Intégration simple et rapide

En fonction du pays où vous souhaitez recruter, le logiciel d'intégration des employés vous permet d'intégrer de nouveaux employés au sein de votre organisation conformément à toutes les lois applicables en matière d'emploi. Pour la plupart des entreprises qui embauchent des employés locaux, le processus est généralement simple (ou du moins prévisible). En général, les nouveaux employés signent un contrat de travail et importent les documents nécessaires. Tout est géré par le logiciel utilisé par l'entreprise pour intégrer des employés. Le logiciel d'intégration des employés est souvent encore utilisé lorsque l'employé commence à travailler au sein de l'entreprise, car la plupart des logiciels d'intégration sont simplement une fonctionnalité dans logiciel d'emploi plus grand.

Les choses se compliquent un peu plus lorsque les entreprises tentent d'intégrer des employés à distance dans des pays où elles ne possèdent pas d'entité juridique. La méconnaissance des lois et des coutumes locales peut freiner l'intégration des nouveaux employés et l'assurance de la conformité avec la législation. Dans de tels cas, les employés font généralement appel à un Employer of record (EOR) pour l'intégration de nouveaux collaborateurs. Un Employer of record permet aux entreprises de recruter de nouveaux collaborateurs dans d'autres pays, en jouant le rôle d'employeur local de substitution tout en gérant des charges telles que les rémunérations, les avantages sociaux, les retenues fiscales, la conformité et les options d'achat d'actions.

Les nouveaux employés ne savent pas forcément quoi faire lorsqu'ils commencent à exercer une nouvelle fonction. Même pour les petites entreprises, l'intégration de nouveaux employés représente une première occasion de gérer les problèmes administratifs, d'établir des attentes claires et de transmettre la culture de l'entreprise. Dans de nombreux pays, l'intégration de nouveaux employés est synonyme de délais à respecter concernant les formalités administratives et les inscriptions. Les entreprises qui recrutent dans plusieurs pays doivent donc toujours rester vigilantes lorsqu'elles intègrent de nouveaux collaborateurs.

Rien n'est plus frustrant pour un nouvel employé que de rencontrer des difficultés en matière de paie et d'avantages sociaux. Il est préférable que vos nouveaux employés aient une bonne expérience au sein de votre entreprise et qu'ils ressentent immédiatement un sentiment d'attention et d'appartenance.

Si vous ne pouvez pas verser le premier paiement dans les temps ou s'ils ne peuvent pas souscrire à une assurance en raison d'erreurs administratives, cela se répercutera rapidement sur leur confiance et leur motivation. Pour être efficace, un processus d'intégration doit constituer une expérience positive pour les employés dès le départ, en établissant un environnement accueillant dès le premier jour.

L'intégration des employés à distance peut être aussi simple que l'intégration des employés sur place ou plus difficile. Cela dépend du lieu où vous recrutez et de votre niveau de préparation. Si vous recrutez des employés à distance qui vivent dans la même zone géographique que le reste de votre équipe (dans la même ville ou la même région, par exemple), votre processus d'intégration sera alors assez simple. Vous devrez fournir au nouvel employé un équipement adéquat et vous assurer qu'il est correctement accueilli et bien intégré. Par ailleurs, les aspects juridiques de l'intégration (la signature du contrat de travail, par exemple) restent globalement les mêmes.

L'intégration des employés à distance dans d'autres zones géographiques (dans une autre région ou un autre pays, par exemple) pose un certain nombre de difficultés à surmonter. Non seulement vous devez vous adapter au décalage horaire, mais vous devez aussi tenir compte des formalités administratives et des inscriptions liées au recrutement distribué. Par exemple, dans certains pays, les employés doivent être soumis à un examen médical dans le cadre de la nouvelle offre d'emploi, même lorsqu'ils travaillent à distance.

Dans la plupart des cas, certains documents doivent être déposés auprès des autorités administratives dans des délais stricts, et les employés doivent être inscrits à des programmes sociaux dans un certain délai à compter de la date de début de l'activité professionnelle. Pour intégrer des employés dans un nouveau pays dans lequel votre entreprise ne dispose pas d'entité juridique et pour recruter à l'étranger en toute confiance, vous pouvez faire appel à un Employer of record (EOR) comme Remote.

Pour intégrer des employés à distance au sein de vos équipes, commencez par les fondamentaux. Est-ce que tout est prêt, d'un point de vue juridique, pour employer cette nouvelle personne ?

Pour les freelances, le processus est généralement simple et rapide. Vous pouvez utiliser une plateforme de gestion des freelances internationaux comme Remote pour payer vos freelances dans leur devise locale.

Pour les employés à temps plein qui travaillent à distance, l'intégration peut s'avérer plus complexe. L'essentiel est de comprendre les réglementations applicables dans le pays ou la région où votre nouvel employé vit et travaille. Si vous possédez une entité dans le pays où vous prévoyez de recruter, vous aurez à charge toute une série de responsabilités, notamment en matière de conformité locale, de rémunération, de fiscalité, de gestion des avantages sociaux ainsi que de nombreuses formalités administratives. En raison de ces obstacles, les entreprises qui intègrent des employés à distance dans d'autres pays collaborent généralement avec un Employer of record.

Remote est spécialement conçu pour réduire les coûts, les risques et la complexité de l'emploi à l'international afin que vous puissiez gérer la conformité en toute confiance.

L'intégration des freelances est plus facile que celle des employés à temps plein, mais il faut tout de même rester vigilant. Si vous ne posez pas les bases solides d'une bonne relation de travail, vous risquez de recevoir des amendes et de mettre en danger votre propriété intellectuelle.

Pour intégrer un freelance, vous devez d'abord mettre en place et signer un contrat officiel avec ledit freelance. Il doit couvrir certains facteurs comme les tarifs, les produits livrables et la propriété des travaux créées. Chaque pays possède ses propres réglementations. Si vous recrutez à l'international, assurez-vous d'utiliser un outil de gestion des freelances internationaux et pas seulement un outil qui vous permet d'envoyer des paiements sans contexte ni protection.

Il se peut que vous souhaitiez faire passer des freelances au statut d'employé à un moment ou à un autre. Si tel est le cas, plusieurs options s'offrent à vous. Vous devrez intégrer les freelances dans leurs nouvelles fonctions, avec de nouvelles formalités administratives selon le pays.