Globale Gehaltsabrechnung – Expertenleitfaden

Die globale Gehaltsabrechnung bringt viele Herausforderungen mit sich.

Du musst nicht nur die aktuellen Vorschriften in verschiedenen Ländern kennen, sondern auch über unterschiedliche Steuergesetze, Anforderungen an Benefits, Verwaltungsabläufe und Zahlungsvorschriften Bescheid wissen. Die fristgerechte und korrekte Abwicklung ist dabei genauso wichtig wie Datenschutz und Datensicherheit.

Dein Payroll-Management muss einfach fehlerlos funktionieren! 

In diesem Artikel sehen wir uns einige der wichtigsten Herausforderungen des globalen Payroll-Managements an und wie du deine Gehaltsabrechnung dennoch effizient und rechtssicher gestalten kannst.

Legen wir los.

Was bedeutet globale Gehaltsabrechnung?

Wer Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigt, muss sie natürlich auch bezahlen. Das ist aber nur ein Aspekt. Du musst auch ihre Steuern verwalten und die Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes einhalten. Das alles gehört zur globalen Gehaltsabrechnung.

Konkret musst du:

• die Gehälter berechnen

• sie rechtzeitig bezahlen

• Zahlungen erfassen und an die zuständigen Stellen melden

• Lohnzettel bereitstellen

• Steuern einbehalten und abführen

• lokale Arbeitsgesetze einhalten

Bei Fehlern musst du mit hohen Strafen und Bußgeldern rechnen. Außerdem kommt es unter Umständen zu Verzögerungen bei der Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen. Zu den möglichen Folgen zählen Kündigungen, Imageschäden und finanzielle Einbußen.

Was sind die zentralen Herausforderungen des globalen Payroll-Managements?

Du kannst deine globale Gehaltsabrechnung nur effizient verwalten, wenn du dir über mögliche Fallstricke im Klaren bis.

Ich habe dir einige der wesentlichen Herausforderungen zusammengestellt:

Internationale Steuer- und Arbeitsgesetze

Die Steuer- und Arbeitsgesetze der einzelnen Länder, in denen du Arbeitskräfte beschäftigst, sind vermutlich die größte Herausforderung der globalen Gehaltsabrechnung. Wenn du sie nicht kennst, riskierst du Strafen, Bußgelder und unter Umständen sogar Klagen – ganz zu schweigen vom Imageschaden für dein Unternehmen.

Je nach Komplexität der Vorschriften brauchst du eventuell Unterstützung von lokalen Steuerexpert:innen oder Berater:innen. Und das kann teuer werden und dich viel Zeit kosten.

Da jedes Land andere Arbeitsgesetze hat, benötigst du unter Umständen auch eine lokale Rechtsberatung.

Änderungen dieser Gesetze

Dass sich die Steuer- und Arbeitsgesetze in den Ländern regelmäßig ändern, macht die Gehaltsabrechnung nicht leichter.

Es genügt auch nicht, sich über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Du musst sie auch in dein Payroll-System integrieren und dabei die Datenintegrität wahren. Mit dieser zeitaufwändigen Aufgabe müssen sich möglicherweise gleich mehrere Teams befassen.

Für Kleinunternehmen ist so eine Strategie überhaupt nicht machbar.

Kosten für interne HR-, Finanz- und Rechtsabteilungen

Du musst auch kalkulieren, was es dich kostet, Personal einzustellen und zu schulen, länderspezifische Zahlungssysteme einzuführen und deine Daten effizient und richtig zu verwalten.

Durch die monatliche Gehaltsabrechnung allein entstehen dir folgende Kosten:

• Personalkosten deiner internen Lohnbuchhalter:innen

• Wechselkurs- und Überweisungsgebühren

• Bankgebühren

• Rechtskosten in mehreren Ländern

• Kosten für Datensicherheit und Datenschutz

Für Kleinunternehmen ist das alles nicht finanzierbar.

Einschränkungen durch alte Systeme

Lohnbuchhalter:innen arbeiten häufig mit mehreren Payroll-Systemen, die nicht immer gut integriert sind oder abweichende Daten enthalten (z. B. durch Fehler bei der Eingabe). Das stiftet Verwirrung und ist ineffizient.

Solche Systeme veralten zudem schnell, wenn sich die Gesetzeslage ändert, und müssen daher häufig aktualisiert oder ersetzt werden. Viele dieser Systeme erfordern noch viele händische Aufgaben wie den Abgleich von Kontoauszügen in verschiedenen Währungen. Dabei kommt es früher oder später fast garantiert zu kostspieligen Fehlern.

Viele ältere System können mit den modernen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit nicht mithalten, was dich teuer zu stehen kommen und den Ruf deines Unternehmens schädigen kann.

