Freelancer-Verträge: Leitfaden für Unternehmen

Wenn dein Unternehmen plant, mit Freelancer:innen zu arbeiten, solltest du wissen, wie du einen geeigneten Vertrag aufsetzt. Es handelt sich um eine rechtlich bindende Vereinbarung, die festlegt, was von den Vertragsparteien erwartet wird. Das ist besonders wichtig, wenn einmal etwas schiefgeht.

Aber was sollte ein Freelancer-Vertrag genau enthalten? Wie kannst du damit dein Unternehmen schützen? Und was gilt es zu beachten, wenn du mit ausländischen Freelancer:innen arbeitest?

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie du einen Freelancer-Vertrag aufsetzt, was du darin aufnehmen und was du vermeiden solltest.

Legen wir los.

Was ist ein Freelancer-Vertrag?

Ein Freelancer- bzw. Werkvertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen einer Einzelperson – dem/der Freelancer:in – und einem Auftraggeber – deinem Unternehmen. Darin werden die wesentlichen Elemente der Zusammenarbeit festgehalten, zum Beispiel:

• Leistungsumfang und Rolle des oder der Freelancer:in
• Honorare und Zahlungsfristen
• Schutz geistiger Eigentumsrechte (falls relevant)
• Vertraulichkeitsklauseln

Ein Vertrag dieser Art ist aus vielerlei Gründen sehr wichtig:

Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze

Die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen ist international teilweise sehr unterschiedlich geregelt, insbesondere was die Besteuerung betrifft. Wenn du beispielsweise mit US-amerikanischen Freelancer:innen arbeitest, musst du das Formular 1099 ausfüllen und bei der US-Steuerbehörde IRS einreichen – auch dann, wenn der oder die Freelancer:in ihren Wohnsitz nicht in den USA hat.

Eine einvernehmlich getroffene, formelle Vereinbarung stellt sicher, dass beide Parteien ihre Rechte und Pflichten kennen.

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Wenn die Beziehung zwischen Auftragnehmer:in und Auftraggeber enger wird und beginnt, Züge eines Angestelltenverhältnisses anzunehmen, ist Vorsicht geboten: Scheinselbstständigkeit ist ein schwerer Verstoß, der vielerorts mit hohen Straf- oder Bußgeldern geahndet wir und den Unternehmensruf nachhaltig beschädigen kann.

Auch hier kann eine formelle Vereinbarung Schutz bieten. Obwohl Angestelltenverhältnisse in vielen Ländern unterschiedlich definiert sind, gibt es einige Grundsätze, die der Vertrag unbedingt abdecken sollte:

• Arbeitszeiten: Angestellte haben in der Regel feste Arbeitszeiten (z. B. Montag bis Freitag, 9 bis 17 Uhr), während Freelancer:innen ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen.
• Arbeitsmittel und Ressourcen: Angestellte erhalten die zur Ausübung ihrer Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel gewöhnlich vom Arbeitgeber, Freelancer:innen müssen sie sich selbst beschaffen.
• Bezahlung: Die meisten Angestellten erhalten ein regelmäßiges Gehalt, von dem Steuern und Sozialabgaben abgezogen werden. Freelancer:innen stellen Rechnungen aus und müssen ihre Steuern selbst erklären und abführen.
• Dauer des Arbeitsverhältnisses: Arbeitsverträge sind meist unbefristet (sofern nicht ausdrücklich anders angegeben), während Verträge mit Freelancer:innen häufig mit der Fertigstellung des Auftrags enden. Unbefristete Verträge können als Scheinselbstständigkeit ausgelegt werden.
• Sozialleistungen: Angestellte haben Anspruch auf gesetzliche Nebenleistungen, Freelancer:innen (in den meisten Fällen) nicht.

Stelle sicher, dass diese Bereiche in deinen Verträgen klar geregelt sind. Angenommen, du beauftragst jemanden mit dem Entwurf eines neuen Firmenlogos. Dann könnte der Vertrag etwa folgende Bestimmungen beinhalten:

• Der Auftrag muss bis zu einem bestimmten Datum abgeschlossen sein.
• Der/die Freelancer:in muss eigene Tools und Software verwenden.
• Der Vertrag endet nach der finalen Abgabe und der erfolgten Bezahlung automatisch.
• Der/die Freelancer:in erhält das vereinbarte Honorar und hat keinen Anspruch auf weitere Leistungen.

