Prüfliste für die Anstellung neuer Mitarbeiter:innen

Wozu dient eine Checkliste für die Anstellung neuer Mitarbeiter:innen?

Eine solche Checkliste ist ein ausführliches Verzeichnis, das Führungskräfte dabei unterstützt, neue Teammitglieder im Unternehmen korrekt zu begrüßen. In dieser Übersicht finden Sie alle Schritte, die für eine gelungene Integration von Neuzugängen nötig sind.

Eine sorgfältig zusammengestellte Checkliste stellt sicher, dass Anstellungs- und Onboarding-Abläufe systematisch und effizient ablaufen. Arbeitgeber:innen und neue Teammitglieder profitieren dadurch gleichermaßen beim Eintritt ins Unternehmen.

Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Prüfliste, die die wichtigsten Schritte bei der Anstellung neuer Mitarbeiter:innen beschreibt.

Ihre Checkliste für die Anstellung neuer Mitarbeiter:innen

Phase vor der Anstellung

• Bedarf an Neueinstellungen feststellenBewerten und bestätigen Sie, ob Ihr Team tatsächlich eine zusätzliche Person benötigt.

• Stellenbeschreibung ausarbeitenErarbeiten Sie eine präzise Stellenbeschreibung, die Aufgaben, erforderliche Qualifikationen sowie Kompetenzen und Berufserfahrung umfasst. Remote bietet Vorlagen für Stellenbeschreibungen, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.

• Genehmigung zur Anstellung einholenHolen Sie die erforderlichen Freigaben von der oberen Führungsebene oder der zuständigen Abteilung ein, bevor Sie eine neue Mitarbeiter:in anstellen.

• Einstellungsteam zusammenstellenSichern Sie sich die Unterstützung Ihres Einstellungsteams bei der Suche nach dem nächsten Teammitglied. Falls Ihr Unternehmen kein eigenes Personalteam besitzt, weisen Sie intern die Aufgaben des Interviewers, der Personalverwaltung und der HR-Koordination zu.

• Auswahl der RekrutierungskanäleWählen Sie passende Kanäle für die Ausschreibung aus, etwa Online-Jobbörsen, berufliche Netzwerke und soziale Medien. Remote Talent hilft Ihnen, globale Top-Talente zu gewinnen und sich als Arbeitgeber zu profilieren, wenn Sie eine Stelle aus der Ferne besetzen möchten.

Phase der Rekrutierung

• Stellenanzeigen veröffentlichenVeröffentlichen Sie die Ausschreibung auf den gewählten Plattformen.

• Bewerbungen erfassen und ordnenSichten und strukturieren Sie die eingegangenen Bewerbungen und prüfen Sie sie auf die geforderten Mindestqualifikationen. Ein Bewerber-Tracking-System kann die Vorauswahl der Kandidat:innen vereinfachen.

• Eignungsprüfungen durchführen

• Führen Sie bei Bedarf Kompetenztests oder psychologische Beurteilungen durch.

• Vorstellungsgesprächstermine vereinbarenPlanen Sie strukturierte Interviews mit den Kandidat:innen auf Ihrer Shortlist.

• Hintergrund- und ReferenzprüfungenÜberprüfen Sie die Angaben der Bewerber:innen mittels Hintergrundprüfungen und nehmen Sie Kontakt zu den angegebenen Referenzpersonen auf.

Anstellungsphase

• Geeignete Kandidat:in auswählenTreffen Sie die Entscheidung für die am besten geeignete Kandidat:in auf Basis aller gesammelten Informationen und des Feedbacks des Teams.

• Ein Stellenangebot unterbreitenGeben Sie zunächst ein mündliches Angebot und folgen Sie anschließend mit einem formellen schriftlichen Stellenangebot.

• Arbeitsbedingungen verhandelnVerhandeln Sie die Bedingungen der Anstellung — etwa Gehalt, Zusatzleistungen, Sonderleistungen und den Eintrittstermin — und halten Sie die Vereinbarungen verbindlich fest.

• Annahme des Angebots erhaltenErhalten Sie eine schriftliche Bestätigung der Annahme Ihres Stellenangebots von der Bewerber:in.

• Abgelehnte Bewerber:innen benachrichtigenInformieren Sie die abgelehnten Bewerber:innen freundlich über die Entscheidung.

Onboarding-Phase

• Arbeitsbeginn vorbereitenRichten Sie Arbeitsplatz, Ausstattung und Zugangsberechtigungen für das neue Teammitglied ein. Bei der Anstellung von Remote-Mitarbeiter:innen stellen Sie sicher, dass ein geeigneter Arbeitsbereich vorhanden ist und die benötigte Software einwandfrei funktioniert.

• Onboarding-Unterlagen vorbereitenBereiten Sie die Beschäftigungsunterlagen vor, etwa Steuerformulare, Arbeitsverträge sowie Formulare zu Zusatzleistungen, Benefits und Sonderleistungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Personaldaten und die Anstellungsangaben Ihres neuen Teammitglieds in Ihrem System hinterlegt haben. Ein globales HR-Management-System wie Remote unterstützt Sie dabei, diese Mitarbeiter:in auf einer sicheren Plattform zu erfassen, bevor die neue Mitarbeiter:in in Ihr Team kommt.

• Ablauf für den ersten Arbeitstag planenGestalten Sie den ersten Arbeitstag mit einer Orientierungseinheit, einer Vorstellungsrunde mit dem Team und gegebenenfalls einem Rundgang durch das Büro bei Präsenzstellen.

• Schulungsplan erstellenErstellen Sie einen Schulungsplan, der gezielt auf die Aufgaben der neuen Rolle abgestimmt ist.

• Mentor:in oder Buddy zuweisenVernetzen Sie das neue Teammitglied mit einer Mentor:in oder einem Buddy zur Orientierung und Unterstützung.

Einarbeitung und Nachbereitung

• Regelmäßige KurzbesprechungenPlanen Sie regelmäßige kurze Treffen mit dem neuen Teammitglied, um Feedback zu geben und offene Fragen zu klären.

• Mitarbeiter:innengesprächVereinbaren Sie einen Termin für das erste Performance Review, um Erwartungen und Leistungen zu besprechen.

• Feedback zum Onboarding-ProzessBitten Sie das neue Teammitglied um Rückmeldung zu seinen Onboarding-Erfahrungen, damit Sie den Prozess für künftige Anstellungen optimieren können.

Schnelle und rechtskonforme Anstellungen dank des HR-Managements von Remote

Mit einer Plattform für globales HR-Management wie jener von Remote müssen Sie keine Checklisten mehr selbst erstellen. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Team oder ein internationales Unternehmen führen – mit Remote HR Management sind sämtliche Daten Ihrer Mitarbeiter:innen von der Anstellung bis zum Offboarding zentral verfügbar.

Rekrutieren Sie mit Remote Talent die besten Fachkräfte weltweit und verwalten Sie Ihr internationales Team über eine einzige Plattform. Mit Remote HR Management ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen, ihre Daten vor dem Onboarding selbst hochzuladen, sodass Sie sicherstellen können, dass alle erforderlichen Schritte erledigt sind.

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