Contratos con trabajadores autónomos: guía para empresas

Si tu empresa planea trabajar con un autónomos, necesitas entender cómo redactar un contrato para trabajadores autónomos. Este acuerdo tiene fuerza legal y establece lo que se espera de cada parte, por lo que es un documento crucial, especialmente si algo sale mal.

Pero, ¿qué debe incluir exactamente un contrato de trabajador autónomo? ¿Cómo puede proteger a tu empresa? Y si trabajas con un trabajador autónomo en el extranjero, ¿cómo afecta eso al contrato?

En este artículo explicaremos cómo crear un contrato y comentaremos qué incluir y qué evitar.

Vamos allá.

¿Qué es un contrato de trabajador autónomo?

Como se ha mencionado, un contrato de trabajador autónomo es un contrato con fuerza legal entre un trabajador autónomo y una empresa, como la tuya. Describe los elementos clave de la colaboración, como por ejemplo:

• El alcance y la naturaleza de la función del trabajador autónomo.
• Tarifas y calendarios de pago.
• Titularidad de la propiedad intelectual (PI) (si procede).
• Requisitos de confidencialidad.
  
  

Es un documento importante por varias razones que se deben tener en cuenta:

Cumplir con las leyes laborales locales

Cuando se trata de trabajadores autónomos, distintas regiones pueden tener leyes y normativas diferentes, particularmente en relación con asuntos como los impuestos. Por ejemplo, si trabajas con un trabajador autónomo en EE. UU.,incluso si no estás ubicado en EE. UU., debes rellenar y presentar el formulario 1099 ante el "Internal Revenue Service (IRS)".

Con un acuerdo formal y pactado por ambas partes, queda claro qué se espera de cada parte y cuáles son sus responsabilidades legales.

Evitar la clasificación errónea

Si tu relación con el trabajador autónomo empieza a asemejarse a una relación empleado/empleador, puedes crear un riesgo de clasificación errónea. Esto puede acarrear graves consecuencias para tu empresa, incluidas sanciones, multas y daño reputacional.

Un acuerdo formal ayuda a evitar esta situación. Aunque cada país tiene una definición distinta de lo que constituye exactamente una clasificación errónea, puedes proteger tanto a tu empresa como al trabajador autónomo especificando áreas clave de la relación laboral, como:

• El horario de trabajo. Los empleados suelen tener un horario fijo (por ejemplo, de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00), mientras que los trabajadores autónomos organizan sus propias horas.
• Equipo y recursos. Los empleadores suelen proporcionar el equipo a los empleados para realizar su trabajo, mientras que los trabajadores autónomos son responsables de conseguir el suyo propio.
• Remuneración. La mayoría de los empleados reciben nóminas regulares, con impuestos y aportaciones sociales retenidos. Los trabajadores autónomos son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos.
• Duración de la relación. Los contratos de empleo suelen ser continuos (a menos que se indique explícitamente lo contrario), mientras que los contratos con trabajadores autónomos finalizan al completar el trabajo. Si tu trabajador autónomo tiene un contrato indefinido, esto podría interpretarse como una clasificación errónea.
• Prestaciones. Los empleados tienen derecho a prestaciones reglamentarias, mientras que los trabajadores autónomos (en la mayoría de los casos) no.

Asegúrate de que tu contrato deje claras estas expectativas. Por ejemplo, si contratas a un trabajador autónomo para crear un logotipo para tu empresa, el contrato podría indicar que:

• El trabajo debe entregarse antes de una fecha determinada.
• El trabajador autónomo es responsable de proporcionar su propio software y herramientas.
• El contrato se considerará cumplido al entregar el logotipo final y recibir el pago.
• El trabajador autónomo recibirá una tarifa única por el trabajo (según lo acordado) y no percibirá otras prestaciones ni compensaciones.

Para saber más sobre la clasificación errónea de empleados, y cómo evitarla, consulta nuestra guía experta y detallada.

¿Qué debe incluir un contrato de trabajador autónomo?

En la mayoría de los casos no existe una plantilla válida para todos los trabajadores autónomos. Los contratos estándar dependen de la naturaleza del negocio, del rol que desempeña el trabajador autónomo y de la legislación local aplicable.

Sin embargo, hay varios aspectos que siempre deben abarcarse en cualquier contrato con un trabajador autónomo, como los siguientes:

1. Información legal relevante

Cualquier contrato con un trabajador autónomo debe indicar claramente el inicio del contrato, la fecha del acuerdo y la identidad de las dos partes implicadas, incluidos los datos comerciales pertinentes.

Esta sección debe aclarar que la relación legal entre las partes es de cliente/trabajador autónomo, y no de empleador/empleado.