Mehr Informationen zu Scheinselbstständigkeit und Tipps zur Vermeidung findest du in unserem ausführlichen Leitfaden.

Was sollte ein Freelancer-Vertrag beinhalten?

Es gibt keine einheitliche Vertragsvorlage, die für alle Formen der Zusammenarbeit geeignet ist. Die Verträge unterscheiden sich nach Tätigkeitsbereich, der Rolle des/der Freelancer:in und der lokalen Gesetzgebung.

Trotzdem gibt es einige Punkte, die in jedem Freelancer-Vertrag enthalten sein sollten:

1. Relevante rechtliche Angaben

Jeder Freelancer-Vertrag sollte das Vertragsdatum, den Vertragsbeginn und die Identitäten der Vertragsparteien samt den jeweils relevanten Angaben zum Unternehmen enthalten.

Darüber hinaus sollte aus diesem Abschnitt unmissverständlich hervorgehen, dass es sich um ein Werkvertrag und nicht um einen Arbeitsvertrag handelt.

Außerdem sollte das Vertragsende definiert werden. Üblicherweise endet ein Freelancer-Vertrag mit der Vertragserfüllung, d. h, in dem Moment, in dem die beauftragte Leistung erbracht wurde. Es kann aber auch ein bestimmtes Datum oder ein anderes Ereignis vereinbart werden. Wichtig ist, dass das Gültigkeitsende klar geregelt ist.

2. Die Pflichten des/der Auftragnehmer:in

In diesem Abschnitt definierst du, was du vom/von der Freelancer:in erwartest. Beschreibe den Auftrag möglichst präzise. Du musst aber nicht jedes kleinste Detail aufführen. Wenn du beispielsweise eine Content-Texterin für deinen Firmen-Blog beauftragst, sind solche Angaben zu vage:

„Die Auftragnehmerin wird informative und unterhaltsame Artikel für den Blog des auftraggebenden Unternehmens verfassen.“

Einige zusätzliche Details sind wichtig:

„Die Auftragnehmerin wird drei Blogbeiträge mit je 2.000 Wörtern verfassen, passend zum Kommunikationsstil des Unternehmens (Style Guide im Anhang). Die Themen werden vom Auftraggeber vorgegeben.“

Naturgemäß wird sich dieser Abschnitt von Vertrag zu Vertrag stark unterscheiden, da er spezifisch auf die Person und ihre Fachkompetenz zugeschnitten ist. In den meisten Fällen ist es ratsam, möglichst wenig Interpretationsspielraum zu lassen. Wenn du die Person jedoch kennst und weißt, wie sie arbeitet, kannst du ihr mehr kreative Freiheiten einräumen.

Vergiss auch nicht, auf unternehmens- oder aufgabenspezifische Fragen einzugehen. Da wären zum Beispiel:

• Umfasst der Auftrag neben den materiellen Leistungen (d. h. den erbrachten Dienstleistungen) auch weitere Elemente?
• Benötigt der/die Freelancer:in eine spezielle Lizenz oder Genehmigung, um den Auftrag ausführen zu können?
• Muss die Leistung auf eine bestimmte Art und Weise oder in einem bestimmten Format erbracht werden?

Dieser Abschnitt macht häufig den größten Teil des Vertrags aus.

3. Zahlungsbedingungen, Spesen und Kostenerstattung

Die Zahlungsbedingungen müssen im Vertrag klar definiert werden. Dazu gehören u. a. die folgenden Punkte:

• Zahlungsrahmen: Abhängig von der Art der Tätigkeit kann ein einmaliges Pauschalhonorar oder ein wiederkehrendes Stunden- oder Tageshonorar vereinbart werden.
• Zahlungsfristen: Es kann vorkommen, dass Freelancer:innen gestaffelte Zahlungen verlangen (z. B. 25 % bei Vertragsabschluss und den Rest bei Fertigstellung). Es ist auch üblich, wiederkehrende Leistungen monatlich oder wöchentlich zu bezahlen.
• Zahlungsmethode: Gängige Zahlungsmethoden sind Banküberweisung und einige digitale Zahlungsanbieter, aber es können auch andere Methoden vereinbart werden. Bei Überweisungen ins Ausland sind Wechselkurse und Gebühren zu berücksichtigen. (Es gibt Contractor-Management-Plattformen auf dem Markt, die Abhilfe schaffen können.)
• Rechnungsstellung: In den meisten Fällen senden Freelancer:innen dir eine Rechnung für ihre Arbeit. Du solltest vertraglich regeln, wie die Rechnungsstellung erfolgen soll, einschließlich eventueller Stichtage (z. B. bis zum 25. jedes Monats).

Bei Bedarf solltest du auch festlegen, ob und wie entstandene Kosten, beispielsweise Reisekosten, erstattet werden. Wenn Freelancer:innen Zugang zu einem Unternehmensbudget erhalten (z. B. für Pay-per-Click-Werbekampagnen), solltest du festhalten, ob einzelne Ausgaben zuerst genehmigt werden müssen.

4. Vertraulichkeit, Geheimhaltung und Exklusivität

Freelancer:innen sind keine Angestellten. Es hindert sie also nichts daran, auch für andere Auftraggeber zu arbeiten. Umso wichtiger ist daher eine Vertraulichkeitsklausel (oder ähnliche Bestimmung), um deine Geschäftsgeheimnisse und geistigen Eigentumsrechte zu schützen.

Ebenfalls möglich wäre eine Exklusivitätsklausel, die dem/der Freelancer:in untersagt, während der Vertragslaufzeit für ein Konkurrenzunternehmen zu arbeiten. Beachte allerdings, dass du die Einwilligung zu solchen Bestimmungen nicht erzwingen kannst.

Alternativ kannst auch andere Vertraulichkeitsbestimmungen einfügen, wie zum Beispiel:

• Einschränkung oder Verbot der Nutzung vertraulicher Informationen oder von geistigem Eigentum, die während der Vertragslaufzeit entstanden sind, in anderen Projekten oder für andere Kunden
• Klauseln zum Schutz von Unternehmensmarken, Geschäftsgeheimnissen oder Geschäftsprozessen

Exklusivitätsklauseln sind mit Vorsicht anzuwenden, da sie in vielen Ländern als übermäßig restriktives und kartellrechtlich bedenkliches Instrument angesehen werden und damit oft nicht durchsetzbar sind.

5. Eigentum am entstandenen Werk

Ein äußerst sensibler Bereich ist der Schutz des geistigen Eigentums, besonders bei der Vergabe von Aufträgen im Ausland. In vielen Ländern wird das Urheberrecht anders gehandhabt, was potenziell zu großen Schwierigkeiten führen kann.

Eine Eigentumsklausel definiert die Rechte und Pflichten beider Parteien und legt fest, wem das während des Projekts geschaffene geistige Eigentum – Patente, Marken, Coyprights, Geschäftsgeheimnisse usw. – gehört.

Sie sollte Folgendes festlegen:

• An wen geht das Recht am geistigen Eigentum über, das während des Projekts von dem/der Freelancer:in geschaffen wurde?
• Hat der/die Freelancer:in das Recht, dieses geistige Eigentum nach Vertragsende WEITER zu nutzen, und wenn ja, in welcher Funktion?
• Welche Verpflichtungen hat der/die Freelancer:in hinsichtlich des Schutzes und der Registrierung des geistigen Eigentums des Auftraggebers, das während der Vertragslaufzeit entstanden ist?
• Welche Verpflichtungen hat der/die Freelancer:in in Bezug auf bereits vorhandenes geistiges Eigentum, das er/sie möglicherweise in das Projekt einbringt?

Geistiges Eigentum ist ein sehr komplexes Rechtsgebiet. Es empfiehlt sich, diesen Vertragsabschnitt fachlich prüfen zu lassen. Wenn du keine internen Rechtsexpert:innen hast, kann dir Remote helfen, dein geistiges Eigentum im Ausland zu schützen.

