Onboarding-Checkliste für HR-Teams

Als HR-Expert:in weißt du ja, dass das Onboarding schon vor der eigentlichen Einstellung beginnt. Beim Pre-Onboarding – also der Phase vor dem Onboarding – kümmert man sich um die Neuen, bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten. Damit vermeidest du unnötigen Papierkram, zeigst dein Engagement für neue Mitarbeiter:innen und dein Onboarding-Prozess wird insgesamt professioneller.

• Begrüßungsmail
  Schick eine E-Mail zur Begrüßung, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen. Füge am besten gleich die Stellenbeschreibung sowie nützliche Hinweise hinzu, beispielsweise welche Vorgesetzten für sie zuständig sind.

• Angebotsschreiben und Arbeitsvertrag
  Sende neuen Mitarbeiter:innen ein Angebotsschreiben und einen Arbeitsvertrag, kontrolliere, ob du alles unterschrieben zurückerhalten hast, und lege die Unterlagen im System ab.

• Einrichtung von Zugangsdaten, Geräten und Workstations
  Sorge dafür, dass am ersten Arbeitstag alles verfügbar ist (wie Laptop, Telefon, Software, Zugangsdaten und, und, und …).

• Dokumentation
  Hol alle Angaben und Formulare von neuen Mitarbeiter:innen ein, darunter persönliche Daten, Beschäftigungsformulare, Steuerinformationen, Bankverbindung und Notfallkontakte.

• Unternehmenshandbuch
  Händige den Neuzugängen das Mitarbeiterhandbuch aus, damit sie sich mit den Unternehmensrichtlinien, der Unternehmenskultur und den Erwartungen vertraut machen können.

• Onboarding planen und Kolleg:in für die ersten Tage zuweisen
  Leg für die erste Woche einen Zeitplan fest, einschließlich Schulungen und Einführungstreffen. Weise jemanden aus deinem Team als Begleitung zu, damit der Neueinstieg in dein Unternehmen gut gelingt.

Neue Mitarbeiter:innen solltest du unbedingt persönlich begrüßen und im Unternehmen willkommen heißen. Der erste Tag deines Teammitglieds ist auch für dich eine Chance, einen guten Eindruck zu machen.

• Persönliche Begrüßung
  Begrüße neue Mitarbeiter:innen persönlich (oder per Videokonferenz, wenn ihr ortsunabhängig oder in verschiedenen Ländern arbeitet). Bei der Gelegenheit kannst du auch gleich die anderen Teammitglieder vorstellen.

• Arbeitsplatz einrichten
  Sorg dafür, dass der Arbeitsplatz bereit ist und alle nötigen Geräte funktionieren. Überprüfe auch, ob das E-Mail-Konto des neuen Teammitglieds und die zugewiesene Software funktioniert.

• Vervollständige Dokumente
  Überprüfe, ob alle nötigen Unterlagen vorliegen und im System erfasst wurden. Geh mit dem neuen Teammitglied die erfassten Dokumente durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt und aktuell ist.

• Orientierung
  Gib einen Überblick über das Unternehmen und das Team. Geh die wichtigsten Aspekte deiner Richtlinien durch, darunter die Erwartungen an die Rolle und Sicherheitsverfahren.

Schau kurz bei rollenspezifischen Schulungen vorbei, um sicherzustellen, dass sich dein neues Teammitglied wohlfühlt. 

• Rollenspezifische Schulungen
  Beginne mit ersten Schulungen speziell für die Aufgabe. Leg klare Rollenerwartungen fest und stell nachlesbare Informationen bereit, die den Neuen helfen.

• Kaffeepause mit Teammitgliedern
  Gib neuen Mitarbeiter:innen Zeit, sich mit Kolleg:innen und anderen Gruppen, mit denen sie zusammenarbeiten, auszutauschen.

• Mentor:in
  Weise neuen Teammitgliedern eine Person zu, die ihnen bei der Eingewöhnung in die neue Rolle hilft.

• Feedback-Sitzungen
  Biete informelle Treffen an, um Fragen oder Bedenken der neuen Mitarbeiter:innen zu besprechen. 

Langsam sollte der oder die neue Mitarbeiter:in mit dem Team und dem Unternehmen besser vertraut sein. Mach mit dem Onboarding-Programm weiter, um den Neuen dabei zu helfen, sich in ihrer Rolle rundum wohl zu fühlen. 

• Weitere Schulungen und Förderung
  Organisiere weitere rollenspezifische Schulungsprogramme.

• Leistungsziele
  Lege erste Leistungsziele fest und geh noch einmal die Erwartungen durch.

• Integration ins Team
  Bezieh neue Mitarbeiter:innen bei Team-Meetings und Projekten ein.

Erstes Review-Meeting

Organisiere ein Meeting, um mit neuen Mitarbeiter:innen Fortschritte und Feedback zu besprechen. Bitte auch um Feedback zum Onboarding-Prozess und nimm ggf. für die Zukunft Änderungen vor. 

Das Ziel ist, neue Mitarbeiter:innen in den ersten drei Monaten vollständig in die Rolle einzuarbeiten. 

• Leistungsreview
  Feiere das Ende des Onboarding-Programms. Biete nach den ersten 90 Tagen einen Leistungsreview an, um Erreichtes, Bereiche mit Verbesserungsbedarf und künftige Ziele zu besprechen.

• Regelmäßiger Austausch
  Biete bei Bedarf weitere Treffen unter vier Augen an. Durch die Möglichkeit zu weiteren persönlichen Treffen nach dem Onboarding-Programm zeigst du neuen Mitarbeiter:innen, dass sie in deinem Unternehmen jederzeit alles ansprechen können.