Onboarding-Checkliste für HR-Teams

Personalverantwortliche verwenden eine HR-Onboarding-Checkliste, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter/innen ordnungsgemäß und effizient in einem Unternehmen einleben. Eine HR-Onboarding-Checkliste dient als Leitfaden, um das Onboarding zu optimieren, damit sich neue Mitarbeiter/innen gut auf die neue Unternehmenskultur und ihre neuen Aufgaben einstellen können.

Wenn du als Personalverantwortlicher neue Mitarbeiter/innen willkommen heißen willst, solltest du dich im Voraus mit einer Checkliste für das Onboarding vorbereiten. Mit einem guten Onboarding-Prozess hinterlässt du bei deinen neuen Mitarbeitern einen guten ersten Eindruck - tatsächlich kann ein gutes Onboarding die Mitarbeiterfluktuation um 82%.

Ein effektives Onboarding beginnt mit einem detaillierten Plan. Hier ist eine HR-Onboarding-Checkliste

Deine HR-Onboarding-Checkliste für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters

Pre-Onboarding

Als Personalverantwortlicher solltest du sicherstellen, dass das Onboarding beginnt, bevor ein neuer Mitarbeiter in dein Team kommt. Pre-Onboarding bedeutet, dass du dich um deine neuen Mitarbeiter/innen kümmerst, bevor sie ihren ersten Tag im Job haben. Das spart Papierkram, zeigt, dass du dich um deinen neuen Mitarbeiter kümmerst, und gibt deinem Onboarding-Prozess eine persönliche Note.

• Willkommens-E-Mail
  Schicke eine Willkommens-E-Mail, in der du deinem neuen Mitarbeiter gratulierst. Füge eine Stellenbeschreibung und Anweisungen bei, z. B. wem du Bericht erstatten sollst.

• Angebotsschreiben und Arbeitsvertrag
  Senden, empfangen und archivieren Sie das unterschriebene Angebotsschreiben und den Arbeitsvertrag.

• IT und Arbeitsplätze einrichten
  Sorge für die notwendige Ausrüstung (Laptop, Telefon usw.) und den Zugang zu Software.

• Dokumentation
  Bitte um persönliche Informationen und Beschäftigungsformulare wie Steuer- und Direktüberweisungsinformationen sowie Kontaktdaten für Notfälle zum Ausfüllen.

• Unternehmenshandbuch
  Lege das Mitarbeiterhandbuch zur Überprüfung vor, das die Unternehmensrichtlinien, die Unternehmenskultur und die Erwartungen enthält.

• Onboarding und Onboarding Buddy einplanen

Plane den Zeitplan für die erste Woche, einschließlich Schulungen und Einführungstreffen. Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Onboarding-Buddy zu, damit er sich gut im Unternehmen einleben kann.

Erster Tag

Stelle sicher, dass du deinen neuen Mitarbeiter persönlich begrüßt und ihm gratulierst. Der erste Tag deines Teammitglieds ist auch deine Chance, einen guten Eindruck zu hinterlassen.

• Persönliche Begrüßung
  Begrüße deine neue Mitarbeiterin oder deinen neuen Mitarbeiter persönlich (in einem virtuellen Telefonat, wenn ihr ein Remote-Team seid) und stelle sie oder ihn den anderen Teammitgliedern vor.

• Einrichtung des Arbeitsplatzes
  Vergewissere dich, dass der Arbeitsplatz bereit ist und alle notwendigen Geräte funktionieren. Überprüfe, ob die E-Mail und die zugewiesene Software deines neuen Teammitglieds funktionieren.

• Fertigstellung der Unterlagen
  Überprüfe, ob alle erforderlichen Unterlagen ausgefüllt und eingereicht wurden. Gehe die eingereichten Unterlagen mit deinem Teammitglied durch, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind.

• Orientierung
  Biete einen Überblick über das Unternehmen und das Team. Gehe die wichtigsten Richtlinien durch, die hervorgehoben werden müssen, wie z.B. die Rollenerwartungen und Sicherheitsverfahren.

Erste Woche

Beginne mit einer rollenspezifischen Schulung, damit sich dein neues Teammitglied wohl fühlt.

• Rollenspezifische Schulung
  Beginne mit einer arbeitsplatzspezifischen Schulung, lege klare Rollenerwartungen fest und stelle Lesematerial zur Verfügung, das deinem neuen Mitarbeiter helfen wird.

• Kaffeekränzchen mit Teammitgliedern
  Gib deinem neuen Mitarbeiter die Zeit, mit Kollegen und Interessengruppen zu sprechen, mit denen er zusammenarbeiten wird.

• Mentorschaft
  Weisen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu, der ihm hilft, sich in seine Rolle einzufinden.

• Feedback-Sitzungen

Biete informelle Kontrollbesuche an, um alle Fragen und Bedenken deines neuen Mitarbeiters zu klären.

Erster Monat

In dieser Zeit sollte sich dein neuer Mitarbeiter langsam an das Team und das Unternehmen gewöhnen. Ziehe das Onboarding-Programm durch, damit sich dein neuer Mitarbeiter in seiner Rolle wohl fühlt.

• Fortlaufende Schulung und Entwicklung
  Setze die rollenspezifischen Schulungsprogramme fort.

• Leistungsziele
  Lege erste Leistungsziele fest und überprüfe die Erwartungen.

• Teamintegration

Beziehe deinen neuen Mitarbeiter in Teambesprechungen und Projekte mit ein.

Erstes Überprüfungstreffen
Biete ein Treffen an, um die Fortschritte und das Feedback deines neuen Mitarbeiters zu besprechen. Bitte um Feedback zum Einarbeitungsprozess und nimm Anpassungen für die Zukunft vor.

Die ersten 90 Tage und mehr

Ziel ist es, dass sich dein neuer Mitarbeiter in den ersten drei Monaten voll auf seine Rolle eingestellt hat.

• Leistungsbeurteilung
  Zelebriere das Ende des Einarbeitungsprogramms. Biete eine 90-Tage-Leistungsbeurteilung an, um Erfolge, verbesserungswürdige Bereiche und zukünftige Ziele zu besprechen.

• Check-ins anbieten

Biete bei Bedarf weiterhin Einzelgespräche an. Auch wenn dein/e Mitarbeiter/in sein/ihr Onboarding-Programm abgeschlossen hat, zeigt das Angebot von persönlichen Gesprächen, dass das Unternehmen jederzeit für Gespräche offen ist.