Votre checklist pour gérer et régler les freelances à l’international

Envisagez-vous de recourir à des freelances ?

La gestion des freelances ne doit pas être source de complexité. Voici des éléments à considérer lorsque vous évaluez une solution de gestion des freelances.

Contrats de freelance conformes au cadre légal local

• Gérer des freelances ne doit pas devenir un casse-tête. Tenez compte de ces points au moment de choisir une solution.

• Privilégiez un système qui fournit des modèles de contrat adaptés à chaque pays, respectant la réglementation et le droit fiscal locaux.

• Établissez un cahier des charges séparé qui définit clairement les rôles et responsabilités du freelance.

• Choisissez un outil qui facilite la désignation et la gestion des signataires employeurs pour les contrats de freelance.

• Assurez-vous que la solution propose une couverture d’indemnisation pour les risques de requalification de contrat.

• Pour contrôler la conformité, optez pour un système intégrant un processus KYB/KYC.

Processus d’intégration automatisé

• Privilégiez une intégration en libre-service pour garantir une expérience sans friction à vos talents freelance.

• Considérez une vérification d’identité automatisée pour simplifier les procédures et réduire les erreurs humaines.

• Vérifiez que la solution gère la documentation requise et les contrôles de conformité.

Facturation, feuilles de temps et paiements

• Sélectionnez une plateforme capable de traiter les factures manuellement ou automatiquement, qu’il s’agisse de factures uniques ou consolidées.

• Vérifiez que la solution permet aux employeurs d’émettre des factures au nom du freelance — fonction utile lorsqu’on gère un volume important de freelances.

• Contrôlez que les droits de validation des factures peuvent être attribués et partagés au sein de votre équipe administrative.

• Préférez un système permettant de définir des cycles de facturation tels que : hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel, mensuel.

• Choisissez une plateforme qui permet de facturer et de recevoir des paiements dans la devise de votre choix.

• Favorisez des paiements garantis pour les freelances. Sélectionnez une solution qui supprime les tracas liés au FX et à la conversion des devises, avec des contrôles garantissant aux freelances le montant exact de leur facture.

• Contrôlez si l’export de factures pour des périodes déterminées est possible.

Plateforme, ergonomie et tarification

• Si possible, choisissez un système qui offre un essai du service avant paiement du tarif.

• Privilégiez la réduction du temps et des efforts en sélectionnant une solution plus automatisée.

• Choisissez une plateforme capable d’évoluer avec votre entreprise. Estimez le nombre moyen de freelances actifs sur la plateforme pour en apprécier l’évolutivité.

• Privilégiez des suites multi-produits plutôt que des outils isolés, afin de bénéficier de fonctionnalités RH flexibles et évolutives pour gérer vos collaborateurs répartis à l’international, freelances inclus.

• Basez votre décision sur la facilité d’utilisation : vérifiez que la plateforme soit intuitive et accessible, pour vous comme pour vos freelances.

• Donnez la priorité à l’accès à une équipe d’assistance dédiée et hautement compétente.

• Recherchez une plateforme présentant une tarification fondée sur l’activité. La garantie de prix équitable de Remote vous assure que vous êtes facturé uniquement pour les freelances actifs dans le mois.

Comprendre le coût global du déploiement

• Contrôlez le tarif : le système facture-t-il des frais de gestion en sus de l’abonnement mensuel ?

• Vérifiez si la solution applique des frais supplémentaires pour chaque facture traitée.

• Intégrez dans vos calculs le taux de change (FX) et les frais de virement bancaire lorsque vous payez des freelances internationaux.