Zzp-overeenkomsten: een gids voor bedrijven

Als je bedrijf met een zzp'er wil gaan werken, moet je weten hoe je een zzp-overeenkomst opstelt. Zo'n overeenkomst is wettelijk bindend en stelt vast wat van elke partij wordt verwacht. Hierdoor is het een belangrijk document, vooral voor als er iets misgaat.

Maar wat moet zo'n zzp-overeenkomst nu precies bevatten? Hoe kan het document je bedrijf beschermen? En wat heeft werken met een internationale zzp'er voor invloed op de overeenkomst?

In dit artikel leggen we uit hoe je een overeenkomst opstelt en bespreken we wat erin moet staan (en wat niet).

Laten we aan de slag gaan.

Wat is een zzp-overeenkomst?

Zoals benoemd, is een zzp-overeenkomst een wettelijk bindend contract tussen een zzp'er en een bedrijf. Het beschrijft de belangrijkste onderdelen van de samenwerking, zoals:

• de aard en omvang van de zzp-functie
• tarieven en planning
• eigenaarschap van het intellectueel eigendom (indien van toepassing)
• geheimhoudingsvereisten

De overeenkomst is om meerdere redenen een belangrijk document is. Deze bespreken we hieronder.

Voldoen aan lokale arbeidswetten

Verschillende regio's kunnen verschillende wetten en regelgeving hebben voor het werken met zzp'ers, voornamelijk als het gaat om zaken als belastingen. Als je bijvoorbeeld met een Amerikaanse zzp'er werkt, ook als die niet in de VS woont, moet je een 1099-formulier invullen voor de Internal Revenue Service (IRS).

Door een formele overeenkomst op te stellen is het voor beide partijen duidelijk wat de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden zijn.

Verkeerde classificatie vermijden

Als de relatie met je zzp'er op een werknemer-werkgeversrelatie begint te lijken, kan er een risico op verkeerde classificatie ontstaan. En dat kan serieuze gevolgen hebben voor je bedrijf, zoals boetes, straffen en imagoschade.

Met een formele overeenkomst kun je dit voorkomen. Verschillende landen hebben verschillende definities van wat een verkeerde classificatie inhoudt, maar je kunt jezelf en je zzp'er beschermen door de belangrijkste aspecten van de werkrelatie duidelijk te beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan:

• De werkplanning: Werknemers hebben vaak een vaste planning (bijv. maandag tot vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur), maar zzp'ers bepalen zelf wanneer ze werken.
• Apparatuur en middelen: Werkgevers bieden werknemers vaak apparatuur voor hun werk. Zzp'ers zijn hier zelf verantwoordelijk voor.
• Salaris: De meeste werknemers ontvangen regelmatige loonstrookjes, waarbij de belastingen en sociale bijdragen worden ingehouden. Zzp'ers zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun belastingen.
• De duur van de relatie: Arbeidscontracten lopen vaak door (tenzij expliciet anders vermeld) en zzp-overeenkomsten eindigen bij het afronden van de werkzaamheden. Als je zzp'er een doorlopend contract heeft, moet dat als verkeerde classificatie worden gezien.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: Werknemers hebben recht op wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zzp'ers (in de meeste gevallen) niet.

Zorg dat je deze verwachtingen duidelijk maakt in je overeenkomst. Als je bijvoorbeeld een zzp'er inhuurt om een logo voor je bedrijf te ontwerpen, kan de overeenkomst het volgende bevatten:

• Het werk moet vóór een bepaalde datum zijn afgerond.
• De zzp'er is verantwoordelijk voor de eigen software en tools.
• De overeenkomst loopt af na het leveren van het definitieve logo en de betalingsbevestiging.
• De zzp'er krijgt één uitbetaling voor het werk (zoals overeengekomen) en ontvangt geen andere secundaire arbeidsvoorwaarden of vergoeding.

