Remoteで分散した給与管理を一元化し、信頼できる情報源へ

グローバルワークフォースの管理時間の短縮は特に顕著 

オランダに本社を構え、米国で法人化されているこの2016年創業の革新的なSaaS企業は、最先端のPOS、オンライン注文、配送管理ソリューションを提供することで、地元のレストランが業界大手の企業と肩を並べて競争できるよう支援しています。 

同社はすでにRemoteのEmployer of Record (EOR) サービスを活用して分散チームをサポートしていましたが、さらに業務を簡素化するため、自社法人従業員の給与処理をRemoteプラットフォームに統合することを目指しました。この取り組みは、プロセスの効率化、コストの透明性向上、コンプライアンスの確保、そしてグローバルな従業員に対する標準化された給与処理体験を提供するという明確な目標に基づいて進められました。

この非公開企業は、効率性、コンプライアンス、スケーラビリティ、そして統合性を提供するソリューションを必要とするいくつかの給与管理上の課題に直面していました：

• 分散した給与システム: 同社は、24か国にわたる124名のEOR従業員をRemoteのプラットフォームで管理すると同時に、オランダと米国の自社法人に直接雇用されている420名の従業員を別々の国内給与プロバイダーで処理していました。このため、複数のプラットフォームやシステム、タイムゾーンをまたぐ運用が求められ、非効率的な状況に陥っていました。

• データの透明性の欠如: 集中管理された給与システムがなかったため、同社は毎月のデータの正確性や効率性に苦戦し、エラーが発生しやすい手作業の代替策に頼ることが多々ありました。特に年末の税務およびコンプライアンス報告では、ミスや提出遅延、罰金のリスクが増加していました。

• 経費記録と勤怠管理の不一致: 標準化されていないプロセスが混乱を招き、経費精算の複雑化や勤怠記録の不一致を生じさせ、管理負担とコンプライアンス上の課題を増大させていました。

• 複数の人事管理プロバイダー: 地域ごとに異なる人事管理プロバイダーに依存していたため、給与業務の複雑化が進みました。この非効率的な状況は運営効率を損ない、一貫性の維持をさらに困難にしていました。

• 非効率なプロセス: 法人ベースの従業員、EORスタッフ、契約社員を管理するさまざまなプロセスにより、データ統合の効率を低下させていました。このような一貫性のない運用は、コンプライアンスを複雑にするだけでなく、同社の成長に伴いさらなる課題を引き起こしていました。

オランダおよび米国の給与管理業務をRemoteに統合することで、同社はこれまで培ってきた信頼関係を最大限に活用し、専任のカスタマーケア、アカウントマネジメント、およびカスタマーサクセスチームのサポートを受けることができました。各部署の信頼できる連絡担当者は、国際的な雇用、コンプライアンス、現地の労働法、EOR従業員の給与処理業務にすでに精通していましたが、専門知識をさらに広げることで従業員の給与計算の直接的なニーズをサポートし、全体的な継続性と一貫性を図りました。 

さらに、同社の人事および財務チームは以下のようなメリットを得ることができました：

• 包括的なグローバル給与ソリューション: Remoteの幅広い機能に統合されたRemoteの給与管理機能は、グローバルな給与支給とコンプライアンス管理を一元化することで効率化します。このプラットフォームは、正社員、契約社員、EOR従業員など、従業員全体をサポートしながら、成長に必要な拡張性も提供します。

• 給与処理の自動化: Remoteは給与計算、税控除、直接振込を自動化し、手作業の負担や処理ミスを軽減します。一括での請求書承認が給与処理を迅速化し、財務チームが戦略的な取り組みに集中できる環境を整えます。

• 組み込みのコンプライアンスと現地専門知識: Remoteの垂直統合された法人インフラ、決済ネットワーク、および社内専門家により、現地法や税制への準拠がプラットフォームに直接組み込まれています。これにより、企業のニーズに合わせてカスタマイズされたシームレスで現地に適したユーザー体験が実現します。

• 統合された人材管理: Remoteのプラットフォームは、給与管理とワークフォース管理、勤怠追跡、経費管理、インセンティブ支払い、グローバル株式インセンティブ、契約社員管理ツールを組み合わせています。この統合アプローチにより、業務が効率化され、グローバルチーム全体での一貫性が確保されます。

移行の主要なメリットは、同社のBambooHRプラットフォームとRemoteのシームレスな統合でした。国内従業員の管理にBambooHRをすでに使用していた同社は、グローバルな給与処理をサポートするために簡単に拡張できるソリューションを探していました。RemoteのBambooHRとの統合により、以下のようなHRプロセスのグローバルな拡張、自動化、集中化が実現しました。

• 従業員データの自動同期: 新しい従業員がBambooHRにオンボードされると、主要なデータフィールドが自動的にRemoteと同期されるため、オンボーディングプロセスが簡素化され、エラーが削減されます。

• スムーズな従業員情報更新: BambooHRで従業員情報が更新されると、その変更が自動的にRemoteと同期されるため、手動介入なしで一貫した最新の記録が維持されます。

• 一元化されたPTO管理: PTO（有給休暇）はBambooHRが正式な記録システムとして機能します。従業員はBambooHRで休暇を申請・管理し、承認されたリクエストが自動的にRemoteと同期されます。これにより、給与処理の精度が確保され、リアルタイムのPTO残高追跡が可能となります。

Remoteは、最先端のテクノロジーと高度な給与自動化を備えた強力なソリューションを提供し、給与管理、コンプライアンス、福利厚生、人事管理を包括的にサポートしました。これにより、直接雇用者と国際従業員の両方をシームレスに対応する環境が実現しました。 

主な成果は以下の通りです。

• 年間80,000ドルのコスト削減: ベンダー管理の効率化による成果

• 年間28,000ドルの管理コスト削減: 給与管理業務の効率向上により実現

• 年間300時間以上を節約: 給与プロセスおよびレポート作成の自動化による効率化

• 給与管理の一元化: 26か国にわたる直接雇用者とEOR従業員の給与を統合的に表示

• シームレスな統合: BambooHRとの完全統合を実現 

これらの数値は、Remoteによる給与管理の統合がもたらす運用効率、コスト削減、時間節約のメリットを如実に示しています。同時に、将来的なスケーラビリティを支える強固な基盤を確立しました。

この活用事例では、自動化を基盤とした統一的な給与管理システムが、組織にグローバルで従業員を第一に考える人材管理アプローチをもたらす方法を示しています。

その成果は明らかで、効率化されたワークフロー、迅速な給与処理、エラーのないデータ管理、最適化されたベンダー関係、そしてシームレスなサードパーティ統合により、大幅な時間とコストの節約が実現しました。

分散した給与システムや手作業によるプロセスの課題に対応することで、RemoteはこのグローバルSaaS企業がHRおよび給与管理業務をスムーズに拡張できるよう支援しました。これにより、成長を支える基盤を提供すると同時に、従業員にとって卓越した体験を実現しました。