como trabajadores. Los trabajadores obtienen algunas prestaciones en virtud de la legislación británica, aunque no tantas como los empleados a tiempo completo. Algunas de las prestaciones reglamentarias para los trabajadores del Reino Unido son:

• Vacaciones remuneradas.

• Salario mínimo.

• Salario mínimo vital nacional, según las circunstancias.

• Protección contra las retenciones ilegales.

• Vacaciones anuales retribuidas.

• Descansos razonables.

• Cotizaciones empresariales a la pensión.

• Protección contra la discriminación.

En el Reino Unido, los «empleados» son las personas que firman un contrato de trabajo formalizado con una empresa y tienen derecho a todas las prestaciones y protecciones que establece la legislación británica.

Derechos de propiedad intelectual

Las empresas británicas deben ser explícitas en lo que a cesión de derechos de propiedad intelectual respecta cuando trabajen con autónomos, ya que la ley de empleo británica suele ceder dichos derechos al autónomo por defecto. En el Reino Unido no existe el concepto de «trabajo por encargo».

Por ello, muchas empresas extranjeras que contratan a trabajadores británicos a distancia optan por una relación laboral convencional en vez de contar con autónomos. La solución de Employer of Record (EOR) de Remote ofrece a los empresarios del Reino Unido la protección de la propiedad intelectual más sólida del sector.

Protección de los trabajadores

El Reino Unido ofrece las protecciones habituales contra la discriminación por motivos de etnia, edad, género, religión y otras cualidades. En 2020, un tribunal laboral dictaminó que el veganismo también es una filosofía protegida por la Ley de Igualdad.

Contratos de trabajo del Reino Unido

Según la Ley de Derechos Laborales de 1996, todos los empresarios del Reino Unido deben proporcionar a sus empleados un contrato escrito en el que se estipulen los detalles de la relación laboral. Algunos de ellos deben ser el cargo y la descripción del puesto de trabajo, la fecha de inicio, el salario y el calendario de pagos, los planes de pensiones, las normas de la empresa, las políticas de rescisión y otra información relevante.

Seguro de responsabilidad civil patronal

En el Reino Unido, los empresarios tienen la obligación de contratar un seguro de responsabilidad civil para protegerse de las demandas de los trabajadores. Este seguro blinda a las empresas en caso de que un empleado presente una reclamación o una demanda de indemnización.

Opciones de visado del Reino Unido

Los visados de trabajo en el Reino Unido abarcan varios tipos de visitas y fines laborales. Muchos visados funcionan con un sistema de puntos en el que las personas que los solicitan ganan puntos por cumplir distintos requisitos.

Los ciudadanos del Espacio Económico Europeo (EEE) no suelen necesitar visado alguno, mientras que las personas que vienen al Reino Unido desde Estados Unidos y otras regiones de fuera del EEE deben solicitar el visado que se adecúe a su situación.

Algunos ejemplos de visados de trabajo en el Reino Unido son:

• Visado «Global Talent» de nivel 1 para personas extranjeras muy cualificadas con experiencia en un campo importante.

• Visado general de nivel 2 para trabajadores extranjeros cualificados que tengan una oferta de trabajo en un sector con gran demanda.

• Visado de traslado intraempresarial de nivel 2 para trabajadores extranjeros que se van a vivir al Reino Unido y siguen trabajando para la misma empresa.

Si no tienes claro qué visado necesitan tus empleados británicos, ponte en contacto con Remote para que nuestro equipo de operaciones globales te ayude.

¿El Brexit afecta a la legislación laboral o a los visados del Reino Unido?

La legislación laboral británica sigue aplicándose con normalidad tras el Brexit. Las empresas de personas que vivan en el Reino Unido y pidan a sus empleados que viajen deben asegurarse de que todos los trabajadores tienen el pasaporte actualizado. Cualquier inmigrante de otros países de la UE que haya trabajado en el Reino Unido antes del Brexit debe volver a comprobar su situación en cuanto a inmigración y visados para evitar meterse en problemas.

El Reino Unido no deja de firmar acuerdos nuevos con otros países, por lo que los requisitos de empleo y visado pueden variar en cada caso.

¿El Reglamento General de Protección de Datos se aplica a los empleados del Reino Unido?

Sí. Las empresas son responsables de recopilar, mantener y eliminar los datos de los empleados con seguridad en virtud de lo que establece el RGPD.