Bekijk onze uitgebreide expertgids voor meer informatie over de verkeerde classificatie van werknemers en hoe je dit voorkomt.

Wat moet een zzp-overeenkomst bevatten?

In de meeste gevallen is er voor zzp'ers geen kant-en-klaar template. De zzp-overeenkomst is afhankelijk van de aard van het bedrijf, de rol van de zzp'er en lokale wetten die van toepassing zijn.

Er zijn echter een aantal dingen die altijd in een zzp-overeenkomst moeten worden opgenomen. Deze bespreken we hieronder.

1. Relevante juridische informatie

In elke zzp-overeenkomst moeten de startdatum van het contract, de datum van de overeenkomst en de identiteiten van de twee betrokken partijen duidelijk worden weergeven, inclusief alle relevante zakelijke details.

Dit gedeelte moet de juridische relatie tussen de twee partijen als een klant-zzp-relatie duidelijk maken, in tegenstelling tot een werkgevers-werknemersrelatie.

Ook moet duidelijk zijn wat het einde van de overeenkomst bepaalt. Een overeenkomst wordt vaak als afgerond gezien als de zzp'er de overeengekomen dienst of taak heeft geleverd, maar het kan ook een specifieke datum of afhankelijk van een specifieke gebeurtenis zijn. Zorg in ieder geval dat het duidelijk in het contract wordt vermeld.

2. De verplichtingen van de zzp'er

In dit gedeelte moet je uiteenzetten wat er precies van de zzp'er wordt verwacht. Hoe meer details je kunt geven, des te beter (alhoewel je niet elk specifiek onderdeel van het werk nauwkeurig hoeft te beschrijven). Als je bijvoorbeeld een content writer inhuurt voor je zakelijke blog, kan het volgende te onduidelijk zijn:

'De zzp'er schrijft informatieve en vermakende artikelen voor de zakelijke blog van de klant.'

Je kunt beter iets schrijven als:

"De zzp'er levert drie blogposts van 2000 woorden, conform de stijlgids van het bedrijf van de klant (afzonderlijk toegevoegd). De onderwerpen worden van tevoren door de klant gedeeld.'

Dit gedeelte verschilt meer dan andere, omdat het zo specifiek mogelijk moet zijn voor de zzp'er en diens inhoudelijke expertise. In sommige gevallen kun je wat ruimte voor interpretatie aan de kant van de zzp'er overlaten. Als je de zzp'er kent en vertrouwt, kun je ook wat meer creatieve vrijheid geven.

Denk ook aan variabelen die uniek zijn voor jouw bedrijf of aan de taak zelf. Bijvoorbeeld:

• Bevat de omvang van het werk iets naast het leveren van materiaal (bijvoorbeeld geleverde diensten)?
• Heeft de zzp'er een speciale licentie of toestemming nodig om het werk te kunnen uitvoeren?
• Moet het geleverde werk op een bepaalde manier of in een bepaalde indeling worden aangeleverd?

Dit gedeelte beslaat vaak het grootste deel van de overeenkomst.

3. Betalingsvoorwaarden en onkosten- en terugbetalingsbeleid

De voorwaarden voor betaling moeten duidelijk in de overeenkomst worden vastgesteld, inclusief de volgende informatie:

• De overeengekomen betalingsstructuur: Deze hangt vaak af van de aard van het werk. In sommige gevallen kan het gepaster zijn om één vast tarief te betalen en in andere gevallen wil de zzp'er per uur of per dag worden betaald.
• De betaalfrequentie: In sommige gevallen vraagt de zzp'er om betaling in meerdere termijnen (bijv. 25% van tevoren en de rest na oplevering van het werk). Als de zzp'er een langdurige dienst levert, wil die misschien per week of per maand worden betaald.
• De betaalmethode: Dit kan via een bankoverschrijving, digitale methode of andere methode zijn. Let op: Als je zzp'er zich in een ander land bevindt, moet je rekening houden met valuta en buitenlandse wisselkoersen. Je kunt ook gebruikmaken van een Contractor Management-platform om je hier niet mee bezig te hoeven houden.
• De factureringsprocedure: In de meeste gevallen sturen zzp'ers je een factuur voor het werk, voordat je ze betaalt. Je moet het proces hiervoor ook uiteenzetten in je overeenkomst, inclusief wanneer (indien relevant) de factuur ingediend moet zijn (bijv. vóór de 25e van de maand).

