Welke belastingen worden betaald door werkgevers in de VS?

Werknemers in de Verenigde Staten moeten verschillende soorten payrollbelasting betalen als ze werknemers aannemen. De belangrijkste werknemersbelastingen zijn onder meer de sociale zekerheid en Medicare (FICA), de federale werkloosheidsbelasting (FUTA) en de statelijke werkloosheidsbelastingen (SUTA). Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van federale en statelijke inkomstenbelastingen op het werknemerssalaris.

Als je werknemers in de VS wilt aannemen, moet je weten wat je verplichtingen voor payrollbelastingen zijn.

Afhankelijk van waar en hoe je mensen aanneemt, kan deze belasting verschillen. Veel van de belangrijkste verplichtingen zijn echter overal hetzelfde. 

In dit artikel bespreken we welke belastingen u zult moeten betalen en welke belastingen u mogelijk moet betalen. We zullen ook een aantal belangrijke Payroll belasting punten te overwegen verkennen, en uitleggen wat te doen als je wilt werken met onafhankelijke contractanten.

Dus laten we er meteen induiken.

Welke belastingen moeten werkgevers voor werknemers in de VS betalen?

In de VS zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden, betalen en in sommige gevallen bijdragen aan bepaalde belastingen. Deze zijn bekend als Payroll belastingen en omvatten Sociale Zekerheid, Medicare, en werkloosheid.

Hier zijn de primaire belasting verplichtingen die u moet verantwoorden.

Federale en statelijke inkomstenbelasting 

Zoals in de meeste landen bent u verantwoordelijk voor het inhouden van een deel van het loon van uw werknemers en het tijdig betalen aan de belasting. Het specifieke tarief voor elke belasting hangt af van het niveau van het inkomen en de status van indiening van de medewerker.

Om te weten hoeveel dit is, moeten je werknemers een W-4-formulier invullen. Je kunt deze gegevens vervolgens gebruiken om te berekenen hoeveel inkomstenbelasting je op elk loonstrookje moet inhouden. 

In de meeste gevallen moeten werknemers zowel op federaal als op staatsniveau inkomen belasting betalen (en in sommige gevallen ook op stadsniveau of provincieniveau). Sommige staten — zoals Florida, Texas en Alaska — hebben geen staat inkomen belasting.

Als werknemers remote werken in een andere staat, moeten werkgevers meestal inkomstenbelasting inhouden voor de staat waar de werknemer woont. Maar let op: er zijn een aantal voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat deze regel in werking treedt.

Voor meer informatie over uw Payroll belasting verplichtingen in elke staat, check out onze gratis US State Explorer tool. U kunt ook zien wat de volledige arbeid kosten zijn voor uw huren met onze gratis Cost Calculator tool.

Als werkgever levert u geen bijdrage aan de inkomsten belasting van uw werknemers.

FICA-belasting 

De Federale Verzekering Bijdragen Wet (FICA) belasting is een gecombineerde belasting die bestaat uit Sociale Zekerheid en Medicare. Zowel u als uw medewerker dragen een gelijk percentage van hun loon bij.

Sociale zekerheid belasting

Sociale zekerheid is bedoeld om pensioenuitkeringen van werknemers te fondsen nadat ze het personeelsbestand verlaten. Zowel u als uw medewerker dragen 6,2% (12,4% in totaal) bij aan het salaris van de medewerker, hoewel elk inkomen over de eerste $ 168.600 niet wordt belast.

Medicare-belasting 

Zoals de naam al doet vermoeden, financiert Medicare zorgkosten. Het 2,9% tarief wordt gelijkelijk verdeeld tussen u en uw medewerker, waarbij beide partijen 1,45% bijdragen. Er is geen loon basislimiet op Medicare, wat betekent dat het van toepassing is op werknemers van elk loon.

Werkloosheidsbelasting 

Werkloosheidsbijdragen zorgen voor financiële ondersteuning als mensen tussen twee banen zitten. 

