Prüfliste zur Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen
Praktische Checkliste zur Anstellung selbstständiger Auftragnehmer:innen
Benötigen Sie für ein Projekt spezielles Know-how, ohne eine neue Mitarbeiter:in einzustellen? Selbstständige Auftragnehmer:innen verschaffen Ihnen grosse Flexibilität. Damit die Rechtslage klar bleibt und Sie alle Vorschriften erfüllen, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen bei Anstellung und Verwaltung der Auftragnehmer:innen.
Diese umfangreiche Checkliste begleitet Sie durch den Einstellungsprozess und unterstützt Sie dabei, rechtlich abgesichert zu handeln.
1. Definieren Sie den Arbeitsumfang
Projektart und Aufgabenbereich: Formulieren Sie klar, welche Leistungen die Auftragnehmer:in erbringen soll.
Zeitliche Planung: Legen Sie Beginn, Meilensteine und das voraussichtliche Abschlussdatum fest.
Erwartete Resultate: Beschreiben Sie genau, welche Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen die Auftragnehmer:in liefern soll.
2. Klären Sie den arbeitsrechtlichen Status
Prüfen Sie die Einstufung: Vergewissern Sie sich, dass die Person gemäss den lokalen Arbeitsgesetzen als selbstständige:r Auftragnehmer:in eingestuft werden darf.
Vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit:Geben Sie der Auftragnehmer:in genügend Spielraum in der Ausgestaltung ihrer Arbeit; andernfalls kann eine Einstufung als abhängig Beschäftigte:r rechtliche Konsequenzen haben.
3. Legen Sie Budget und Zahlungsmodalitäten fest
Budget: Bestimmen Sie, wie viel Sie für das Projekt oder die Aufgabe einplanen möchten.
Treffen Sie eine Vereinbarung mit der Auftragnehmer:in über Zahlungsbedingungen und Abrechnungsart (stundenweise, projektbezogen oder nach anderer Vereinbarung).
Legen Sie ausserdem fest, wann Zahlungen fällig sind: im Voraus, nach Teilleistungen oder nach Abschluss des Gesamtprojekts.
4. Schliessen Sie einen Vertrag ab
Halten Sie die Auftragsbedingungen in einem schriftlichen Vertrag fest. Der Vertrag sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
Aufgabenart und Umfang
Zahlungsfrist
Liefertermine
Verschwiegenheitsklauseln
Regelungen zu Urheber- und Eigentumsrechten
Kündigungsbedingungen
Lassen Sie den Vertrag von Rechtsexpert:innen prüfen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass er den geltenden Gesetzen entspricht.
5. Fordern Sie die notwendigen Unterlagen an
Nachweis über Versicherungen (falls zutreffend)
Portfolio oder Referenznachweise
6. Vereinbaren Sie die Kommunikationsabläufe
Benennen Sie eine zentrale Ansprechperson in Ihrem Unternehmen.
Legen Sie die bevorzugte Kommunikationsart fest.
Holen Sie regelmässig Statusinformationen zum Projektfortschritt ein.
7. Führen Sie das Onboarding durch
Richten Sie für die Auftragnehmer:in den Zugang zu den notwendigen Tools, Softwareprogrammen und Plattformen ein.
Stellen Sie kurz die internen Prozesse, die Unternehmenskultur und Ihre Erwartungen vor.
Vergewissern Sie sich, dass die Auftragnehmer:in die Sicherheitsvorgaben Ihres Unternehmens kennt und befolgt.
8. Behalten Sie Fortschritt und Qualität im Blick
Bitten Sie regelmässig um Statusupdates
Führen Sie Qualitätsprüfungen durch
Erteilen Sie Rückmeldungen
9. Schliessen Sie das Projekt ab
Überprüfen Sie die gelieferten Leistungen
Zahlen Sie die Abschlusszahlung aus
Eine Plattform, die rechtssichere Anstellung und Verwaltung von Auftragnehmer:innen ermöglicht
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