Die Personalarbeit deines Unternehmens kann sehr belastend sein – vor allem, wenn du ein kleines oder mittleres Unternehmen führst oder ein Startup gründest.
Vielleicht wünscht du dir, du könntest jemanden anderen finden, der sich um die schwierigen Aspekte der HR kümmert.
Es gibt verschiedene HR-Plattformen und Partner, die dir helfen, deine HR-Prozesse zu optimieren. Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) ist eine Option, die du in Betracht ziehen kannst, wenn dein Unternehmen eine eigene juristische Person im Land besitzt. Wenn du Mitarbeiter:innen im Ausland einstellst, ist ein Employer of Record (Employer of Record) die ideale Lösung, um die Herausforderungen der globalen Personalverwaltung zu vereinfachen.
Bevor du dich aber auf Google beeilt, den nächstgelegenen PEO zu finden, solltest du dir etwas Zeit nehmen, mehr darüber zu lernen, welche Dienstleistungen ein PEO erbringt (und welche nicht).
In diesem Artikel erklären wir die Vor- und Nachteile von PEOs. Und für Unternehmen, die international expandieren wollen, werden wir auch darüber sprechen, ob du stattdessen mit einem Employer of Record zusammenarbeiten solltest.
Sehen wir uns daher praktische HR-Lösungen an, mit denen du dir sicher sein kannst.
Was ist ein PEO und wie funktioniert er?
PEO ist eine ausgelagerte Personalabteilung.
Komplexe administrative HR-Aufgaben können kleinen und mittleren Unternehmen so viel Zeit rauben. Wenn ein Unternehmen expandiert, haben Verwaltungsmitarbeiter:innen vielleicht keine Zeit, selbst mit der erhöhten Arbeitsbelastung Schritt zu halten.
Um Abhilfe zu schaffen, könnte ein Unternehmen schwierige Personal- und Payroll-Arbeit an einen PEO auslagern.
So sind in den USA zwischen 700 und 1.000 PEO Unternehmen tätig. Diese Unternehmen kümmern sich um Payroll , Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen, Steuern und bestimmte Arten von Rechtskonformität.
Sie stellen nicht nur sicher, dass deine Mitarbeiter:innen bezahlt werden, sondern die besten Anbieter können unter anderem Urlaubsanträge und Steuerformulare verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen einem PEO und einem Payroll?
Es ist leicht, beides zu verwechseln, aber es gibt einen großen Unterschied zwischen diesen beiden Arten von Unternehmensdienstleistungen.
Ein Payroll Unternehmen (oder Payroll Dienstanbieter) kümmert sich um die Payroll deines Unternehmens und stellt sicher, dass du die lokalen Steuergesetze einhältst.
Ein PEO unterstützt bei Payroll und Rechtskonformität und kümmert sich um andere HR-Dienstleistungen.
Wir werden uns die PEO Services gleich genauer ansehen. Aber zunächst wollen wir die Frage beantworten, wie ein PEO funktioniert.
So funktioniert ein PEO
Betriebliche Altersvorsorge erfolgt nach dem Modell der Co-Beschäftigung.
Eine Co-Beschäftigung ist ein Vertragsverhältnis, in dem sich dein Unternehmen und ein PEO bestimmte Aufgaben bei der Beschäftigung teilen, die ansonsten vom Personalteam deines Unternehmens intern übernommen werden.
Als Partner eines PEO tragen sowohl du als auch der PEO die gemeinsame Verantwortung für die Beschäftigung deiner Mitarbeiter:innen. Deine Mitarbeiter:innen arbeiten weiterhin für dich, während der PEO Aufgaben wie Payroll, Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und Rechtskonformität übernimmt.
Anders ist es jedoch, wenn du einen Employer of Record für das HR-Outsourcing in einem fremden Land nutzt.
Auch wenn einige in der HR-Branche die Begriffe austauschbar verwenden, sind Peo und EOR nicht gleich.
Ein Employer of Record agiert als offizieller Arbeitgeber. Das bedeutet, dass deine Mitarbeiter:innen technisch gesehen (aus Rechtskonformität) für den Employer of Record arbeiten. Aber in der Praxis arbeiten sie für dich, wie alle anderen Mitarbeiter:innen auch.
