Wat is een EOR?

Bedrijven zien steeds meer voordelen in het internationaal werven van medewerkers, maar het is lastig om medewerkers te werven, betalen en beheren in landen zonder een lokale juridische entiteit. Een employer of record biedt bedrijven de makkelijkste manier om gebruik te maken van een wereldwijde talentpool en tegelijkertijd de risico's van uitbreiding te beperken. Maar wat betekent het in de praktijk om met een employer of record te werken?

Wat is de definitie van een EOR?

Een EOR is een bedrijf dat je in staat stelt medewerkers in andere landen in dienst te nemen door namens jou op te treden als de lokale werkgever. Je EOR neemt doorgaans ook het administratieve werk op het gebied van HR-zaken op zich, inclusief lokale payroll, de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en de naleving van belastingwetgeving. Met een betrouwbare EOR-partner kun je snel en veilig wereldwijd medewerkers werven en betalen zonder het dure en ingewikkelde proces van het oprichten van rechtspersonen in meerdere landen.

Zie ook: Meer informatie over de employer of record-services van Remote

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een EOR?

Er zitten veel voordelen aan het gebruik van een EOR. Je bespaart geld, beperkt de risico's en vereenvoudigt je HR-processen. Een EOR kan een krachtige partner zijn voor bedrijven met verspreide teams. Een aantal voordelen van het gebruik van een EOR zijn:

• Geen noodzaak om een lokale juridische entiteit op te richten om wereldwijd medewerkers in dienst te nemen.

• Lokale experts op het gebied van belastingwetten en -regelgeving

• Uitgebreide kennis van lokale wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden

• Snelle onboarding van nieuwe medewerkers

• Bescherming van intellectueel eigendom

• Minder classificatierisico's

• Minder papierwerk

• Plannen voor internationale uitbreiding kunnen versneld worden uitgevoerd

5 belangrijke stappen om via een EOR internationale medewerkers te werven

1. Doe onderzoek naar leveranciers van EOR-services.

Er zijn veel leveranciers van EOR-services, dus kies de leverancier die het best aansluit bij je behoeften en budget. Ga zorgvuldig te werk en onderzoek verschillende EOR-leveranciers, hun aanbod en hun prijsniveaus.

Zie ook: EOR-leveranciers vergelijken

2. Analyseer klantbeoordelingen.

Vertrouw op reviews van echte klanten. Ga op zoek naar beoordelingen en feedback van de klanten van de EOR waarmee je wilt samenwerken. Kijk vooral ook naar de feedback van bedrijven met vergelijkbare behoeften als die van jouw bedrijf. Jouw ervaring met de EOR is waarschijnlijk vergelijkbaar.

Zie ook: Hoe je met Swell tijd en stress bespaart bij internationaal werven

3. Houd rekening met de ervaring van je werknemers.

Aangezien de EOR de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-taken voor je werknemers overneemt, wil je samenwerken met een betrouwbare partner die je team respectvol behandelt. Het gaat hierbij om interacties zoals onboarding, betaald krijgen en de belastingaangifte.

Zie ook: Wat betekent het voor je werknemers als je kiest voor Remote?

4. Betaal je medewerkers naar behoren.

Zorg ervoor dat je je medewerkers naar behoren betaalt, conform de lokale markt en hun rol binnen je bedrijf. Een goede EOR kan je helpen het juiste salaris te bepalen voor werknemers in regio's waar je mogelijk niet veel ervaring hebt.

Zie ook: Vergoeding van remote werknemers berekenen

5. Bescherm je intellectueel eigendom.

Je intellectueel eigendom is de levensader van je bedrijf. Als je het niet beschermt, loop je het risico dat je uiteindelijk dure juridische geschillen moet uitvechten in buitenlandse rechtbanken waar wetten gelden die je mogelijk niet kent. Vermijd dit soort situaties door samen te werken met een EOR die je intellectuele-eigendoms- en uitvindingsrechten optimaal beschermt.

Zie ook: Intellectuele-eigendoms- en uitvindingsrechten voor bedrijven met remote medewerkers

Welke verantwoordelijkheden heeft een EOR?

EOR's zijn verantwoordelijk voor de afhandeling van HR-activiteiten, de payroll, belasting- en juridische zaken, naleving en secundaire arbeidsvoorwaarden voor je werknemers in andere landen. Deze verantwoordelijkheden kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen, evenals de manieren waarop je EOR deze taken namens jou kan vervullen. De belangrijkste verantwoordelijkheden van een EOR zijn onder meer:

• De betaling van je werknemers in lokale valuta's.

• Het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers.

• Het inhouden van belastingen.

• Het invullen van belastingformulieren.

• De betaling van bijdragen aan de overheid (bijvoorbeeld voor sociale zekerheid).