Inkompatibilität mit anderen HR-Systemen

Du musst einen Weg finden, die Daten zwischen deinen unterschiedlichen HR-Tools auszutauschen. Unstimmigkeiten und fehlende Daten auf verschiedenen Plattformen verzerren nicht nur das Gesamtbild, sie können auch Compliance-Probleme verursachen und deine Betriebsabläufe behindern

Die daraus resultierenden Verzögerungen beim Reporting und bei Analysen können auch die Entscheidungsfähigkeit deines Unternehmens beeinträchtigen.

Fehler bei Gehaltszahlungen

Die Verwendung mehrerer Payroll-Systeme hat den gravierenden Nachteil, dass Fehler bei Zahlungen auftreten können – insbesondere bei internationalen Zahlungen, die ohnehin schon recht komplex sind. Die Gründe sind nicht selten Fehler bei der Dateneingabe, falsch berechnete Steuern oder unvorhergesehene Wechselkursschwankungen.

Das ist aus mehrerer Hinsicht problematisch. Neben rechtlichen Schwierigkeiten und Compliance-Problemen führen fehlerhafte Zahlungen zu unzufriedenen Mitarbeiter:innen, die verständlicherweise rechtzeitig und in voller Höhe bezahlt werden wollen. Häufigere Vorfälle dieser Art können sogar zum Verlust von Mitarbeiter:innen führen.

Außerdem können fehlerhafte Gehaltszahlungen:

• in manchen Ländern Bußgelder, Strafen und Zinsforderungen nach sich ziehen

• den Ruf deines Unternehmens unter Bewerber:innen, Kunden und anderen Stakeholdern schädigen

• zusätzliche Kosten verursachen (u. a. durch die Berichtigung der Fehler)

• das Wachstumspotenzial deines Unternehmens beträchtlich einschränken

Datensicherheit

Für globale Unternehmen mit mehreren Payroll-Systemen ist die Datensicherheit eine riesige Herausforderung. Wenn du die sensiblen Daten deiner Mitarbeiter:innen umfassend schützen willst, kommst du um strenge Sicherheitsprotokolle und -verfahren wie Verschlüsselung, Zugangskontrolle und einen Malware-Schutz nicht herum.

Zusätzlich musst du alle Datenschutzgesetze (wie z. B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU oder die Vorschriften in einzelnen US-Bundesstaats) genauestens einhalten.

Dafür brauchst du viel Erfahrung, Kenntnisse und Fachwissen im Datenschutz. Und das ist in kleinen Unternehmen nur selten der Fall.

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Du möchtest wissen, wie du die internationale Gehaltsabrechnung für dein Team managen und gleichzeitig internationale Arbeitsgesetze einhalten kannst?

Best Practices für das globale Payroll-Management

Es gibt einige Best Practices für das effiziente Management deiner globalen Payroll.

Ich habe einige der wichtigsten für dich zusammengestellt.

Verstehe die Gehaltsunterschiede zwischen verschiedenen Ländern

Passe deine Gehälter an die einzelnen Länder an. Beziehe dafür Faktoren wie Lebenshaltungskosten, Arbeitsmarktbedingungen und Steuerregelungen ein. All das beeinflusst deine globale Gehaltsabrechnung.

Ein Beispiel: Bei der Überweisung von Gehältern an Mitarbeiter:innen im Ausland kann es zu Wechselkursschwankungen kommen. Je nach Währung kann der Endbetrag dadurch erheblich von den üblichen lokalen Löhnen abweichen.

Auch die Einkommensteuersätze unterscheiden sich von Land zu Land, sodass das Nettogehalt recht unterschiedlich ausfallen kann. Vergütungspakete für deine Mitarbeiter:innen sind ein guter Weg, diese Unterschiede abzufedern – insbesondere in Ländern, in denen die Einkommensteuer sehr hoch ist.

Wenn du dir dieser Unterschiede bewusst bist, kannst du gerechte, wettbewerbsfähige Gehälter in allen Ländern anbieten und gleichzeitig alle steuerlichen und rechtlichen Pflichten erfüllen.

Prüfe deine Sicherheitssysteme auf Herz und Nieren

Cybersicherheit sollte für alle Unternehmen, die sensible Personaldaten wie Gehaltsinformationen verarbeiten, oberste Priorität haben. Beachte dafür Folgendes:

• Verwende starke Passwörter, Verschlüsselungssysteme und Zwei-Faktor-Authentifizierung, wenn du vertrauliche Daten online verwaltest.

• Führe etablierte Sicherheitsstandards ein.

• Stelle sicher, dass Teams, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, regelmäßig zum Thema Cybersicherheit geschult werden.

