Transformer la paie fragmentée en source unique de vérité avec Remote

Surtout pour la gestion d'équipes internationales. 

Fondée en 2016, cette entreprise SaaS innovante est enregistrée aux États-Unis, avec un siège social aux Pays-Bas. Elle fournit des solutions novatrices pour les points de vente, les systèmes de commande en ligne et la gestion des livraisons, donnant ainsi aux restaurants locaux les moyens de faire concurrence aux géants de l'industrie. 

Après avoir tiré parti des services d'Employer of record (EOR) de Remote pour porter assistance à ses équipes distribuées, l'entreprise s'est fixé l'objectif de simplifier plus encore ses opérations en consolidant ses services de paie sur la plateforme de Remote pour ses salariés directs. Cette décision est motivée par un objectif clair : rationaliser les processus, améliorer la transparence des coûts, assurer la conformité et créer une expérience de paie standardisée pour ses employés du monde entier.

En tant qu'organisme privé, l'entreprise faisait face à plusieurs difficultés liées à la paie. Elle avait donc besoin d'une solution alliant efficacité, conformité, évolutivité et consolidation.

• Systèmes de paie déconnectés : l'entreprise gérait 124 employés EOR dans 24 pays via la plateforme de Remote, en plus de ses 420 collaborateurs directement employés par ses entités aux Pays-Bas et aux États-Unis. Ces employés étaient gérés par deux fournisseurs de services de paie, basés chacun dans l'un des deux pays et obligeant ainsi l'entreprise à jongler entre plusieurs plateformes, systèmes et fuseaux horaires.

• Manque de transparence des données : faute d'un système de paie centralisé, l'entreprise peinait à assurer la précision et l'efficacité des données mensuelles et avait souvent recours à des solutions alternatives manuelles, susceptibles d'engendrer des erreurs. Les déclarations fiscales et de conformité de fin d'année étaient particulièrement difficiles. C'est à cette période que le risque d'erreurs et de retards était le plus élevé, menant à d'éventuelles amendes.

• Suivi irrégulier des dépenses et des heures : le manque de standardisation menait à des confusions, complexifiait les réconciliations comptables et générait des incohérences dans les suivis de présence, alourdissant encore les fardeaux administratifs et les défis de conformité.

• Multiplicité des fournisseurs de services de gestion des équipes : la collaboration avec différents fournisseurs d'une région à l'autre renforçait encore la complexité de la paie. Contreproductive, cette oscillation d'un fournisseur à l'autre réduisait l'efficacité opérationnelle et rendait encore plus difficile le maintien de la cohérence.

• Processus inefficaces : la variété des processus utilisés pour gérer les salariés, le personnel EOR et les freelances empêchait la consolidation efficace des données. Non seulement ces incohérences posaient des problèmes de conformité, mais elles se sont aussi traduites par des obstacles supplémentaires lors du développement de l'entreprise.

En consolidant ses opérations de paie aux Pays-Bas et aux États-Unis avec Remote, l'entreprise a pu profiter pleinement de la relation établie avec nos équipes d'assistance client, de gestion de compte et de réussite client. Ces contacts de confiance, qui connaissaient déjà sur le bout des doigts l'embauche à l'international, la conformité, les réglementations locales du travail et des affaires, ainsi que les opérations de paie pour les employés EOR, ont étendu leur expertise pour prendre en charge les besoins des salariés directs en matière de paie, tout en préservant la continuité et la cohérence du processus. 

En plus, les équipes RH et finance en ont retiré les avantages suivants :

• Une solution complète de gestion de la paie à l'international : intégrée au panel de fonctionnalités de Remote, Paie de Remote rationalise la gestion mondiale des paiements et de la conformité en un seul endroit. La plateforme prend en charge la totalité des équipes : salariés, freelances et employés EOR, tout en garantissant l'évolutivité nécessaire pour la croissance de l'entreprise.

