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Praxis-Checkliste für die Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Checkliste zur rechtskonformen Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Benötigen Sie für ein Projekt spezialisiertes Know‑how, möchten aber keine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellen? Selbstständige Auftragnehmer:innen verschaffen Ihnen die größtmögliche Flexibilität. Damit das Beschäftigungsverhältnis rechtlich eindeutig ist und Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, empfiehlt es sich, die Anstellung und Verwaltung von Auftragnehmer:innen strukturiert anzugehen.

Diese umfassende Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den Einstellungsprozess und hilft Ihnen, rechtlich abgesichert zu handeln.

1. Legen Sie den Aufgabenbereich fest

  • Art des Projekts und Aufgabenbeschreibung: Formulieren Sie genau, welche Leistungen die Auftragnehmer:in zu erbringen hat.

  • Zeitliche Planung: Definieren Sie Startdatum, Meilensteine und das erwartete Abschlussdatum.

  • Konkrete Leistungen: Legen Sie fest, welche Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden müssen.

2. Prüfen Sie den arbeitsrechtlichen Status

  • Einordnung prüfen: Stellen Sie sicher, dass die betreffende Person nach den geltenden lokalen Arbeitsgesetzen als selbstständige:n Auftragnehmer:in einzustufen ist.

  • Vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit: Gewähren Sie der Auftragnehmer:in genügend Freiraum bei der Leistungserbringung; andernfalls könnte die Einstufung als Auftragnehmer:in rechtlich infrage gestellt werden.

3. Definieren Sie Budget und Zahlungsmodalitäten

  • Legen Sie das Budget für das Projekt oder die jeweilige Aufgabe fest.

  • Stimmen Sie mit der Auftragnehmer:in die Zahlungsmodalitäten und die Abrechnungsform ab (stundenweise, projektbasiert oder auf anderer Grundlage).

  • Regeln Sie ferner, wann die Zahlung erfolgen soll – im Voraus, nach Erbringung bestimmter Leistungen oder bei Abschluss des gesamten Projekts.

4. Formulieren Sie einen Vertrag

Halten Sie die Auftragsbedingungen schriftlich fest. Der Vertrag sollte zudem mindestens folgende Punkte umfassen:

  • Beschreibung der Tätigkeiten und des Umfangs

  • Zahlungsfristen und -bedingungen

  • Termine für Lieferungen

  • Verschwiegenheitsklauseln

  • Regelungen zu Urheber‑ und Nutzungsrechten sowie Eigentum

  • Kündigungsregelungen

Lassen Sie sich von Rechtsexpert:innen beraten, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Vertrag rechtskonform ist.

5. Fordern Sie die notwendigen Unterlagen an

  • Nachweise über Versicherungen (sofern relevant)

  • Arbeitsproben bzw. Referenzen

6. Definieren Sie Kommunikationsabläufe

  • Benennen Sie eine:n zentrale:n Ansprechpartner:in in Ihrem Unternehmen.

  • Einigen Sie sich auf eine bevorzugte Kommunikationsart.

  • Fordern Sie regelmäßig Statusberichte zum Projektfortschritt an.

7. Begleiten Sie das Onboarding

  • Stellen Sie der Auftragnehmer:in den Zugang zu den erforderlichen Tools, Software und Plattformen bereit.

  • Erläutern Sie kurz die Prozesse, die Unternehmenskultur und Ihre Erwartungen.

  • Vergewissern Sie sich, dass die Auftragnehmer:in die Sicherheitsvorschriften Ihres Unternehmens kennt und befolgt.

8. Kontrollieren Sie Fortschritt und Qualität

  • Bitten Sie regelmäßig um Zwischenberichte

  • Setzen Sie Qualitätskontrollen um

  • Erteilen Sie Feedback

9. Führen Sie den Projektabschluss durch

  • Kontrollieren Sie die erbrachten Resultate

  • Veranlassen Sie die Schlusszahlung

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