Internationale payrollverwerking: leveranciers, typen en best practices
De global HR-experts van Remote laten zien hoe je je global payroll kunt beheren voor je internationaal verspreide team.
Het is belangrijk dat je payroll op rolletjes loopt
Alle bedrijven kunnen tegenwoordig internationaal talent aannemen. Maar het is een stuk lastiger om ze nauwkeurig en compliant te betalen.
Je moet op tijd betalen en allerlei lokale vereisten en belastingregels naleven. Als je werknemers hebt in meerdere landen, dan zie je al gauw door de bomen het bos niet meer.
Daarom moet je de juiste oplossing kiezen. Je global payroll-platform is meer dan een administratieve tool. Je hebt een strategische tool nodig waarmee je zo efficiënt mogelijk in verschillende landen het beste talent kunt aannemen en betalen, en waarmee je compliant blijft.
Wat je te weten komt
In deze gids helpen we je de juiste leverancier te vinden voor global payroll. Ook verkennen we een paar best practices voor de afhandeling van international payroll en beantwoorden we veelgestelde vragen van managers die verantwoordelijk zijn voor de payroll.
Wat is international payroll processing?
Je internationale werknemers betalen
Payroll is een algemene term voor alle processen die gepaard gaan met het betalen van je werknemers. Dit zijn onder meer:
Salarisberekening
Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden
Belastinginhouding
Overuren
Administratie
Formulieren voor payrollbelasting
Naleving van alle relevante belasting- en arbeidswetgeving
Betaal je werknemers in andere landen? Dan is dat global payroll.
Natuurlijk worden deze processen voor globale bedrijven (of bedrijven die willen groeien) al snel erg ingewikkeld, vooral als het gaat om naleving en belastingen.
Belangrijke overwegingen bij international payroll processing
Laten we enkele processen eens onder de loep nemen. Wil je werknemers in andere landen aannemen, dan moet je hier rekening mee houden:
De arbeidswetgeving is in elk land anders (en verschilt soms zelfs per staat of provincie). Je moet de lokale regelgeving kennen voor het minimumloon, betaald en onbetaald verlof, overuren en pauzes.
Belastingwetgeving is ook uniek voor elke locatie, met verschillende tarieven, verplichtingen, rapportagevereisten en deadlines.
Je moet salarissen en lonen snel en correct berekenen. In sommige landen, zoals de Verenigde Staten, moet je ook rekening houden met verschillen tussen werknemers met een salaris en werknemers met een uurloon.
De secundaire arbeidsvoorwaarden moeten worden berekend, verantwoord en voldoen aan de lokale voorschriften. In sommige landen zijn bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden verplicht, terwijl dat in andere niet het geval is. Denk aan ziektekosten- en tandartsverzekeringen, levensverzekeringen, pensioenregelingen en betaald verlof.
De methoden en tijdlijnen voor salarissen kunnen per locatie anders zijn. Op sommige plekken moeten werknemers minstens eenmaal per maand worden betaald, terwijl dat op andere locaties om de twee weken is. Dit kan ook van andere factoren afhankelijk zijn, zoals de functie van de werknemer.
Voor een effectieve afhandeling van al deze payrollprocessen heb je tijd, middelen en lokale expertise nodig. En voor veel bedrijven is dat geen realistische optie, vooral niet voor kleine bedrijven.
Daarom besteden steeds meer bedrijven hun payroll uit. Uit een onderzoek in 2021 door EY bleek dat 64% van de bedrijven hiervoor kiest.
Maar hoe pak je dat aan als internationaal bedrijf? Hoe werkt het? En wat voor oplossing heb je nodig?
We zetten de drie basisdiensten van global payrollbedrijven voor je op een rijtje:
1
Global employment services
If you don’t own a legal entity in your employee’s country, you’ll need to hire, manage, and pay them using an employer of record (EOR) — like the one offered by Remote. As the name suggests, EORs act as the legal employer, enabling you to hire workers in a given country quickly, efficiently, and compliantly. This approach is perfect for businesses that want to scale quickly and be flexible. With our EOR service, Remote manages payroll, benefits administration (including equity incentives), and day-to-day HR needs, and ensures that you are fully compliant with all relevant regulations. This allows you to focus on finding the right people and running your business.
