Fragmentierte Payroll mit Remote zusammenführen

Speziell bei einem weltweit verteilten Team. 

Das niederländische SaaS-Unternehmen mit Niederlassung in den USA bietet seit 2016 hochmoderne Point-of-Sale-, Online-Bestell- und Liefermanagement-Lösungen, die es kleinen lokalen Restaurants ermöglichen, mit den Branchenriesen mitzuhalten. 

Aufbauend auf seinen hervorragenden Erfahrungen mit Remotes Employer-of-Record-Service wollte das Unternehmen auch seine weltweite Payroll vereinfachen und über die Remote-Plattform zusammenführen. Die Ziele waren klar definiert: einfachere Prozesse, mehr Kostentransparenz, wasserdichte Compliance und standardisierte Payroll für alle Mitarbeiter:innen weltweit.

Das Unternehmen hatte verschiedene Schwierigkeiten mit seiner damaligen Gehaltsabrechnungen und wollte eine zentrale Lösung, die Effizienz, Compliance und Skalierbarkeit bietet:

• Uneinheitliche Payroll-Systeme: Das Unternehmen verwaltete 124 EOR-Angestellte in 24 Ländern über die Remote-Plattform sowie 420 Direktangestellte an seinen Niederlassungen in den Niederlanden und den USA. Die Gehaltsabrechnung der direkten Mitarbeiter:innen erfolgte über lokale Payroll-Anbieter im jeweiligen Land, mit der Folge, dass das Unternehmen mehrere Plattformen, Systeme und Zeitzonen unter einen Hut bringen musste.

• Unzureichende Datentransparenz: Das Unternehmen musste seine monatlichen Gehaltsabrechnungen häufig manuell erledigen – das war nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Besonders herausfordernd waren die Steuererklärungen, da die Gefahr von Fehlern, verspäteten Abgaben und damit von Strafen stets vorhanden war.

• Uneinheitliche Spesenabrechnung und Zeiterfassung: Fehlende Standards führten zu Verwirrung, komplizierten Ausgabenabgleichen und uneinheitlichen Arbeitszeitaufzeichnungen. Das steigerte wiederum den Verwaltungsaufwand und führte zu Compliance-Problemen.

• Mehrere Anbieter für die Personalverwaltung: Die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen lokalen und regionalen Anbietern erschwerte die Payroll noch weiter. Dieses ineffiziente Jonglieren der Anbieter untergrub die Effizienz weiter und machte es schwierig, wenn nicht unmöglich, alle Mitarbeiter:innen gleich zu behandeln.

• Ineffiziente Prozesse: Die Unterschiede bei der Verwaltung von Direktangestellten, EOR-Angestellten und selbstständigen Auftragnehmer:innen machten die Konsolidierung von Gehalts- und Personaldaten sehr schwierig. Das wirkte sich spürbar negativ auf die Compliance und das Wachstumspotential des Unternehmens aus.

Zwischen dem Unternehmen und den Kundenbetreuungs-, Account-Management- und Customer-Success-Teams bei Remote bestand schon eine gut funktionierende Zusammenarbeit, die zur zügigen Konsolidierung der Payroll in den Niederlanden und den USA beitrug. Die bekannten Ansprechpartner:innen für EOR-Mitarbeiter:innen standen umgehend auch für die Abwicklung der Payroll der Direktangestellten zur Verfügung, sodass die Kontinuität und Einheitlichkeit gewahrt werden konnte. 

Darüber hinaus ergaben sich für die Personal- und Finanzteams entscheidende Vorteile:

• Umfassende globale Payroll-Lösung: Remote Payroll ist vollständig in das umfassende Lösungspaket von Remote integriert und führt die weltweiten Gehaltszahlungen und das Compliance-Management an einem Ort zusammen. Die Plattform ist für das gesamte Team da – Direktangestellte, EOR-Angestellte und Auftragnehmer:innen – und bietet so die erforderliche Skalierbarkeit für schnelles Wachstum.

• Automatisierte Gehaltsabrechnung: Remote automatisiert die Berechnung aller Gehaltsbestandteile und kümmert sich um Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge. Das reduziert die Zahl der manuellen Aufgaben und die Fehleranfälligkeit dieser Prozesse. Die einfache Rechnungsfreigabe per Mausklick beschleunigt die Vorgänge und gibt dem Finanzteam mehr Zeit für strategische Initiativen.

