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Prüfliste zur Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Praktische Checkliste zur Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Benötigen Sie für ein Projekt spezielles Know-how, ohne eine neue Mitarbeiter:in einzustellen? Selbstständige Auftragnehmer:innen verschaffen Ihnen grosse Flexibilität. Damit die Rechtslage klar bleibt und Sie alle Vorschriften erfüllen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen bei Anstellung und Verwaltung der Auftragnehmer:innen.

Diese umfangreiche Checkliste begleitet Sie durch den Einstellungsprozess und unterstützt Sie dabei, rechtlich abgesichert zu handeln.

1. Definieren Sie den Arbeitsumfang

  • Projektart und Aufgabenbereich: Formulieren Sie klar, welche Leistungen die Auftragnehmer:in erbringen soll.

  • Zeitliche Planung: Legen Sie Beginn, Meilensteine und das voraussichtliche Abschlussdatum fest.

  • Erwartete Resultate: Beschreiben Sie genau, welche Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen die Auftragnehmer:in liefern soll.

2. Klären Sie den arbeitsrechtlichen Status

  • Prüfen Sie die Einstufung: Vergewissern Sie sich, dass die Person gemäss den lokalen Arbeitsgesetzen als selbstständige:r Auftragnehmer:in eingestuft werden darf.

  • Vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit:Geben Sie der Auftragnehmer:in genügend Spielraum in der Ausgestaltung ihrer Arbeit; andernfalls kann eine Einstufung als abhängig Beschäftigte:r rechtliche Konsequenzen haben.

3. Legen Sie Budget und Zahlungsmodalitäten fest

  • Budget: Bestimmen Sie, wie viel Sie für das Projekt oder die Aufgabe einplanen möchten.

  • Treffen Sie eine Vereinbarung mit der Auftragnehmer:in über Zahlungsbedingungen und Abrechnungsart (stundenweise, projektbezogen oder nach anderer Vereinbarung).

  • Legen Sie ausserdem fest, wann Zahlungen fällig sind: im Voraus, nach Teilleistungen oder nach Abschluss des Gesamtprojekts.

4. Schliessen Sie einen Vertrag ab

Halten Sie die Auftragsbedingungen in einem schriftlichen Vertrag fest. Der Vertrag sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Aufgabenart und Umfang

  • Zahlungsfrist

  • Liefertermine

  • Verschwiegenheitsklauseln

  • Regelungen zu Urheber- und Eigentumsrechten

  • Kündigungsbedingungen

Lassen Sie den Vertrag von Rechtsexpert:innen prüfen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass er den geltenden Gesetzen entspricht.

5. Fordern Sie die notwendigen Unterlagen an

  • Nachweis über Versicherungen (falls zutreffend)

  • Portfolio oder Referenznachweise

6. Vereinbaren Sie die Kommunikationsabläufe

  • Benennen Sie eine zentrale Ansprechperson in Ihrem Unternehmen.

  • Legen Sie die bevorzugte Kommunikationsart fest.

  • Holen Sie regelmässig Statusinformationen zum Projektfortschritt ein.

7. Führen Sie das Onboarding durch

  • Richten Sie für die Auftragnehmer:in den Zugang zu den notwendigen Tools, Softwareprogrammen und Plattformen ein.

  • Stellen Sie kurz die internen Prozesse, die Unternehmenskultur und Ihre Erwartungen vor.

  • Vergewissern Sie sich, dass die Auftragnehmer:in die Sicherheitsvorgaben Ihres Unternehmens kennt und befolgt.

8. Behalten Sie Fortschritt und Qualität im Blick

  • Bitten Sie regelmässig um Statusupdates

  • Führen Sie Qualitätsprüfungen durch

  • Erteilen Sie Rückmeldungen

9. Schliessen Sie das Projekt ab

  • Überprüfen Sie die gelieferten Leistungen

  • Zahlen Sie die Abschlusszahlung aus

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