También debe especificar qué constituirá la finalización del acuerdo. Normalmente, el contrato se considera completado una vez que el trabajador autónomo entrega el servicio o tarea acordada, pero también podría establecerse una fecha concreta o depender de la ocurrencia de un evento en particular. En cualquier caso, asegúrate de que quede claramente indicado en el contrato.

2. Obligaciones del trabajador autónomo

En esta sección deberás detallar qué se espera exactamente del trabajador autónomo. Cuanta más información puedas proporcionar, mejor (aunque no es necesario entrar en pormenores sobre cada aspecto del trabajo). Por ejemplo, si contratas a un redactor de contenidos para el blog de tu empresa, podría resultar demasiado vago decir:

«El trabajador autónomo escribirá artículos informativos y entretenidos para el blog de la empresa del cliente.»

En su lugar, quizá quieras redactar algo como:

«El trabajador autónomo entregará tres artículos de 2000 palabras cada uno, conforme a la guía de estilo de la empresa cliente (adjunta por separado). Los temas serán proporcionados con antelación por el cliente.»

Esta sección variará más que las demás, ya que debe ser lo más específica posible para cada trabajador autónomo y su correspondiente experiencia temática. En algunos casos puede que quieras dejar poco margen de interpretación para el trabajador autónomo. Sin embargo, si conoces y confías en el trabajador, quizá estés dispuesto a otorgar más libertad creativa.

Ten en cuenta también las variables propias de tu empresa o de la tarea. Por ejemplo:

• ¿Incluye el alcance del trabajo algo además de entregables materiales (es decir, servicios prestados)?
• ¿Necesita el trabajador autónomo obtener alguna licencia o permiso especial para realizar el trabajo?
• ¿Deben completarse los entregables en un formato o forma específicos?
  
  

Ten en cuenta que esta sección suele ocupar la mayor parte del contrato.

3. Condiciones de pago, gastos y políticas de reembolso

Tu contrato debe especificar claramente las condiciones de pago, incluyendo lo siguiente:

• Estructura de pago acordada. Esto suele depender de la naturaleza del trabajo; en algunos casos puede ser más adecuado pagar una tarifa única fija, y en otros el trabajador autónomo puede preferir cobrar por hora o por día.
• Frecuencia de pago. En algunos casos, el trabajador autónomo puede solicitar pagos en varios plazos (p. ej., 25 % por adelantado y el resto al completar el trabajo). Si el trabajador presta un servicio recurrente, puede preferir cobrar mensualmente o semanalmente.
• Método de pago. Puede ser transferencia bancaria, un proveedor digital u otro método. Ten en cuenta que, si tu trabajador autónomo está en el extranjero, tendrás que tener en cuenta la divisa y las tasas de cambio (o bien puedes usar una plataforma de gestión de autónomos para quitarte esta carga).
• El procedimiento de facturación. En la mayoría de los casos, los trabajadores autónomos te facilitarán una factura por su trabajo antes de cobrar. En el contrato debes detallar el proceso, incluyendo cuándo (si procede) debe presentarse la factura (p. ej., antes del día 25 de cada mes).
  
  

Si procede, tu contrato debe aclarar cómo se reembolsarán al trabajador autónomo los gastos incurridos, como los de viaje. Si el trabajador gestiona un presupuesto en tu nombre (es decir, si gestiona campañas de pago por clic para tu empresa), también deberías establecer si necesita aprobación previa antes de realizar gastos.

4. Confidencialidad, acuerdos de confidencialidad (NDA) y exclusividad

Los trabajadores autónomos no son empleados, por lo que nada les impide trabajar con tus competidores. Por eso quizá necesites incluir una cláusula de confidencialidad (u otra similar) para proteger tus secretos comerciales y tu PI.

Por ejemplo, puedes incluir una cláusula de exclusividad que limite la posibilidad de que el trabajador autónomo trabaje con otras partes durante el periodo del contrato. Sin embargo, el trabajador no está obligado a firmarla y puede negarse.

Alternativamente, puedes incluir otros términos de confidencialidad, como:

• Restricciones o limitaciones para que el trabajador autónomo utilice cualquier información confidencial o PI desarrollada durante el contrato en otros proyectos o para otros clientes.
• Condiciones que protejan la marca, los secretos comerciales o los procesos empresariales de tu compañía.
  
  

Ten en cuenta que las cláusulas de exclusividad deben utilizarse con cautela, ya que en muchos países podrían considerarse pactos restrictivos y ser inaplicables si se consideran contrarias a las leyes antimonopolio.

