Cómo gestionar una política de tiempo libre remunerado ilimitado

Las políticas de tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés) ilimitado suenan muy bien; combinadas con la flexibilidad horaria y la libertad de ubicación de los equipos remotos, en teoría deberían permitir a los trabajadores vivir su vida según sus propias condiciones.

En teoría.

En realidad, incluso las empresas bienintencionadas no siempre aplican correctamente las políticas de PTO ilimitado. Los empleados suelen disfrutar de menos días libres con PTO ilimitado que con políticas más estructuradas.

Si se gestiona bien, el PTO ilimitado ofrece a los empleados una oportunidad increíble de mantener el equilibrio perfecto entre el trabajo y la vida privada, al tiempo que garantiza que tu empresa prospere gracias a una plantilla comprometida y eficaz todos los días del año. Asegúrate de que tu política de PTO ilimitado funciona bien: sigue algunas reglas básicas que a menudo se pasan por alto.

Este artículo explica qué es una política de tiempo libre remunerado ilimitado y cómo funciona, y abarca sus pros, contras y consejos clave para la implementación en tu empresa.

Vamos allá.

¿Qué es una política de tiempo libre remunerado ilimitado y cómo funciona?

Una política de tiempo libre remunerado (PTO, por sus siglas en inglés) ilimitado es un tipo de permiso que permite a los empleados ausentarse del trabajo por cualquier motivo y seguir percibiendo su salario habitual. Gracias a esta política, los empleados no tienen un número fijo de días de vacaciones o de baja por enfermedad al año.

La idea del PTO ilimitado es promover un equilibrio más saludable entre la vida laboral y familiar y dar a los empleados más flexibilidad para gestionar su tiempo libre sin preocuparse de cuántos días les quedan.

Los empleadores no están obligados por ley a proporcionar tiempo libre remunerado según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés), pero hay algunas excepciones. Según la Ley de Familias y Lugares de Trabajo Sanos (HFWA, por sus siglas en inglés), las empresas de Colorado deben conceder dos tipos de días de asuntos propios: vacaciones acumuladas y permisos por emergencias sanitarias públicas (PHE, por sus siglas en inglés). 

Sin embargo, dado que el 77 % de los empleados indican que el permiso retribuido es una prestación imprescindible, ofrecer una política de PTO con días de vacaciones ilimitados puede hacer que tu empresa resulte más atractiva para las nuevas contrataciones.

Cada vez más empresas —sobre todo las tecnológicas— empiezan a ofrecer un tiempo libre remunerado ilimitado, como Netflix, Oracle y Adobe.

Por supuesto, esto tiene sus salvedades.

Cómo funcionan realmente las políticas de tiempo libre remunerado ilimitado

Aunque las políticas de PTO ilimitado varían en cada empresa, no son realmente «ilimitadas». Los trabajadores no pueden tomarse 365 días libres al año y cobrar. En cambio, estas políticas se basan en un nivel de confianza para evitar abusos. 

Se confía en que los empleados elegibles se tomen tiempo libre siempre que terminen su trabajo. La mayoría de las empresas también utilizan un sistema de gestión de recursos humanos (HRIS, por sus siglas en inglés) para que los empleados envíen las solicitudes de tiempo libre remunerado y las apruebe el director. 

Algunas políticas pueden tener también un tope no oficial, que puede ser de unas semanas o un mes. 

Si piensas implementar una política de PTO ilimitado en tu empresa, crea un documento normativo exhaustivo con directrices claras y comunica esas expectativas a tus empleados.

Pros y contras de aplicar una política de tiempo libre remunerado ilimitado

Ofrecer un PTO ilimitado puede hacer que tu empresa sea más atractiva, pero es importante sopesar primero los pros y los contras.

Empecemos por los pros.

Pro: promueve un equilibrio más saludable entre la vida y el trabajo

El agotamiento es bastante frecuente en el trabajo. De hecho, el 26 % de los empleados de EE. UU. dicen que a menudo o siempre se sienten agotados.

Con un tiempo libre remunerado ilimitado, los empleados pueden tomarse el tiempo libre que necesiten. Esta flexibilidad les permite dar prioridad a su bienestar y «recargar» su salud mental, lo que puede ayudar a prevenir el agotamiento.

Pro: potencia el ahorro de dinero de tu empresa

Aunque no tienen obligación federal de hacerlo, muchas empresas ofrecen algún tipo de permiso retribuido. Sin embargo, esto significa que también tienen que pagar el PTO no utilizado si un empleado se va. 