2
Localized payroll services
If you do own a legal entity in your employee’s country, you can either manage payroll yourself internally, or outsource. Remote provides localized payroll services through our Global Payroll platform. This option is more suitable for companies that have already made significant investments in a country and plan to maintain a sizable in-country workforce. Under this approach, you remain the legal employer but Remote (or your chosen provider) handles payroll. You are responsible for complying with local legal requirements.
3
Contractor management services
When paying independent contractors, things are slightly different. Many companies default to paying international workers as contractors because it’s easier. However, if you do this, you need to be careful to avoid misclassification. This occurs when a contractor is treated like an employee, but without receiving any of the associated benefits or protections. If you are found to have misclassified contractors, you can face legal action, resulting in large fines and reputational damage. Because countries have different guidelines on who qualifies as an employee, your global payroll solution is your first defense. Remote can help ensure that you avoid misclassification, enabling you to easily convert contractors into employees and allowing you to quickly and easily manage your bona fide contractors.
Partnerafhankeijk of eigen entiteit?
Er zijn grosso modo twee typen global payroll-leveranciers: leveranciers die afhankelijk zijn van partners en leveranciers met eigen juridische entiteiten, zoals Remote.
Beide soorten bieden alle drie de genoemde diensten (global HR, lokale payroll en zzp-beheer) en kunnen je payroll in meerdere landen voor je regelen.
Wat is nou de beste optie?
Partnerafhankelijke payroll-leveranciers
Partnerafhankelijke leveramciers besteden hun diensten uit aan derden in de landen waar ze actief zijn.
Deze aanpak kent veel nadelen, waaronder:
Hogere kosten
Verborgen kosten
Langere wachttijden
Betrokkenheid van onbekende derden
Slechte werknemerservaring
Beperkte IP-bescherming
Een samenwerking met een partnerafhankelijke leverancier kan logisch zijn op de korte termijn. Maar als je wilt doorgroeien, kun je deze optie beter links laten liggen.
Leveranciers met eigen entiteiten
Leveranciers met eigen entiteiten nemen de payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, HR en compliance rechtstreeks voor hun rekening. Ze beschikken over eigen juridische entiteiten in de landen waar ze actief zijn. Dat betekent dat ze geen diensten uit hoeven te besteden.
Remote is zo'n leverancier met eigen entiteiten. We bieden werkgevers en werknemers een positieve ervaring zonder verborgen kosten. Je kunt rekenen op robuuste beveiliging en effectieve IP-bescherming.
International payroll processing: best practices
Wat houdt international payroll in?
Typen international payroll providers
Wat houdt international payroll in?
International payroll wordt vaak gebruikt als algemene term om het onboarden, beheren en betalen van werknemers en zzp'ers over de hele wereld te beschrijven. Afhankelijk van wie je het vraagt, betekent international payroll 'gewoon' zzp'ers betalen of het complexe proces van een externe employer of record in de arm nemen om werknemers in een ander land in dienst te nemen.
Leveranciers van international payroll solutions bieden drie basisdiensten:
Global HR-diensten
Heb je geen entiteit in het land waar je werknemers wonen, dan heb je global HR-diensten nodig van een partner als Remote. Global payroll providers kunnen je werknemers namens jou in dienst nemen via een systeem dat 'employer of record' of EOR genoemd wordt. Met deze opzet blijven je werknemers jouw werknemers, maar fungeert de global payroll provider op papier als werkgever, zodat jij legaal werknemers kunt aannemen in het land. Remote heeft eigen juridische entiteiten in elk land waar we onze EOR-diensten aanbieden. We treden op als je deskundige partner in het land en bieden global HR-diensten zoals payrollbeheer, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, bescherming van intellectueel eigendom en het beheer van de aandelenopties voor werknemers.
Gelokaliseerde payroll services
International payroll providers kunnen je lokale payroll ook beheren in landen waar je al eigen juridische entiteiten hebt. Dat is een goede keuze voor bedrijven die al grote investeringen hebben gedaan in een land en daar een uitgebreid team willen houden. In dit geval neemt de leverancier de lokale payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden op zich, maar neemt de werknemers niet namens jou in dienst. Je bent zelf verantwoordelijk voor je wettelijke verplichtingen en de bescherming van het intellectueel eigendom in het land.
