Praxis-Checkliste für die Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen
Checkliste zur rechtskonformen Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen
Benötigen Sie für ein Projekt spezialisiertes Know‑how, möchten aber keine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellen? Selbstständige Auftragnehmer:innen verschaffen Ihnen die größtmögliche Flexibilität. Damit das Beschäftigungsverhältnis rechtlich eindeutig ist und Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, empfiehlt es sich, die Anstellung und Verwaltung von Auftragnehmer:innen strukturiert anzugehen.
Diese umfassende Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den Einstellungsprozess und hilft Ihnen, rechtlich abgesichert zu handeln.
1. Legen Sie den Aufgabenbereich fest
Art des Projekts und Aufgabenbeschreibung: Formulieren Sie genau, welche Leistungen die Auftragnehmer:in zu erbringen hat.
Zeitliche Planung: Definieren Sie Startdatum, Meilensteine und das erwartete Abschlussdatum.
Konkrete Leistungen: Legen Sie fest, welche Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen geliefert werden müssen.
2. Prüfen Sie den arbeitsrechtlichen Status
Einordnung prüfen: Stellen Sie sicher, dass die betreffende Person nach den geltenden lokalen Arbeitsgesetzen als selbstständige:n Auftragnehmer:in einzustufen ist.
Vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit: Gewähren Sie der Auftragnehmer:in genügend Freiraum bei der Leistungserbringung; andernfalls könnte die Einstufung als Auftragnehmer:in rechtlich infrage gestellt werden.
3. Definieren Sie Budget und Zahlungsmodalitäten
Legen Sie das Budget für das Projekt oder die jeweilige Aufgabe fest.
Stimmen Sie mit der Auftragnehmer:in die Zahlungsmodalitäten und die Abrechnungsform ab (stundenweise, projektbasiert oder auf anderer Grundlage).
Regeln Sie ferner, wann die Zahlung erfolgen soll – im Voraus, nach Erbringung bestimmter Leistungen oder bei Abschluss des gesamten Projekts.
4. Formulieren Sie einen Vertrag
Halten Sie die Auftragsbedingungen schriftlich fest. Der Vertrag sollte zudem mindestens folgende Punkte umfassen:
Beschreibung der Tätigkeiten und des Umfangs
Zahlungsfristen und -bedingungen
Termine für Lieferungen
Verschwiegenheitsklauseln
Regelungen zu Urheber‑ und Nutzungsrechten sowie Eigentum
Kündigungsregelungen
Lassen Sie sich von Rechtsexpert:innen beraten, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Vertrag rechtskonform ist.
5. Fordern Sie die notwendigen Unterlagen an
Nachweise über Versicherungen (sofern relevant)
Arbeitsproben bzw. Referenzen
6. Definieren Sie Kommunikationsabläufe
Benennen Sie eine:n zentrale:n Ansprechpartner:in in Ihrem Unternehmen.
Einigen Sie sich auf eine bevorzugte Kommunikationsart.
Fordern Sie regelmäßig Statusberichte zum Projektfortschritt an.
7. Begleiten Sie das Onboarding
Stellen Sie der Auftragnehmer:in den Zugang zu den erforderlichen Tools, Software und Plattformen bereit.
Erläutern Sie kurz die Prozesse, die Unternehmenskultur und Ihre Erwartungen.
Vergewissern Sie sich, dass die Auftragnehmer:in die Sicherheitsvorschriften Ihres Unternehmens kennt und befolgt.
8. Kontrollieren Sie Fortschritt und Qualität
Bitten Sie regelmäßig um Zwischenberichte
Setzen Sie Qualitätskontrollen um
Erteilen Sie Feedback
9. Führen Sie den Projektabschluss durch
Kontrollieren Sie die erbrachten Resultate
Veranlassen Sie die Schlusszahlung
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