• Arbeite umfassende Richtlinien für die Zugangskontrolle und die zulässige Nutzung von unternehmenseigener IT-Systemen.

Du schützt dein Unternehmen so vor möglichen Bedrohungen und stellst sicher, dass deine Mitarbeiter:innen sich keine Sorgen um ihre Privatsphäre machen müssen.

Automatisiere so viel wie möglich

Durch die Automatisierung der globalen Payroll vereinfachst du nicht nur Abläufe, sondern reduzierst auch die Fehlerquote. Auf diese Weise sparst du wertvolle Zeit für Verwaltungsaufgaben. 

Bevor du mit der Automatisierung loslegst, solltest du jedoch einige Schritte durchführen :

1. Stelle sicher, dass deine bestehenden HR-Prozesse reibungslos funktionieren. Automatisierung funktioniert am besten, wenn deine Prozesse genau definiert und über alle Länder hinweg standardisiert sind.

2. Prüfe, welche Automatisierungssoftware sich am besten für dich eignet. Ausschlaggebend sind dabei Faktoren wie Kosteneffizienz, Skalierbarkeit und angebotene Sicherheitsmaßnahmen. Lass die Lösung nach Möglichkeit von einigen Mitarbeiter:innen testen, bevor du sie unternehmensweit einführst.

3. Stelle sicher, dass deine Mitarbeiter:innen die neuen Systeme und Tools gut kennenlernen, damit sie ihre Aufgaben ohne Probleme erledigen können.

Welche Rolle kann ein globaler Payroll-Anbieter spielen?

Die Bewältigung all dieser Herausforderungen und Best Practices erfordern viel Geld und Ressourcen, die eigentlich nur große Unternehmen haben. Daher ist es eine gute Idee, das gesamte Payroll-Management an einen zuverlässigen Partner auszulagern.

Es gibt zwei Arten von Payroll-Anbietern: solche mit eigenen Niederlassungen in den Ländern und solche, die mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Diese Anbieter bilden eine wirtschaftliche Einheit. Sie erbringen alle Payroll-Dienstleistungen in den Ländern selbst – von der Datenerhebung bis hin zur Bezahlung.

Sie sind dein einziger Ansprechpartner und bieten in allen Ländern die gleichen Leistungen an. In der Regel verwenden sie eine zentrale Plattform. Das macht es dir leichter, Zahlungen zu erfassen und Compliance-Anforderungen in unterschiedlichen Märkten im Auge zu behalten. Auch andere Prozesse wie die Aktualisierung von Personal- oder Gehaltsdaten wird dadurch einfacher. 

Anbieter mit eigenen Niederlassungen verfügen im Allgemeinen über eine ausgereifte technologische Infrastruktur, die alle technischen und sicherheitsrelevanten Aspekte abdeckt.

Auf externe Partner angewiesene Anbieter

Diese globalen Payroll-Anbieter lagern die Leistungserbringung an Partner in den jeweiligen Ländern aus.

Die Partner verfügen über das nötige Fachwissen und die Ressourcen, während der Anbieter sich um die Kommunikation mit den Kunden kümmert. Üblicherweise können diese Anbieter auf ein ausgedehntes Netzwerk an Partnern zurückgreifen, die bestens mit den Rechtsvorschriften und Compliance-Anforderungen des jeweiligen Landes vertraut sind.

Da die Leistungen an Dritte ausgelagert werden, sind die Kosten bei diesen Anbietern aber häufig höher. Außerdem wird ein Großteil der Arbeit von unbekannten Dritten geleistet.

Welches Modell ist am besten geeignet?

Globale Payroll-Anbieter wie Remote haben meist eigene Niederlassungen. Sie erledigen alle Aufgaben im Unternehmen, statt sie an Dritte auszulagern. Über ihre lokalen Niederlassungen verfügen sie ebenfalls über länderspezifisches Fachwissen und Expertise, sind aber im Allgemeinen kostengünstiger.

Globale Payroll mit Remote

Remote ist der ideale Partner für die Verwaltung globaler Gehaltsabrechnungen. Unsere Global-Payroll-Lösungen bieten dir u. a. folgende Vorteile:

• Direkter Kontakt zu unseren Steuerexpert:innen vor Ort in jedem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellst

• Laufende Aktualisierungen der Payroll-Prozesse bei Gesetzesänderungen

• Ein zentrales Payroll-System für alle Länder (mit der Möglichkeit, deine Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Währungen zu bezahlen)

• Nahtlose Integrationen mit mehreren HR-Plattformen (einschl. API-Zugriff)

• Eine robuste und sichere Infrastruktur

• Deutliche Zeitersparnis durch die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie dein Unternehmen von einer globalen Payroll-Lösung profitieren kann, wende dich noch heute an unsere Expert:innen.

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