Checkliste für die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmer:innen

Checkliste für die Einstellung von selbstständigen Auftragnehmer:innen

Du brauchst Fachwissen für ein bestimmtes Projekt, willst aber keine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellen? Selbstständige Auftragnehmer:innen bieten dir maximale Flexibilität. Damit Klarheit über das Arbeitsverhältnis herrscht und du alle rechtlichen Anforderungen erfüllst, solltest du allerdings systematisch an die Einstellung und Verwaltung von Auftragnehmer:innen herangehen.

Unsere umfassende Checkliste begleitet dich durch den Einstellungsprozess und sorgt dafür, dass du rechtlich auf der sicheren Seite bist.

1. Kläre den Arbeitsumfang

• Art des Projekts bzw. der Aufgaben: Beschreibe klar und deutlich, welche Leistungen der oder die Auftragnehmer:in erbringen soll.

• Zeitplan: Lege den Starttermin, die Lieferfristen und das voraussichtliche Abschlussdatum fest.

• Leistungen: Führe genau an, welche Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen von dem oder der Auftragnehmer:in erwartet werden.

2. Bestimme den arbeitsrechtlichen Status

• Überprüfe die Klassifizierung: Vergewissere dich, dass du die Person gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen als selbstständige:n Auftragnehmer:in klassifizieren darfst.

• Vermeide Scheinselbstständigkeit: Lass dem oder der Auftragnehmer:in bei der Erbringung der Leistung eine gewisse Freiheit, sonst ist eine Klassifizierung als Auftragnehmer:in unter Umständen rechtswidrig.

3. Lege Budget und Zahlungsbedingungen fest

• Lege fest, wie viel du für das Projekt oder die Aufgabe ausgeben willst.

• Einige dich mit dem oder der Auftragnehmer:in auf die Zahlungsbedingungen und die Art der Abrechnung (stundenweise, nach Projekt oder auf anderer Basis).

• Vereinbart auch, wann die Zahlung erfolgen soll: im Vorhinein, nach Erbringung bestimmter Leistungen oder nach Abschluss des gesamten Projekts.

4. Setze einen Vertrag auf

Erstelle einen schriftlichen Vertrag, in dem die Auftragsbedingungen dargelegt sind. Außerdem sollte der Vertrag folgende Informationen enthalten:

• Art und Umfang der Arbeit

• Zahlungsziel

• Lieferfristen

• Vertraulichkeitsvereinbarungen

• Bestimmungen zu Urheber- und Eigentumsrechten

• Kündigungsklausel

Wenn du sichergehen willst, dass dein Vertrag allen geltenden Gesetzen entspricht, lass dich von Rechtsexpert:innen beraten.

5 Fordere die nötigen Unterlagen an

• Versicherungsnachweis (falls zutreffend)

• Portfolio oder Referenzen

6. Regle die Kommunikationsabläufe

• Bestimme einen Hauptansprechpartner in deinem Unternehmen.

• Einigt euch auf eine bevorzugte Kommunikationsmethode.

• Frage regelmäßig nach, wie das Projekt voranschreitet.

7. Führe das Onboarding durch

• Verschaffe dem oder der Auftragnehmer:in Zugang zu den notwendigen Tools, Softwareprogrammen oder Plattformen.

• Stelle die Prozesse, Kultur und Erwartungen deines Unternehmens kurz vor.

• Vergewissere dich, dass der oder die Auftragnehmer:in mit den Sicherheitsvorschriften deines Unternehmens vertraut ist und diese befolgt.

8. Überwache Fortschritt und Qualität

• Bitte regelmäßig um Updates

• Führe Qualitätskontrollen durch

• Gib Feedback

9. Schließe das Projekt ab

• Überprüfe die erbrachten Leistungen

• Leiste die Abschlusszahlung