Deine Checkliste für die Verwaltung und Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen

Lokal angepasste und rechtskonforme Auftragnehmervereinbarungen

Die Verwaltung von Auftragnehmer:innen muss nicht kompliziert oder schwierig sein. Hier sind ein paar Punkte, die du bei der Auswahl einer Lösung für das Contractor Management beachten solltest.

Wähle ein System, das länderspezifische Vertragsvorlagen anbietet, die mit den lokalen Steuervorschriften und Arbeitsgesetzen konform sind.

Vergewissere dich, dass du eine separate Leistungsbeschreibung verwendest, in der die Aufgaben und Zuständigkeiten der Auftragnehmer:in festgelegt sind.

Wähle ein System, das die Zuweisung und Verwaltung von arbeitgeberseitigen Zeichnungsberechtigten zu Auftragnehmervereinbarungen unterstützt.

Erkundige dich, ob dich das System gegen die Risiken der Scheinselbstständigkeit absichern kann.

Achte darauf, dass du dich für ein System entscheidest, das einen KYB/KYC-Prozess anbietet, um die Compliance sicherzustellen.

Automatisiertes Onboarding

Wähle ein System mit Self-Service-Onboarding, das den nahtlosen Einstieg für deine Auftragnehmer:innen sicherstellt.

Entscheide dich für eine automatisierte Identitätsprüfung, um Prozesse zu rationalisieren und menschliche Fehler zu minimieren.

Erkundige dich, ob das System wichtige Dokumentationen und Compliance-Checks verarbeiten kann.

Rechnungen, Stundenabrechnungen und Zahlungen

Wähle ein System, das manuelle und automatisierte Rechnungsverwaltung für Einzel- und für Sammelrechnungen unterstützt.

Erkundige dich, ob es das System Arbeitgebern ermöglicht, Rechnungen im Namen von Auftragnehmer:innen zu erstellen. Das ist besonders nützlich, wenn du eine große Anzahl von Auftragnehmer:innen verwaltest.

Achte darauf, dass deinen Verwaltungsmitarbeiter:innen die Genehmigungsrechte für Rechnungen zugewiesen werden können.

Entscheide dich für ein System, das die Rechnungsstellung in bestimmten Zeitintervallen unterstützt, zum Beispiel wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich.

Entscheide dich für ein System, das Rechnungen und Zahlungseingänge in der gewünschten Währung ermöglicht.

Priorisiere garantierte Auszahlungen für Auftragnehmer:innen. Entscheide dich für ein System, das dir Ärger mit Wechselkursen und Währungsumrechnung erspart und gewährleistet, dass Auftragnehmer:innen den vollen Rechnungsbetrag erhalten.

Informiere dich, ob du Rechnungen für bestimmte Zeiträume exportieren darfst.

Plattform, Benutzererfahrung und Preisgestaltung

Entscheide dich für ein System, das eine Testphase anbietet, bevor du die Gebühr bezahlst.

Priorisiere die Reduzierung von Zeit und Aufwand, indem du dich für ein System entscheidest, das einen höheren Automatisierungsgrad hat.

Wähle eine Plattform, die mit deinem Unternehmen mitwächst. Wähle eine Plattform, die dir sagt, wie viele Auftragnehmer:innen sie im Durchschnitt nutzen, um die Skalierbarkeit zu beurteilen.

Entscheide dich für Multi-Produkt-Suiten statt für einzelne Systeme, um die Effizienz zu erhöhen. Diese Suiten bieten flexible und skalierbare HR-Lösungen, geeignet für die effektive Verwaltung von global verteilten Teams, auch mit Auftragnehmer:innen.

Richte deine Entscheidungen nach der Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Stelle sicher, dass die Plattform sowohl für dich als auch für deine Auftragnehmer:innen benutzerfreundlich und leicht zugänglich ist.

Prioritize having access to a highly knowledgeable and dedicated customer support team.

Wähle eine Plattform mit aktivitätsbasierter Preisgestaltung. Die Fair-Preis-Garantie von Remote gewährleistet, dass du jeden Monat nur für tatsächlich genutzte Auftragnehmer:innen bezahlst.

Gesamtkosten für die Bereitstellung

Stelle sicher, dass das System nicht zusätzlich zum monatlichen Abonnement eine „Verwaltungsgebühr“ erhebt.

Informiere dich, ob für jede verarbeitete Rechnung zusätzliche Kosten vom System abgezogen werden.

Bedenke die Wechselkurse und Überweisungsgebühren, wenn du Zahlungen für Auftragnehmer:innen im Ausland einrichtest.