Omschrijf zo nodig duidelijk hoe je door de zzp'er gemaakte kosten, zoals reiskosten, terugbetaalt. Als de zzp'er namens jou een budget beheert (bijv. als die pay-per-click-campagnes voor je bedrijf beheert), moet je ook vaststellen of de zzp'er vooraf goedkeuring voor uitgaven moet ontvangen.

4. Vertrouwelijkheid, geheimhoudingsverklaringen en exclusiviteit

Zzp'ers zijn geen werknemers, dus niets weerhoudt hen ervan om (ook) met je concurrenten samen te werken. Je wilt daarom misschien een vertrouwelijkheidsclausule (of iets vergelijkbaars) toevoegen, om je handelsgeheimen en intellectueel eigendom te beschermen.

Je kunt hierbij denken aan een exclusiviteitsclausule, die het de zzp'er verbiedt om tijdens de contractperiode met andere partijen samen te werken. De zzp'er is echter niet verplicht om dit te tekenen en kan ervoor kiezen om niet akkoord te gaan.

Je kunt ook denken aan andere vertrouwelijkheidsvoorwaarden, zoals de volgende:

• Beperkingen voor de zzp'er om vertrouwelijke informatie die of intellectueel eigendom dat is ontwikkeld tijdens de contracttermijn te gebruiken voor andere projecten of klanten.
• Voorwaarden die het handelsmerk, de handelsgeheimen of de bedrijfsprocessen van je bedrijf beschermen.

Let op: Je moet voorzichtig omgaan met exclusiviteitsclausules, aangezien ze in veel landen als een beperkende overeenkomst gezien kunnen worden. Als ze worden beschouwd als schending van de antitrustwetgeving, betekent het dat ze niet geldig zijn.

5. Eigenaarschap van het werkproduct

Intellectueel eigendom is een belangrijk onderwerp, zeker als je met zzp'ers in andere landen werkt. Dat komt doordat de wetten voor intellectueel eigendom in het land van de zzp'er anders kunnen zijn, waardoor je met mogelijke problemen te maken kunt krijgen.

Een eigendomsclausule maakt de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen duidelijk betreffende al het intellectueel eigendom dat tijdens het project wordt gecreëerd, inclusief patenten, handelsmerken, copyright en handelsgeheimen.

De clausule moet de volgende informatie bevatten:

• Wie de rechten bezit van het intellectueel eigendom dat de zzp'er tijdens het project heeft gecreëerd.
• Of de zzp'er het recht heeft om het intellectueel eigendom te gebruiken nadat de overeenkomst is beëindigd en zo ja, in welke hoedanigheid.
• Welke verplichtingen (indien van toepassing) de zzp'er heeft om het intellectueel eigendom van de klant tijdens de looptijd van het contract te beschermen en registreren.
• Verplichtingen die de zzp'er heeft betreffende al bestaand intellectueel eigendom dat de zzp'er eventueel bij het project gebruikt.

De wetgeving voor intellectueel eigendom kan complex zijn, dus het is een goed idee om je juridische team naar dit gedeelte van het contract te laten kijken. Als je geen intern juridisch team hebt, kan Remote je helpen bij het beschermen van je intellectueel eigendom in het buitenland.

6. Belastingen en wettelijke aansprakelijkheid

Dit gedeelte van de overeenkomst moet duidelijk uiteenzetten dat de zzp'er verantwoordelijk is voor het indienen en betalingen van de eigen belastingen en staatsbijdragen, en voor het regelen van verzekeringen en apparatuur. Dit is belangrijk om het risico op verkeerde classificatie te vermijden en om aan belasting- en arbeidswetten te voldoen.

