Gids over global payrollbeheer

Wat houdt international payroll in?

International payroll wordt vaak gebruikt als algemene term om het onboarden, beheren en betalen van werknemers en zzp'ers over de hele wereld te beschrijven. Afhankelijk van wie je het vraagt, betekent international payroll 'gewoon' zzp'ers betalen of het complexe proces van een externe employer of record in de arm nemen om werknemers in een ander land in dienst te nemen.

Leveranciers van international payroll solutions bieden drie basisdiensten:

Global HR-diensten

Heb je geen entiteit in het land waar je werknemers wonen, dan heb je global HR-diensten nodig van een partner als Remote. Global payroll providers kunnen je werknemers namens jou in dienst nemen via een systeem dat 'employer of record' of EOR genoemd wordt. Met deze opzet blijven je werknemers jouw werknemers, maar fungeert de global payroll provider op papier als werkgever, zodat jij legaal werknemers kunt aannemen in het land. Remote heeft eigen juridische entiteiten in elk land waar we onze EOR-diensten aanbieden. We treden op als je deskundige partner in het land en bieden global HR-diensten zoals payrollbeheer, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, bescherming van intellectueel eigendom en het beheer van de aandelenopties voor werknemers.

Gelokaliseerde payroll services

International payroll providers kunnen je lokale payroll ook beheren in landen waar je al eigen juridische entiteiten hebt. Dat is een goede keuze voor bedrijven die al grote investeringen hebben gedaan in een land en daar een uitgebreid team willen houden. In dit geval neemt de leverancier de lokale payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden op zich, maar neemt de werknemers niet namens jou in dienst. Je bent zelf verantwoordelijk voor je wettelijke verplichtingen en de bescherming van het intellectueel eigendom in het land.

Betalingsdiensten voor zzp'ers

Als je bedrijf wil samenwerken met iemand in het buitenland, maar die persoon niet als werknemer in dienst wil nemen, dan kun je via een international payroll provider zzp'ers in andere landen betalen. Dit kan een goede optie zijn voor korte projecten en opdrachten voor mensen die liever zelfstandig blijven. Maar bedrijven moeten voorzichtig te werk gaan om boetes en straffen te voorkomen of het intellectueel eigendom per ongeluk te verliezen, afhankelijk van de wetgeving in het land waar de zzp'er woont. Landen hebben verschillende richtlijnen over de definitie van een werknemer, dus je global payroll solution fungeert als je eerste bescherming tegen verkeerde classificatie van zzp'ers. Veel bedrijven betalen hun internationale teamleden standaard uit als zzp'er, omdat dat makkelijker is. Op die manier kan het bedrijf echter het risico lopen op een rechtszaak, als de zzp'er vindt dat er sprake is van een dienstverband. Soms kan een bedrijf afhankelijk van het land verschillende methoden gebruiken. Zo kan het in één land werknemers in dienst nemen via een global HR provider, de lokale payroll services van deze leverancier gebruiken in een ander land waar het bedrijf een entiteit heeft, en dezelfde leverancier ook gebruiken om zzp'ers overal ter wereld uit te betalen. Samen met je global payroll provider kun je vaststellen wat in jouw situatie de juiste combinatie van diensten is.

Typen international payroll providers

Er zijn grosso modo twee soorten global payroll providers: partnerafhankelijke leveranciers en leveranciers met eigen entiteiten, zoals Remote. Beide typen leveranciers kunnen de payroll regelen voor bedrijven in landen over de hele wereld. Beide typen verlenen doorgaans ook de drie diensten die we hierboven hebben besproken. Slechts enkele providers hebben echter hun lokale entiteit in eigendom, terwijl andere in het land waar ze actief zijn een beroep doen op derden om de diensten namens hen te leveren.

Van partners afhankelijke leveranciers van global HR-oplossingen

Deze leveranciers besteden hun diensten uit aan derden binnen de landen waar ze actief zijn. Dit lijkt op korte termijn een goed idee, maar deze optie heeft vaak beperkt nut. Je intellectueel eigendom wordt niet optimaal beschermd en je werknemers kunnen een slechte ervaring hebben met de partnerafhankelijke leveranciers (om nog maar te zwijgen over de hoge kosten). Probeer deze optie dus te vermijden.

Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten

Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten bieden werkgevers die mensen aannemen in het buitenland diensten op het gebied van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, naleving en belastingen. In tegenstelling tot partnerafhankelijke leveranciers beschikken ze over eigen juridische entiteiten in de landen waar ze actief zijn. Dat betekent dat ze geen diensten uit hoeven te besteden. Dit model biedt een betere bescherming van je intellectueel eigendom en uitvindingsrechten en zorgt voor een prettigere werknemerservaring.