Snelle onboarding met constant zicht op elke fase
Eenvoudig onboardingsproces in 5 stappen
Deze vijf overzichtelijke stappen zijn zo opgezet dat de onboarding van je werknemer snel, veilig en compliant verloopt. Hiring managers en beheerders kunnen op elk moment de voortgang van de onboarding volgen.
Eenvoudig je nieuwe werknemer instellen
We maken het je makkelijk om werknemersgegevens in Remote te zetten met een geautomatiseerde uitnodiging die per e-mail naar je nieuwe starter wordt gestuurd.
Bij Remote kun je jezelf aanmelden
Nadat je werknemer heeft ingelogd op het platform, verschijnt er een venster met de vraag om administratieve gegevens in het systeem te zetten en de vereiste ondersteunende documentatie te uploaden.
Toetsing van werkvergunning en -visum
Remote voert een toetsing van het recht om te werken uit om ervoor te zorgen dat medewerkers beschikken over de juiste toestemmingen, werkvergunningen of werkvisa die ze op basis van hun locatie nodig hebben.
Ondertekende arbeidsovereenkomst
De arbeidsovereenkomst wordt opgesteld en naar de werknemer gestuurd voor een officiële handtekening.
Activering van de nieuwe werknemer
De werknemer wordt aangemeld voor de payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden en hun status wordt op actief gezet in Remote.
Een onboardingsproces voor een globaal team opzetten
Je hebt besloten om de enorme voordelen van een globaal team te omarmen en bent er klaar voor om talent in een ander land in dienst te nemen. Wat is de volgende stap?
Als je geen bestaande zakelijke entiteit hebt in het land van het nieuwe teamlid, moet je afdeling personeelszaken (en een wettelijke vertegenwoordiger) een entiteit gaan oprichten, een conforme arbeidsovereenkomst en conform secundaire-arbeidsvoorwaardenpakket voor je nieuwe werknemer opstellen, uitzoeken hoe het zit met belastingen en nog een hele waslijst van zaken regelen.
Dit proces kost tijd en menskracht (en dan hebben we het nog niet over de kosten). Elke fout kan leiden tot ernstige nalevingsrisico's en mogelijk flinke boetes.
Het global HR-platform van Remote is speciaal opgezet om te waarborgen dat de onboarding aan de regels voldoet. Al na enkele minuten kun je met de onboarding van het nieuwe teamlid van start gaan, en niet pas na de maanden die je misschien nodig hebt als je bedrijf het allemaal zelf doet. Met Remote kun je met een paar klikken een aangepaste aanbiedingsbrief en een gelokaliseerd wettelijk contract genereren en aanbieden aan nieuwe werknemers die je aanneemt.
En hoe zit het met het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden?
Wij garanderen dat je compliant blijft met de lokale arbeidswetgeving, zodat je altijd onbezorgd overal ter wereld talent kunt aannemen. Onze experts op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden in verschillende landen staan klaar om je te helpen, niet alleen bij de onboarding van je werknemers, maar ook wanneer de regelgeving verandert. Ook kun je onze Employee Cost Calculator gebruiken om een messcherpe begroting op te stellen, zodat je altijd de totale kosten weet van het aannemen en onboarden van remote werknemers in een ander land.
Het beste globale talent onboarden met ingebouwde naleving
Het global HR-platform van Remote biedt je de diepgaande, op de lokale situatie toegespitste expertise die je nodig hebt om de aanzienlijke tijdsinvestering, kosten en risico's te vermijden die je hebt als je het in je eentje doet.
Snelle onboarding voor werknemers en zzp'ers
Wij volgen de steeds veranderende nalevingsvoorschriften overal ter wereld om realtime productupdates uit te voeren en werkgevers zo bij elke stap in het proces te begeleiden en te ondersteunen.
Onboarding van een remote werknemer
Het onboarden van werknemers in een nieuw bedrijf hoeft niet moeilijk te zijn. Of je nieuwe starter nu in Mumbai, Nairobi, Warschau of Toronto zit, je kunt erop vertrouwen dat Remote ervoor zorgt dat je hele globale team zich bij je thuis voelt. Het onboardingsproces is vaak de eerste echte indruk die je remote werknemer krijgt van het reilen en zeilen in je bedrijf. Als dat frustrerend verloopt met constante hobbels en fouten, loop je het risico dat dit teamlid meteen geïsoleerd raakt. Voor het onboarden van je remote werknemers heb je best practices nodig die hen het gevoel geven dat ze erbij horen en een afspiegeling zijn van de reputatie waar je zo hard aan gewerkt hebt voor je bedrijf. Bij de eerste aanmelding op het Remote-platform ontvangt je nieuw aangenomen werknemer een warm welkom, met vriendelijke begeleiding bij elke stap van het onboardingstraject. Er wordt een HR-manager toegewezen die op elk moment beschikbaar is voor vragen, zodat je meteen een hechte relatie kunt opbouwen. Remote is ontworpen voor de gebruiker: tijdens de onboarding heeft de werknemer gemakkelijk toegang tot alle belangrijke documentatie over payroll, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden. Via automatische waarschuwingse-mails ontvangt de remote werknemer een melding als er iets gedaan moet worden en de klantenondersteuning van Remote is 24/7 beschikbaar als jij of je nieuwe werknemer problemen hebben bij de onboarding.