Für Unternehmen, die in mehreren Ländern Rechtskonformität haben, kann dies eine bevorzugte Option sein. Der Employer of Record ist der gesetzliche Arbeitgeber, der alle relevanten lokalen rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen einhält und deinem Unternehmen so die Komplexität und den Zeitaufwand erspart.
Was leisten PEOs für Unternehmen?
Wie bereits erwähnt, übernehmen PEOs eine Reihe wichtiger Arbeitgeberaufgaben. Durch die Zusammenarbeit mit einem PEO können Unternehmen, die mit der täglichen Arbeit der Mitarbeiter:in zu kämpfen haben, ihren Teams auf verschiedene Weise eine bessere Erfahrung bieten, wie zum Beispiel:
Payroll
Nichts kann ein vielversprechendes Unternehmen dem Untergang zuführen wie unglückliche Mitarbeiter:innen, die nicht pünktlich bezahlt werden.
Siehe auch: Was kosten Fehler in der Payroll?
PEOs bieten zuverlässige Payroll, damit du dich nicht um Einzahlungen, Bankkonten und Bürokratie kümmern musst.
Einige PEO Anbieter – wie Remote – bieten ihren Beschäftigten auch Self-Service-Möglichkeiten an, damit diese ihre Informationen aktualisieren und ihre Präferenzen selbst ändern können. Das kann Reibung und Risiken für dein Unternehmen erheblich reduzieren.
Benefits
Verschiedene Unternehmen bieten unterschiedliche Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungenistungen, Benefits, Sonderleistungen an, aber die meisten fallen in die gleichen Grundkategorien wie Versicherungen, Urlaub, Erstattungen und andere beliebte Vergünstigungen. PEOs können das für dich erledigen, ebenso wie ungewöhnliche Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen.
Darüber hinaus haben PEOs in der Regel Zugang zu umfangreicheren Netzwerken an Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen, die Arbeitgeber nicht finden können. Das kann deinem Unternehmen helfen, eine Krankenversicherung mit mehr Versicherungsschutz und besseren Tarifen sowie eine Rentenversicherung mit niedrigeren Gebühren und mehr Investitionsmöglichkeiten für deine Mitarbeiter:innen zu erhalten.
Steuern und Abgaben
Sicherzustellen, dass du Steuern einbehältst und das Recht auf Payroll zahlst, ist ein häufig diskutierter Stolperstein in vielen Unternehmen, aber PEOs erleichtern diesen komplexen Verwaltungsaufwand.
Wenn du zum Beispiel in den USA wohnst, musst du dich nicht mehr darum kümmern, wie hoch die Quellensteuersätze auf Bundes- und Staatenebene sind, oder deine Payroll pünktlich zu zahlen. Der PEO übernimmt das für dich.
Einhaltung von Rechts- und Compliance-Vorschriften
Die steuerliche Rechtskonformität macht einen großen Teil der Verantwortung von PEO aus, aber Steuern sind nicht die einzige Form der Rechtskonformität, die Unternehmen einhalten müssen. Es gibt noch andere Meldepflichten.
Du musst nicht nur die richtigen Unterlagen einreichen, um deine Arbeitnehmer:innen richtig zu klassifizieren, sondern auch sicherstellen, dass du lokale Verordnungen zur Vergütung von Arbeitnehmer:innen, Programme zur sozialen Verantwortung wie Arbeitslosigkeit und andere Arbeitsgesetze erfüllst, konform bist mit.
Wenn Sie gegen eine dieser Regeln erfüllen, konform sein mit, müssen Sie mit schwerwiegenden Konsequenzen wie Strafen, Bußgeldern und Geschäftseinschränkungen rechnen.
PEOs bieten normalerweise keine Wirtschaftsprüfungsdienste an, um die Einstufung von Mitarbeiter:in zu überprüfen, aber sie stellen sicherstellen, dass du keine Probleme bekommst, weil du die Unterlagen falsch eingereicht hast.
Welche Vorteile bieten PEOs Unternehmen?
Unternehmen jeder Größe können Zeit und Geld sparen, indem sie sich auf einen PEO stützen, der die hohe Personallast übernimmt, und eine Reihe von Verwaltungsaufgaben übernehmen.