• De onboarding van werknemers.

• Het waarborgen van de naleving van veranderende lokale arbeidswetgeving.

Voor meer informatie over de rol van een EOR kun je in onze gids lezen wat een employer of record allemaal kan doen. Wat doet een employer of record?

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

Hoe zet ik global payroll op?

Global payroll is een ingewikkeld proces dat van land tot land verschilt. Ga als volgt te werk om medewerkers in andere landen te betalen:

1. Selecteer de persoon die je wilt aannemen (of de bestaande werknemer die wordt overgeplaatst).

2. Bepaal of je nieuwe medewerker een zzp'er of werknemer wordt.

3. Selecteer een global payroll-leverancier, ook bekend als een employer of record (EOR).

4. Bevestig het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden van de medewerker.

5. Geef de gegevens van de medewerker door aan je leverancier om de payroll op te zetten.

6. Werk samen met je global payroll-leverancier om een contract op te stellen.

7. Onderteken het contract met je werknemer.

Het opzetten van een global payroll lijkt misschien erg complex, maar met de juiste partner is het zo eenvoudig als een klik op een knop.

Zie ook: De gids over global payroll-management van Remote

Wat voor soorten EOR-dienstverleners zijn er?

Er zijn 2 soorten EOR-dienstverleners: met een eigen entiteit en partnerafhankelijk.

Partnerafhankelijke EOR's

Zoals de naam doet vermoeden, bieden partnerafhankelijke EOR's hun diensten niet rechtstreeks aan je aan. In plaats daarvan verkopen zij de services van lokale derden in de landen waar zij actief zijn (in alle landen of alleen in bepaalde landen). Dankzij deze structuur kan de EOR meer kosten in rekening brengen, maar dit gaat ten koste van de controle. Partnerafhankelijke EOR's hebben geen definitieve zeggenschap over hun eigen tarieven, waardoor je maandelijkse facturen of de aangeboden ervaring aan je medewerkers onvoorspelbaar kunnen zijn en het enkele dagen kan duren voordat problemen worden opgelost. Vermijd partnerafhankelijke EOR's te allen tijde.

EOR-dienstverleners met een eigen entiteit

EOR's met een eigen entiteit zijn niet afhankelijk van derden. Ze zijn volledig eigenaar van hun lokale entiteiten, wat betekent dat ze volledige controle kunnen uitoefenen over hun eigen facturering en de ervaring van je werknemers. Kies voor een EOR met een eigen entiteit in de landen waar je werknemers gaan werken. Remote is alleen actief in landen waar we onze eigen lokale juridische entiteiten bezitten zodat jij geld bespaart, je werknemers een geweldige ervaring krijgen en je intellectueel eigendom maximaal wordt beschermd.

Zie ook: Het verschil tussen EOR's met een eigen entiteit en partnerafhankelijke EOR's

Wat is het verschil tussen een EOR en een PEO?

Een PEO (professional employer organization) is een fundamenteel ander soort organisatie dan een EOR, hoewel sommige mensen deze termen nog wel eens door elkaar gebruiken om te verwijzen naar global payroll-leveranciers. Op het eerste gezicht kunnen ze erg op elkaar lijken. Ze voeren immers allebei HR-taken uit, onder andere op het gebied van global payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoudingen en belastingaangiften.

Er zijn echter ook enkele belangrijke verschillen:

• Je moet over een lokale entiteit in een land beschikken om een PEO te kunnen gebruiken.

• Als je met een PEO werkt, ga je een co-werkgeverschapsovereenkomst aan. Als je werkt met een EOR is dat niet zo.

• Met een PEO ligt de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor naleving van de lokale arbeidswetgeving bij jou.

• Als je al over een lokale entiteit beschikt, kan een PEO goedkoper zijn dan een EOR.

• Als je geen lokale entiteit hebt, is het meestal voordeliger om met een EOR te werken.

Zie ook: De verschillen tussen een EOR en een PEO

Global payroll —

22 min

Internationale werknemers betalen

Door de juiste manier voor het regelen van de payroll te kiezen voor internationale werknemers kun je tijd besparen, compliant blijven met de lokale wetgeving en je werknemers tevreden houden.

Wanneer kun je het best een EOR gebruiken?

In verschillende situaties kan het zinvol zijn om te werken met een EOR:

• Als je geen lokale juridische entiteit wilt oprichten in een land waar je werknemers in dienst wilt nemen. Een juridische entiteit oprichten kost veel geld en tijd. Het kan maanden of zelfs langer duren en meer dan € 100.000,00 kosten. Tenzij dit een financieel logische stap is voor je bedrijf, biedt een EOR een eenvoudige, kosteneffectieve oplossing om snel en makkelijk internationale werknemers aan te nemen. Je werknemers kunnen al binnen een paar dagen aan de slag en je betaalt hiervoor een eenvoudig vast tarief per persoon.