6. Steuerpflicht und Haftung

In diesem Vertragsabschnitt sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass der/die Freelancer:in selbst für die Bezahlung sämtlicher Steuern und Abgaben verantwortlich ist und für notwendige Versicherungen und Arbeitsmittel aufkommen muss. Diese Vertragsbedingungen sind wichtig, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden und die Konformität mit lokalem Steuer- und Arbeitsrecht zu gewährleisten.

Wenn die beauftragten Leistungen mit einem gewissen Risiko verbunden sind, kannst du den Nachweis einer Haftpflichtversicherung verlangen, um dein Unternehmen vor möglichen Rechtsstreitigkeiten zu schützen.

Der Vertrag sollte auch zweifelsfrei definieren, für welche Haftungsfälle dein Unternehmen nicht verantwortlich gemacht werden kann, beispielsweise für Schäden oder Verluste infolge von Handlungen oder unterlassenen Handlungen seitens des/der Freelancer:in. Das kann sowohl Sach- als auch Personenschäden und Fremdansprüche umfassen.

7. Vertragskündigung

Im Idealfall erbringt der/die Freelancer:in die vereinbarte Leistung innerhalb der festgelegten Frist und alle sind zufrieden. Das passiert aber leider nicht immer.

Es empfiehlt sich daher, eine Kündigungsklausel zu verfassen, die die Bedingungen und den Ablauf einer vorzeitigen Vertragsbeendigung festlegt. Beachte aber, dass das für beide Parteien gelten kann – auch der/die Freelancer:in könnte von einer Kündigungsklausel profitieren.

Eine Kündigungsklausel sollte folgende Punkte umfassen:

• Eine detaillierte Beschreibung der Bedingungen, bei deren Eintreten der Vertrag von einer der Parteien gekündigt werden kann (z. B. bei Vertragsverletzung oder Nichterfüllung)
• Eine Kündigungsfrist
• Eventuelle Verpflichtungen bei Vertragsende (Rückgabe von Arbeitsmitteln, Vernichtung vertraulicher Informationen, Vorlage eines Abschlussberichts usw.)
• Klärende Bestimmungen zum Umgang mit Streitigkeiten und offenen Fragen, die bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung auftreten können

Und was ist mit Freelancer:innen im Ausland?

Wenn alle deine Freelancer:innen im selben Land wie dein Unternehmen wohnen und arbeiten, reichen einheitliche Musterverträge meist vollkommen aus – mit der Einschränkung, dass es auch innerstaatliche Abweichungen geben kann (so etwa zwischen den US-Bundesstaaten).

Sollten sich deine Freelancer:innen jedoch im Ausland befinden, wird die Angelegenheit schon etwas komplexer – insbesondere, wenn sie über verschiedene Länder verteilt sind. Dann musst du mit vielen, teils sehr unterschiedlichen Steuer- und Arbeitsgesetzen, schwankenden Währungen, Wechselkursgebühren und eventuellen Sprachbarrieren zurechtkommen.

Eine gute Lösung ist da eine Contractor-Management-Plattform wie die von Remote. Von uns erhältst du länderspezifische, zweisprachige Freelancer-Verträge, die unsere Expert:innen vor Ort sorgfältig auf die Einhaltung der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze geprüft haben.

Mit unserer Plattform:

• verwaltest du alle deine in- und ausländischen Freelancer:innen an einem Ort.
• kannst du Rechnungen in mehreren Währungen mit einem Klick empfangen und bezahlen.
• erledigst du mühelos deine steuerlichen Melde- und Berichtspflichten, einschließlich US-Formular 1099.

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Freelancer-Verträge von Remote

Für die Beauftragung von Freelancer:innen benötigt dein Unternehmen einen detaillierten, präzise formulierten Vertrag, der beiden Parteien Rechtssicherheit bietet – vor allem bei Aufträgen ins Ausland. Remote übernimmt das für dich, sodass du dich auf die persönlichen und fachlichen Aspekte der Zusammenarbeit konzentrieren kannst.

Weitere Details über die Verwaltung und Bezahlung von Freelancer:innen findest du in unserem ausführlichen Expertenleitfaden.

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