Weitere Vorteile sind:
Risiko Diversifizierung
Da PEOs mit mehreren Unternehmen gleichzeitig zusammenarbeiten, können sie Risiken über einen größeren Pool von Mitarbeiter:innen verteilen, was sie für Versicherer attraktiver macht als kleine Unternehmen mit nur einigen Dutzend Beschäftigten.
Schnelle Skalierbarkeit
Es kann leichter sein, mit einem PEO schneller zu skalieren, als alle HR-Aufgaben im Haus zu behalten. Je mehr Mitarbeiter:innen du einstellst, desto mehr Zeit musst du für das Onboarding deiner Mitarbeiter:innen nehmen und desto mehr interne Ressourcen musst du aufwenden, um deinen Teams eine positive Erfahrung zu bieten.
Standardisierte, rechtskonforme Prozesse
Mit einem PEO kannst du deine HR-Prozesse optimieren und die Konsistenz bei Payroll, Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und Rechtskonformität verbessern.
Mit einem PEO können Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team mehr auf das Unternehmenswachstum und weniger auf die HR-Details im Alltag konzentrieren.
Wann ist stattdessen ein Employer of Record die beste Wahl?
Sprechen wir nun über die internationale Expansion und die Einstellung ausländischer Mitarbeiter:innen, denn hier kommen die EORs ins Spiel.
Wenn dein Unternehmen international Personal einstellen möchte, hast du in der Regel die Wahl. Eine Möglichkeit ist es, sich in dem Land niederzulassen, in dem du einstellen möchtest, indem du dort eine juristische Person gründest. Das erfordert jedoch oft erheblichen Zeit- und Geldaufwand und ist in der Regel nicht für Unternehmen geeignet, die schnell expandieren oder neue Märkte testen möchten.
Alternativ kannst du deine ausländischen Teammitglieder über einen Employer of Record einstellen.
Mehr lernen: Was ist ein Employer of Record?
Ein Employer of Record ist wie ein PEO ein Drittanbieter, der für dich die rechtlichen und administrativen Aufgaben wie Payroll, Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen und Rechtskonformität übernimmt.
Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass EORs Mitarbeiter:innen über ihre eigenen Niederlassungen in den Ländern einstellen, in denen du sie einstellst, und daher als der legale Arbeitgeber eingestuft werden.
Diese Option ist in der Regel schneller, sicherer und kostengünstiger als die Gründung einer juristischen Person in mehreren Ländern.
Es ist wichtig, das klarzustellen. Wenn du ins Ausland expandierst, aber in deinem neuen Markt keine juristische Person hast, kannst du dort nicht mit einem PEO zusammenarbeiten. Denn für die Co-Beschäftigung eines PEO ist eine lokale juristische Person in deinem Unternehmen erforderlich. In solchen Situationen ist ein Employer of Record eine ideale Alternative.
Werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden, um mehr darüber zu lernen, welches Modell für Ihr Unternehmen das Recht ist: Braucht dein Unternehmen einen EOR oder eine PEO?
Wie Remote dir bei deiner internationalen Expansion helfen kann
Die Zusammenarbeit mit einem PEO ist auf jeden Fall eine Überlegung wert, vor allem wenn deine HR-Ressourcen begrenzt sind. Wenn dein Unternehmen aber ins Ausland expandieren soll, gibt dir ein EOR deutlich mehr Flexibilität.
Was auch immer Ihre Bedürfnisse sind und in welcher Entwicklungsphase sich Ihr Unternehmen befindet, Remote kann Ihnen helfen. Wir erbringen in den Vereinigten Staaten einen vollwertigen PEO-Service und weltweit eigene Payroll- und HR-Management-Services.
Daneben bieten wir noch einen Employer of Record, mit dem wir dir den gesamten Administrationsaufwand abnehmen, sodass du dich voll und ganz auf deine Expansionspläne konzentrieren kannst.
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Die grenzüberschreitende Personalverwaltung ist komplex – Remote macht es aber einfach. Unsere PEO Services kümmern sich um Payroll, Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen, Rechtskonformität, Onboarding und mehr, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.
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