5. Titularidad del resultado del trabajo

La propiedad intelectual (PI) es un ámbito importante a tratar, sobre todo si trabajas con trabajadores autónomos en el extranjero. Las leyes de PI pueden variar según el país del trabajador y exponerte a posibles problemas.

La cláusula de titularidad describirá los derechos y responsabilidades de ambas partes respecto a cualquier PI creada durante el proyecto, incluidas patentes, marcas comerciales, derechos de autor y secretos comerciales.

Debe definir lo siguiente:

• Quién posee los derechos sobre cualquier PI creada por el trabajador autónomo durante el proyecto.
• Si el trabajador autónomo tendrá derecho a usar la PI después de finalizar el contrato y, en caso afirmativo, en qué condiciones.
• Qué obligaciones (si las hubiera) tiene el trabajador autónomo para proteger y registrar la PI del contratante creada durante el contrato.
• Obligaciones que pueda tener el trabajador autónomo respecto a la PI preexistente que aporte al proyecto.
  
  

La legislación sobre PI puede ser compleja, por lo que es recomendable que tu equipo legal revise esta sección del contrato. Si no cuentas con un equipo legal interno, Remote puede ayudarte a proteger tu PI en el extranjero.

6. Impuestos y responsabilidad legal

Esta sección del contrato debe dejar claro que el trabajador autónomo es responsable de presentar y pagar sus propios impuestos y aportaciones estatales, así como de obtener su propio seguro y equipo. Esto es importante para evitar el riesgo de clasificación errónea y para cumplir con las leyes fiscales y laborales.

Si los servicios del trabajador autónomo implican cierto nivel de riesgo, exigir prueba de un seguro de responsabilidad civil puede ayudar a proteger a tu empresa frente a posibles demandas.

El contrato también debe indicar con claridad cualquier responsabilidad de la que tu empresa no se hará cargo, como daños o pérdidas resultantes de las acciones u omisiones del trabajador autónomo. Esto puede incluir responsabilidad por daños a la propiedad, lesiones personales o reclamaciones de terceros.

7. Rescisión del contrato

Idealmente, tu trabajador autónomo entregará el servicio acordado en el plazo especificado y todos estarán satisfechos. Sin embargo, esto no siempre ocurre.

Por ello, es recomendable incluir una cláusula de rescisión que defina las condiciones y el procedimiento para dar por terminado un contrato de forma anticipada. Ten en cuenta que esto puede funcionar en ambos sentidos, y que el trabajador autónomo también puede querer incluir una cláusula de rescisión.

Una cláusula de rescisión debería incluir lo siguiente:

• Una descripción detallada de las condiciones en las que cualquiera de las partes puede rescindir el contrato (p. ej., por incumplimiento o falta de desempeño).
• Cualquier requisito de notificación que deba cumplirse antes de poder rescindir el contrato.
• Obligaciones que las partes deberán cumplir al rescindir el contrato, como devolver recursos, destruir información confidencial o presentar un informe final.
• Disposiciones para resolver disputas o abordar cualquier asunto pendiente que pueda surgir al rescindir el contrato.

¿Y los trabajadores autónomos internacionales?

Si tus trabajadores autónomos están todos en el mismo país que tú, es posible usar contratos estandarizados (aunque en algunos países, como EE. UU., las leyes y normativas pueden seguir variando entre estados o provincias).

Sin embargo, la situación se complica si tus trabajadores autónomos están en el extranjero, sobre todo si se encuentran repartidos por varios países. Hay que tener en cuenta distintas normativas fiscales y laborales, las divisas y las comisiones por cambio, e incluso posibles barreras lingüísticas.

Por eso se recomienda usar una plataforma de gestión de autónomos, como la de Remote. Ofrecemos contratos bilingües para trabajadores autónomos en países específicos, cada uno revisado por nuestros expertos locales para garantizar que cumpla plenamente con la normativa fiscal y laboral del país.

La plataforma también te permite:

• Gestionar todos tus trabajadores autónomos internacionales (y nacionales) en un solo lugar.
• Recibir y pagar facturas con un clic — en varias divisas.
• Simplificar tus informes y la presentación de impuestos, incluidos los formularios 1099.
  
  

Descubre más sobre la plataforma de gestión de autónomos de Remote.

Contratos con trabajadores autónomos con Remote

Para contratar a un trabajador autónomo, debes contar con un contrato sólido, claro y conforme a la normativa para ambas partes, sobre todo si está en el extranjero. Remote puede ayudarte a elaborar contratos adaptados y totalmente conformes con la normativa de forma rápida y sencilla, para que puedas centrarte en elegir al trabajador autónomo adecuado para tu empresa.

Para saber más sobre contratar, la gestión de integración de empleados y pagar a trabajadores autónomos, consulta nuestra guía experta y detallada.

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