Wichtige Fragen, die du vor dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung beantworten solltest

Bindet die Gehaltsabrechnung in deinem Unternehmen Zeit und Ressourcen? Möchtest du den Aufwand gern loswerden?

Dann geht es dir so wie vielen anderen Unternehmen auch. Aus unserem Global Workplace Revolution Report geht hervor, dass viele Führungskräfte in kleinen bis mittelständischen Unternehmen sich sorgen, dass sie sich im Vorschriftendschungel der neuen Remote-Arbeitswelt nicht zurechtzufinden. Unternehmen lagern die Gehaltsabrechnung häufiger als jede andere Arbeit aus. So vertraut die Hälfte aller US-Unternehmen ihre Finanzen einem externen Dienstleister an.

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter:innen in vielen Fällen sinnvoll. Aber die Umstellung geht nicht von alleine. Um deine Mitarbeiter:innen und dein Unternehmen vor unnötigen Risiken zu schützen und die Umstellung optimal vorzubereiten, solltest du zunächst die finanzielle Situation deines Unternehmens genau analysieren.

Ist Outsourcing wirklich die beste Lösung für dein Unternehmen?

Bevor du die Frage nach dem Wie stellst, solltest du dich mit dem Warum beschäftigen: Bist du sicher, dass dein Unternehmen von einer externen Gehaltsabrechnung profitieren würden? Achte auf einige typische Hinweise, dass das Outsourcing der Gehaltsabrechnung sinnvoll wäre für dein Unternehmen.

Frage dich beispielsweise, ob du ein Zahlenmensch bist. Wenn nicht, sollte wahrscheinlich jemand anderes die Gehaltsabrechnung übernehmen. Schließlich vertrauen deine Mitarbeiter:innen darauf, dass sie ihre Gehälter pünktlich und fehlerfrei bekommen. Falls es bei dir immer wieder zu Schwierigkeiten kommt, werden sie über kurz oder lang einen zuverlässigeren Arbeitgeber suchen.

Wenn dein Team aber klein ist und du die Abrechnung selbst übernehmen oder jemandem in deinem Team anvertrauen kannst, brauchst du wahrscheinlich keine externe Hilfe. Aber auch hier gilt: Wenn du alles selber machst, bist du auch für alles verantwortlich. Du solltest dir daher wirklich sicher sein, dass du dich mit der Gesetzeslage gut auskennst. Gerade bei der Gehaltsabrechnung ist es wichtig, sich seiner Verantwortung bewusst zu sein und genau zu wissen, was man tut.

Sobald dein Team Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Ländern umfasst, wird das Outsourcing zur Notwendigkeit. Damit dein Unternehmen legal Vollzeitangestellte im Ausland beschäftigen kann, muss es mit einem Employer of Record zusammenarbeiten. Solltest du versuchen, deine Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen zu bezahlen, droht Scheinselbstständigkeit. Und die kann drastische (und teure) Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Wenn du dein Geld und deine Zeit nicht in langwierige Rechtsstreitigkeiten in anderen Ländern investieren willst, solltest du auf Nummer sicher gehen und mit einem Employer of Record zusammenarbeiten.

Wenn du immer wieder überlegst, ob du eventuell Hilfe benötigst, lautet die Antwort mit hoher Wahrscheinlichkeit: „Ja“. Wenn du Artikel mit Titeln wie „Wichtige Fragen, die du vor dem Outsourcing der Gehaltsabrechnung beantworten solltest“ liest, brauchst du ziemlich sicher Unterstützung. Lies weiter, um zu erfahren, wie du das Outsourcing angehen kannst.

Verantwortungsvolles Outsourcing der Gehaltsabrechnung

Beginn den Prozess mit einer Bestandsaufnahme deiner finanziellen Situation und überlege dir, was du genau benötigst. Welche Mitarbeiter:innen wirst du über den neuen Payroll-Partner bezahlen? Gibt es besondere Umstände, die berücksichtigt werden müssen?

Nicht alle Payroll-Anbieter sind für jede Art von Unternehmen geeignet. Wenn du beispielsweise nicht die Unterschiede zwischen einer PEO und einem EOR kennst, verlierst du möglicherweise viel Zeit mit Vertragsverhandlungen mit einem großartigen Anbieter, bis du merkst, dass er eine wesentliche Dienstleistung gar nicht anbieten kann.

Sieh dir deine Belegschaft genau an, um zu bestimmen, welche Art von Payroll-Partner du benötigst:

1. Wo arbeiten meine Mitarbeiter:innen? Wenn alle im gleichen Stadtviertel arbeiten, hast du andere Anforderungen als ein Unternehmen mit Mitarbeiter:innen, die über die halbe Welt verteilt sind. Bedenke, dass es in der neuen Arbeitswelt durchaus sein kann, dass du irgendwann in nicht ganz ferner Zukunft selbst Remote-Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen möchtest. Unternehmen mit länderübergreifend verteilten Teams sollten sich auf jeden Fall an einen EOR wie Remote wenden.

2. Welche Benefits muss ich meinen Mitarbeiter:innen anbieten? Manche Payroll-Anbieter kümmern sich lediglich um die Gehaltsabrechnung. Die meisten haben jedoch ein breiteres Serviceangebot, das in der Regel auch das Benefits-Management umfasst. in vielen Regionen sind bestimmte Benefits bzw. Sozialabgaben gesetzlich vorgeschrieben.

3. Besteht mein Team aus Angestellten, Auftragnehmer:innen oder beiden? Viele Payroll-Anbieter sind spezialisiert auf die Bezahlung von selbstständigen Auftragnehmer:innen, haben dafür aber keine robuste Lösung für Vollzeitangestellte. Berücksichtige auch die Erfahrung, die dein Team mit deinem Anbieter machen wird. Achte darauf, dass er alle deine Teammitglieder gleichermaßen aufmerksam betreut, um zu vermeiden, dass sich Remote-Mitarbeiter:innen oder selbstständige Auftragnehmer:innen als „Arbeiter:innen zweiter Klasse“ fühlen.

4. Wie wirkt ein neuer Anbieter sich auf die Benefits für meine Mitarbeiter:innen aus? Was würden deine Mitarbeiter:innen sagen, wenn sie plötzlich andere Benefits bekommen? In den USA sind Angestellte beispielsweise auf die Krankenversicherung ihres Arbeitgebers angewiesen. Eine plötzliche Änderung des Leistungsumfangs könnte zu viel Unmut führen.

5. Was fange ich mit der gewonnenen Zeit an? Unternehmen beauftragen Payroll-Anbieter, um weniger Zeit in die Gehaltsabrechnung zu investieren. Aber was machst du mit der gewonnenen Zeit? Überlege dir jetzt schon, welche Bereiche deines Unternehmens etwas mehr Aufmerksamkeit bräuchten, um die gewonnene Zeit optimal zu nutzen.

Du kannst nicht alle Fragen beantworten? Keine Sorge. Im Gespräch mit einem spezialisierten Payroll-Anbieter erfährst du mehr zu den besonderen Anforderungen für einzelne Standorte und wie ein Partner wie Remote dir helfen kann, kostspielige Gesetzesverstöße zu vermeiden. Und zwar überall auf der Welt.