Checklist d’intégration pour les équipes RH

En tant que professionnel des RH, il vous revient de veiller à ce que l’intégration débute avant que votre nouveau collaborateur ne rejoigne votre équipe. La pré-intégration s’occupe de vos nouvelles recrues avant même leur prise de poste. Cela permet de mieux répartir les formalités administratives, de montrer votre engagement envers votre nouveau collaborateur, et d’apporter une touche personnelle à votre processus d’intégration.

• E-mail de bienvenue
  Envoyez un e-mail de bienvenue afin de féliciter votre nouvelle recrue. Ajoutez la description du poste et certaines instructions ou indications, par exemple les personnes référentes.

• Lettre d’emploi et contrat de travail
  Envoyez, récupérez et archivez la documentation signée (lettre d’emploi et contrat de travail).

• Préparez l’environnement de travail
  Faites parvenir les équipements nécessaires (ordinateur portable, téléphone, etc.) à votre nouvelle recrue et préparez ses accès logiciels.

• Documentation
  Sollicitez les informations personnelles et les documents nécessaires à l’embauche : informations fiscales, RIB ou IBAN, coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.

• Le livret d’accueil de l'entreprise
  Invitez votre nouvelle recrue à parcourir le manuel de l’employé, qui inclut les politiques et la culture d’entreprise ainsi que les attentes.

• Calendrier et binôme d’intégration
  Élaborez le programme de la première semaine, incluant les réunions de formation et de présentation. Attribuez un binôme d’intégration à votre nouvelle recrue pour faciliter son adaptation à l’entreprise.

Assurez-vous d’accueillir et de féliciter personnellement votre nouvelle recrue. Son premier jour est votre chance, à vous aussi, de faire bonne impression.

• Accueil personnel
  Accueillez personnellement votre nouveau collaborateur et présentez-le aux autres membres de l’équipe. Dans le cas d’une équipe à distance, il peut s’agir d’un appel.

• Configuration de l’espace de travail
  Assurez-vous que l’espace de travail est prêt et que tous les équipements nécessaires sont fonctionnels. Vérifiez qu’une adresse e-mail a bien été attribuée à votre nouvelle recrue et que les logiciels fonctionnent.

• Formalités administratives
  Vérifiez que toutes les formalités administratives ont été bien accomplies et correctement classées. Parcourez les documents avec votre nouveau collaborateur afin de vérifier que toutes les informations sont correctes et à jour.

• Orientations générales
  Présentez l’entreprise et l’équipe. Insistez sur les politiques clés, comme les attentes liées au poste et les procédures de sécurité.

C’est le moment de passer aux formations spécifiques au poste, pour que votre nouvelle recrue se sente plus à l’aise. 

• Formation spécifique au poste
  Commencez les formations spécifiques au poste, définissez des attentes claires et donnez de la lecture à votre nouveau collaborateur pour l’aider dans son poste.

• Pauses café
  Laissez du temps à votre nouvelle recrue pour se familiariser avec ses collègues et autres collaborateurs de son environnement de travail.

• Mentorat
  Attribuez un mentor à votre nouveau collaborateur pour l’aider à s’adapter à son nouveau poste.

• Suivi informel
  Faites le point de manière informelle pour répondre aux questions de votre nouvelle recrue. 

Votre nouvelle recrue devrait désormais se sentir de mieux en mieux intégrée à l’équipe et à l’entreprise. Allez encore un peu plus loin dans votre programme d’intégration pour l’aider à se sentir parfaitement à l’aise dans son poste. 

• Formation et développement en continu
  Poursuivez les formations spécifiques au poste.

• Objectifs de performance
  Définissez les objectifs initiaux de performance et les critères d’évaluation.

• Intégration à l’équipe
  Faites participer votre nouveau collaborateur aux réunions d’équipe et aux projets communs.

Premier bilan

Proposez une réunion pour discuter des progrès de votre employé et faire des commentaires. Sollicitez son avis sur le processus d’intégration et prenez-les en compte pour vos futures intégrations. 

L’objectif est que votre nouvel employé se soit parfaitement adapté à son nouveau poste à l’issue du premier trimestre environ. 

• Évaluation de la performance
  C’est la fin du programme d’intégration : marquez le coup ! Proposez une évaluation de la performance sur ces 90 premiers jours afin de discuter des accomplissements, des pistes d’amélioration et des objectifs futurs.

• Suivi régulier
  Continuez de proposer des échanges en tête-à-tête dès que cela vous semble nécessaire. Même si votre employé a terminé son programme d’intégration, le fait de continuer à proposer des échanges personnels montre que l’entreprise reste ouverte à n’importe quel sujet de discussion, à tout moment.