Betalingsdiensten voor zzp'ers
Als je bedrijf wil samenwerken met iemand in het buitenland, maar die persoon niet als werknemer in dienst wil nemen, dan kun je via een international payroll provider zzp'ers in andere landen betalen. Dit kan een goede optie zijn voor korte projecten en opdrachten voor mensen die liever zelfstandig blijven. Maar bedrijven moeten voorzichtig te werk gaan om boetes en straffen te voorkomen of het intellectueel eigendom per ongeluk te verliezen, afhankelijk van de wetgeving in het land waar de zzp'er woont. Landen hebben verschillende richtlijnen over de definitie van een werknemer, dus je global payroll solution fungeert als je eerste bescherming tegen verkeerde classificatie van zzp'ers. Veel bedrijven betalen hun internationale teamleden standaard uit als zzp'er, omdat dat makkelijker is. Op die manier kan het bedrijf echter het risico lopen op een rechtszaak, als de zzp'er vindt dat er sprake is van een dienstverband. Soms kan een bedrijf afhankelijk van het land verschillende methoden gebruiken. Zo kan het in één land werknemers in dienst nemen via een global HR provider, de lokale payroll services van deze leverancier gebruiken in een ander land waar het bedrijf een entiteit heeft, en dezelfde leverancier ook gebruiken om zzp'ers overal ter wereld uit te betalen. Samen met je global payroll provider kun je vaststellen wat in jouw situatie de juiste combinatie van diensten is.
Typen international payroll providers
Er zijn grosso modo twee soorten global payroll providers: partnerafhankelijke leveranciers en leveranciers met eigen entiteiten, zoals Remote. Beide typen leveranciers kunnen de payroll regelen voor bedrijven in landen over de hele wereld. Beide typen verlenen doorgaans ook de drie diensten die we hierboven hebben besproken. Slechts enkele providers hebben echter hun lokale entiteit in eigendom, terwijl andere in het land waar ze actief zijn een beroep doen op derden om de diensten namens hen te leveren.
Van partners afhankelijke leveranciers van global HR-oplossingen
Deze leveranciers besteden hun diensten uit aan derden binnen de landen waar ze actief zijn. Dit lijkt op korte termijn een goed idee, maar deze optie heeft vaak beperkt nut. Je intellectueel eigendom wordt niet optimaal beschermd en je werknemers kunnen een slechte ervaring hebben met de partnerafhankelijke leveranciers (om nog maar te zwijgen over de hoge kosten). Probeer deze optie dus te vermijden.
Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten
Leveranciers van global HR-oplossingen met eigen juridische entiteiten bieden werkgevers die mensen aannemen in het buitenland diensten op het gebied van payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden, naleving en belastingen. In tegenstelling tot partnerafhankelijke leveranciers beschikken ze over eigen juridische entiteiten in de landen waar ze actief zijn. Dat betekent dat ze geen diensten uit hoeven te besteden. Dit model biedt een betere bescherming van je intellectueel eigendom en uitvindingsrechten en zorgt voor een prettigere werknemerservaring.
Extra onderzoek naar payrollbeheer
De makkelijke, compliant manier om global payroll te regelen
Ga je nieuwe werknemers aannemen? Dan is een betrouwbare international payroll solution een must.
Hoe groot je bedrijf ook is en wat je ook wilt bereiken met je uitbreiding, Remote kan je helpen bij de valkuilen en de steeds veranderende complexiteiten van global payroll. Ons geïntegreerde, alles-in-één-platform berekent en verwerkt je payroll nauwkeurig, compliant en snel. Zo bespaar je tijd en middelen, en hoef je je geen zorgen meer te maken.
Wil je meer weten over hoe we je global payroll kunnen vereenvoudigen? Plan dan een gesprek in met een van onze experts of boek een demo.
Informatie over global payroll voor specifieke landen
Dit zijn enkele van de meest bekeken landen. Ga naar onze landenverkenner voor meer informatie over global payroll in specifieke landen.
Veelgestelde vragen over international payroll processing
Op zoek naar meer informatie over international payrollbeheer? Hier zijn enkele vragen die vaak gesteld worden:
Je kunt medewerkers in meerdere landen vergoeden door een global payroll service te gebruiken zoals een EOR of PEO. Bij een PEO is het vereist dat je bedrijf een eigen entiteit heeft in het land waar je wilt werven. Een EOR neemt werknemers namens jou aan, waardoor je geen eigen entiteit nodig hebt.
Medewerkers uitbetalen in meerdere landen is net zo makkelijk als medewerkers uitbetalen in één land, als je maar de juiste tools gebruikt. Met Remote kunnen bedrijven werknemers betalen en beheren in tientallen landen over de hele wereld.