• Integrierte Compliance und lokale Expertise: Mit der vertikal integrierten Infrastruktur von Remote, bestehend aus Niederlassungen, Zahlungsnetzwerken und internen Expert:innen wird die Konformität mit lokalem Arbeits- und Steuerrecht direkt in die Plattform gewährleistet. So entsteht eine nahtlose, lokalisierte und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Nutzungserfahrung.

• Integriertes Workforce Management: Remotes Plattform kombiniert Payroll mit Tools für Personalverwaltung, Zeiterfassung, Spesenverwaltung, Incentives, globalen Kapitalbeteiligungen und die Verwaltung von Auftragnehmer:innen. Dieser integrierte Ansatz rationalisiert Betriebsabläufe und sorgt für Einheitlichkeit im weltweit verteilten Team des Unternehmens.

Ein wesentlicher Vorteil der Umstellung war die nahtlose Integration des Bestandssystems BambooHR mit Remote. Da das Unternehmen BambooHR bereits zur Verwaltung von Mitarbeiter:innen im Inland verwendete, wollte es eine Lösung, die die Ausweitung auf die globale Payroll ermöglicht. Dank der Integration von Remote in BambooHR konnte das Unternehmen kritische Personalprozesse erweitern, automatisieren und global zentralisieren:

• Automatisierte Synchronisierung von Personaldaten: Wenn ein neues Teammitglied in BambooHR registriert wird, werden wichtige Datenfelder automatisch mit Remote synchronisiert, was das Onboarding vereinfacht und Fehler reduziert.

• Einfache Aktualisierung der Personaldaten: Wenn Personaldaten in BambooHR geändert werden, werden diese Änderungen ohne menschliches Zutun automatisch in Remote übernommen, sodass die Aktualität und Richtigkeit aller Daten stets gewährleistet ist.

• Zentrale Urlaubsverwaltung: Die Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter:innen erfolgt nach wie vor in BambooHR. Mitarbeiter:innen reichen ihre Urlaubsanträge in BambooHR ein und sobald sie genehmigt sind, werden sie automatisch an Remote übertragen. Das gewährleistet die korrekte Gehaltsabrechnung und die genaue Erfassung von verbrauchten und unverbrauchten Urlaubstagen.

Remote liefert eine leistungsstarke Lösung mit modernster Technologie und ausgereifter Payroll-Automatisierung samt dediziertem Support für Gehaltsabrechnung, Arbeits- und Steuerrecht, Benefits und Personalmanagement – ohne merkbare Unterschiede für Direktangestellte im Inland und EOR-Mitarbeiter:innen im Ausland. 

Die Ergebnisse des Wechsels sind:

• Jährliche Kostenersparnis von 80.000 USD durch den Wegfall zusätzlicher Anbietergebühren

• 28.000 USD Ersparnis bei den Verwaltungskosten dank effizienterer Lohnbuchhaltung

• Über 300 eingesparte Personalstunden jährlich durch automatisierte Payroll-Prozesse und Berichtsgenerierung

• Zentralisiertes Payroll-Management mit vereinheitlichter Ansicht für Direktangestellte und EOR-Mitarbeiter:innen in 26 Ländern

• Nahtlose Integration mit BambooHR 

Diese Kennzahlen zeigen, welche Vorteile die Payroll-Konsolidierung über Remote bietet – effizientere Betriebsabläufe, Kosten- und Zeitersparnis und eine solide Grundlage für kontinuierliche Skalierbarkeit.

Diese Fallstudie zeigt eindrücklich, wie ein einheitliches, automatisiertes Payroll-System dabei helfen kann, das Personalmanagement global und mitarbeiterzentriert zu machen.

Die Ergebnisse sprechen für sich: gestraffte Betriebsabläufe, schnellere Gehaltsabrechnung, fehlerfreie Datenverwaltung, bessere Beziehungen mit Freelancer:innen, nahtlose Integration mit Drittanbietersystemen und vor allem erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen.

Remote löste die Probleme, die üblicherweise mit unterschiedlichen Payroll-Systemen und manuellen Prozessen einhergehen, und ermöglicht dem weltweit führenden SaaS-Anbieter heute die mühelose Skalierung seiner HR- und Payroll-Prozesse. Die Plattform unterstützt das Wachstum des Unternehmen und bietet seinen Mitarbeiter:innen außergewöhnliche Betreuung und Benutzerfreundlichkeit.