Onboardingschecklist voor HR-teams
Wat is een HR-onboardingschecklist?
Een HR-onboardingschecklist is een stapsgewijze gids voor HR-professionals om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers soepel en effectief in het bedrijf integreren. Met een checklist stroomlijn je het onboardingsproces en zorg je ervoor dat nieuwe werknemers zich welkom voelen, de bedrijfscultuur begrijpen en in hun nieuwe functie kunnen excelleren.
Als je nieuwe werknemers welkom wilt heten en een vliegende start wilt bieden, is een goed gestructureerde checklist essentieel. De checklist helpt je niet alleen georganiseerd te blijven, maar geeft ook een blijvende eerste indruk. Uit onderzoek blijkt dat een goede onboarding kan leiden tot wel 82% minder personeelsverloop.
Een goede onboarding begint met een goed uitgewerkt plan. Je vindt hier een uitgebreide HR-onboardingschecklist om je te begeleiden bij elke stap van het verwelkomen van nieuwe teamleden.
Pre-onboarding
Zorg er als HR-professional voor dat de onboarding al begint voordat je nieuwe werknemer aan de slag gaat. Pre-onboarding houdt in dat je je over je nieuwe starters ontfermt voordat hun eerste werkdag van start gaat. Pre-onboarding vermindert het papierwerk, laat zien dat je je voor nieuwe werknemers inzet en geeft je onboardingsproces een persoonlijk tintje.
Welkomstmail Stuur een welkomstmail waarin je je nieuwe starter feliciteert. Stuur ook de functiebeschrijving en instructies mee, zoals bij wie de werknemer zich kan melden.
Brief met baanaanbod en arbeidscontract Stuur, ontvang en documenteer de getekende brief met het baanaanbod en het arbeidscontract.
IT-configuratie en werkplek Regel de benodigde apparatuur (laptop, telefoon etc.) en softwaretoegang.
Documentatie Vraag om de persoonlijke gegevens en arbeidsformulieren van de starter, zoals de belasting- en betaalgegevens en noodcontactgegevens.
Bedrijfshandboek Geef de werknemer toegang tot het werknemershandboek, waarin het bedrijfsbeleid, de bedrijfscultuur en de verwachtingen staan uitgelegd.
De onboarding plannen en een buddy toewijzen Plan het werkschema voor de eerste week, waaronder trainingen en kennismakingsgesprekken. Wijs nieuwe starters een buddy toe, die zorgt dat ze zich sneller thuis voelen in het bedrijf.
De eerste dag
Verwelkom en feliciteer je nieuwe starter persoonlijk. De eerste dag van je nieuwe teamlid is ook jouw kans om een goede eerste indruk te maken.
Een persoonlijk welkom Begroet je nieuwe starter persoonlijk (bijvoorbeeld via een virtueel gesprek als je een remote team bent) en introduceer de starter aan de andere teamleden.
Werkplekconfiguratie Zorg ervoor dat de werkplek klaar is voor de nieuwe starter en dat alle benodigde apparatuur werkt. Controleer of het e-mailadres en de software van de nieuwe starter werken.
De documentatie compleet maken Controleer of al het benodigde papierwerk is ingevuld en opgeslagen. Neem de documenten met je nieuwe teamlid door om ervoor te zorgen dat alles klopt en up-to-date is.
Oriëntatie Geef je nieuwe starter een overzicht van het bedrijf en het team. Neem de belangrijkste beleidsregels door die benoemd moeten worden, zoals de functieverwachtingen en veiligheidsprocedures.
De eerste week
Begin met functiespecifieke training, zodat je nieuwe teamlid zich comfortabel voelt.
Functiespecifieke training Maak duidelijk wat de verwachtingen zijn voor de functie en verstrek informatie waar je nieuw teamlid mee aan de slag kan.
Koffiepauzes met collega's Geef nieuwe werknemers de tijd om te praten met de collega's en stakeholders met wie ze gaan samenwerken.
Mentorship Wijs je nieuwe starter een mentor toe die kan helpen om aan de functie te wennen.
Feedbacksessies Organiseer informele check-ins waar je nieuwe werknemer vragen kan stellen of twijfels kan uiten.
De eerste maand
Je nieuwe starter moet zich nu langzaamaan thuis voelen in het team en het bedrijf. Ga door met het onboardingsprogramma zodat je nieuwe werknemer zich helemaal comfortabel voelt in de nieuwe functie.
Doorlopende training en ontwikkeling Blijf doorgaan met functiespecifieke trainingsprogramma's.
Prestatiedoelen Bepaal de eerste prestatiedoelen en beoordeel de verwachtingen.
Integratie in het team Betrek je nieuwe starter bij teammeetings en projecten.
De eerste beoordelingsmeeting
Organiseer een meeting om de voortgang van de nieuwe starter en feedback te bespreken. Vraag om feedback op het onboardingsproces en pas het proces zo nodig aan.
De eerste 90 dagen en daarna
Het doel is dat de nieuwe werknemer zich na de eerste drie maanden helemaal thuis voelt in de functie.
Prestatiebeoordeling Sta even stil bij de afronding van het onboardingsprogramma. Organiseer na 90 dagen een prestatiebeoordeling om prestaties, verbeteringsgebieden en toekomstige doelen te bespreken.
Regelmatige check-ins Blijf zo nodig persoonlijke meetings inplannen. Zelfs als je werknemer het onboardingsprogramma heeft afgerond, kun je persoonlijke sessies blijven organiseren. Zo laat je zien dat binnen jouw bedrijf alles altijd kan worden besproken.
Snelle en compliant onboarding met HRIS
Met een internationale HRIS zoals Remote hoef je je minder zorgen te maken over onboardingschecklists. Met de onboardingsflow van Remote kun je eenvoudig al je werknemers en zzp'ers op één plek toevoegen en beheren.
Nodig je nieuwe werknemers uit om met de onboarding te beginnen door hun gegevens op één veilig platform te uploaden. Alle informatie die je nodig hebt, staat in Remote HRIS, waardoor je je helemaal kunt richten op het verwelkomen van nieuw talent bij je bedrijf.
Het maakt niet uit waar je begint. Schaal je bedrijf op je eigen tempo internationaal op met het flexibele HR-platform van Remote. Meld je nu aan voor Remote HRIS om nieuw talent te onboarden.