Dado que tienen la responsabilidad de proteger los datos de los trabajadores, las empresas solo deben conservar los datos necesarios para funcionar bien. Las empresas británicas están obligadas por ley a ofrecer a sus empleados una política de privacidad que explique cómo recopilan y utilizan los datos personales antes, durante y después de la relación laboral.

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Cómo pagar a los empleados en el Reino Unido

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Las empresas extranjeras que contratan a gente en el Reino Unido deben pagar a sus trabajadores extranjeros a través de sus entidades legales británicas o emplear a sus trabajadores a través de un empleador por cuenta ajena (EOR), como Remote. Dado que crear una entidad jurídica es un proceso largo y caro, la mayoría de las empresas (especialmente, las pequeñas y medianas) optan por trabajar con un EOR.

Cotizaciones sociales

Al igual que en Estados Unidos, las empresas del Reino Unido deducen los impuestos y las cotizaciones sociales de la nómina de los empleados antes de realizar el pago. Las cuotas de la asistencia sanitaria pública británica también se deducen de la remuneración de los empleados.

¿Quieres ver un desglose completo de los costes laborales de las nuevas contrataciones en el Reino Unido? Pues échale un vistazo a nuestra calculadora del coste por empleado gratuita.

Nóminas

Los empleados del Reino Unido tienen derecho a una nómina detallada en la que figuren todas las deducciones, impuestos, cuotas e información correcta sobre el pago. Si hay variaciones en los pagos por tiempo trabajado (como las horas extras), deben desglosarse en subtipos por horas o mostrarse como un único total global. Estas nóminas pueden enviarse por correo ordinario o electrónico (o por ambos medios, si se desea).

La mayoría de las empresas pagan a sus empleados británicos al mes, no cada dos semanas.

Moneda

Las empresas deben pagar a sus trabajadores británicos en libras esterlinas (GBP). Las empresas con sede en EE. UU. no pueden pagar en dólares a sus trabajadores remotos del Reino Unido.

Horas extras

El Reino Unido no obliga a pagar horas extras a los trabajadores. Aunque la semana laboral normal es de 40 horas, las empresas pueden exigir a sus empleados que hagan más horas, siempre que se las paguen y que no trabajen más de 48 horas de media a la semana. Los trabajadores británicos no tienen derecho a cobrar horas extras por trabajar en días festivos.

Los empresarios pueden decidir ofrecer horas extras (y muchos lo hacen). Los empresarios británicos que lo hagan deben indicar en el contrato las normas que rigen cómo se pagan.

Los trabajadores pueden trabajar más de 48 horas semanales si manifiestan por escrito su intención de hacerlo. Si quieren anular dicho compromiso, solo tienen que avisar a la empresa con, al menos, una semana de antelación.

Reino Unido —

8 min

Cómo pagar a los trabajadores a distancia en el Reino Unido

Pagar a los trabajadores remotos en el Reino Unido es sencillo en el aspecto funcional, pero entraña algunos obstáculos legales. Para asegurarte de que tus empleados, trabajadores y autónomos cobran sin problemas, empieza por aquí.

¿Qué son las normas IR35 en el Reino Unido?

Las normas IR35 están diseñadas para evitar que las empresas y los autónomos se aprovechen de un vacío legal específico en materia fiscal. Estas normas entran en juego cuando los autónomos «trabajan» para una empresa ajena, denominada empresa de servicios personales (o PSC, por sus siglas en inglés), que luego subcontrata los servicios del autónomo al empresario con una entidad. Las normas IR35 se aplican si la relación entre la empresa y el autónomo sería la misma con o sin esta empresa externa.

Las normas IR35 cambiaron en 2020 para trasladar a la empresa la responsabilidad de clasificar correctamente al autónomo. Ahora, los empresarios deben asegurarse de que los autónomos que trabajen a través de una PSC tengan un motivo válido para hacerlo. En algunos casos, los autónomos que trabajaban a través de las PSC ya pueden considerarse empleados de las empresas que contratan sus servicios.

Prestaciones habituales de los trabajadores en el Reino Unido

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El gobierno británico no establece muchas prestaciones reglamentarias para los empleados más allá del permiso retribuido. Aun así, las empresas suelen ofrecer paquetes de prestaciones similares a los de las empresas estadounidenses, sobre todo si buscan talentos para puestos difíciles de cubrir. Remote puede ayudar a las empresas que contraten a trabajadores británicos a personalizar los paquetes de prestaciones para ajustarlos a sus necesidades.

