Contrats de freelances : guide des entreprises

Si votre entreprise envisage de faire appel à un travailleur indépendant, vous devez savoir comment rédiger un contrat de freelance. Ce contrat est juridiquement contraignant et définit ce que l’on attend de chaque partie, ce qui en fait un document essentiel, surtout en cas de problème.

Mais que doit contenir exactement un contrat de freelance ? Comment peut-il protéger votre entreprise ? Et si vous travaillez avec un freelance basé à l’étranger, comment cela affecte-t-il le contrat ?

Dans cet article, nous verrons comment rédiger un contrat, ce qu’il faut y inclure et ce qu’il faut éviter.

Entrons donc dans le vif du sujet.

Qu'est-ce qu’un contrat de freelance ?

Comme indiqué précédemment, un contrat de freelance est un contrat juridiquement contraignant conclu entre un travailleur indépendant et une société (c’est-à-dire votre entreprise). Il décrit les éléments clés de la collaboration, tels que :

• L’étendue et la nature de la fonction du freelance
• Les tarifs et calendriers de paiement
• Propriété intellectuelle
• Exigences en matière de confidentialité

Il s’agit d'un document important pour plusieurs raisons :

Respecter le droit du travail local

En ce qui concerne les freelances, les lois et les réglementations peuvent varier d’une région à l’autre, notamment en ce qui concerne les taxes. Par exemple, si vous travaillez avec un freelance américain – même s’il n’est pas basé aux États-Unis – vous devez remplir et soumettre un formulaire 1099 à l’Internal Revenue Service (IRS).

La mise en place d’un contrat formel et mutuellement accepté permet aux deux parties de savoir clairement quelles sont leurs responsabilités et quelles sont leurs obligations.

Éviter la requalification de contrat

Si votre relation avec votre freelance commence à ressembler à une relation employé/employeur, vous pouvez vous exposer à un risque de requalification de contrat. Cela peut avoir de graves conséquences pour votre entreprise, notamment des pénalités, des amendes et une atteinte à la réputation.

Un contrat formel permet d’éviter ce genre de situation. Bien que les définitions de ce qui constitue une requalification de contrat varient d’un pays à l'autre, vous pouvez vous protéger, vous et votre freelance, en définissant les principaux aspects de la relation de travail, tels que les suivants :

• Les horaires de travail. Les employés ont généralement des horaires fixes (par exemple, du lundi au vendredi, de 9 heures à 17 heures), tandis que les freelances fixent leurs propres horaires.
• Équipement et ressources. Les employeurs fournissent généralement l’équipement nécessaire aux employés pour effectuer leur travail, tandis que les freeelances sont responsables de l’acquisition de leur propre équipement.
• Rémunération. La plupart des employés reçoivent un salaire régulier, sur lequel sont prélevés les impôts et les cotisations sociales. Les freelances sont responsables de la déclaration de leurs propres impôts.
• La durée de la relation. Les contrats de travail sont généralement permanents (sauf mention explicite), tandis que les contrats de freelances expirent à l’achèvement du travail. Si votre freelance a un contrat à durée indéterminée, cela peut être considéré comme une requalification de contrat.
• Avantages sociaux. Les employés ont droit à des avantages statutaires, ce qui n’est pas le cas des freelances (dans la plupart des cas).

Veillez à ce que votre contrat clarifie ces attentes. Par exemple, si vous embaucher un travailleur indépendant pour créer un logo pour votre entreprise, le contrat peut stipuler ce qui suit :

• Le travail doit être terminé à une certaine date.
• Le freelance est responsable de la fourniture de ses propres logiciels et outils.
• Le contrat prendra fin à la livraison du logo final et à la réception du paiement.
• Le freelance recevra une rémunération unique pour le travail (comme convenu) et ne recevra aucun autre avantage ou compensation.

Pour en savoir plus sur la requalification de contrat des employés – et sur la manière de l'éviter – consultez notre guide d’expert détaillé.

Que doit contenir un contrat de freelance ?

Dans la plupart des cas, il n’existe pas de modèle unique pour les travailleurs indépendants. Les contrats types de freelances dépendent de la nature de l’entreprise, du rôle du freelance et de la législation locale applicable.

Cependant, il y a plusieurs points qui devraient toujours être couverts dans un contrat de freelance, comme suit :

1. Informations juridiques pertinentes

Tout contrat de travailleur indépendant doit indiquer clairement le début du contrat, la date du contrat et l’identité des deux parties concernées, y compris toute information pertinente relative à l’activité de l’entreprise.

Cette section doit préciser que la relation juridique entre les deux parties est une relation client/freelance, par opposition à une relation employeur/employé.

Elle doit également préciser ce qui constitue la fin du contrat. En général, un contrat est considéré comme terminé lorsque le freelance fournit le service ou remplit la tâche convenue, mais il peut également s’agir d’une date spécifique ou d’une condition liée à un événement particulier. Dans tous les cas, veillez à ce que cela soit clairement indiqué dans le contrat.