Onboarding van remote zzp'ers
Als jij en je team er nog niet aan toe zijn om fulltime internationale werknemers te onboarden, begin dan met zzp'ers om te kijken wat de ervaring is. Ook al zijn dit geen fulltime werknemers, er zijn toch een aantal valkuilen die jij en je HR-team moeten vermijden. Je moet nog steeds zorgen dat alle relevante arbeidswetgeving wordt nageleefd en veilige, op de lokale situatie toegespitste contractafspraken opstellen. Met Remote wordt het onboardingsproces van zzp'ers eenvoudig, snel en voordelig. Net als bij de onboarding van fulltime werknemers zorgen we dat je zzp'er een contract krijgt dat volledig voldoet aan de lokale arbeids- en belastingwetgeving. Zzp'ers krijgen dezelfde begeleiding en deskundige klantondersteuning van Remote, in combinatie met één gestroomlijnd platform voor het indienen van facturen en het ontvangen van betalingen in de door hen gekozen valuta. Met geautomatiseerde contracten, aanpasbare informatievelden en toezicht op verkeerde classificatie kun je in rap tempo en met langdurige zekerheid nieuwe internationale zzp'ers onboarden.
Veelgestelde vragen
Afhankelijk van waar je talent wilt aannemen, kun je met employee onboarding software nieuwe werknemers in je organisatie opnemen met volledige naleving van alle toepasselijke arbeidswetgeving. Voor lokale werknemers is dit voor de meeste bedrijven doorgaans een duidelijk (of op zijn minst bekend) proces. Nieuwe werknemers ondertekenen meestal een arbeidsovereenkomst en uploaden belangrijke documenten, en dit alles wordt beheerd door de software die het bedrijf gebruikt voor de onboarding van werknemers. De employee onboarding software blijft vaak gebruikt worden als de werknemer in het bedrijf begint te werken, aangezien de meeste onboarding software gewoon een functie is van een groter softwarepakket voor personeelsbeheer.
De zaken worden wat gecompliceerder wanneer bedrijven proberen remote werknemers te onboarden in landen waar ze geen juridische entiteit bezitten. Door onbekendheid met de lokale wetgeving en de lokale gebruiken kan het moeilijk zijn om nieuwe werknemers snel te onboarden en tegelijkertijd compliant te blijven. In die gevallen gebruiken werkgevers meestal een employer of record, of EOR, om nieuwe werknemers te onboarden. Een EOR biedt bedrijven de mogelijkheid om werknemers in andere landen in dienst nemen door op te treden als een vervangende lokale werkgever en zaken als payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, inhouding van belastingen, naleving en aandelenopties te regelen.
Nieuwe werknemers weten niet automatisch wat ze moeten doen als ze in een nieuwe functie beginnen. Ook voor kleine bedrijven is de onboarding van nieuwe werknemers de eerste gelegenheid om administratieve vragen te beantwoorden, duidelijke verwachtingen te stellen en te vertellen over de bedrijfscultuur. In veel landen gaat de onboarding van een nieuwe werknemer gepaard met een reeks deadlines voor papierwerk en inschrijvingen. Bedrijven die in meerdere landen talent aannemen, moeten dus altijd alert zijn als ze nieuwe mensen onboarden.
Niets is frustrerender voor een nieuwe werknemer dan problemen met payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Je wilt dat je nieuwe werknemers een goede ervaring hebben bij je bedrijf en onmiddellijk voelen dat voor ze gezorgd wordt en dat ze erbij horen.
Als je niet op tijd hun eerste salaris kunt betalen of ze zich vanwege administratieve fouten niet kunnen aanmelden bij een verzekering, zullen nieuwe teamleden snel hun vertrouwen en motivatie verliezen. Een efficiënte onboarding zorgt meteen voor een positieve ervaring van werknemers en creëert vanaf de eerste dag een welkome omgeving.