Las políticas de tiempo libre remunerado ilimitado eliminan la responsabilidad financiera de pagar los días de vacaciones acumulados y no utilizados.

Además, la rotación de empleados es cara. Si ofreces prestaciones atractivas a tus empleados, como PTO ilimitado, podrás captar a los mejores y fidelizarlos. Esto, a su vez, ayuda a reducir también tus costes de contratación.

Pro: fomenta una cultura de confianza

Implementar una política de tiempo libre remunerado ilimitado permite a los empleados saber que la empresa confía en ellos para que se hagan cargo de su horario y gestionen su bienestar. Esto puede ayudar a fomentar una cultura de confianza y aumentar la moral de los empleados.

Veamos ahora los contras de las políticas de tiempo libre remunerado ilimitado.

Contra: genera la posibilidad de abuso

Como ocurre con cualquier otra ventaja empresarial, siempre existe la posibilidad de que se abuse o se haga un mal uso de ella. 

Sin unas directrices claras, los empleados pueden aprovecharse de la política de vacaciones ilimitadas y tomarse un tiempo libre excesivo. Esto puede alterar los horarios de trabajo y reducir la productividad del equipo.

Contra: promueve la distribución desigual

Otro inconveniente es el riesgo de distribución desigual. Algunos empleados pueden tomarse más tiempo libre que otros, y otros pueden no tomárselo en absoluto. Esto puede crear una sensación de injusticia, sobre todo si los mismos empleados tienen constantemente a sus compañeros respaldando su trabajo.

Contra: dificulta la planificación

Las ausencias regulares no programadas de los empleados pueden suponer un reto para los directivos a la hora de coordinar los horarios y garantizar una cobertura adecuada. También existe el riesgo de que los empleados se sientan decepcionados o frustrados si se deniega su solicitud de tiempo libre remunerado en momentos de gran carga de trabajo.

¿Debería tu empresa ofrecer una política de tiempo libre remunerado ilimitado?

A primera vista, implementar PTO ilimitado es beneficioso para todos: puede ayudar a tu empresa a captar a los mejores talentos y dar a los empleados la capacidad de gestionar sus horarios.

Sin embargo, la falta de claridad puede hacer que los empleados no estén seguros de cuánto tiempo libre es apropiado. También existe el riesgo de que los trabajadores exploten el sistema.

Dicho esto, ofrecer PTO ilimitado puede ser absolutamente beneficioso para tu estrategia de gestión de recursos humanos (HRM, por sus siglas en inglés). Por tanto, analiza el impacto de dicha política en tus operaciones y cómo se alinea con los valores de tu empresa antes de decidir si implementarla.

Consejos clave para aplicar con éxito una política de tiempo libre remunerado ilimitado

Poner en marcha una política de PTO ilimitado puede ayudar a promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, pero requiere una cuidadosa consideración.

Aquí tienes unos cuantos consejos para garantizar el éxito de la implementación:

No lleves la cuenta

Registra el tiempo libre de los empleados solo a efectos de informes oficiales que algunos países exigen. 

Realiza un seguimiento de las métricas de rendimiento basadas en la productividad real, sin tener en cuenta las horas pasadas en la oficina. Los estudios no solo demuestran que los empleados que trabajan muchas horas tienen más probabilidades de padecer problemas de salud, como infartos de miocardio y derrames cerebrales, sino que, además, trabajar más de 55 horas semanales no significa que vaya a aumentar la productividad.

La política de tiempo libre remunerado ilimitado de Remote no lleva la cuenta de qué empleados se toman más tiempo libre. Nuestra política de «dilo, no preguntes» concede a los miembros de nuestro equipo el beneficio de la duda. Solo pedimos que quien decida tomarse tiempo libre avise con antelación utilizando nuestro calendario de no disponibilidad.

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Establece un mínimo

Establece un número mínimo de días libres para los trabajadores, tanto para tramos individuales como para el año en total. En Remote, exigimos un mínimo de 20 días libres por empleado y por año. A pesar de que esperamos que la mayoría de los miembros del equipo se tomen más días libres, insistimos en que cojan al menos esa cantidad por su propio bienestar y por el bien de su productividad en el trabajo.

Anima a los empleados a ausentarse del trabajo al menos una vez al año y establece políticas especiales para los acontecimientos importantes de la vida. Nuestra política de permiso parental, por ejemplo, establece un mínimo de 14 semanas de permiso para los nuevos padres.