2. Les obligations du freelance

Dans cette section, vous devrez préciser ce que vous attendez exactement du travailleur indépendant. Plus vous fournirez de détails, mieux ce sera (même s’il n’est pas nécessaire d’entrer dans les moindres détails de toutes les facettes du poste). Par exemple, si vous recrutez un rédacteur pour le blog de votre entreprise, il peut être trop vague de dire :

« Le freelance rédigera des articles informatifs et divertissants pour le blog de l’entreprise du client. »

Au lieu de cela, vous pouvez rédiger quelque chose comme :

« Le freelance fournira trois articles de blog de 2 000 mots conformes au guide de style de l’entreprise du client (joint séparément). Les sujets seront fournis à l’avance par le client. »

Cette section variera plus que les autres, car elle doit être aussi spécifique que possible à chaque freelance et à son domaine d’expertise propre. Dans certains cas, il est préférable de laisser peu de place à l’interprétation du côté du travailleur indépendant. Toutefois, si vous le connaissez et lui faites confiance, vous serez peut-être disposé à lui accorder une plus grande liberté de création.

Tenez également compte des variables propres à votre entreprise ou à la tâche elle-même. Par exemple :

• La mission comprend-elle autre chose que des éléments livrables matériels (c.-à-d. des services fournis) ?
• Le freelance doit-il obtenir une licence ou un permis spécial pour effectuer le travail ?
• Les éléments livrables doivent-ils être fournis d’une manière ou dans un format spécifique ?

Notez que cette section occupe généralement la majeure partie du contrat.

3. Modalités de paiement, dépenses et politiques de remboursement

Votre contrat doit énoncer clairement les conditions générales de paiement, y compris les éléments suivants :

• La structure de rémunération convenue. Cela dépend généralement de la nature du travail ; dans certains cas, il peut être plus approprié de payer un montant forfaitaire unique, tandis que dans d’autres, le freelance peut vouloir être payé à l’heure ou à la journée.
• La fréquence de paiement. Dans certains cas, le freelance peut exiger d’être payé en plusieurs fois (par exemple, 25 % d’avance et le reste à l’achèvement du travail). Si le freelance fournit un service récurrent, il peut souhaiter être payé mensuellement ou hebdomadairement.
• Le mode de paiement. Il peut s’agir d’un virement bancaire, d’un fournisseur numérique ou d’une autre méthode. Notez que, si votre freelance se trouve à l’étranger, vous devrez tenir compte des devises et des taux de change (vous pouvez également faire appel à une plateforme de gestion des freelances pour vous décharger de ce fardeau).
• La procédure de facturation. Dans la plupart des cas, les travailleurs indépendants vous fourniront une facture pour leur travail avant que vous ne les payiez. Dans le contrat, vous devez décrire la procédure à suivre, y compris la date à laquelle (le cas échéant) la facture doit être présentée (par exemple, le 25 de chaque mois).

Si nécessaire, votre contrat doit préciser comment votre freelance sera remboursé pour les dépenses encourues, tels que les frais de déplacement. Si le freelance gère un budget en votre nom (c’est-à-dire s’il mène des campagnes publicitaires CPC pour votre entreprise), vous devez également déterminer s’il exige une approbation préalable avant d’engager des dépenses.

4. Confidentialité, NDA et exclusivité

Les travailleurs indépendants ne sont pas des employés et rien ne les empêche de travailler avec vos concurrents. Par conséquent, vous devrez peut-être inclure une clause de confidentialité (ou une clause similaire) pour protéger vos secrets commerciaux et vos droits de propriété intellectuelle.

Par exemple, vous pouvez introduire une clause d’exclusivité, qui limite la capacité du freelance à travailler avec d’autres parties pendant la durée du contrat. Toutefois, le freelance n’est pas obligé de signer ce document et peut choisir de le refuser.

Vous pouvez également inclure d’autres conditions de confidentialité, comme par exemple :

• Restrictions ou limitations de la capacité du freelance à utiliser toute information confidentielle ou propriété intellectuelle développée pendant la durée du contrat dans le cadre d’autres projets ou pour d’autres clients.
• Conditions qui protègent la marque, les secrets commerciaux ou les processus commerciaux de votre entreprise

Il convient de noter que les clauses d’exclusivité doivent être utilisées avec prudence car, dans de nombreux pays, elles peuvent être considérées comme des clauses restrictives et être inapplicables si elles sont jugées contraires aux lois antitrust.

5. Propriété du produit du travail

La propriété intellectuelle est un domaine important à couvrir, en particulier si vous travaillez avec des freelances étrangers. En effet, les lois sur la propriété intellectuelle peuvent différer dans le pays du freelance et vous exposer à des problèmes potentiels.