In de meeste staten zijn werkgevers verantwoordelijk voor het betalen van werkloosheidsbelasting. In sommige staten moeten werknemers echter ook bijdragen.

Federale werkloosheid belasting (FUTA)

Werkgevers betalen een 6% belasting tarief op de eerste $7.000 van het loon betaald aan elke medewerker per jaar. Nadat het loon is bereikt, hoeven ze geen FUTA belasting meer te betalen voor het jaar.

Staatswerkloosheid belasting (SUTA)

Staatswerkloosheid verzekering belasting tarieven en geschiktheid verschillen per staat, dus je zult moeten controleren en controleren van uw werknemers individuele staatsvoorschriften. Remote kan dit voor u doen en ervoor zorgen dat u te allen tijde de juiste bedragen inhoudt en betaalt, waar uw mensen zich ook bevinden.

Hoe bereken je werkgevers Payroll belastingen in de VS?

Zoals genoemd ben jij namens je werknemers verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van de payrollbelastingen.  Dat omvat FICA-, FUTA- en inkomstenbelasting. 

Je werknemers ontvangen aan het einde van het jaar het W-2-formulier, waarop het ingehouden salaris en de ingehouden belastingen worden samengevat. Ze hebben dit formulier nodig om hun persoonlijke inkomstenbelastingaangifte te doen, en tegoeden of inhoudingen te claimen waarvoor ze in aanmerking komen. 

Voordat je aan de slag gaat met de berekeningen, moet je eerst via de volgende documenten de belastinggegevens van je werknemers verzamelen: 

• Het I-9-formulier: Met dit formulier verifieer je dat je werknemer in de VS mag werken. Het formulier is voor al je personeel verplicht. 
• Het W-4-formulier: Zoals eerder genoemd, bepaalt dit formulier hoeveel belasting je moet inhouden. 
• Statelijke en lokale belastingformulieren: Sommige staten hebben hun eigen inhoudingsformulieren. 

Berekening van federale en staatsbelastingen

De specifieke tarieven en berekeningen voor federale en staats inkomsten belasting inhouding zijn afhankelijk van het inkomen van elke medewerker, het indienen van de status, en de staat ingezetenschap.

Federale inkomsten belasting bronheffing

Op het W-4-formulier van elke medewerker staat hun indieningsstatus en het bedrag aan inkomsten belasting dat ze op elk van hun loonstrookjes moeten inhouden.

Staats bron van inkomsten belasting

Zoals besproken, sommige staten vereisen dat u de staat inkomen belasting inhouden op het loon van uw werknemers. Controleer met de autoriteiten van elke staat om de exacte tarieven te bepalen.

FICA-belastingen berekenen

Om de FICA-belasting te berekenen, moet je het brutoloon van elke werknemer ontcijferen (bijv. de totale verdiensten voor belastingaftrek of andere inhoudingen). 

Sociale zekerheid

Als je het brutoloon weet, vermenigvuldig je het met het sociale zekerheidspercentage (6,2%). 

Als uw medewerker verdient $2.000 in bruto loon in een loon periode, zou hun sociale zekerheid bijdrage $124 ($2.000 x 6,2%) zijn. Je zou ook $124 moeten bijdragen.

Medicare

Om de Medicare belasting te berekenen, vermenigvuldigt u het totale brutoloon van de medewerker met het Medicare tarief (1,45%).

Nogmaals: als je werknemer 2000 dollar verdient, is diens bijdrage 29 dollar ($ 2000 x 1,45%). Jij moet dan ook 29 dollar bijdragen. 

Berekening van FUTA en SUTA belastingen

Alleen de eerste $7.000 van het jaarloon van een medewerker zijn onderworpen aan FUTA belasting. Om te berekenen hoeveel u verschuldigd bent, vermenigvuldigt u het belastbare loon met het FUTA belasting tarief (6%).

Als uw medewerker $60.000 per jaar verdient, hoeft u alleen belasting te betalen over de eerste $7.000. Daarom zou uw jaarlijkse FUTA-bijdrage $ 420 ($ 7.000 x 6%) zijn.