• Traitement automatique de la paie : Remote automatise les calculs de la paie, les déductions fiscales et les dépôts directs, réduisant ainsi les tâches manuelles et les erreurs de traitement. La validation en un clic des factures accélère le traitement de la paie, ce qui permet au service financier de se concentrer sur des actions stratégiques.

• Conformité intégrée et expertise locale : grâce à l'infrastructure à intégration verticale des entités de Remote, à ses réseaux de paiement et ses experts internes, la conformité aux normes juridiques et fiscales locales est intégrée directement à la plateforme. Résultat : une expérience d'utilisation fluide et localisée, adaptée aux besoins de l'entreprise.

• Gestion intégrée des équipes : la plateforme de Remote combine le service de paie avec des outils de gestion des équipes, de suivi des heures, de gestion des dépenses et des primes, de gestion mondiale de l'intéressement au capital et de gestion des freelances. Cette approche intégrée rationalise les opérations et garantit la cohérence des processus pour les équipes internationales de l'entreprise.

L'intégration en toute simplicité de la plateforme BambooHR de l'entreprise avec Remote s'est avérée être un avantage clé de la transition. L'entreprise, qui utilisait déjà BambooHR pour la gestion de ses employés nationaux, recherchait une solution qui puisse évoluer facilement pour prendre en charge un service de paie multipays. L'intégration de Remote à BambooHR a permis à l'entreprise d'étendre, d'automatiser et de centraliser ses processus RH à l'échelle mondiale, à travers diverses fonctionnalités.

• Synchronisation automatique des données des employés : quand une nouvelle recrue est intégrée via BambooHR, les champs de données clés se synchronisent automatiquement avec Remote, ce qui simplifie le processus d'intégration et réduit le nombre d'erreurs.

• Mises à jour faciles des données des employés : tout changement apporté aux informations relatives aux employés sur BambooHR est automatiquement synchronisé avec Remote, pour une documentation cohérente et à jour sans aucune intervention manuelle.

• Gestion centralisée des congés : BambooHR reste le système d'enregistrement des congés. Les employés peuvent demander et gérer leurs congés sur BambooHR. Les demandes approuvées se synchronisent automatiquement avec Remote. Cela permet d'éviter toute erreur lors du traitement de la paie, et de suivre en temps réel l'évolution du solde de congés.

Remote a fourni une solution puissante basée sur une technologie de pointe et une automatisation avancée de la paie, assortie d'une assistance dédiée pour la gestion de la paie, de la conformité, des avantages sociaux et des RH. Cette solution prend en charge aussi bien les salariés nationaux que les employés internationaux, en toute simplicité. 

Les résultats ne se sont pas fait attendre :

• 80 000 $ de réduction annuelle des frais, due à la gestion rationalisée des fournisseurs

• 28 000 $ d'économies annuelles sur les coûts administratifs, grâce à l'efficacité améliorée de la gestion de la paie

• + de 300 heures gagnées par an grâce à l'automatisation des processus de paie et de la génération de rapports.

• Gestion centralisée de la paie : aperçu unifié de la paie pour les salariés et les employés EOR de 26 pays.

• Intégration simple : intégration totale avec BambooHR. 

Ces conclusions mettent en valeur les multiples avantages à consolider la paie avec Remote, tant pour optimiser les opérations que pour réduire les coûts ou gagner du temps. Vous établissez ainsi une base solide laissant le champ libre à l'évolution de votre entreprise.

Cette étude de cas montre comment un système de paie unifié et automatisé peut aider les entreprises à adopter une approche mondiale de la gestion des équipes tout en privilégiant avant tout le personnel.

Les résultats parlent d'eux-mêmes : les flux de travail rationalisés, le traitement accéléré de la paie, la gestion sans erreur des données, les relations optimisées avec les fournisseurs et la fluidité des intégrations tierces se traduisent par d'importantes économies de temps et d'argent.

En surmontant les défis des systèmes de paie déconnectés et des processus manuels, Remote a donné les moyens à ce leader mondial du SaaS de faire évoluer ses opérations RH et de paie en toute simplicité. Parée pour sa croissance, elle fournit une expérience exceptionnelle à ses employés.