Deine Checkliste für die Verwaltung und Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen

Du möchtest mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten?

Die Verwaltung von Auftragnehmer:innen muss nicht kompliziert oder schwierig sein. Hier sind ein paar Punkte, die du bei der Auswahl einer Lösung für das Contractor Management beachten solltest.

Lokal angepasste und rechtskonforme Auftragnehmervereinbarungen

• Die Verwaltung von Auftragnehmer:innen muss nicht kompliziert oder schwierig sein. Hier sind ein paar Punkte, die du bei der Auswahl einer Lösung für das Contractor Management beachten solltest.

• Wähle ein System, das länderspezifische Vertragsvorlagen anbietet, die mit den lokalen Steuervorschriften und Arbeitsgesetzen konform sind.

• Vergewissere dich, dass du eine separate Leistungsbeschreibung verwendest, in der die Aufgaben und Zuständigkeiten der Auftragnehmer:in festgelegt sind.

• Wähle ein System, das die Zuweisung und Verwaltung von arbeitgeberseitigen Zeichnungsberechtigten zu Auftragnehmervereinbarungen unterstützt.

• Erkundige dich, ob dich das System gegen die Risiken der Scheinselbstständigkeit absichern kann.

• Achte darauf, dass du dich für ein System entscheidest, das einen KYB/KYC-Prozess anbietet, um die Compliance sicherzustellen.

Automatisiertes Onboarding

• Wähle ein System mit Self-Service-Onboarding, das den nahtlosen Einstieg für deine Auftragnehmer:innen sicherstellt.

• Entscheide dich für eine automatisierte Identitätsprüfung, um Prozesse zu rationalisieren und menschliche Fehler zu minimieren.

• Erkundige dich, ob das System wichtige Dokumentationen und Compliance-Checks verarbeiten kann.

Rechnungen, Stundenabrechnungen und Zahlungen

• Wähle ein System, das manuelle und automatisierte Rechnungsverwaltung für Einzel- und für Sammelrechnungen unterstützt.

• Erkundige dich, ob es das System Arbeitgebern ermöglicht, Rechnungen im Namen von Auftragnehmer:innen zu erstellen. Das ist besonders nützlich, wenn du eine große Anzahl von Auftragnehmer:innen verwaltest.

• Achte darauf, dass deinen Verwaltungsmitarbeiter:innen die Genehmigungsrechte für Rechnungen zugewiesen werden können.

• Entscheide dich für ein System, das die Rechnungsstellung in bestimmten Zeitintervallen unterstützt, zum Beispiel wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich.

• Entscheide dich für ein System, das Rechnungen und Zahlungseingänge in der gewünschten Währung ermöglicht.

• Priorisiere garantierte Auszahlungen für Auftragnehmer:innen. Entscheide dich für ein System, das dir Ärger mit Wechselkursen und Währungsumrechnung erspart und gewährleistet, dass Auftragnehmer:innen den vollen Rechnungsbetrag erhalten.

• Informiere dich, ob du Rechnungen für bestimmte Zeiträume exportieren darfst.

Plattform, Benutzererfahrung und Preisgestaltung

• Entscheide dich für ein System, das eine Testphase anbietet, bevor du die Gebühr bezahlst.

• Priorisiere die Reduzierung von Zeit und Aufwand, indem du dich für ein System entscheidest, das einen höheren Automatisierungsgrad hat.

• Wähle eine Plattform, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Wähle eine Plattform, die dir sagt, wie viele Auftragnehmer:innen sie im Durchschnitt nutzen, um die Skalierbarkeit zu beurteilen.

• Entscheide dich für Multi-Produkt-Suiten statt für einzelne Systeme, um die Effizienz zu erhöhen. Diese Suiten bieten flexible und skalierbare HR-Lösungen, geeignet für die effektive Verwaltung von global verteilten Teams, auch mit Auftragnehmer:innen.

• Richte deine Entscheidungen nach der Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Stelle sicher, dass die Plattform sowohl für dich als auch für deine Auftragnehmer:innen benutzerfreundlich und leicht zugänglich ist.

• Prioritize having access to a highly knowledgeable and dedicated customer support team.

• Wähle eine Plattform mit aktivitätsbasierter Preisgestaltung. Die Fair-Preis-Garantie von Remote gewährleistet, dass du jeden Monat nur für tatsächlich genutzte Auftragnehmer:innen bezahlst.

Gesamtkosten für die Bereitstellung

• Stelle sicher, dass das System nicht zusätzlich zum monatlichen Abonnement eine „Verwaltungsgebühr“ erhebt.

• Informiere dich, ob für jede verarbeitete Rechnung zusätzliche Kosten vom System abgezogen werden.

• Bedenke die Wechselkurse und Überweisungsgebühren, wenn du Zahlungen für Auftragnehmer:innen im Ausland einrichtest.