Als de diensten van de zzp'er een bepaald risico met zich meebrengen, kan bewijs van een aansprakelijkheidsverzekering je bedrijf tegen mogelijke rechtszaken beschermen.

De overeenkomst moet ook elke vorm van aansprakelijkheid bevatten waar je bedrijf niet verantwoordelijk voor is, zoals schade of verlies als resultaat van de acties of nalatigheid van de zzp'er. Dit kan aansprakelijkheid omvatten voor zaken als schade aan eigendommen, persoonlijk letsel of claims van derden.

7. Beëindiging van de overeenkomst

Idealiter levert je zzp'er de overeengekomen dienst binnen de vastgestelde tijd, zodat iedereen tevreden is. Maar dat is niet altijd het geval.

Het is daarom een goed idee om een beëindigingsclausule toe te voegen met de voorwaarden en procedure om een contract vroegtijdig te beëindigen. Houd er rekening mee dat dit beide kanten op kan werken, en dat de zzp'er misschien ook een beëindigingsclausule wil toevoegen.

Een beëindigingsclausule moet het volgende omvatten:

• Een gedetailleerde beschrijving van de voorwaarden waaronder de overeenkomst door een van beide partijen kan worden beëindigd (bijv. door een contractbreuk of niet-nakoming).
• De opzegvereisten waaraan moet worden voldaan voordat de overeenkomst kan worden beëindigd.
• Verplichtingen waaraan de partijen bij beëindiging moeten voldoen, zoals het retourneren van middelen, vernietigen van vertrouwelijke informatie of indienen van een definitief rapport.
• Bepalingen om geschillen of lopende problemen op te lossen die bij beëindiging kunnen ontstaan.

Hoe zit het met internationale zzp'ers?

Als je zzp'ers zich allemaal in hetzelfde land als jij bevinden, kun je een standaardovereenkomst gebruiken (let wel: in sommige landen, zoals de VS, kan de wet- en regelgeving nog steeds per afzonderlijke staat of county verschillen).

Het wordt echter ingewikkelder als je werkt met zzp'ers in het buitenland, vooral als ze over verschillende landen verspreid zijn. Je moet rekening houden met verschillende belasting- en arbeidswetten, valuta- en wisselkosten en zelfs mogelijke taalbarrières.

Daarom wordt het aanbevolen om gebruik te maken van een Contractor Management-platform zoals dat van Remote. We bieden voor bepaalde landen tweetalige zzp-overeenkomsten. Deze worden gecontroleerd door onze experts in het land, om te zorgen dat je volledig compliant bent met de lokale belasting- en arbeidswetten van het betreffende land.

Met ons platform kun je ook:

• al je internationale (en binnenlandse) zzp'ers op één plek beheren.
• facturen ontvangen en betalen met één klik, in meerdere valuta.
• je rapportage- en belastingaangiftes vereenvoudigen, waaronder 1099-formulieren.

Ontdek het Contractor Management-platform van Remote.

Zzp-overeenkomsten met Remote

Om een zzp'er aan te nemen, moet je een overeenkomst opstellen die voor beide partijen sterk, duidelijk en compliant is. Dit geldt vooral als je gaat werken met een internationale zzp'er. Remote kan je helpen om snel en eenvoudig volledig compliant overeenkomsten op maat op te stellen, zodat jij je kunt richten op het selecteren van de juiste zzp'ers voor je bedrijf.

Bekijk onze uitgebreide expertgids voor meer informatie over het aannemen, onboarden en betalen van zzp'ers.

Je kunt ons Contractor Management-platform ook gratis uitproberen. Begin hier met een gratis 30-daagse proefperiode en ga vandaag nog aan de slag met onboarden.