• Als je internationale medewerkers nodig hebt en het werk dat ze doen niet kan worden geclassificeerd als freelancewerk. Hoewel je internationale zzp'ers kunt gebruiken, kan niet al het werk als freelancewerk worden geclassificeerd. Werknemers verkeerd classificeren als zzp'ers kan ernstige consequenties hebben, zoals boetes en straffen. In dit soort gevallen is een EOR de juiste keuze.

• Wanneer een bestaande werknemer verhuist. Nu remote werken gebruikelijker wordt, zijn werknemers minder gebonden aan één fysieke locatie. Ze kunnen zich vrij over de wereld bewegen zonder hun baan te hoeven opgeven. Een EOR biedt een snelle en makkelijke manier om werknemers te behouden die naar het buitenland verhuizen. Je hoeft dan geen nieuwe rechtspersonen op te richten in meerdere landen. Met een EOR kun je zelfs digital nomads in dienst nemen die in verschillende landen werken.

• Wanneer je twijfels hebt over de classificatie van medewerkers. Steeds meer landen treden op tegen het verkeerd classificeren van werknemers. Werkgevers moeten zorgvuldig en ethisch verantwoord te werk gaan bij het classificeren van werknemers. De definities en de mate van handhaving verschillen echter van land tot land. Een betrouwbare EOR-partner beschikt over lokale expertise om je te helpen bij de classificatie van werknemers en zzp'ers om het risico op verkeerde classificaties te beperken.

• Wanneer je je intellectueel eigendom wereldwijd moet beschermen. Als je met internationale werknemers en zzp'ers werkt, kun je je intellectueel eigendom aan nieuwe risico's blootstellen als je niet voorzichtig bent. EOR's met een eigen entiteit bieden optimale bescherming van je intellectueel eigendom, een geruststellende gedachte als je je wereldwijde team wilt uitbreiden.

• Wanneer je in een bepaalde markt niet over voldoende kennis van belasting- en arbeidswetgeving beschikt. Als je een werknemer in een nieuw land wilt aannemen, moet je begrijpen hoe de belastingen in dat land werken en voldoen aan geheel nieuwe arbeidswetten. Omdat deze wetten zo ingewikkeld kunnen zijn, is onmogelijk om ze zonder hulp van anderen volledig te doorgronden. Een EOR kent deze wetten wel en kan je helpen om eenvoudig je weg te vinden op een nieuwe arbeidsmarkt.

Wat is opgenomen in een EOR-overeenkomst?

Een employer of record-overeenkomst omvat verschillende onderdelen:

• toekenning van de wettelijke dienstbetrekking van de medewerker aan de EOR;

• overdracht van het door de medewerker gecreëerde intellectueel eigendom van de EOR aan je bedrijf;

• het salaris van de werknemer;

• de secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemer;

• alle verplichte sociale bijdragen aan de overheid van het land, bijvoorbeeld voor sociale zekerheid;

• betalingsvoorwaarden;

• duur van overeenkomst.

Sommige EOR's kunnen je vragen een exclusiviteitsclausule te ondertekenen, waardoor je meerdere jaren vastzit aan een contract met één leverancier. Deze clausules kunnen je bedrijf aanzienlijke schade berokkenen als de leverancier niet aan de verwachtingen voldoet, omdat je dan niet kunt overstappen naar een andere aanbieder. Remote neemt nooit exclusiviteitsclausules of langetermijnverbintenissen op in zijn overeenkomsten, zodat je de vrijheid hebt om de juiste keuze te maken voor je bedrijf.

Beheert een EOR ook de payroll?

Ja, een employer of record beheert de payroll voor je internationale werknemers. Je EOR regelt alles wat te maken heeft met payroll voor je werknemers, inclusief het inhouden van belastingen en verplichte sociale bijdragen en bijdragen voor zaken als een particuliere ziektekostenverzekering. Naast de payroll beheren EOR's de secundaire arbeidsvoorwaarden, lokale belastingaangiften en naleving van de regelgeving.

Wat kost een EOR?

De meeste EOR's gebruiken een model met vaste tarieven of variabele prijzen.

EOR's met vaste tarieven

Bij een model met vaste tarieven wordt één bedrag per werknemer in rekening gebracht, doorgaans op maand- of jaarbasis. Jaarlijks betalen is doorgaans voordeliger, maar maandelijks betalen biedt meer flexibiliteit.

Een vast tarief voor een EOR biedt verschillende voordelen. Je kunt bijvoorbeeld zoveel mensen in dienst nemen als je wilt, tegen elk salaris, zonder dat je factuur ooit verandert op basis van hoeveel je je werknemers betaalt of welke secundaire arbeidsvoorwaarden je besluit aan te bieden. De meeste bedrijven kiezen hiervoor.

