Formulier W-3

Formulier W-3 (Transmittal of Income and Tax Statements) is een belastingformulier dat werkgevers in de Verenigde Staten moeten indienen bij de Social Security Association (SSA) en de IRS. Het rapporteert de totale verdiensten en belastinginhoudingen van maximaal 50 individuele werknemers. Werkgevers dienen het formulier meestal jaarlijks in, samen met één of meerdere W-2 (loon- en belastingaangifte)-formulieren. 

Werkgevers dienen een formulier W-2 in met een overzicht van de lonen van $600 of meer die ze aan hun werknemers hebben betaald en waarop ze belasting hebben ingehouden. Elke werkgever die een formulier W-2 indient, moet ook een formulier W-3 indienen. Terwijl een formulier W-2 de inkomsten van een individuele werknemer rapporteert, combineert de W-3 alle inkomsten van werknemers op één plek. Zelfs als je maar één W-2 hoeft in te dienen, is het noodzakelijk om een W-3 in te dienen. Een W-3 kan maximaal 50 W-2's tegelijk verzenden.

Voordat je de formulieren invult, moet je controleren of de nummers op je W-3 overeenkomen met die op de W-2's. Discrepanties kunnen ertoe leiden dat de IRS en SSA contact met je opnemen.

Formulier W-3 bestaat uit meerdere onderdelen die je moet invullen. Het eerste deel bevat de vakken A tot en met H en het tweede deel bevat de vakken 1 tot en met 19. De meeste vakken spreken voor zich, maar de vakken A en B kunnen voor verwarring zorgen bij werkgevers. 

Vak A

Vak A verwijst naar een controlenummer. Dit is een nummer dat een werkgever aan individuele W-2's kan toekennen om verschillende werknemers te onderscheiden. Dit nummer is optioneel.

Vak B

In vak B moeten werkgevers "Soort betaler" aangeven Als je je federale kwartaalaangifte indient met Formulier 941 (zoals de meeste particuliere bedrijven), zul je waarschijnlijk het vakje 941 aanvinken. Overleg echter met de boekhouding als je het niet zeker weet. In vak B staat ook een gedeelte met de titel "Soort werkgever" Met uitzondering van bedrijven zonder winstoogmerk moeten de meeste werkgevers hier "geen van toepassing" aanvinken.

Er zijn verschillende stappen om Formulier W-3 correct in te dienen. 

1. Toegang tot het W-3 formulier - Download het formulier van de IRS website of log in bij Business Services Online (zie hieronder voor meer informatie) om het elektronisch in te vullen.

2. Vul werkgeversinformatie in - Bereid de formulieren voor, inclusief je werkgeversidentificatienummer (EIN), naam, adres en andere identificatiegegevens. 

3. Bereken W-2 totalen - Bekijk alle W-2's die het formulier samenvoegt en bereken de totalen van de lonen, fooien en andere vergoedingen samen met de ingehouden belasting, Medicare-lonen en ingehouden Medicare-belastingen.

4. Vul informatie in over de inkomsten en belastingen van werknemers - Dit omvat gedetailleerde informatie over werknemers, zoals namen, sofinummers, inkomsten en ingehouden belastingen.

5. Formulieren indienen bij de SSA - Je kunt formulier W-3 elektronisch, per post of via een wereldwijd HR-platform indienen.

Er zijn verschillende manieren om de W-3 in te dienen, waaronder:

• Elektronisch met Business Services Online (BSO)

• Per post

• Salarissoftware gebruiken

Online

Om formulier W-3 elektronisch in te dienen, moet je een account aanmaken bij Business Services Online. Zodra je bent ingelogd, selecteer je "Loonrapportage" in het menu en vervolgens "Online W-3/W-2's indienen" Je moet je EIN, naam en adres opgeven en de W-2's invullen met de vereiste werknemersgegevens. De W-3 wordt dan automatisch ingevuld met de gegevens van je W-2's. Dubbelcheck de informatie en volg dan de instructies om het formulier online in te dienen.

Mail

Om de formulieren per post in te dienen, moet je een fysiek exemplaar van het formulier downloaden en afdrukken, het invullen en het per post indienen. Voeg kopie A van de W-2 van elke werknemer bij het formulier W-3. Stuur de papieren formulieren naar de Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (of 18769-0002 als je gecertificeerde post gebruikt). Nadat de formulieren bij de SSA zijn aangekomen, sturen zij ze door naar de IRS.

Salarissoftware

Salarissoftware kan bedrijven helpen bij het invullen en indienen van belastingformulieren. Dit is vooral handig als je meer dan 50 W-2 formulieren van werknemers hebt, want dat is het maximum voor één W-3.

Werkgevers moeten de W-3 elk jaar vóór 31 januari indienen, samen met de bijbehorende W-2's. Kopieën van Formulier W-2 moeten ook voor deze datum naar de werknemers worden gestuurd. Het is niet nodig om kopieën van de W-3 naar werknemers te sturen.

Formulieren W-3 en W-2 geven vergelijkbare informatie, dus de formulieren worden gemakkelijk door elkaar gehaald. Elke werkgever die een W-2 invult, moet ook een W-3 invullen om informatie door te geven over de inkomsten van zijn werknemers en de belastinginhoudingen. 

Het formulier W-3 onderbouwt de informatie op de W-2's. Terwijl elke werknemer een W-2 ontvangt met daarop zijn inkomsten en inhoudingen, verzamelt de W-3 de gegevens van alle werknemers en geeft het totaal weer op één enkel formulier. 

De informatie op het formulier omvat het loon van de werknemer, informatie over federale belastingen, gegevens over inkomstenbelasting, Medicare- en Social Security-bijdragen, het identificatienummer van de werkgever en contactgegevens.

Correctieformulieren

Als je een fout maakt op Formulier W-3 of er is een discrepantie tussen de ingediende W-3 en W-2 formulieren, dan moet je aparte correctieformulieren indienen, namelijk Formulier W-3c en Formulier W-2c.