Het onboarden van remote werknemers kan net zo makkelijk zijn als het onboarden van werknemers op kantoor. Of het kan veel moeilijker zijn, afhankelijk van waar je iemand aanneemt en hoe goed je het hebt voorbereid. Als je remote werknemers aanneemt die grofweg in hetzelfde gebied wonen als de rest van je team, zoals in dezelfde stad of dezelfde staat, is het onboardingsproces tamelijk simpel. Je moet de nieuwe werknemer de juiste apparatuur geven en zorgen dat diegene zich welkom en opgenomen in het team voelt, maar de juridische aspecten van onboarding (zoals het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst) zijn over het algemeen gelijk.
Bij het onboarden van remote werknemers op andere locaties, zoals een andere staat of een ander land, doen zich nieuwe uitdagingen voor. Je moet niet alleen rekening houden met andere tijdzones, maar ook het papierwerk en de inschrijvingen regelen die gepaard gaan met een nieuwe werknemer die ergens anders woont. In bepaalde landen moeten werknemers bijvoorbeeld een medische keuring ondergaan als onderdeel van een aanbod voor een nieuwe baan, ook als ze op afstand werken.
In de meeste gevallen gelden strikte deadlines voor het indienen van bepaalde documenten bij de overheid en moeten werknemers vóór een vastgestelde datum na aanvang van het dienstverband voor sociale voorzieningen worden aangemeld. Als je werknemers wilt onboarden in een nieuw land waar je bedrijf geen juridische entiteit heeft, kun je dit vol vertrouwen doen met een employer of record (EOR) zoals Remote.
Om remote werknemers in je personeelsbestand op te nemen, begin je met de basisvoorwaarden. Heb je alles geregeld wat je nodig hebt om deze nieuwe persoon legaal in dienst te nemen?
Bij zzp'ers is dit proces meestal snel en simpel. Je kunt een internationaal contractor management platform als Remote gebruiken om je zzp'ers in hun lokale valuta te betalen.
Voor fulltime werknemers die op afstand werken, kan de onboarding ingewikkelder zijn. Het belangrijkste is dat je inzicht hebt in de toepasselijke regelgeving in het land of de regio waar je nieuwe werknemer woont en werkt. Als je een eigen entiteit bezit in het land waar je talent wilt aannemen, ben je voor allerlei zaken verantwoordelijk, zoals lokale naleving, payroll, belastingen, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en verschillende soorten papierwerk. Vanwege deze barrières werken bedrijven die in andere landen remote werknemers onboarden meestal met een employer of record.
Remote is speciaal opgezet om de kosten, risico's en complexiteit van global HR weg te nemen, zodat jij de zekerheid hebt dat de naleving goed is geregeld.
Onafhankelijke zzp'ers onboarden is makkelijker dan fulltime werknemers onboarden, maar laat je niet misleiden. Als je een werkrelatie niet goed afbakent, kun je daarvoor een prijs betalen, niet alleen vanwege boetes, maar mogelijk ook omdat je niet de eigenaar van je intellectuele eigendom bent.
Om onafhankelijke zzp'ers te onboarden moet je eerst een officiële overeenkomst met de door jou gekozen zzp'er opstellen en ondertekenen. Je moet met deze zzp'er zaken als tarieven, te leveren resultaten en eigendom van geleverd werk afspreken. Verschillende landen hanteren verschillende regels, dus als je internationaal talent aanneemt, zorg dan dat je een tool voor international contractor management gebruikt en niet gewoon een tool waarmee je zonder context of bescherming betalingen kunt versturen.
Op een bepaald moment wil je misschien zzp'ers omzetten in werknemers. In dat geval heb je een paar mogelijkheden. Je moet de zzp'ers onboarden in hun nieuwe rol en afhankelijk van het land het papierwerk helemaal opnieuw doen.
Geloof ons niet op ons woord
Ontdek zelf hoe we klanten helpen bij het eenvoudig aannemen, betalen en beheren van hun team
- "We zijn een beursgenoteerde onderneming, dus we hadden de stabiliteit en betrouwbaarheid nodig van een bekend merk om te schalen. Met de support, stappenplannen en mogelijkheden om in meerdere landen werknemers aan te nemen, en die alle naleving kon regelen op deze locaties. Remote kon ons dat allemaal bieden."
- "Remote is een belangrijke partner voor ons. De onboarding is eenvoudig en alles is compliant, van de secundaire arbeidsvoorwaarden en payroll tot de contracten en andere unieke kenmerken van een land. Nieuwe gebruikers vinden het platform makkelijk en duidelijk. Dat was bij onze vorige leverancier niet het geval. Het is een betere ervaring voor ons globale team."
- "Remote heeft een grote rol gespeeld in onze groei. Zonder hun ondersteuning was het onmogelijk geweest om zo veel nieuwe werknemers aan te nemen. Remote levert een compleet pakket en dat in combinatie met geweldig accountmanagement."