La clause de propriété définit les droits et les responsabilités des deux parties concernant toute propriété intellectuelle créée dans le cadre du projet, y compris les brevets, les marques, les droits d’auteur et les secrets commerciaux.

Elle doit définir les éléments suivants :

• Qui détient les droits de propriété intellectuelle créés par le travailleur indépendant au cours du projet ?
• Le travailleur indépendant aura-t-il le droit d’utiliser la propriété intellectuelle après la fin du contrat et, dans l’affirmative, dans quelle mesure ?
• Quelles sont les obligations éventuelles du travailleur indépendant en matière de protection et d’enregistrement des droits de propriété intellectuelle de la partie contractante créés pendant la durée du contrat ?
• Les obligations que le travailleur indépendant peut avoir en ce qui concerne la propriété intellectuelle préexistante qu’il peut apporter au projet.

Le droit de la propriété intellectuelle peut être complexe, c’est pourquoi il est conseillé de demander à votre équipe juridique d’examiner cette section du contrat. Si vous ne disposez pas d’une équipe juridique interne, Remote peut vous aider à protéger votre propriété intellectuelle à l’étranger.

6. Responsabilité fiscale et juridique

Cette section du contrat doit clairement indiquer que le freelance est responsable de la déclaration et du paiement de ses propres impôts et cotisations d’État, ainsi que de la souscription de sa propre assurance et de l’obtention de son propre équipement. Cela est important pour éviter les risques de requalification de contrat et pour se conformer à la législation fiscale et au droit du travail.

Si les services du freelance comportent un certain niveau de risque, le fait d’exiger une preuve d’assurance responsabilité civile peut aider votre entreprise à se protéger contre d’éventuelles poursuites judiciaires.

Le contrat doit également indiquer clairement les responsabilités dont votre entreprise ne sera pas tenue responsable, telles que les dommages ou les pertes résultant des actions ou des omissions du travailleur indépendant. Il peut s’agir d’une responsabilité pour des dommages matériels, des dommages corporels ou des réclamations de tiers.

7. Rupture du contrat

Dans l’idéal, votre freelance fournira le service convenu dans les délais impartis, et tout le monde sera satisfait. Mais ce n’est pas toujours le cas.

Par conséquent, il est judicieux d’inclure une clause de résiliation qui définit les conditions et la procédure à suivre pour mettre fin à un contrat de manière anticipée. Notez que cela peut fonctionner dans les deux sens et que le freelance peut également vouloir inclure une clause de résiliation.

Une clause de résiliation doit comprendre les éléments suivants :

• Une description détaillée des conditions dans lesquelles le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties (par exemple, en cas de violation du contrat ou d’inexécution).
• Toute obligation de préavis à respecter avant de pouvoir mettre fin au contrat
• Les obligations que les parties devront remplir au moment de la rupture du contrat, telles que la restitution des ressources, la destruction des informations confidentielles ou la présentation d’un rapport final.
• Les dispositions relatives à la résolution des litiges ou au traitement de toute question en suspens susceptible de se poser au moment de la rupture du contrat.

Qu’en est-il des freelances internationaux ?

Si vos freelances se trouvent tous dans le même pays que vous, il est possible d’utiliser des contrats standardisés (bien que dans certains pays, comme les États-Unis, les lois et les réglementations puissent encore différer d’un État ou d’une province à l’autre).

Toutefois, les choses sont plus complexes si vos freelances sont basés à l’étranger, surtout s’ils sont répartis dans différents pays. Il faut tenir compte des différentes réglementations en matière de fiscalité et de droit du travail, des frais de change et des barrières linguistiques potentielles.

C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à une plateforme de gestion des freelances, comme celle de Remote. Nous fournissons des contrats de freelances bilingues pour des pays spécifiques, chacun d’entre eux étant contrôlé par nos experts nationaux afin d’être pleinement conforme à la législation fiscale et au droit du travail du pays en question.

La plateforme vous permet également de :

• Gérer tous vos freelances internationaux (et nationaux) en un seul endroit
• Recevoir et payer des factures en un seul clic, dans plusieurs devises
• Simplifier vos rapports et vos déclarations fiscales, y compris les 1099

En savoir plus sur la plateforme de gestion des freelances de Remote.

Contrats de travailleurs indépendants avec Remote

Pour embaucher un travailleur indépendant, vous devez disposer d’un contrat solide, clair et conforme pour les deux parties, en particulier s’il est basé à l'étranger. Remote peut vous aider à produire rapidement et facilement des contrats sur mesure et entièrement conformes, ce qui vous permet de vous concentrer sur le choix du freelance qui convient le mieux à votre entreprise.

Pour en savoir plus sur l’embauche, l’intégration et la rémunération des travailleurs indépendants, consultez notre guide d’expert détaillé.

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