Remote biedt lage vaste tarieven in de landen waar we actief zijn. Omdat we streven naar transparantie, brengen we nooit verborgen kosten of percentages in rekening. Bekijk voor meer informatie onze gids over de eerlijke prijsgarantie van Remote.

EOR's met variabele tarieven

Bij een model met variabele tarieven wordt een percentage van het salaris van je werknemers in rekening gebracht. Bij dit model hangt het bedrag dat je betaalt af van wat je werknemer verdient. Als je werknemers weinig verdienen, kan deze oplossing goedkoper zijn dan een model met vaste tarieven. Verdienen je werknemers meer, dan stijgen je EOR-kosten ook. Dit model ontmoedigt loonsverhogingen, wat je bedrijf minder aantrekkelijk kan maken voor toptalent in de regio.

Bovendien kunnen je tarieven bij variabele prijzen overgeleverd zijn aan de grillen van je EOR-leverancier. Over het algemeen is dit model minder voorspelbaar en minder aantrekkelijk dan een model met vaste tarieven.

Wat zijn de alternatieven voor het gebruik van een EOR?

Als je internationale werknemers niet via een employer of record wilt werven, kun je 2 dingen doen. Je kunt met zzp'ers werken in plaats van met werknemers of je kunt je eigen lokale juridische entiteit oprichten.

Wereldwijd zzp'ers werven

Als je geen lokale juridische entiteit hebt en geen gebruik wilt maken van een EOR, kun je altijd wereldwijd zzp'ers werven. Je kunt je werknemers echter niet zomaar zzp'ers gaan noemen. Dit kan namelijk tot allerlei classificatieproblemen leiden voor je bedrijf. Als je de onafhankelijkheid van zzp'ers respecteert, kan werken met wereldwijde zzp'ers een geweldige manier zijn om je bedrijf te laten groeien of om tijdgevoelige taken uit te voeren zonder een nieuwe werknemer te hoeven onboarden.

Zie ook: Onafhankelijke zzp'ers werven

Een lokale juridische entiteit oprichten

Als je in een ander land werknemers wilt werven zonder EOR, zul je je eigen juridische entiteit moeten oprichten. In dat geval moet je het juiste papierwerk bij de plaatselijke autoriteiten indienen en bewijzen dat je een geregistreerd bedrijf bent, wat onder meer kan inhouden dat je voor fysieke aanwezigheid in het land moet zorgen of een bepaald aantal werknemers in dienst moet hebben.

Het oprichten van een lokale juridische entiteit kan maanden duren en tienduizenden euro's kosten. Het kan echter nog altijd in je belang zijn, zeker als je ook van plan bent om een nieuw kantoor te openen in het betreffende land. Als het maar om een paar medewerkers gaat, heeft het misschien weinig zin om een lokale juridische entiteit op te richten, maar als je een kantoor wilt openen en 100 medewerkers wilt werven, is dit waarschijnlijk je beste optie.

Als je ervoor kiest een lokale juridische entiteit op te richten, kun je met een EOR je plannen sneller realiseren omdat je dan niet hoeft te wachten met het in dienst nemen van lokale werknemers. Je kunt je teamleden via de EOR in dienst nemen tot de oprichting van de juridische entiteit is afgerond en vervolgens de contracten overdragen aan je nieuwe bedrijf.

Employer of record-services van Remote

Remote biedt uitgebreide employer of record-services aan in landen over de hele wereld en daar komen elke maand nieuwe landen bij.

De EOR-services van Remote omvatten het onboarden van medewerkers, het beheer van de payroll, de afhandeling van belastinginhoudingen en -aangiften en het samenstellen en beheren van lokaal compliant secundaire arbeidsvoorwaarden. Onze software biedt eenvoudige toegangs- en aangifteopties voor al je internationale werknemers en zzp'ers. Daarnaast garanderen we met Remote IP Guard de best beschikbare bescherming van intellectueel eigendom in de sector. Als je ooit vragen hebt, staan onze lokale fiscale en juridische experts altijd voor je klaar.

Bent je er klaar voor om mensen in andere landen aan te gaan nemen via de employer of record-services van Remote? Meld je nu aan om binnen een paar minuten te beginnen met het onboarden van werknemers en zzp'ers.

Weet je niet zeker of Remote past bij jouw situatie? Neem contact met ons op om een van onze experts op het gebied van internationaal werven te spreken en te bepalen wat de juiste keuze is voor jouw bedrijf.

Huur een wereldwijd team in en betaal je mensen snel en veilig

Gebruik de employer of record-services en lokale entiteiten van Remote en vermijd de tijd, kosten en risico's van het opzetten van een eigen entiteit.

Aan de slagEen demo plannen