Revolution des Enterprise Contractor Managements – die Erfolgsgeschichte einer globalen Content-Agentur mit Remote

Die 1993 gegründete, Content-, Lokalisierungs- und Übersetzungsagentur stand bei der Verwaltung ihres weltweiten Netzwerks von Auftragnehmer:innen vor immer größeren Herausforderungen. Mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich und Zweigstellen in San Francisco, Singapur, New York und anderen Großstädten spielt die Agentur eine zentrale Rolle bei der Entwicklung kulturell relevanter globaler Kampagnen für bekannte Marken. Um die vielfältigen Anforderungen der globalen Märkte zu erfüllen, arbeitet sie mit einem großen Netzwerk internationaler Auftragnehmer:innen zusammen.

Trotz ihrer globalen Reichweite stieß die Agentur bei der weltweiten Bezahlung Ihrer Auftragnehmer:innen über eine einzige juristische Person im Vereinigten Königreich auf zunehmende operative Schwierigkeiten. Die schnelle Ausweitung der Aktivitäten führte zu Problemen wie:

• Ineffiziente Verwaltung mehrerer Währungen: Internationale Zahlungen waren aufgrund von Systemgrenzen schwierig durchzuführen. Die Folge waren hohe SWIFT-Gebühren und langsame globale Zahlungsvorgänge.

• Verzögerungen bei der Bezahlung: Die Bearbeitung von über 1.000 Rechnungen pro Monat führte zu einem hohen Verwaltungsaufwand, der wiederum zu Rückständen und operativen Engpässen führte.

• Komplexes Onboarding: Der Onboarding-Prozess für Auftragnehmer:innen war langsam und verzögerte sich oft um Monate. Das führte wiederum zu Compliance-Problemen und verspäteten Zahlungen.

• Compliance-Herausforderungen: Die Verwaltung von Auftragnehmer:innen in mehreren Ländern machte es erforderlich, sich in ein komplexes regulatorisches Regelwerk einzuarbeiten. Aber selbst das war nicht genug, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

• Geringe finanzielle Kontrolle: Das zentralisierte Buchhaltungssystem war auf die Bezahlung von Unternehmen ausgerichtet, statt von Freelancer:innen. Das kostete der Agentur viel Flexibilität.

• Risiken für die Geschäftskontinuität: Die Zahlungsverzögerungen gefährdeten den laufenden Betrieb der Agentur, da unzufriedene Auftragnehmer:innen begannen, sich andere Kunden zu suchen.

Die Agentur wandte sich an Remote, um diese Herausforderungen zu bewältigen, und migrierte in der Folge über 2.000 Auftragnehmer:innen auf Remotes Plattform. Die wichtigsten Initiativen waren:

• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Über 100 Remoter:innen aus den Bereichen Produkt, Recht, Compliance und Vertrieb arbeiteten gemeinsam an der Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung.

• Eingehende Beratungen: Sowohl durch persönliche als auch virtuelle Beratungen konnte Remote die besonderen Bedürfnisse der Agentur genau verstehen.

• Umfassender Umsetzungsplan: Die Teams erarbeiteten einen Plan mit besonderem Fokus auf Verbesserungen bei der Massenverarbeitung von Rechnungen, von Zahlungen in mehreren Währungen und der Kostenkontrolle.

• Kundenspezifische Funktionen: Gemeinsam entwickelten die Agentur und Remote Funktionen wie den Massen-Upload von Rechnungen und erweiterte Steuerelemente für Zahlungen in mehreren Währungen, um die Prozesse zu optimieren.

Die Partnerschaft brachte bahnbrechende Resultate:

• Rechnungskonsolidierung: Über 1.000 Rechnungen wurden zu einer einzigen monatlichen Rechnung zusammengefasst, was die Effizienz drastisch verbesserte.

• 100%ige Zahlungsgenauigkeit: Die Zahlungen werden jetzt automatisch verarbeitet, was die Richtigkeit sicherstellt und die Zufriedenheit der Auftragnehmer:innen steigert.

• Schnelleres Onboarding: Remote hat den Onboarding-Prozess für Auftragnehmer:innen automatisiert und die Zeit von Monaten auf wenige Tage oder sogar nur Stunden reduziert.

• API-Integration: Die Automatisierung von wesentlichen Prozessen wie Onboarding, Vertragsmanagement und Zahlungen eliminiert Fehler und stellt die Compliance sicher.

• Garantierte Auszahlungen: Die Auftragnehmer:innen werden pünktlich bezahlt, auch wenn sich die Zahlungen des Kunden verzögern. Ein Booster für gute Beziehungen und reibungslose Abläufe.

• Finanzmanagement: Remotes „One Account“-Funktion ermöglicht der Agentur eine nahtlose Verwaltung ihrer Finanzvorgänge über mehrere Regionen hinweg.

• Single Sign-On (SSO): Der Wechsel zwischen Währungskonten (USD, GBP, EUR) ist jetzt durch SSO einfacher.

• SWIFT-Gebührenkontrolle: Die Agentur hat jetzt bessere Kontrolle über ihre SWIFT-Gebühren und damit mehr Transparenz, die ihr Einsparungen ermöglicht.

• Verbesserte Geschäftskontinuität: Da jetzt nur noch selten Auftragnehmer:innen abwandern, profitiert die Agentur von reibungsloseren Abläufen und stärkeren langfristigen Beziehungen.

Das Unternehmen nutzte die No-Code-Automatisierungsplattform von Blackbird.io, um die Workflows zwischen Remote und Plunet, seinem Translation Business Management System, zu optimieren. Durch die Integration von Remote in Blackbird wird jetzt immer automatisch ein neuer Vertragstyp für Auftragnehmer:innen in Remote erstellt, wenn ein Lokalisierungsprojekt in Plunet auf „Aktiv“ gesetzt wird. Diese Automatisierung hat die manuelle Dateneingabe reduziert. Das spart Zeit und verhindert Fehler.

Diese Fallstudie zeigt, wie eine globale Content-Agentur mithilfe der innovativen, kundenorientierten Lösungen von Remote komplexe operative Herausforderungen meistern konnte, um Skalierbarkeit, Effizienz und Zukunftsfähigkeit zu erreichen.