What is retro pay?

Wat houdt achterstallig salaris in?

Achterstallig salaris, ook wel loon met terugwerkende kracht genoemd, is een nabetaling die het verschil compenseert tussen het werkelijk uitbetaalde en het verschuldigde loon van een werknemer. Het is in wezen een rechtzetting van eerdere onderbetaling. Dergelijke nabetalingen kunnen ontstaan door diverse oorzaken, bijvoorbeeld administratieve fouten, loonsverhogingen, aanpassingen in het contract of onjuist uitbetaalde overuren.

Denk aan een situatie waarin een werknemer wordt gepromoveerd en recht heeft op een loonsverhoging vanaf een bepaalde datum, maar door een fout pas een maand later het hogere loon ontvangt. In dat geval heeft de werknemer recht op één maand extra loon — dit noemen we achterstallig salaris. Het dekt het verschil tussen het oude en het nieuwe tarief voor die periode.

Ook ontstaat achterstallig salaris wanneer een onderneming vaststelt dat medewerkers door fouten in de payroll te weinig ontvangen hebben; de werkgever betaalt dan achteraf het correcte bedrag uit.

Het strikt naleven van de geldende regels is essentieel bij het uitbetalen van achterstallig salaris, zeker wanneer je met een internationaal team werkt. Naleving betekent hier dat je de arbeidswetgeving en lokale voorschriften rond achterstallige betalingen respecteert.

In sommige landen gelden bijvoorbeeld strikte termijnen voor het herstellen van onderbetalingen of vaste methodes om achterstallig salaris te berekenen. Het negeren van deze regels kan leiden tot boetes, rechtszaken en imagoschade. Daarom is het van belang die wetten te kennen en nauwgezet toe te passen bij het berekenen en uitbetalen van achterstallig salaris.

Hoe dienen HR-verantwoordelijken achterstallig salaris aan te pakken?

Hieronder volgen enkele stappen die HR-verantwoordelijken kunnen doorlopen bij achterstallig salaris:

Beleid opstellen: Stel een helder beleid op rond achterstallig salaris dat aansluit bij de bedrijfsprincipes en de lokale arbeidswetgeving. Zorg dat dit beleid voor alle werknemers duidelijk en gemakkelijk raadpleegbaar is.

Effectieve communicatie : Informeer medewerkers op een heldere en transparante manier over hun verloning en over eventuele kwesties die tot achterstallig salaris kunnen leiden. Wanneer werknemers de situatie begrijpen, vermindert dat misverstanden en ontevredenheid.

Periodieke controles: Voer regelmatig controles op de loonadministratie uit om te waarborgen dat medewerkers correct betaald worden. Zo kun je afwijkingen opsporen en herstellen voordat ze grotere problemen veroorzaken.

Wettelijke naleving: Zorg dat je op de hoogte bent van het lokale arbeidsrecht, vooral wat verloning betreft, zodat je aan de wetgeving voldoet. Raadpleeg indien nodig arbeidsrechtexperts.

Efficiënt payroll-systeem: Maak gebruik van een betrouwbaar payroll-systeem of softwarepakket dat complexe berekeningen aankan en waarmee je, indien nodig, achterstallig salaris correct kunt uitbetalen. Dit verkleint de kans op fouten en helpt betalingen tijdig en nauwkeurig te laten verlopen.

Achterstallig salaris is een wezenlijk HR-onderdeel dat bijdraagt aan een eerlijke behandeling van medewerkers en aan het behoud van een constructieve relatie met het personeel. Door de doelstelling en betekenis te begrijpen en de wetgeving strikt na te leven, kunnen HR-verantwoordelijken achterstallige betalingen doeltreffend regelen en zo het vertrouwen op de werkvloer versterken.