Vacaciones pagadas

Los trabajadores del Reino Unido tienen derecho a un mínimo reglamentario de 28 días de vacaciones al año. Veinte de ellos son de tiempo libre remunerado, mientras que los ocho restantes corresponden a fiestas nacionales. Las empresas suelen optar por ofrecer más de 28 días de vacaciones a modo de incentivo para captar a los mejores talentos.

La ley británica obliga a las empresas a permitir que los empleados pasen al año siguiente un máximo de ocho días al año. Las empresas pueden permitir a los empleados que pasen más días si así lo desean. Los trabajadores que no puedan disfrutar de sus vacaciones reglamentarias por haberse cogido otro tipo de baja durante el año, como una baja por enfermedad de larga duración o una baja de maternidad, pueden acumular veinte días en lugar de ocho.

Los trabajadores tienen derecho a cobrar el tiempo libre retribuido que no hayan disfrutado si se van, pero solo de lo que hayan acumulado durante el año en curso.

Las empresas que contraten a trabajadores británicos pueden ofrecerles tiempo libre ilimitado, pero deben llevar registros oficiales de las vacaciones que se cogen y asegurarse de que se cojan suficiente tiempo libre.

Baja por enfermedad de larga duración

El Reino Unido cuenta con una serie de leyes específicas relativas a las bajas por enfermedad de larga duración aparte de las que regulan las de corta duración. Esta baja se denomina subsidio de enfermedad reglamentario. Los trabajadores que soliciten una baja por enfermedad que se alargue más de una semana deben presentar a su empresa una «nota de aptitud», un documento de un profesional médico en el que se expongan el motivo de la ausencia y las condiciones de la reincorporación.

Los trabajadores de baja por enfermedad de larga duración perciben 95,85 GBP a la semana, por parte de la empresa, durante un periodo de hasta 28 semanas. Los trabajadores pueden percibir más de esta cantidad si así lo establece el contrato de trabajo, pero no menos. Los empleados que sigan enfermos después de las 28 semanas y cuya empresa no les extienda la baja por enfermedad pueden solicitar otros tipos de asistencia.

Los trabajadores no dejan de acumular vacaciones remuneradas durante la baja por enfermedad reglamentaria.

Baja de maternidad

En el Reino Unido, todas las trabajadoras embarazadas tienen derecho a 52 semanas de baja de maternidad a partir de la fecha en la que empiezan a ser empleadas. No existe un periodo mínimo obligatorio de trabajo para poder disfrutar de la baja de maternidad.

Las empresas son responsables de sufragar la baja de maternidad, y las cuantías de los pagos varían en función del tiempo de baja y del salario.

La baja de maternidad en el Reino Unido se divide en dos partes: 26 semanas de baja ordinaria y otras 26 de baja adicional. Las trabajadoras embarazadas también tienen derecho a disfrutar de tiempo libre remunerado para cuidados prenatales y, en caso de querer cambiar la fecha en la que tienen previsto reincorporarse al trabajo, deben avisar a la empresa con, al menos, ocho semanas de antelación.

Baja de paternidad

Las parejas de las trabajadoras embarazadas, aunque no sean hombres, pueden optar a la baja de paternidad. Para ello, la pareja debe ser el padre, la pareja de la persona que da a luz, la persona que adopta al niño o el padre de intención del niño si tiene previsto cuidar de él tras una gestación subrogada. Es importante tener en cuenta que los trabajadores pueden perder el derecho a la baja de paternidad si se han cogido tiempo libre para cuestiones relacionadas con la adopción.

La baja de paternidad en el Reino Unido no puede comenzar antes del nacimiento del hijo y debe disfrutarse durante su primer año de vida. Los empleados pueden cogerse de una a dos semanas consecutivas de baja de paternidad.

A diferencia de la baja de maternidad, para disfrutar de la baja de paternidad hay que haber trabajado en la empresa durante, al menos, 26 semanas ininterrumpidas antes de la semana de comienzo, que es la decimoquinta semana anterior a la fecha prevista del parto.

Permiso parental compartido

El Reino Unido también permite el permiso parental compartido en muchas circunstancias. El permiso compartido debe utilizarse durante el primer año de vida del hijo. Se pueden compartir hasta 50 semanas, con un máximo de 37 semanas remuneradas. El permiso parental compartido puede cogerse en varias veces, de una sola vez, en pareja o por separado.