Het is echter belangrijk om op te merken dat u een FUTA belasting tegoed kunt claimen van maximaal 5,4% op de betaalde belastingen, waardoor het tarief effectief wordt verlaagd naar 0,6%.

In tegenstelling tot FUTA-tarieven, die in het hele land hetzelfde zijn, kunnen SUTA-tarieven aanzienlijk variëren. Elke staat heeft ook zijn eigen betalingsproces, dat kan variëren van maandelijks tot driemaandelijks.

Hoe zit het met onafhankelijke contractanten?

Zzp'ers worden gezien als zelfstandigen en zijn daarom verantwoordelijk voor hun eigen belastingaangifte en betalingen. Dat betekent dat je bij het betalen van een zzp'er geen payrollbelasting hoeft in te houden of bij te dragen.

U bent echter verplicht betalingen van $ 600 of meer aan 1099 contractanten te melden aan de Internal Revenue Service (IRS) met behulp van Form 1099-NEC . Dit helpt de IRS ervoor te zorgen dat aannemers hun inkomen correct rapporteren.

Zorg dat u uw aannemers echter niet verkeerd classificeert. Dit kan lead tot boetes, boetes en achterstallige betalingen, evenals aanzienlijke reputatieschade.

Onze medewerker misclassificatie risico tool kan u helpen de status van uw teamleden te bepalen.

Wanneer worden medewerker betaald door werkgevers in de VS?

De timing van de betalingen hangt over het algemeen af van twee belangrijke factoren:

• Het type belasting dat wordt betaald: Verschillende belastingen hebben verschillende betaalschema's. 
• Het ingehouden bedrag: De IRS heeft specifieke regels rond het totale bedrag van de belastingen die kunnen worden ingehouden gedurende een kwartaal.

Maandelijks stortingsschema

Werkgevers die per kwartaal in totaal meer dan 50.000 dollar aan FICA- en federale inkomstenbelastingen inhouden, moeten maandelijks belasting betalen. De vuistregel is om de ingehouden belasting op de 15e van de maand die volgt op de betaalperiode te storten. 

Als je je werknemers op 30 juni betaalt, moet je de ingehouden belasting dus op 15 juli storten. 

Halfwekelijks stortingsschema

Werkgevers die per kwartaal in totaal tussen de 7500 en 50.000 dollar aan federale inkomsten en FICA-belastingen inhouden, moeten tweewekelijks storten. 

U bent verplicht om ingehouden belastingen te betalen op de woensdag volgend op de loon periode als uw werknemers werden betaald op de vorige woensdag, donderdag of vrijdag.

Als je werknemers bijvoorbeeld op vrijdag 7 juli hebt betaald, moet je de belasting borg voor woensdag 12 juli indienen.

Hoe worden belastingen door een werkgever aan de overheid betaald?

De wet van het betalen van belastingen is relatief eenvoudig. De handigste manier is om uw ingehouden belasting elektronisch te storten via het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Met dit systeem kunt u ook betalingen vooraf plannen en een bevestiging ontvangen wanneer die betalingen zijn verwerkt.

Remote kan deze stortingen namens jou uitvoeren, in volledige compliance met de relevante deadlines. 

Payroll belastingen beheren met Remote

Zoals gezegd kan Remote dit allemaal van je bord nemen. Wij zorgen dat uw werknemers snel en nauwkeurig worden betaald, dat alle relevante belastingen worden ingehouden en betaald op federaal, deelstaat- en lokaal niveau, en dat aan alle rapportage- en papierwerkverplichtingen wordt voldaan.

Onze lokale, interne experts kunnen u ook adviseren over uw belasting opties, en support en begeleiding bieden wanneer dat nodig is.

En dat geldt niet alleen voor de VS. Als je teamleden in verschillende landen hebt, kun je alle aspecten van de payroll beheren via ons centrale Global Payroll-systeem. 

Om te zien hoe het werkt — en om te leren hoe we al uw Payroll hoofdpijn kunnen verwijderen — boek een demo met een van onze vriendelijke experts vandaag!