Facilita a los empleados la solicitud de tiempo libre remunerado. Los trabajadores que tienen que hacer un gran esfuerzo o pasar por un proceso complicado para conseguir tiempo libre son menos propensos a hacerlo.

Con la plataforma de recursos humanos globales de Remote, los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre para que las apruebe el director con solo unos clics.

(Fuente de la imagen)

Luego recibirán una notificación por correo electrónico cuando su solicitud haya sido aprobada.

Si los empleados no se toman suficiente tiempo libre, no intentes compensarles ofreciéndoles un bono en efectivo u otro tipo de compensación. Algunas personas de la organización pueden tomarse el menor tiempo libre posible con la esperanza de conseguir un buen cheque a final de año. Para que eso no ocurra, mantente en contacto con los jefes para garantizar que los miembros del equipo hagan pausas regulares en su trabajo. En Remote, seguimos la norma general de que cada persona debe tener siempre algo de tiempo libre en el calendario de no disponibilidad.

Identifica y elimina los cuellos de botella

Nada pone más de manifiesto un problema en tu empresa que el hecho de que todo se paralice porque una persona se tome una semana libre. Si tu empresa no puede gestionar la ausencia de alguien, eso no es responsabilidad de la persona que se ha tomado vacaciones: es tu responsabilidad asegurarte de que ninguna persona tenga las llaves del crecimiento de tu empresa.

Las empresas en fase inicial no pueden permitirse mantener a muchas personas con responsabilidades duplicadas. Estas empresas pueden tener solo un diseñador, un responsable de marketing, un responsable de informática o un vendedor. En esos casos, las personas que se toman tiempo personal deben comunicarse pronto y a menudo para mantener a los demás al corriente de los próximos proyectos y acontecimientos.

Abogamos firmemente por el trabajo asíncrono y la documentación vigilante por las mismas razones. Cuando todo es público para los demás dentro de la empresa (utilizamos Notion para ello) y nadie se siente obligado a trabajar durante franjas horarias concretas, cualquiera puede leer la documentación y continuar donde otros lo dejaron sin necesidad de reuniones de puesta al día, que de todos modos son una pérdida de tiempo.

Respeta las diferencias personales y culturales

Las personas deben comunicar si prevén tomarse vacaciones, pero las diferencias culturales no se limitan a los días libres o de permiso. 

Algunas personas se sienten cómodas trabajando un poco en sus días libres, aunque sus jefes les aseguren que no es necesario. Otros pueden eliminar Slack de sus teléfonos, cerrar todas las notificaciones de correo electrónico y dirigirse a las montañas para alejarse del mundo durante un tiempo.

Ambos enfoques están bien. Si una persona se siente cómoda contestando correos electrónicos por la tarde y no se siente presionada para trabajar durante todas las vacaciones, respeta esa elección. Pero si alguien se sale de la red, no le exijas lo mismo que a sus compañeros más conectados.

La gente ve sus vacaciones de forma diferente, especialmente a través de las fronteras internacionales. Respeta las diferencias en la forma en que los miembros de tu equipo tratan su tiempo libre remunerado. Solo asegúrate de que se toman suficiente tiempo libre.

Haz del tiempo libre remunerado ilimitado una ventaja, no una excusa

Con una política de PTO tradicional, los empleados acumulan tiempo libre en un banco de PTO y tienen derecho a recibir una transferencia del valor de ese banco cuando dejan la empresa. El tiempo libre remunerado ilimitado es una ventaja continua, lo que significa que los empleados no acumulan horas de PTO y, por consecuencia, no reciben transferencias si dejan la empresa, independientemente del tiempo libre que hayan disfrutado (o de lo poco que hayan disfrutado).

Las empresas con más éxito están llenas de gente feliz y productiva que está comprometida con su trabajo y no se siente agotada. El PTO ilimitado puede ayudar a crear esa realidad positiva, pero, para que funcione, debes construir proactivamente una cultura que defienda un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida privada.

Menciona regularmente tu política de PTO ilimitado en las reuniones de equipo y recuerda a los empleados que, si no tienen tiempo libre personal programado, lo soliciten. Al final de la relación laboral, los empleados deben sentir que han hecho un gran negocio durante su tiempo en la empresa y no que se han perdido una paga de despedida.

Si estás buscando una solución para simplificar la gestión de los empleados e implementar políticas de PTO para tu plantilla, echa un vistazo a la plataforma de recursos humanos globales de Remote. Reserva una demostración para ver cómo podemos ayudarte a contratar, gestionar y pagar a tu equipo, independientemente de dónde se encuentre.

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