Seguro médico privado

Aunque la ciudadanía tiene sanidad pública garantizada, muchas empresas siguen optando por ofrecer un seguro médico privado como prestación adicional para captar a los mejores talentos. Algunas empresas ofrecen planes directamente, mientras que otras dan a sus trabajadores la opción de cobrar un plus que pueden utilizar para elegir el plan que quieran.

Otros seguros

Las empresas británicas pueden optar por ofrecer a sus empleados seguro oftalmológico, dental, de fertilidad, de incapacidad y otros tipos distintos de los que suelen cubrir el SNS o los planes de salud privados. Hay algunos que son más comunes que otros.

Planes de pensiones

En el Reino Unido, las empresas están obligadas a financiar planes de pensiones con índices de cotización obligatorios y mínimos para los trabajadores que cumplan los requisitos. Veámoslo en detalle.

Planes de jubilación y pensiones en el Reino Unido

Los trabajadores del Reino Unido tienen acceso a diversos planes de jubilación, muchos de los cuales se engloban en los planes de pensiones, que incluyen planes de empresa, inversiones personales y más cosas.

Requisitos para optar al régimen de pensiones

Por lo general, los trabajadores optan automáticamente a los planes de pensiones de las empresas, que no pueden intimidar, instar o tratar de convencerlos para que renuncien a ellos.

Para optar automáticamente, los empleados deben ser trabajadores (no autónomos), tener entre 22 y 66 años, y ganar al menos 10 000 GBP al año, y los que no opten automáticamente también pueden apuntarse.

Las empresas pueden aplazar el hecho de que un empleado opte automáticamente hasta tres meses. Para ello, la empresa debe notificárselo en el plazo de seis semanas y un día a partir de la fecha en la que el empleado cumpla los requisitos para optar. Para ser válidas, las notificaciones de aplazamiento deben estar redactadas de una forma y con una motivación específicas.

Las empresas deben informar a una entidad que regule las pensiones, que puede imponer multas y sanciones importantes si las empresas no siguen los procedimientos adecuados. Además, deben presentar una declaración de cumplimiento normativo en los cinco meses siguientes a la afiliación automática de un trabajador nuevo. Remote se encarga de que las empresas que contraten a trabajadores británicos se ajusten a la normativa.

Tipos de planes de pensiones del Reino Unido

Las cotizaciones de los trabajadores a planes de pensiones son cotizaciones antes de impuestos. Las empresas deben aportar un mínimo del 3 % de los ingresos totales de los trabajadores, mientras que los trabajadores deben aportar un mínimo del 5 %.

Los planes de pensiones privados se dividen en dos categorías principales: los planes de aportación definida y los planes de prestación definida.

Planes de aportación definida

Los planes de aportación definida son pensiones que aumentan en función de la cantidad de dinero que una persona aporta. Estos planes, que también se conocen como planes de «pensiones personales» o de «compra de dinero», combinan las cotizaciones de empleados y empresarios en un único fondo. Por lo general, los trabajadores británicos pueden retirar el 25 % de un plan de aportación definida sin pagar impuestos tras un cierto tiempo.

Planes de prestación definida

Los planes de prestación definida suelen ser pensiones que ofrecen las empresas a sus trabajadores. Estos planes, que también pueden conocerse como planes de «salario final» o «media profesional», no se basan en cuánto cotizan los empleados o las empresas, sino en una serie de normas específicas, como cuánto tiempo ha trabajado un empleado para la empresa, su salario, etc. En los planes de pensiones de prestación definida, se abona una cantidad determinada al año tras la jubilación.

Cómo rescindir el contrato de un empleado en el Reino Unido

Aunque los trabajadores no cuentan con mucha protección contra la rescisión durante los dos primeros años, a partir de ese momento adquieren más derechos. Para despedir a un trabajador pasado ese tiempo, la empresa debe aducir un «motivo potencialmente justo» que tenga que ver con su conducta, su capacidad u otro factor sustancial. Ten en cuenta que la definición de lo que pueden ser estos factores en el Reino Unido es limitada.

Aviso de rescisión

Los empleados despedidos sin causa justificada tienen derecho a que los avisen de su rescisión por escrito.

Los periodos de aviso mínimos son:

• Una semana si el empleado ha trabajado más de un mes en la empresa.

• Dos semanas si ha estado dos años.

• Un mes si ha estado cuatro años.

• Una semana por cada año de trabajo ininterrumpido de 5 a 11 años.

• Tres meses si ha estado más de 12 años.

Ten en cuenta que las empresas suelen tener prohibido avisar a sus empleados con más de 12 semanas de antelación en caso de rescisión.

Indemnización por despido

El Reino Unido no obliga a indemnizar a los trabajadores despedidos (salvo a los despedidos por motivos económicos). Sin embargo, las empresas suelen optar por ofrecer indemnizaciones por despido.

Las personas que hayan trabajado al menos dos años seguidos en una empresa del Reino Unido tienen «derecho al despido improcedente». Si una empresa desea rescindir el contrato de un trabajador que cuenta con esta antigüedad, debe justificar la rescisión jurídicamente. De lo contrario, los trabajadores despedidos injustamente podrían demandar a la empresa para reclamar los ingresos no percibidos por un importe equivalente a un año de salario u 86 444 GBP, el menor de los dos.

Si se utiliza la indemnización por despido como parte de un acuerdo para garantizar que un empleado no interponga una demanda contra la empresa, el empleado debe recibir asesoramiento jurídico independiente. Las empresas que trabajan con Remote reciben apoyo y asesoramiento de nuestro equipo jurídico durante este proceso.

Periodos de prueba

Aunque las empresas extranjeras que contratan a trabajadores británicos no están obligadas a tener periodos de prueba, la mayoría opta por hacerlo. Los periodos de prueba en este país suelen durar entre 30 días y unos meses. La empresa puede rescindir el contrato de un trabajador en periodo de prueba de inmediato, sin necesidad de avisar previamente, siempre que se lo notifique por escrito.

Acuerdos de no competencia

Los acuerdos de no competencia son válidos y exigibles en el Reino Unido, pero los empresarios deben redactar dichos contratos con cuidado. Todas las restricciones posteriores a la rescisión en el Reino Unido están limitadas a 12 meses.

Actos y acuerdos de conciliación protegidos en el Reino Unido

Se puede despedir a los empleados que no cumplan los objetivos de rendimiento con una indemnización por despido aceptada de mutuo acuerdo antes de que finalice el periodo de prueba. Esta práctica puede ser una forma eficaz de prescindir de un empleado que no esté rindiendo como se esperaba sin que la empresa quede expuesta a pleitos. Por lo general, el contenido de los actos de conciliación no se admite como prueba en los pleitos laborales, a menos que el empleado alegue una falta grave, como discriminación por motivos de etnia, edad, género, etc.

Gestión del rendimiento en el Reino Unido

Recompensar y disciplinar a los empleados por motivos de rendimiento es una práctica habitual en todo el mundo. No obstante, la gestión del rendimiento en el Reino Unido exige que las empresas sigan unas normas específicas.

En general, las empresas británicas no pueden rescindir el contrato de un empleado por un solo caso de bajo rendimiento, sino que deben documentar claramente las advertencias por escrito y los intentos de apoyar al empleado, normalmente mediante adaptaciones razonables o planes de mejora. En caso de negligencia grave, puede no exigirse este requisito, pero esto no es lo habitual.

Si un empleado mejora tras un plan de rendimiento y vuelve a las andadas tras el periodo de prueba, puede someterse a periodos de prueba más largos por reiteración. Puede que los tribunales laborales del Reino Unido desaprueben los planes de mejora de un año o más en el caso de una primera infracción, pero a los empleados que llevan varios planes se les puede exigir que demuestren que han mejorado durante un periodo de tiempo más largo.

Aparte de por discapacidad, las empresas del Reino Unido no tienen por qué ofrecer adaptaciones a los trabajadores que no estén realizando las tareas básicas de su puesto de trabajo en condiciones. Muchos directivos pueden sentirse en la obligación de aligerar la carga de trabajo de los empleados de más edad, de los menos expertos en tecnología y de otras personas vulnerables, pero esto podría provocar otros problemas, como demandas por parte de otros empleados que consideren que se les está tratando de forma más estricta que a sus compañeros.

Contratar a trabajadores en el Reino Unido con Remote

La ley de empleo del Reino Unido no es fácil. Remote es el mejor empleador por cuenta ajena del Reino Unido y, como tal, ayuda a empresas de todos los tamaños a trabajar con los mejores talentos del Reino Unido sin dejar de ceñirse a todas las leyes pertinentes.

Ofrecemos la mejor experiencia posible a tus empleados del Reino Unido al tiempo que gestionamos las nóminas, las prestaciones, los impuestos y el cumplimiento normativo por una tarifa plana reducida. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre nuestra solución de empleador por cuenta ajena para el Reino Unido.

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